Sediada na Filadélfia, a Guru é uma empresa de tecnologia pequena, mas em rápido crescimento, com uma ampla gama de clientes, incluindo Square, Buzzfeed e Zoom, entre outros.

Promoção do alinhamento entre as áreas de vendas e de marketing

Julia Bersin é gerente sênior de marketing na equipe de marketing de crescimento e é responsável por criar programas de marketing de atração, como campanhas de geração de demanda, eventos de campo e outros. Todo esse trabalho requer uma coordenação e um alinhamento estreitos com a equipe de desenvolvimento de vendas para que o marketing atraia as pessoas certas e possa encaminhar leads de qualidade para a equipe de vendas.

Embora a equipe de Julia esteja sediada em São Francisco, ela trabalha em estreita colaboração com Dalton Gilgor, que lidera a equipe de desenvolvimento de vendas na sede em Filadélfia. Muitas vezes, eles elaboram estratégias antes de um evento presencial ou webinário para decidir o público-alvo e, em seguida, trabalham em estreita colaboração durante e após a campanha para garantir que todos os leads de qualidade sejam acompanhados, obtendo o máximo de retorno sobre o investimento de cada atividade de marketing.

Embora Julia e Dalton usem o Zoom e o Slack para se comunicar, era difícil trabalhar juntos de forma eficaz em projetos maiores, especialmente devido às diferentes localizações geográficas e fusos horários. Eles precisavam de uma solução que pudesse manter todos no caminho certo para cumprir os prazos.

Sem uma ferramenta para gerir os projetos em um único lugar, as equipes de marketing de crescimento e de desenvolvimento de vendas:

• Passavam várias horas por semana em reuniões de atualização de status, pois os projetos ficavam isolados por equipe e por localidade. Elas não tinham visibilidade sobre o trabalho que cada equipe estava realizando, e as informações ficavam dispersas.

• Os detalhes acabavam esquecidos porque as mensagens do Slack não eram transformadas em ações, eram difíceis de acompanhar e não havia clareza sobre as responsabilidades de cada pessoa.

Eles sabiam que deveria haver uma forma melhor de monitorar os projetos e manter o alinhamento, mesmo entre diferentes equipes e diferentes regiões.

Eliminando a fragmentação geográfica e departamental

Ao buscar uma ferramenta de gestão de projetos que pudesse unir as duas equipes, as equipes de vendas e de marketing sabiam que precisavam de um produto que pudesse ajudá-las a definir responsabilidades, estabelecer prazos claros e atualizar facilmente os planos de projetos. Eles também queriam uma ferramenta que pudesse se tornar o ponto central de referência para os trabalhos em andamento e que se integrasse ao Slack. Foi então que decidiram experimentar a Asana.

Felizmente, não precisaram procurar muito. A equipe de marketing já usava a Asana antes de a empresa decidir implementar a plataforma para todos. Como a Asana já estava disponível para elas, Julia e a equipe de marketing começaram a adicionar a equipe de vendas à Asana em projetos interdisciplinares, como webinários. Assim que todas as partes interessadas passaram a usar a mesma plataforma, a colaboração entre as equipes de vendas e de marketing por meio da Asana progrediu naturalmente, permitindo que cada equipe se mantivesse informada sobre o projeto em tempo real.

Com a Asana, nos tornamos mais colaborativos de modo geral. Quando há um projeto em curso, todos se dedicam a ele. Assim, o Dalton não tem o seu próprio projeto para a mesma iniciativa, por exemplo. É como se tudo isto pertencesse a todos nós.

Julia Bersin, gerente sênior de Geração de Demanda

Agora que ambas as equipes usam a Asana, ela funciona como um núcleo de referência para todos os projetos comuns entre os setores de vendas e de marketing. Em vez de realizar reuniões de status pelo Zoom diversas vezes na semana, agora todos podem ver a qualquer momento em que cada membro está trabalhando. As responsabilidades são claramente delineadas, e todos sabem quais partes do projeto estão atribuídas a cada pessoa. Essa transparência elimina as incertezas, permitindo assim que as pessoas se concentrem no trabalho em vez de tentar descobrir quem é responsável pelo quê, desembaraçar pensamentos emaranhados ou fazer trabalhos redobrados.

Otimização de processos para obter melhores resultados

Quando Julia e Dalton trabalham juntos, podem elaborar estratégias para uma campanha de inbound marketing, como um webinário ou um evento presencial, e colocar todo o projeto na Asana usando um dos seus modelos personalizados predefinidos. Todos os aspectos do projeto — desde o planejamento e a execução do evento até o acompanhamento dos leads no final — ficam no mesmo projeto na Asana.

Além disso, com a biblioteca de modelos que ambas as equipes criaram em colaboração, se um novo funcionário do setor de marketing iniciar um webinário ou evento, ele não precisará começar o seu plano de projeto do zero. Ele poderá usar um dos modelos e começar a trabalhar a partir dele, sabendo exatamente quais etapas seguir e quem incluir. O processo não só é mais rápido e ágil, como também garante que nada fique esquecido, pois até mesmo os menores detalhes já estão incluídos.

O tempo livre que a Asana nos proporciona permite realizar mais projetos, fechar mais negócios, criar ótimos eventos de marketing e proporcionar boas experiências a clientes atuais e potenciais. No fim das contas, tudo se resume a liberar tempo para fazer o que é mais importante para a nossa empresa e para os nossos clientes.

Dalton Gilgor, Gerente de desenvolvimento de contas

Para a Guru, a Asana diluiu as fronteiras entre os departamentos, tornando cada projeto menos um jogo de soma zero e mais um verdadeiro esforço de equipe. Mesmo que alguém não esteja muito envolvido em um projeto, essa pessoa tem acesso a ele, pode ver quem está participando e fica mais ciente das grandes iniciativas que estão acontecendo em toda a Guru. Em última análise, isso permite que Julia e Dalton continuem criando iniciativas de marketing de atração de alto impacto para expandir a Guru e capacitar equipes em todo o mundo a encontrar as informações de que precisam para fazer o seu trabalho.