Diagrama de afinidade: como organizar as informações

Para transformar informações em ações, primeiro é preciso tirar conclusões. Mas pode ser difícil encontrar conclusões em um mar de fatos ou ideias. 

É aí que entra o diagrama de afinidade. Os diagramas de afinidade ajudam a organizar as informações para que você possa processar o que está à sua frente e identificar temas comuns. Com esta ferramenta, a sua equipe pode obter visibilidade sobre possíveis soluções ou inovações. 

O que é um diagrama de afinidade?

Um diagrama de afinidade, também chamado de mapa de afinidade, é uma ferramenta visual usada para organizar informações. Quando você classifica fatos ou ideias por temas comuns, a equipe pode desenvolver novas maneiras de processar questões complexas. 

Os diagramas de afinidade também podem ajudar a:

• Desencadear discussões significativas

• Apresentar as suas informações a outras pessoas

• Encontrar soluções inovadoras

O que é o mapeamento de afinidades?

O mapeamento de afinidade é o processo de criação de um diagrama de afinidade, que é o resultado final. Realize o mapeamento de afinidades para aprimorar a colaboração da equipe, aproveitando as melhores ideias de todos.

Depois que a equipe reunir fatos ou debater ideias, trabalhe em conjunto para organizar os dados. Envolva outras pessoas no processo de organização para que você possa entender melhor as informações antes de trabalhar em soluções.

Quando usar um diagrama de afinidade

Se você está com dificuldade para encontrar uma solução para um problema, pode ser que tenha muitos fatos ou opiniões e pouca estrutura. Um diagrama de afinidade pode ajudar a tornar as informações mais compreensíveis. 

Use um diagrama de afinidade para:

• Analisar grandes volumes de dados.

• Encontrar uma solução para um problema difícil

• Classificar um grande número de ideias por tema

• Visualizar e processar informações

• Colaborar em soluções

Seja para aprimorar um plano estratégico, desenvolver um novo produto ou procurar respostas, o mapeamento de afinidade pode ajudar a encontrar insights relevantes e tomar medidas.

Mapeamento de afinidade no design de UX

As equipes de design de UX costumam usar diagramas de afinidade para analisar a pesquisa de usuários. O design thinking incentiva as equipes de UX a manter a experiência do usuário em primeiro plano. Ao agrupar a pesquisa em categorias, como público-alvo ou pontos problemáticos do cliente, a equipe pode extrair os detalhes úteis e deixar o resto de lado.

Mapeamento de afinidade em Agile

As equipes ágeis que seguem um método de melhoria contínua podem usar diagramas de afinidade para entender as informações do projeto. Por exemplo, se a sua equipe quiser melhorar um projeto anterior, você pode ordenar as tarefas do projeto por aspectos como comunicação, processo ou liderança. Essas categorias facilitarão a identificação do que deu errado.

Como criar um diagrama de afinidade

Para criar um diagrama de afinidade, trabalhe com a equipe para encontrar pontos em comum nos resultados da pesquisa. Você pode notar vários temas, alguns mais relevantes do que outros. Antes de agrupar os pontos de dados, determine quais categorias ajudarão a tirar conclusões. 

Pense no mapeamento de afinidade como uma etapa essencial no processamento das suas informações. Siga as etapas abaixo para criar um diagrama e transformar insights em etapas práticas. 

1. Escolha um tópico

Este primeiro passo na criação de um diagrama de afinidade é esclarecer qual tópico você precisa organizar ou consolidar. Talvez seja necessário classificar a pesquisa do usuário para melhorar a sua estratégia de marketing, ou talvez você queira gerar ideias para o seu próximo projeto. 

Nem todos os tópicos funcionam para um diagrama de afinidade. Os tópicos que têm uma das seguintes metas funcionarão melhor:

• Extrapolar a pesquisa de usuários

• Melhorar um projeto anterior

• Desenvolver ideias para um novo produto

• Identificar problemas com um processo

Às vezes, a melhor maneira de resolver um problema é olhar para ele de outra perspectiva. Pergunte a si mesmo se o tópico que você está processando seria mais fácil de entender se você organizasse as informações de forma diferente. 

2. Crie uma equipe interdisciplinar para fazer um brainstorming

Uma equipe interdisciplinar ajuda a analisar os dados sob várias perspectivas, porque cada membro da equipe traz consigo um conjunto único de habilidades e experiências. Por exemplo, você pode agrupar as suas ideias por “tipo de ideia”, enquanto outros membros da equipe podem encontrar métodos de agrupamento mais eficazes, como “requisitos de implementação”.

Imagine que você está fazendo um brainstorming de ideias para melhorar o relacionamento com os clientes. Se você classificar as ideias por quem as criou, provavelmente não obterá muitos insights sobre o processo de desenvolvimento do produto. Em vez disso, identifique grupos que levarão as suas ideias adiante. Para uma estratégia de CRM, as categorias podem incluir o impacto que a ideia terá ou a complexidade da sua implementação. Trabalhe com a sua equipe interdisciplinar para encontrar os melhores métodos de agrupamento.

3. Liste os fatos ou ideias

Os diagramas de afinidade são mais comumente usados para sessões de brainstorming. Ao fazer um brainstorming com a sua equipe, use um modelo de brainstorming para organizar pensamentos ou ideias e transformá-los em ações.

Por exemplo, se você estiver tentando debater ideias para melhorar o relacionamento com os clientes, a sua lista inicial de ideias pode incluir:

• conteúdo direcionado

• Publicações em redes sociais

• Software de CRM atualizado

• Estratégia de vendas mais direta

• Programa de fidelidade

• Boletim informativo por e-mail

Certifique-se de que cada item da lista seja uma ideia ou pensamento singular para que você possa agrupar ideias com base em suas características únicas. Se você estiver usando o mapeamento de afinidade para pesquisa, extraia fatos relevantes dos seus dados e liste cada um em sua própria linha. 

4. Ordene os itens por categoria

Depois de ter uma lista exaustiva de itens, é hora de procurar semelhanças entre ideias ou fatos. Categorize os itens com base nos temas mais lógicos. Lembre-se de que o seu estilo de agrupamento pode mudar a maneira como você vê as informações, bem como as conclusões que você encontra. 

Tópico: Ideias para melhorar o relacionamento com os clientes.

Ideias: 

• Conteúdo direcionado

• Publicações em redes sociais

• Software de CRM atualizado

• Estratégia de vendas mais direta

• Programa de fidelidade

• Boletim informativo por e-mail

Possíveis categorias: 

• Por esforços internos ou externos

• Por complexidade de criação

• Por impacto

• Por urgência

Você pode agrupar as ideias acima de algumas maneiras. Uma opção de categoria seria se os seus esforços são internos ou externos. No entanto, esse agrupamento provavelmente não ajudará a restringir as suas escolhas. Em vez disso, agrupe as ideias de acordo com a complexidade do processo de criação. Assim, você pode determinar qual ideia será a mais lógica para colocar em prática. 

5. Faça um plano de ação

Os diagramas de afinidade ajudam a sua equipe a encontrar respostas para que você possa agir com mais confiança. Depois de colocar as ideias em grupos, você poderá ver quais delas se encaixam melhor nas suas metas de desenvolvimento ou melhoria. 

Exemplo:

1. Restrinja as suas ideias: restrinja os fatos ou ideias aos dados que parecem mais relevantes para as suas metas. Por exemplo, se a sua Meta é desenvolver um novo produto de software, remova todos os itens que não envolvam esse público. 

2. Crie um plano de ação: quando tiver um conjunto de dados robusto, trabalhe com a equipe para incorporar esses dados à campanha ou ao projeto. Um plano de ação inclui as etapas específicas que a equipe executará para implementar ideias ou incorporar pesquisas ao projeto.

3. Mapeie o seu cronograma: pegue as tarefas do seu plano de ação e avalie quanto tempo você acha que o projeto levará.

4. Acompanhe o progresso: verifique com a equipe como está o processo de implementação. 

Quando você tiver clareza sobre o que é preciso para implementar uma ideia, sentirá mais confiança na ideia ou nos fatos que escolheu.

Modelo de diagrama de afinidade

Abaixo, você verá uma ilustração de como é o mapeamento de afinidade. O conceito é simples, mas a forma como você mapeia o seu diagrama é fundamental. A sua prioridade deve ser identificar semelhanças entre os fatos ou ideias que levarão a insights úteis.

Use o modelo de diagrama de afinidade gratuito abaixo e execute o processo com a sua equipe. Depois de criar um diagrama de afinidade digital, torne-o acessível por meio do seu sistema de gestão do trabalho para que a sua equipe e as principais partes interessadas possam consultá-lo quando necessário.

Combine diagramas de afinidade com ferramentas de gestão do trabalho

Os diagramas de afinidade mudam a forma como você visualiza as informações. Com novas perspectivas, a sua equipe pode encontrar rapidamente as respostas que procura e desenvolver soluções inovadoras para os problemas. 

Ao combinar o mapeamento de afinidade com ferramentas de gestão do trabalho como a Asana, você pode transformar as suas conclusões em ações rápidas.