Como um provedor de soluções tecnológicas reduziu dias de trabalho manual com o AI Studio

A Taco Technologies dedica-se a ajudar organizações de todos os tipos e tamanhos, de escolas e escritórios de advocacia a bibliotecas e pequenas empresas, a gerir os sistemas que usam diariamente. 

Com experiência em capacitação de impressão, fluxos de trabalho de documentos e tecnologia no local de trabalho, a empresa tem sido um parceiro de confiança para equipes que buscam simplificar a forma como o trabalho flui entre as ferramentas há décadas. 

Nos últimos anos, a Taco expandiu suas ofertas para além da impressão, mudando o foco para a venda direta, ajudando as organizações a implementar ferramentas de trabalho como Asana e Odoo e apoiando uma gama mais ampla de necessidades operacionais.

Mas o crescimento trouxe complexidade. Mais produtos e clientes significavam mais solicitações e um volume crescente de trabalho gerenciado manualmente por meio de documentos compartilhados e correntes de e-mail. 

Para ajudar, a Taco recorreu ao AI Studio para automatizar tarefas rotineiras e criar fluxos de trabalho consistentes. O resultado? A empresa reduziu drasticamente o tempo gasto em trabalho administrativo, permitindo que a equipe se concentrasse em manter os projetos em andamento sem os gargalos habituais. Essa inovação rendeu à empresa o reconhecimento de Parceira de IA para o Futuro do Trabalho da Asana (APAC) na Cúpula de Parceiros.

“Dizer que isso está transformando o nosso Business pouco a pouco é um eufemismo”, disse Charlie Masters, gerente geral da Taco. 

Automatização do recebimento de solicitações e planejamento de migração

Um dos casos de uso mais impactantes da Taco começou em um lugar muito familiar: a caixa de entrada de alguém.

Os gerentes técnicos de contas recebem regularmente solicitações de migração complexas de revendedores ou clientes, como a mudança de sistemas de gestão de impressão locais para soluções baseadas na nuvem. Essas solicitações incluem uma combinação de detalhes do cliente e especificações técnicas, seguidas de uma pergunta simples: o que fazemos a seguir?

Anteriormente, responder a esses e-mails significava horas de pesquisa e documentação manual. Agora, esse processo é executado pelo AI Studio: com recebimento claro, pesquisa baseada em IA e uma estrutura reutilizável para gerar planos prontos para implementação em minutos, em vez de dias.

“Criamos um trabalho de analista de suporte técnico que [nosso gerente técnico de contas] costumava fazer sozinho. Ele levaria dias para fazer isso, muitas reuniões, muitas idas e vindas com perguntas”, disse Charlie. “Agora podemos entregar esse trabalho inteiramente ao AI Studio.”

Aqui está um exemplo anonimizado desse fluxo de trabalho mostrando uma organização e funcionários fictícios:

Etapa 1: um formulário de recebimento estruturado substitui o e-mail

Em vez de depender de correntes de e-mail ad hoc para iniciar as solicitações de migração, a Taco usa um formulário padronizado da Asana, conectado a um projeto de recebimento, para coletar os detalhes da solicitação. O formulário captura campos consistentes, como:

• Nome da empresa e do solicitante

• número de referência do cliente;

• Número e tipos de dispositivos multifuncionais (MFDs)

• Principais recursos do ambiente de impressão (por exemplo, impressão móvel, digitalização integrada)

• Perguntas condicionais que se adaptam com base nas respostas

Essa abordagem garante que nada seja perdido e cria uma trilha de dados limpa, facilitando o início do trabalho da equipe (e da IA).

Etapa 2: a IA analisa as solicitações e elabora recomendações

Quando o formulário é enviado, a tarefa é encaminhada automaticamente para a seção “Pesquisa” do projeto de recebimento, onde o fluxo de trabalho do AI Studio do Taco assume o controle.

Aqui, a IA atua como um analista técnico de pesquisa e suporte, encarregado de avaliar o risco, revelar os principais detalhes e elaborar um plano de migração com base nas boas práticas estabelecidas.

Para isso, a IA consulta um conjunto de recursos internos fornecidos como contexto no backend do AI Studio, incluindo um guia de migração de mais de 25 páginas, um projeto de implementação vinculado com dados históricos do cliente e orientações claras sobre tom, estrutura e formatação.

A IA avalia o envio do formulário em relação a esse contexto para determinar se há informações suficientes para prosseguir. Caso contrário, ela sinaliza a tarefa e a move para uma seção de “Recebimento com falha”, poupando a equipe de procurar os detalhes ausentes e garantindo que apenas as solicitações prontas para uso avancem.

Etapa 3: um plano de migração detalhado é gerado automaticamente

Se a solicitação passar na verificação de pesquisa, a IA gera automaticamente uma nova tarefa com um resumo completo da migração. O resultado inclui:

• Informações importantes do cliente e do revendedor, como detalhes de contato e números de referência

• uma lista de possíveis obstáculos ou complexidades que podem afetar o projeto;

• Um plano de migração passo a passo, completo com ações recomendadas, estimativas de tempo e considerações técnicas.

Não se trata de listas de pendências genéricas, mas de planos de implementação de várias semanas que abrangem tudo, desde revisões jurídicas e verificações de infraestrutura até testes-piloto e implementação completa. Cada plano é adaptado à solicitação e baseado em conhecimentos internos.

“O que fizemos foi transformar [nosso documento de orientação] em parte do nosso fluxo de trabalho”, disse Charlie. “Portanto, essa experiência agora pode ser colocada em um plano em questão de minutos. E isso é muito poderoso para nós.”

Etapa 4: um ser humano revisa o plano antes de prosseguir

Depois que o plano de migração gerado pela IA é concluído, ele é encaminhado a um membro da equipe técnica para revisão. Em vez de elaborar planos do zero, eles validam os detalhes e aprovam antes do início da implementação.

É uma mudança simples que faz uma grande diferença: economizar pelo menos um dia por semana, mantendo a qualidade que o cliente espera.

Não se trata de substituir a experiência, mas de ampliá-la. “Não se pode simplesmente deixar a IA fazer o trabalho por você”, disse Charlie. “Não é essa a questão. A questão é que ela economiza tanto tempo e se integra tão bem ao seu fluxo de trabalho, que a revisão se torna mais consistente e fácil. A experiência humana ainda é muito importante.”

Com o AI Studio, a Taco transformou um fluxo de trabalho manual e demorado em um sistema repetível que oferece planos de migração precisos e de qualidade com muito menos esforço.

Ganhar tempo com um assistente executivo alimentado por IA

A Taco não parou nos fluxos de trabalho técnicos. O CEO, Jonathan Milne, criou um assistente executivo virtual usando o AI Studio para fazer a triagem e encaminhar tarefas diretamente da sua caixa de entrada.

O sistema avalia as tarefas recebidas com base em um conjunto detalhado de critérios definidos por Jonathan e, em seguida, as envia automaticamente para o lugar certo. Por exemplo:

• As solicitações de faturamento são encaminhadas para a equipe de Contas

• Os leads de desenvolvimento de negócios são atribuídos ao membro apropriado da equipe de liderança

• As oportunidades de parceria e os encaminhamentos são categorizados e enviados aos principais interessados.

• As tarefas gerais são atribuídas com base no seu conteúdo e prioridade.

Ao automatizar esse tipo de triagem da caixa de entrada, as tarefas avançam de forma rápida e consistente, sem que nada fique para trás.

“A caixa de entrada dele é constante”, disse Charlie. “Portanto, recuperar o foco e o tempo terceirizando a triagem da caixa de entrada para um assistente executivo virtual é muito poderoso.” O impacto não é apenas operacional, é pessoal.

“Ele está almoçando mais”, acrescentou Charlie. “Pode parecer bobagem, mas nos envolvemos na narrativa de que a IA vai devolver o seu tempo para que você possa ser um líder, para fazer as tarefas estratégicas. Ela apenas nos dá um pouco mais de espaço para respirar e sermos ótimos. E se ser ótimo significa fazer tarefas estratégicas, isso é maravilhoso. Se ser ótimo significa que você pode almoçar de forma consistente, isso também é maravilhoso.”

Aproveitar o sucesso inicial

Com as primeiras vitórias já conquistadas, Taco agora está expandindo a presença do AI Studio em toda a empresa. A equipe está colaborando ativamente com todos os departamentos para identificar oportunidades de alto impacto, seja criando novos sistemas de triagem, criando fluxos de trabalho internos para atender às diferentes necessidades do cliente ou ajudando as equipes a gerenciar as necessidades das partes interessadas de forma mais eficaz.

“Estamos trabalhando ativamente com todas as equipes para encontrar mais etapas de triagem e mais etapas de suporte em todos os nossos fluxos de trabalho”, disse Charlie.

Eles também continuam a refinar o que já foi criado, planejando desenvolver o fluxo de trabalho ao longo do tempo com base no uso real. As possíveis atualizações planejadas incluem a adição de revisores a envios incompletos e a integração de planos de IA de forma mais integrada aos processos de revendedores.

À medida que continuam a expandir o AI Studio em toda a organização, a equipe da Taco vê as ferramentas não como um substituto para o seu conhecimento, mas como uma maneira de dobrar o trabalho que realmente importa, sem dobrar o esforço.

“Não é necessário começar com perfeição para obter essas economias”, disse Charlie. "Basta começar. Entenda que ela não está substituindo seu trabalho. Ela está ajudando você a fazer o seu trabalho de forma mais eficiente e consistente.”