A fusão uniu equipes especializadas em educação on-line e personalizada e foi uma resposta à crescente demanda por educação pós-profissional. Uma fusão gera uma série de desafios à medida que as equipes trabalham para se integrar e expandir. Acrescente-se a isso uma pandemia global e o trabalho remoto, e o desafio se torna ainda mais evidente. A MSPACE precisava de uma ferramenta para aumentar o alinhamento em toda a empresa, de modo que todas as equipes pudessem trabalhar em conjunto de forma mais eficiente e buscar as mesmas metas. 

Mat Tinker é o gerente de design de aprendizagem da MSPACE. O papel de Mat é garantir que a MSPACE ofereça experiências de aprendizagem de alta qualidade. Seja um curso online de liderança ou um curso híbrido sobre sustentabilidade, Mat e a equipe se dedicam a garantir que os alunos profissionais aproveitem ao máximo a sua formação. Mat colabora com todos, desde os acadêmicos até as equipes de produção e de marketing. Nessa função, Mat percebeu que cada equipe tinha um jeito único de trabalhar e que uma colaboração mais eficiente dependeria da eliminação dos silos.

Nossas equipes são muito competentes e especializadas. Queríamos ser mais ágeis para prosperar num mundo pós-COVID e precisávamos de uma ferramenta fácil de usar para ajudar cerca de 100 funcionários a se manterem alinhados e a responderem melhor a um ambiente em constante mudança.

Matt Tinker, gerente de design de aprendizagem

Encontrando uma ferramenta para eliminar a fragmentação 

Cada equipe da MSPACE tinha uma compreensão ligeiramente diferente da missão geral da escola. A colaboração envolvia vasculhar uma infinidade de planilhas, sistemas de CRM e bancos de dados. As informações estavam dispersas e as equipes gastavam muito tempo coordenando o trabalho. Por exemplo, preparar um orçamento para um cliente envolvia inúmeros e-mails, planilhas e reuniões. Os colegas nem sempre entendiam como o seu trabalho contribuía para as metas mais amplas relacionadas aos produtos e aos clientes.

Mat e a equipe buscaram uma solução para centralizar o trabalho em um único lugar, melhorar a colaboração e se adaptar a diferentes estilos de trabalho. A interface simples da Asana e a funcionalidade de Metas chamaram a atenção, assim como a possibilidade de adicionar uma mesma tarefa a vários projetos. O recurso de metas prometia deixar todos em sintonia, e a possibilidade de compartilhar a mesma tarefa permitiria que as equipes trabalhassem com flexibilidade. 

A possibilidade de adicionar uma tarefa a vários projetos é um grande trunfo para nós. Isso nos ajudou a convencer outras equipes a usar a Asana, porque cada equipe pode trabalhar à sua maneira, mantendo um alto nível de colaboração e evitando a duplicação de tarefas.

Matt Tinker, gerente de design de aprendizagem

Apresentando a Asana para a MSPACE 

Os consultores de Sucesso do cliente da Asana colaboraram com a equipe da MSPACE para lançar a plataforma com sucesso. A equipe de Sucesso do cliente ajudou a MSPACE a implementar a Asana das seguintes formas:

• Elaborando um plano de implementação e estruturas de governança. 

• Oferecendo webinários de treinamento para que todos os membros de equipe pudessem usar a plataforma com confiança. 

• Instruindo a equipe de liderança sobre o processo de OKRs e como implementá-lo em toda a empresa. 

• Disponibilizando-se para oferecer suporte contínuo. 

Com base na orientação de especialistas, a Asana foi inicialmente apresentada às equipes que mais se beneficiariam da plataforma. Depois que ficou comprovado que a Asana acelerava a colaboração, outras equipes adotaram a plataforma com entusiasmo. 

Somos imensamente gratos pela parceria que temos com a equipe de Sucesso do cliente da Asana. Saber que tínhamos ao nosso lado um parceiro que conhece a jornada que estamos trilhando, uma jornada que nem nós mesmos sabemos que estamos trilhando, tem sido incrivelmente útil. A equipe está sempre presente para nos oferecer bons conselhos e incentivo.

Matt Tinker, gerente de design de aprendizagem

Trabalhar de forma mais inteligente e conquistar novos clientes 

A Asana mudou completamente a forma como a MSPACE opera. Todo o trabalho de projeto em toda a escola está centralizado em uma única plataforma, o que torna a colaboração mais fácil e rápida. Por exemplo, agora é muito mais simples para as equipes de propostas, licitações e desenvolvimento elaborarem propostas e criarem orçamentos para os clientes. Ambas as equipes trabalham no mesmo projeto da Asana, o que elimina a necessidade de e-mails internos e reduz o risco de falhas de comunicação. 

Usando a aba Visão geral de um projeto, a equipe de produto detalha as necessidades do cliente e, em seguida, atribui o projeto aos especialistas certos para obter insights. Com este método, todas as informações ficam no mesmo lugar e os prazos são claros. A velocidade com que todos os principais interessados podem validar cotações de vendas e criar propostas fez com que a MSPACE aumentasse a sua vantagem competitiva e conquistasse clientes de grande porte que, de outra forma, poderiam ter sido mais difíceis de alcançar.  

Outra grande conquista da MSPACE foi a melhoria significativa no alinhamento graças às Metas. O aprendizado sobre os OKRs ajudou a equipe de liderança a criar uma estratégia para 2022 com quatro pilares principais, todos documentados na Asana por meio de OKRs registrados nas Metas. Esse tipo de definição de metas ajudou toda a empresa a se comunicar e executar os planos de forma mais eficaz. Todos os funcionários têm uma compreensão clara sobre como o seu trabalho contribui para as metas da empresa, e todos estão se empenhando mais para monitorar e avaliar o próprio trabalho em relação às metas corporativas mais amplas. 

Juntamente com o recurso de Metas, a equipe usa os Portfólios para gerir e acompanhar o trabalho. Os projetos são monitorados desde a concepção até a entrega e a avaliação usando os Portfólios. Tem sido uma grande vantagem para a equipe poder visualizar o desempenho dos projetos usando as funcionalidades de geração de relatórios dos portfólios.   

Metas claras têm ajudado as equipes a melhorar o planejamento futuro; agora, todos estão pensando de um a três anos à frente. 

A funcionalidade de Metas nos ajudou a melhorar coletivamente a forma como nos concentramos e cumprimos a nossa estratégia, para que possamos conquistar clientes de grande renome e oferecer valor aos nossos parceiros do corpo docente universitário. É extremamente gratificante saber que somos ágeis e responsivos do ponto de vista comercial.

Matt Tinker, gerente de design de aprendizagem

Seguindo em frente 

Em geral, a equipe da MSPACE está trabalhando de forma muito mais produtiva. O plano agora é continuar usando a Asana de uma forma mais sofisticada. Isso inclui buscar melhorias na coleta de dados e na geração de relatórios para que as equipes possam quantificar melhor o seu impacto, além de integrar ainda mais a Asana ao conjunto tecnológico mais amplo da empresa para automatizar as tarefas. A equipe da Asana está ansiosa para ajudar a MSPACE a se tornar ainda mais produtiva agora e no futuro.