Social Factor rozwija się jeszcze szybciej dzięki Asanie

Wykładniczy wzrost to powód do celebracji. Ale co się dzieje, gdy narzędzia, których używasz, nie nadążają? Właśnie tego spodziewała się agencja ds. mediów społecznościowych, Social Factor, gdy otworzyły się przed nią szerokie możliwości w postaci wielu nowych projektów i klientów.

Social Factor ma siedzibę w Fort Worth w Teksasie i zatrudnia ponad 50 pracowników, którzy pracują zarówno w biurze, jak i zdalnie w całym kraju. Od strategii i utworzenia treści, przez publikowanie, płatne kampanie i zarządzanie społecznością, raportowanie danych i statystyki, po szkolenia społecznościowe i wsparcie wydarzeń na żywo – Social Factor wspiera cyfrowy rozwój takich firm jak Toyota, Smith and Nephew i Fender Guitars.

Kiedy rozwój oznacza przerastanie

Zespół operacyjny Social Factor zdał sobie sprawę z tego, jaką popularność firma zdobywa w przestrzeni społecznościowej, i dokonał analizy narzędzi, z których korzystał. Szybko stało się jasne, że konieczne jest znalezienie rozwiązania, które pomoże całej organizacji zarządzać pracą i skalować działania.

Oto wyzwania, przed którymi stanęła firma Social Factor:

• Ich bieżące narzędzia do zarządzania projektami nie były wystarczająco zaawansowane dla rozwijających się procesów i trudno było je wdrożyć w całej organizacji.

• Firma potrzebowała platformy, która zintegrowałaby się z istniejącymi narzędziami agencji, a także z dodatkowymi aplikacjami, które rozważała, takimi jak Everhour.

• Członkom zespołu coraz trudniej było być na bieżąco, ponieważ informacje były rozproszone w wiadomościach e-mail, czacie i plikach.

Potrzebowaliśmy jednego źródła informacji, aby prowadzić naszą działalność tak skutecznie, jak to możliwe, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.”

Skalowanie z większą pewnością

Jeana Abboud, dyrektor operacyjny, i Jessica Pramanik, kierownik projektu, szukały narzędzia, które będzie się rozwijało razem z nimi. Musiało ono umożliwiać łatwe planowanie i jednoczesne śledzenie każdego szczegółu według klienta, projektu i roli. Niezależnie od tego, jakie narzędzie wybierze Social Factor, musi ono płynnie integrować się z innymi zasobami, których używano do prowadzenia działalności, takimi jak Google Suite i Slack. Niezbędna była możliwość współpracy, w tym oznaczania członków zespołu w komentarzach i pozostawiania notatek w intuicyjny sposób.

Jeana i Jessica szybko zdały sobie sprawę, że Asana jest rozwiązaniem do zarządzania pracą, które może przyjąć cała firma. Przeglądając plan rozwoju Asany, nabrały pewności, że w miarę rozwoju Social Factor Asana będzie stale wprowadzać nowe funkcje, z których będą mogły korzystać.

Podobało im się, że istnieją przydatne przepływy pracy specyficzne dla agencji. Definiując i optymalizując osie czasu i plany projektów, aby dopasować je do swojego modelu biznesowego, stworzyłyby bardziej scentralizowane miejsce, w którym zespół mógłby zarządzać codziennymi zadaniami, a przywództwo – efektywnością agencji.

Ponadto zespół chciał szybko przejść do adaptacji i wdrożenia. Wykorzystali materiały edukacyjne Asany, w tym Akademię i Przewodnik, aby opracować projekt wdrażania nowych pracowników, który jasno określał kroki szkoleniowe dla każdego członka zespołu. Pomogło to zespołowi „uczyć się przez praktykę”, a Jeana i Jessica mogły sprawdzić, kto ukończył szkolenie, a z kim muszą podjąć dalsze działania. Współpracowały również z jednym z Menedżerów ds. sukcesu klienta w Asanie, aby zoptymalizować kluczowe przepływy pracy i zapewnić maksymalne wykorzystanie platformy.

Nadzór kadry kierowniczej i statystyki dotyczące projektów są kluczowe, abyśmy mogli szybko uzyskać aktualne informacje o tym, co się dzieje w dowolnym momencie.”

Obiecujące wyniki w ciągu czterech tygodni od wdrożenia

Po wypróbowaniu Asany zespół kierowniczy był zdecydowany wprowadzić ją i wdrożyć w całej organizacji. Nie tracili czasu na zapoznanie się z narzędziem i uczenie się przez działanie, w pełni wykorzystując narzędzia szkoleniowe w Akademii Asany.

W celu wdrożenia narzędzia w całym zespole każdy członek zespołu otrzymał projekt wdrożeniowy. Przydzielono zadania, w tym obejrzenie filmów szkoleniowych Asany i wypróbowanie każdej funkcji. Jeana i Jessica mogły z łatwością ocenić postępy każdej osoby.

Asana była dla nas nowością, ale udało nam się przejść od etapu oceny do wdrożenia w ciągu czterech tygodni, co świadczy o tym, jak intuicyjne jest to narzędzie.”

Dziś Social Factor przypisuje swoją zdolność do utrzymania wydajności i oszczędności, przy jednoczesnym szybkim rozwoju, procesom i przepływom pracy, które usprawniła w Asanie. Udało się zmniejszyć liczbę wewnętrznych punktów styku w przypadku wszystkich klientów i wyeliminować rozbieżną dokumentację, ponieważ wszyscy mają dostęp do tych samych informacji o klientach. Każdy może łatwo sprawdzić status projektów bez konieczności planowania spotkań kontrolnych lub powtarzania konwersacji. Ponadto firma ustandaryzowała zarządzanie relacjami z klientami, dzięki czemu nikt nie traci czasu na naukę unikalnych procesów przy przechodzeniu od klienta do klienta. W rezultacie firma jest w stanie szybko skalować działalność wraz ze swoimi klientami, jednocześnie nadal terminowo wykonując wysokiej jakości pracę, co ma kluczowe znaczenie w szybko rozwijającej się branży marketingu społecznościowego.

Asana wpłynęła również na sposób, w jaki firma zarządza planowaniem i potrzebami kadrowymi. Na przykład korzysta z obciążenia pracą, aby śledzić szacunkową liczbę godzin potrzebnych do wykonania nadchodzących zadań, identyfikować możliwe problemy z możliwościami przerobienia zadań i przewidywać potrzeby związane z zatrudnianiem w całym zespole. Teraz Social Factor jest w stanie dokładniej równoważyć obciążenie pracą między zasobami i nadal dostarczać klientom skuteczną i terminową pracę na dużą skalę.

Spójne wsparcie wewnętrzne i zewnętrzne

Pod względem operacyjnym Asana jest wykorzystywana do współpracy zespołowej, wdrażania nowych pracowników oraz śledzenia wyników zespołu i poszczególnych osób w celu rozwoju kariery. Zespoły używają również Formularzy w Asanie, aby rejestrować wszystko, od nieobecności po zgłoszenia IT i prośby o zasoby klienta. W przeszłości odbywało się to poprzez bezpośrednie prośby do pojedynczego zasobu, co utrudniało oznaczanie członków zespołu i zarządzanie na dużą skalę.

Social Factor korzysta również z Asany do zarządzania wszystkimi aspektami pracy z klientami, od wdrażania nowych klientów po zarządzanie rezultatami, takimi jak utworzenie i optymalizacja treści, burza mózgów i strategia, zarządzanie mediami społecznościowymi, raportowanie i statystyki dotyczące płatnych mediów społecznościowych oraz kontrola jakości. Przy tak wielu różnych krokach w każdym procesie i członkach zespołu, z którymi trzeba współpracować, Asana pomaga wszystko zorganizować, aby nic nie umknęło uwadze.

Asana pomaga naszemu zespołowi zarządzać zadaniami i jasno określić, co należy wykonać, na kiedy i w ramach którego projektu.”

W przyszłości Social Factor planuje wykorzystywać Asanę do automatyzacji i integracji większej liczby funkcji operacyjnych, w tym zatrudniania i rekrutacji, a także ewentualnie do współpracy zespołowej w zakresie finansów. Cały zespół jest podekscytowany możliwością dalszego rozwoju Social Factor, z Asaną w roli głównego partnera.

Asana to pierwsze narzędzie do zarządzania projektami, które wdrożyliśmy w Social Factor i które naszym zdaniem może naprawdę skalować się wraz z nami. Oczekujemy, że pomoże nam ona pozyskać więcej klientów przy użyciu mniejszych zasobów.”