Como a Asana usa a gestão do trabalho para gerir metas de forma eficaz

As Metas dão estrutura aos planos gerais da sua empresa, mas só são úteis se você puder tomar ações concretas com base nelas. 

Lotte Vester, chefe de estratégia organizacional da Asana, coordena um processo para orientar as equipes na execução das Metas. Ela ajuda a transformar iniciativas abrangentes em Metas e Principais Resultados (KRs) bem direcionados para as equipes dinâmicas da Asana. Mas ela é uma equipe de uma só pessoa, e a Asana é uma organização global e multifacetada. Portanto, ela não tenta fazer tudo sozinha. Em vez disso, ela recorre a um produto que sabe que pode ajudá-la a organizar e executar as metas: a Asana.

Os desafios da gestão de Metas

A velocidade e a eficiência permitem que as grandes empresas criem produtos e os lancem no mercado de forma lucrativa. Portanto, elas definem Metas para ajudá-las a avançar mais rapidamente, com menos recursos.

Para Vester, a velocidade é um foco fundamental. “A sua gestão de Metas precisa ajudar você a tomar boas decisões rapidamente. É necessário ter flexibilidade integrada para poder mudar de direção rapidamente quando as circunstâncias mudam ou quando você se depara com obstáculos.”

Porém, a velocidade é difícil de alcançar. Muitas empresas de grande porte contam com uma pilha de tecnologia robusta, mas essas ferramentas podem estar desconectadas. Você pode definir uma Meta em uma ferramenta, concluir o trabalho em outra e colaborar com as equipes em ainda outra. Tudo isso precisa ser atualizado separadamente e manualmente. Quando o trabalho é concluído, fica difícil associá-lo novamente à Meta de onde ele partiu originalmente.

Muitas empresas têm dificuldades com Metas do tipo “definir e esquecer”, em que alguém pode apresentar as metas em uma apresentação de slides. No entanto, à medida que as pessoas ficam ocupadas com as tarefas diárias, elas se esquecem delas. É por isso que é tão importante manter o trabalho diretamente vinculado às nossas Metas. É assim que criamos clareza, visibilidade e foco para alcançar as iniciativas mais importantes da nossa empresa.”

Muitas vezes, a própria definição de Metas ocorre de forma fragmentada, com as equipes trabalhando separadamente umas das outras para definir e alcançar as suas prioridades individuais. No entanto, a capacidade de colaborar entre as equipes é essencial para a execução e o envolvimento.

Em muitas empresas, especialmente nas de maior porte, ter que consultar e trabalhar com diversas fontes de informação pode atrasar o trabalho, gerar falta de clareza para a liderança e tornar extremamente difícil monitorar, atualizar e gerar relatórios sobre as Metas. E, quando você perde de vista as suas Metas, perde de vista a visão da empresa. Ao manter as Metas em foco e associadas ao seu trabalho, você pode usá-las para gerar resultados.

4 maneiras pelas quais a Asana ajuda você a criar Metas interconectadas e impactantes

1. Metas padronizadas com modelos 

Muitas empresas sabem que as Metas são importantes, mas os funcionários raramente recebem orientação sobre como elaborar e estruturar Metas impactantes. O resultado disso? Cada um faz de uma maneira diferente. Essa falta de uniformidade dificulta a medição do impacto.

Mas isso não significa que cabe a Vester elaborar e revisar cada Meta criada na Asana. Em vez disso, ela cria modelos de Meta com o formato e os detalhes exatos que deseja que as equipes incluam. Assim, quando uma equipe ou pessoa está pronta para iniciar uma nova Meta ou um novo Resultado-Chave (KR), ela já tem uma estrutura pronta, em vez de precisar começar do zero. Isso ajuda a Asana a padronizar a estrutura e a comunicação das Metas em toda a empresa.

2. Menos tempo gasto com IA 

A Vester pode padronizar a criação de Metas com modelos, mas e se você estiver começando do zero? Ou, talvez, a sua empresa dependa dos chefes de departamento para criar e padronizar todas as Metas. Nesse caso, o recurso de metas inteligentes da Asana pode ajudar você a começar. Você insere uma descrição do que deseja alcançar, e a IA elabora uma Meta para você com base em metas ou no desempenho anteriores.

À medida que as Metas progridem, pode ser cansativo e demorado enviar atualizações. Mas, graças à IA, a Asana torna rápido e fácil resumir o progresso. Vester usa a funcionalidade de atualização de status inteligente para gerar um rascunho de atualização de status com IA. Em poucos instantes, ela tem um resumo dos progressos e imprevistos para compartilhar com as equipes e a liderança.

3. Redução do trabalho manual com a soma automática de progresso 

Quando o trabalho e as Metas ficam em espaços separados, você precisa atualizar o progresso manualmente. Mas, na Asana, as Metas são associadas aos projetos e às tarefas do dia a dia que contribuem para o seu alcance. Quando alguém conclui uma tarefa, esse progresso é exibido em tempo real imediatamente na Meta. 

Os recursos de monitoramento do progresso em tempo real na Asana oferecem uma visão abrangente de como as Metas estão progredindo. Isso é perfeitamente integrado aos painéis, para que os participantes não precisem esperar por uma atualização de status para ver o status. 

4. Espaço de trabalho centralizado

Em muitas empresas, as Metas ficam espalhadas em diversos lugares, como apresentações de slides, planilhas e documentos. No entanto, esse método fragmentado torna muito difícil manter a conexão com as Metas, entendê-las e ajudar os principais interessados a manter a visibilidade. É por isso que a plataforma conectada da Asana é tão crucial.

Mesmo as maiores Metas da empresa estão na Asana, onde todos podem visualizá-las. Isso gera clareza. As pessoas podem ver as Metas da empresa, as Metas da equipe e as Metas individuais — e como todas elas estão conectadas. Isso ajuda a motivar as equipes, porque todos sabem que o trabalho de cada um impacta os esforços em larga escala. Isso cria um ambiente colaborativo, conectando diferentes equipes e o trabalho delas em direção a objetivos comuns.

Metas organizadas são Metas realizáveis

O uso das ferramentas certas pode transformar a forma como as empresas alcançam os seus objetivos mais ambiciosos. Ao centralizar as Metas, padronizar a sua criação com modelos e usar a IA para monitoramento e atualizações eficientes, a Asana não apenas simplifica o processo de definição de metas, mas também promove uma cultura de transparência, colaboração e agilidade. 

Saiba como você pode definir e alcançar as metas mais amplas da sua empresa de forma mais rápida com a Asana.