7 funções da gestão de operações (e as habilidades que você precisa para dominá-las)

A gestão de operações mantém os processos funcionando sem dificuldades dentro das organizações. Pense na sua empresa como um aeroporto. Cada equipe é um avião que decola em direções diferentes com seus projetos e ideias. Como gestor de operações, você é o controlador de tráfego aéreo que mantém tudo e todos no rumo certo. 

Um controlador de tráfego aéreo monitora coisas como o clima, o movimento dos voos e a comunicação dos pilotos. Da mesma forma, existem sete funções na gestão de operações. 

• Planejamento operacional

• Finanças 

• Design de produtos

• Controle de qualidade

• Projeção

• Estratégia

• Gestão da cadeia de suprimentos

As operações estão envolvidas em quase todos os aspectos de uma organização. Por exemplo, se um gestor de projetos quiser contratar um novo membro da equipe, a equipe de operações realizará primeiro uma análise de custo-benefício. Quando a equipe de produção quer criar um novo produto, a equipe de operações começa avaliando a demanda do cliente. 

Você pode gastar mais tempo gerindo algumas funções do que outras. Por exemplo, se a sua empresa não fornece um produto físico, é provável que você não se concentre muito na gestão da cadeia de suprimentos. Mas entender todas as funções operacionais é a melhor maneira de se preparar para trabalhar em qualquer setor. 

1. Planejamento operacional

O planejamento operacional é a função fundamental da gestão de operações. As suas atribuições nesta função podem incluir:

• Monitorar a produção diária de mercadorias

• Gerir e controlar o inventário

• Acompanhar o desempenho e o bem-estar dos membros da equipe

• Planejamento da produção

O papel da gestão de operações é manter a eficiência operacional. Esteja sempre atento a novos avanços para remover gargalos e aprimorar a sua estratégia de operações.

Habilidade necessária: desenvoltura

Quando você é engenhoso, fica mais fácil manter os processos de business. Como gestor de operações, você terá de gerir a sua equipe e manter o bem-estar da empresa em primeiro plano. Para lidar com essas mudanças, é preciso agir com rapidez. Em situações em que você não tem as ferramentas necessárias à sua disposição, é fundamental pensar rapidamente e usar o que você tem para encontrar soluções. 

2. Finanças

As finanças são uma função essencial e universal da gestão de operações, porque toda empresa se esforça para reduzir custos e aumentar os lucros. Como gestor de operações, você garantirá que os líderes da empresa levem o orçamento em consideração ao tomar decisões importantes. Algumas das suas tarefas podem incluir:

• Criar orçamentos para atender às metas de produção

• Encontrar oportunidades de investimento

• Alocar orçamentos e gerir os recursos.

Você pode se perguntar como as funções financeiras da equipe de operações diferem das do departamento financeiro. O departamento financeiro cuidará de tudo, desde a receita até os salários. Enquanto isso, você deve limitar a sua participação financeira a coisas relevantes para o processo de produção.

Habilidade necessária: planejamento financeiro

O planejamento financeiro ocorre quando você determina se o seu negócio tem orçamento para atingir objetivos e metas estratégicas. Para impulsionar os líderes da sua empresa em direção ao sucesso financeiro, será necessário planejar com antecedência.

Mantenha os custos de produção baixos encontrando fornecedores de alta qualidade com preços baixos. Você quer criar um produto de alto nível que se mantenha dentro do orçamento do seu cliente.

3. Design de produtos

Os designers de produto podem ser os criativos da equipe, mas a equipe de operações é quem reúne as informações do mercado. Depois de identificar as necessidades dos clientes e as tendências de marketing, você repassará o que aprendeu aos designers para que eles possam criar um produto forte. 

As tarefas específicas que a sua equipe pode realizar nesta função incluem:

• Consolidar a pesquisa de mercado em resultados de fácil compreensão

• Comunicar os resultados à equipe de design de produtos

• Oferecer orientação de design para ajudar os designers a criar um produto

Sem a equipe de operações, a equipe de design de produto teria dificuldade em saber o que criar. O mercado está sempre mudando, e criar um produto final bem-sucedido requer uma extensa pesquisa.

Habilidade necessária: interpretação de dados

A capacidade de interpretar dados é uma habilidade fundamental para essa função de gestão de operações. Como gestor de operações, você deve transformar os dados em orientações compreensíveis. A sua meta deve ser comunicar claramente como você deseja que o seu produto corresponda ou supere outros produtos no mercado. 

Depois de ter um plano em vigor, simplifique a comunicação entre as equipes usando uma plataforma ou ferramenta. Crie um plano de projeto central para monitorar ações a realizar, informações e feedback. Em seguida, compartilhe-o em uma ferramenta de gestão de projetos para que todos possam acessá-lo e ver as alterações em tempo real.

4. Controle de qualidade

O controle de qualidade anda de mãos dadas com o design do produto. Depois que a equipe de produção cria um produto, a equipe de operações garante que ele atenda aos padrões de qualidade. Você precisará testar o produto para garantir que não haja defeitos antes de lançá-lo ao público. As suas tarefas de controle de qualidade podem incluir:

• Realizar análises de risco para identificar possíveis problemas

• Inspecionar os produtos para garantir que atendam aos padrões de qualidade

• Criar testes para controlar a qualidade do produto

• Documentar quaisquer defeitos ou deficiências dos produtos

O nível e os padrões de controle de qualidade variam de acordo com o setor. Uma das primeiras coisas que a sua equipe deve fazer durante o processo de controle de qualidade é realizar pesquisas de mercado para determinar quais padrões de qualidade devem ser usados no seu setor. Depois de definir um conjunto de padrões de qualidade, use-os como referência para a gestão da qualidade no futuro.

Habilidade necessária: gestão de conflitos

Nem todos os produtos terão a melhor qualidade após uma rodada do processo de produção. Pode ser necessário passar por muitas rodadas de design e algumas idas e vindas até o quadro de desenho para criar um produto de qualidade que atenda aos padrões. 

Esse tipo de feedback acabará por tornar o seu produto a melhor versão de si mesmo, mas pode ser difícil de ouvir no momento. Para se destacar nesta função da gestão de operações, crie estratégias robustas de gestão de conflitos. Dessa forma, você pode enfrentar esses momentos de incerteza e criar produtos que impressionam os clientes.

5. Projeção

“Projeção” não é apenas um termo usado na meteorologia: as equipes de operações também usam a projeção para prever a demanda por um produto. A sua equipe pode dominar a projeção tentando responder a perguntas hipotéticas como:

• Qual será a demanda por este produto no futuro?

• Que tipo de marketing e promoções devemos planejar para este produto?

• Quais iniciativas de vendas devemos planejar para este produto?

• Podemos estimar os custos de armazenamento necessários para o estoque?

• Podemos determinar o custo de aquisição e das matérias-primas?

Habilidade necessária: tomada de decisões baseada em dados

A tomada de decisões baseada em dados será útil em muitas funções da gestão de operações. A única maneira de fazer previsões precisas é basear as suas previsões em fatos. Comece pela projeção da demanda do produto, analisando as tendências anteriores. Em seguida, comunique os resultados da previsão aos líderes de departamento para que possam ajustar os planos futuros de acordo.

6. Estratégia

A estratégia é uma função ampla da gestão de operações que pode envolver planejamento, monitoramento e análise operacionais. A meta da gestão estratégica é garantir que as decisões de produção estejam alinhadas às metas de negócios. Os objetivos de negócios da sua empresa podem incluir: 

• Priorizar a satisfação dos clientes

• Melhorar o sistema de produção 

• Controlar os custos e manter uma vantagem competitiva

O seu trabalho como gerente de operações é encontrar maneiras de atender aos objetivos de business da sua empresa. Algumas estratégias que você pode usar para os exemplos acima incluem:

• Analisar o inventário: para priorizar a satisfação do cliente, comece analisando o inventário. Isso pode aumentar a satisfação do cliente, garantindo que você sempre consiga atender à demanda. 

• Colaborar entre as equipes: uma maior colaboração entre as equipes melhorará o sistema de produção porque a comunicação aumentará, resultando em menos espaço para erros.

• Priorizar processos ecológicos: mudar para processos mais ecológicos pode economizar dinheiro a longo prazo e manter os clientes investidos na sua marca.

Habilidade necessária: pensamento crítico

O pensamento crítico é importante para a função estratégica da gestão de operações porque é como você cria ideias ponderadas e as vincula a pontos fundamentais. Quando você pensa logicamente nos conceitos, é capaz de desenvolver estratégias fortes. Você pode usar pesquisas e dados para apoiar as suas ideias e, em seguida, usar o que aprendeu para tomar decisões bem fundamentadas para a sua equipe. 

7. Gestão da cadeia de suprimentos

Se a sua empresa produz produtos ou serviços, ela precisará de gestão da cadeia de suprimentos para obter, produzir e enviar. Você pode ter um departamento separado para a cadeia de suprimentos, mas os problemas relacionados à produção interna serão de sua responsabilidade. A cadeia de suprimentos deve fluir de forma cíclica, como se vê a seguir:

1. Matérias-primas

2. Fornecedor

3. Produção/fabricante

4. Distribuidor

5. Varejista

6. Consumidor

A cadeia de suprimentos é cíclica porque, depois de analisar a demanda do consumidor, você obterá mais matérias-primas e descerá a cadeia novamente. 

Não é necessário seguir cada uma dessas etapas. Por exemplo, se você trabalha em uma pequena empresa, pode enviar produtos ou serviços diretamente aos consumidores. Isso reduz os custos de distribuição e varejo, mas você ainda precisará manter a cadeia de suprimentos intacta. Se houver um gargalo em uma etapa da cadeia de suprimentos, isso pode causar estragos em todas as outras etapas.

Habilidade necessária: resolução de problemas

Como gestor de operações, você precisará organizar, planejar e delegar. Mas, para levar as suas habilidades um passo adiante, você também deve ser um bom solucionador de problemas. Há muitas estratégias de resolução de problemas que você pode estudar e manter no seu kit de ferramentas, e os membros da sua equipe apreciarão as suas soluções rápidas quando as coisas ficarem difíceis. 

A importância da gestão de operações

As funções da gestão de operações são essenciais para todos os negócios, seja no setor de manufatura ou de tecnologia. Embora as empresas de tecnologia possam considerar as finanças e a estratégia mais importantes e as empresas de manufatura possam se concentrar mais na cadeia de suprimentos, essas sete funções traçam um quadro completo de como administrar qualquer equipe interna.

As empresas tomam muitas decisões ao longo do processo de produção, e a equipe de operações muitas vezes serve como uma voz da razão entre os departamentos. Sem a gestão de operações, os departamentos podem ter dificuldade em alinhar as decisões às metas da empresa, evitar conflitos e manter as operações funcionando sem problemas. Em particular, a gestão de operações:

• Motiva os membros da equipe: a equipe de operações motiva os membros da equipe mantendo o local de trabalho organizado e melhorando as condições do local de trabalho. Os membros da equipe ficam mais entusiasmados para trabalhar quando têm um ambiente de trabalho funcional.

• Utiliza recursos: outra parte do seu trabalho como gestor de operações é criar um orçamento que use os recursos da empresa com sabedoria. Tente reduzir os custos sempre que possível, ampliar os recursos para atender às necessidades do projeto e evitar que os recursos sejam desperdiçados.

• Aprimora a colaboração: você pode aprimorar a colaboração da equipe na sua organização melhorando a tomada de decisões. Quando você toma boas decisões, estabelece confiança entre as equipes, o que resulta na entrega de produtos de alta qualidade aos clientes. 

• Ajuda a atingir os objetivos: você ajudará a atingir os objetivos de business ao servir como um ponto de verificação para grandes decisões. Quando os líderes de departamento considerarem mudanças ou iniciativas, você avaliará se as ideias deles estão alinhadas às metas da empresa.

• Melhora a produtividade: você aumenta a produtividade ao tornar o processo de entrega do produto mais eficiente. Os membros da equipe na sua organização podem concluir o trabalho mais rapidamente quando você faz melhorias na produção.

Entenda a equipe de operações em relação a outros departamentos

Um departamento de operações pode assumir diferentes funções, dependendo do tamanho da empresa e do produto. Se você for uma pequena empresa, a equipe de recursos humanos pode compartilhar algumas funções com a equipe de operações, como o planejamento financeiro. Mas as empresas de manufatura maiores geralmente têm linhas claras entre as operações e as relações humanas. Nesse contexto, você provavelmente trabalhará em estreita colaboração com uma equipe de gestão da cadeia de suprimentos.

Você pode se perguntar por que a gestão da cadeia de suprimentos é uma das principais funções da gestão de operações, se também é um departamento separado. Embora esses dois processos estejam intimamente ligados, as equipes se concentram em prioridades ligeiramente diferentes.  Tradicionalmente, a gestão de operações envolve a parte interna da produção, enquanto a gestão da cadeia de suprimentos envolve a parte externa. 

Oriente as equipes rumo à eficiência com a Asana

A meta da gestão de operações é tornar as decisões mais inteligentes e a produção mais enxuta. Seja mantendo os projetos diários em dia, monitorando a qualidade do produto ou desenvolvendo estratégias de negócios, a Asana pode oferecer a perspectiva de alto nível necessária para fazer tudo isso.