Luksusowa oferta Trinny London obejmująca łatwe w użyciu, nowoczesne kosmetyki do makijażu, które można stosować w każdym miejscu, znalazła się w kosmetyczkach na całym świecie – w ciągu zaledwie czterech lat firma rozwinęła się do ponad 170 pracowników. Ten niesamowity rozwój wzbudził jednak obawy o to, jak utrzymać taki poziom wzrostu w dłuższej perspektywie dzięki pozyskiwaniu nowych klientów.

Według Indeksu anatomii pracy same tylko ulepszone procesy mogą pozwolić indywidualnym pracownikom zaoszczędzić sześć godzin i pięć minut tygodniowo. Firma Trinny London postanowiła wdrożyć nowe narzędzie w stylu Kanban i od razu zauważyła, że łatwiej jest przeglądać zadania, śledzić postępy i identyfikować zależności funkcjonalne. Powstał jednak nowy problem: nadmierna komunikacja. „Skrzynki odbiorcze pracowników były zalewane powiadomieniami” – wyjaśnia Shannon.

Firma Trinny London postanowiła przyjrzeć się bliżej innym narzędziom do zarządzania pracą, zdając sobie sprawę, że potrzebuje czegoś z zaawansowanymi funkcjami automatyzacji, co od razu będzie miało wszystkie potrzebne funkcjonalności. „Potrzebowaliśmy bardziej zaawansowanego systemu – czegoś, co działałoby jak arkusz kalkulacyjny, ale z widokiem w czasie rzeczywistym i automatycznymi powiadomieniami, a przy tym nie przytłaczałoby ludzi” – powiedziała Shannon.

Asana spełniała wszystkie wymagania

Zespoły Asany i Trinny London rozpoczęły wdrożenie od jednego przypadku użycia: wsparcia przy wprowadzaniu produktów na rynek. Jemima Childs, koordynatorka produkcji wideo, powiedziała: „Asana sprawiła, że proces stał się bardzo przejrzysty. Wydawało się, że wszyscy wiedzieli, na jakim etapie się znajdują i co muszą zrobić”. Shannon kontynuuje: „Jeśli nie mam przy sobie laptopa, jestem na bieżąco z powiadomieniami dzięki integracji z aplikacją Slack. Wszystko jest w jednym miejscu, więc nie muszę nadrabiać zaległości w e-mailach, gdy wracam do pracy przy komputerze”.

Przetestowanie możliwości Asany na małą skalę ułatwiło wdrożenie. Jednak zadowolenie zespołu nie wynikało wyłącznie z tego, jak Asana usprawniła zarządzanie pracą – dotyczyło ono również wszystkich drobnych szczegółów. „Podoba mi się to, że można wyrażać uznanie dla współpracowników za pomocą emotikonów. To bardzo motywujące i ma duże znaczenie” – powiedziała Jemima.

Właściwe podstawy

„Kiedy korzystaliśmy z naszego pierwotnego arkusza kalkulacyjnego i narzędzia w stylu Kanban, ciągle musieliśmy prosić ludzi o aktualizacje. To raczej podwajało, a nie zmniejszało o połowę obciążenie pracą” – powiedziała Jemima. Jednak przejrzystość, jaką zapewnia Asana w zakresie tworzenia briefów do nowych reklam, ich organizowania i rejestrowania informacji zwrotnych, umożliwiła firmie Trinny London usprawnienie pracy jej pracowników – jest to inwestycja, której według raportu Indeks anatomii pracy ponad jedna czwarta pracowników chciałaby, aby ich pracodawcy dokonali w celu wspierania lepszej współpracy. „Moją ulubioną funkcją jest możliwość dodania jednego zadania do wielu tablic. Dzięki temu musimy komunikować się tylko w ramach jednego zadania, a jest ono widoczne wszędzie. To dla nas przełom” – powiedziała Shannon.

Trinny London korzysta z Asany, aby optymalizować wydatki na reklamy. Jak wyjaśniła Demi Mistry, koordynatorka ds. płatnych kampanii w mediach społecznościowych: „Wcześniej bardzo trudno było ustalić, gdzie wszystko się znajduje, i dopasować odpowiednie obrazy do właściwego tekstu. Asana zapewnia mi pełny wgląd w cel każdej reklamy, jej opis, powiązane linki i materiały, a także stan postępu i kolejne kroki. Asana pomaga nam szybciej przesyłać materiały do menedżera reklam na Facebooku i je testować. Kiedy wiemy, co się sprawdza, możemy przekazać więcej briefów i poprawić zwrot ze sprzedaży”.

Bezproblemowa realizacja

Asana umożliwia również firmie Trinny London koordynację działań międzyfunkcyjnych zespołów, które odpowiadają za pozyskiwanie nowych klientów w miarę rozwoju firmy.

Scentralizowane, współdzielone tablice zapewniają jednolity widok wszystkich zadań, z przejrzystymi aktualizacjami statusu i możliwością włączenia współpracowników do projektu w razie potrzeby. „Ponieważ współpracujemy z każdym zespołem w ramach działu marketingu, Asana świetnie nadaje się do zarządzania wszystkimi zadaniami. Mamy cztery tablice przeznaczone wyłącznie do sesji zdjęciowych: jedną do organizacji sesji, jedną do retuszu, jedną do edycji i jedną do dodatkowych prac projektowych” – powiedziała Penny Bavister, koordynatorka ds. operacji projektowych. „Abyśmy mogli trzymać się harmonogramu, skonfigurowałam regułę, dzięki której zadanie oznaczone jako ukończone automatycznie przechodzi na następną tablicę. Jeśli czegoś brakuje, inna reguła obniża jego status i przenosi je z powrotem na poprzednią tablicę w celu dalszej pracy”.

Shannon dodaje: „Asana pomogła nam zautomatyzować proces zatwierdzania opinii, co zdecydowanie przyspieszyło pracę i sprawiło, że wszystko stało się bardziej przejrzyste”.

Ponadto z raportu Indeks anatomii pracy wynika, że większość pracowników jest w stanie poświęcić jedynie 14% swojego czasu na pracę nad strategią przyszłościową, a firma Trinny London uważa, że Asana dała jej ogromną szansę. „Moje poprzednie stanowisko funkcjonuje teraz samoistnie” – wyjaśnia Shannon. „Asana dała mi więcej czasu na pracę nad planowaniem na wyższym poziomie i spojrzenie w przyszłość pod kątem nadchodzących premier i projektów”.

Widoczne wyniki

Jednym z kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI) zespołu ds. produkcji wideo było zwiększenie liczby odtworzeń trwających co najmniej minutę w przypadku wszystkich treści wideo na stronie internetowej i na kanale YouTube. Zachęca to więcej osób wyświetlających do polubienia i zasubskrybowania kanału, co ostatecznie przekłada się na przychody. „Aby zarejestrować nowe briefy dotyczące filmów, prosimy zespół redakcyjny o wypełnienie formularza w Asanie, co powoduje utworzenie zadania na tablicy produkcji wideo. Dzięki temu mam wizualną listę zleceń, co ułatwia ocenę obciążenia pracą i statusu różnych materiałów przed przypisaniem briefu do zespołu ds. projektowania lub tworzenia treści” – wyjaśnia Jemima.

Wcześniej przychodzące zlecenia były zarządzane za pośrednictwem poczty e-mail, a ich duża liczba sprawiała, że często zdarzało się, iż działania były pomijane lub dochodziło do nieporozumień – co według raportu Indeks anatomii pracy jest jedną z głównych przyczyn wypalenia. Obecnie 99% komunikacji wewnętrznej odbywa się za pośrednictwem Asany. Ponadto pracownicy czują się odpowiedzialni za przydzielone im zadania, mają dostęp do potrzebnych informacji i mają poczucie, że mogą wpływać na wyniki swojej pracy, co motywuje ich do podejmowania odpowiedzialności. Jak zauważyła Jemima: „Asana dała nam możliwość lepszego zarządzania obciążeniem pracą”.

Przygotowani na sukces

Dzięki włączeniu Asany w codzienne funkcjonowanie firmy Trinny London ma teraz odpowiednią platformę do skalowania i dywersyfikacji działalności, dzięki czemu pozostanie atrakcyjna dla przyszłych klientów. „W przyszłym roku skupimy się na zwiększeniu naszej obecności na rynkach rozwijających się, w tym w Stanach Zjednoczonych, Niemczech i Kanadzie” – powiedziała Demi. „Asana będzie bardzo pomocna w organizacji wejść na nowe rynki, a także w utrzymaniu normalnego toku działalności”.

Firma Trinny London jest teraz pewna swojej zdolności do długoterminowego pozyskiwania nowych klientów, ponieważ Asana zapewnia zespołowi platformę, której potrzebuje do bezproblemowego zarządzania pracą i jej wykonywania.