Olo to szybko rozwijająca się cyfrowa usługa zamówień i dostaw dla ponad 250 marek restauracji, w tym Chipotle, Jamba Juice i Five Guys. Dobre rozpoczęcie pracy przez nowych pracowników ma kluczowe znaczenie, ponieważ 50% ich 130-osobowego zespołu pracuje zdalnie w różnych miejscach w USA. To sprawia, że ich kluczowy cel, jakim jest utrzymanie pracowników, jest jeszcze trudniejszy do osiągnięcia.

Aby utrzymać spójność i zaangażowanie rozproszonych pracowników, zespół HR Olo, który nazywany jest zespołem People + Culture, opracował kompletne doświadczenie wdrożeniowe i zarządza wszystkimi potrzebami HR, które pojawiają się po pierwszym dniu pracy pracownika, od listy płac i ocen wydajności po akcje pracownicze i konferencje. Deanne Rhynard, wiceprezes ds. ludzi i kultury, uważa, że nawet najmniejsze interakcje HR pomagają tworzyć doskonałą kulturę organizacyjną.

„Chociaż wszyscy jesteśmy tu, żeby pracować” – mówi Deanne – „zależy mi na tym, żeby wszyscy byli zadowoleni. Jeśli nasi pracownicy będą zadowoleni, utrzymają naszą firmę na powierzchni.”

Zespół korzysta z Asany, aby upewnić się, że każdy proces HR przebiega bez zakłóceń, niezależnie od tego, jak bardzo jest szczegółowy. „Nie ma takiego obszaru, w którym nie wykorzystywalibyśmy Asany” – mówi Deanne. „Jest niezbędna – zarówno do realizacji naszej ogólnej strategii, jak i codziennych operacji. Umożliwia nam współpracę jako zespołowi zdalnemu i pozwala rozliczać pracowników z ich zadań. Dodatkowo umożliwia współpracę naszemu zdalnemu zespołowi oraz wyznaczanie odpowiedzialności za zadania, co przekłada się również na zwiększone zaufanie z naszej strony.”

Sekret sukcesu HR: szczegółowe i powtarzalne procesy

Większość procesów działu People + Culture w Olo jest niezwykle szczegółowa i często się powtarza, np. dwutygodniowe i miesięczne listy płac, coroczne oceny efektywności oraz przydziały akcji. Do tego dochodzi wdrażanie każdego nowego pracownika – może ono obejmować nawet 130 kroków, a każdy z nich jest ważny dla utrzymania pracownika w firmie. „Jeśli przeoczę jakiś krok podczas wdrażania, będzie to porażka w oczach nowego pracownika i moja jako osoby reprezentującej firmę” – mówi Deanne. „Ryzykuję, że odejdzie, co obniża nasz wskaźnik retencji i sprawia, że wszyscy są mniej zadowoleni”.

Zespół People + Culture jest mały i rozproszony, co dodatkowo utrudnia sprawę. „Jesteśmy trzyosobowym zespołem, ale powinniśmy być trzydziestoosobowym zespołem” – mówi Deanne. „Praca, którą wykonujemy, jest kluczowa”. Sama Deanne pracuje w Seattle, a członkowie jej zespołu w Nowym Jorku, więc używają Asany, aby pokonać dzielącą ich odległość. „Asana pomaga mi komunikować się z moimi pracownikami w Nowym Jorku. Wiem, nad czym pracują, i nie muszę ich ciągle pytać o postępy”.

Kiedy zwykłe listy rzeczy do zrobienia nie wystarczą

Deanne po raz pierwszy skorzystała z Asany w swojej poprzedniej firmie, a kiedy dołączyła do Olo, planowała wrócić do zwykłych list rzeczy do zrobienia. „Naprawdę próbowałam” – mówi – „ale zdałam sobie sprawę, że nie mogę pracować bez Asany”.

Niezwykle szczegółowy charakter procesów HR w Olo sprawia, że są one szczególnie wymagające, podobnie jak fakt, że angażują one wiele osób spoza działu People + Culture. „Nie da się wszystkiego zapisać na papierze lub na zwykłej liście zadań” – mówi Deanne. „Asana pozwala przeciągać i upuszczać. Możesz organizować zadania za pomocą dat wykonania, załączników i komentarzy oraz przypisywać je osobom z działu People + Culture i spoza niego.”

Jeśli przeoczę jakiś krok podczas wdrażania, będzie to porażka w oczach nowego pracownika i moja jako osoby reprezentującej firmę. Teraz nic nie umyka naszej uwadze, ponieważ mamy niezawodny system. Asana jest absolutnie niezbędna. Bez niej nie byłabym w stanie wykonywać swojej pracy.

Znowu zaczęła używać Asany dla siebie i powoli zaczęła się ona rozprzestrzeniać. Teraz jej współpracownicy z działu People + Culture również na niej polegają, podobnie jak zespoły ds. sukcesu klienta i marketingu w Olo. „Nic nie umyka naszej uwadze, ponieważ mamy niezawodny system” – mówi Deanne. „O wiele trudniej jest stracić z oczu zadanie lub informację.”

Bezbłędne wdrażanie nowych pracowników i zarządzanie odejściem pracowników z firmy w Olo

Zespół People + Culture w Olo przechowuje swoje procesy wdrażania jako szablony projektów w Asanie – osobne dla pracowników etatowych, podwykonawców i pracowników przenoszących się. Kopiują szablon dla każdego nowego pracownika i realizują zadania z listy.

Szablony wdrażania nowych pracowników są podzielone na sekcje, które reprezentują różne etapy procesu wdrożenia. Oto kilka zadań, które obejmuje ten proces:

• Istotne informacje o pracowniku: imię i nazwisko, prywatny adres e-mail, adres e-mail Olo, link ATS do CV, przydział do zespołu, stanowisko, data rozpoczęcia pracy, miejsce pracy, imię i nazwisko menedżera i inne.

• Zadania podsumowujące rekrutację: wprowadzić dane nowego pracownika, zapisać list ofertowy, uporządkować foldery, zaktualizować plan zatrudnienia, oznaczyć stanowisko jako obsadzone w ATS.

• Po podpisaniu listu z ofertą pracy: wysłać e-mail powitalny od CEO, opcje zamówienia komputera, dokumenty dotyczące zgodności, przypisać mentora, przesłać weryfikację danych, dodać do głównych dokumentów planistycznych.

• Proces wdrażania: utworzenie konta e-mail, zaplanowanie wstępnych spotkań szkoleniowych, przypisanie uprawnień do oprogramowania, zamówienie FitBit, wysłanie torby z gadżetami, zaplanowanie wycieczki do biura w Nowym Jorku, dodanie nowego pracownika do systemu HRIS, wysłanie wiadomości e-mail z informacjami o przygotowaniach do pierwszego dnia.

Projekty w Asanie pozwalają również odpowiednim osobom być na bieżąco. Rekruter i członkowie zespołu People + Culture śledzą projekt w Asanie, podobnie jak wszystkie osoby w firmie, które muszą przypisać prawa do oprogramowania.

Odchodzenie pracowników z firmy jest równie płynne. Gdy pracownik odchodzi z firmy, proces odchodzenia z firmy zapewnia bezpieczeństwo i ochronę firmy, a jednocześnie pomaga zespołowi HR i ds. kultury dokończyć wszystkie niezałatwione sprawy. Pracownik ma profesjonalne doświadczenie aż do ostatniej minuty w Olo.

Szablon projektu offboardingu obejmuje rozmowę końcową oraz niezbędne procesy związane z rejestrowaniem umów o rozwiązanie stosunku pracy, sporządzeniem ostatniej listy płac, zamknięciem kont i odebraniem dostępu do oprogramowania. Aby zachować poufność odejścia, tylko odpowiedni pracownicy zespołu People + Culture mogą śledzić projekt w Asanie, dopóki inni pracownicy nie zostaną poinformowani o odejściu ich współpracownika.

Prowadzenie innych procesów HR w Asanie

Olo ma setki innych zastosowań HR, które są obsługiwane przez Asanę. „Po skonfigurowaniu procesu w Asanie nie muszę już o nim myśleć” – mówi Deanne. „Dzięki temu zachowuję zdrowy rozsądek”. Oto kilka przykładów:

• Lista płac: szablony do sporządzania listy płac w połowie i na koniec miesiąca pomagają Deanne zarządzać takimi kwestiami, jak prowizje, premie, odprawy, podatki stanowe, praca na godziny, urlopy i inne. Dyrektor operacyjny, starszy wiceprezes ds. finansów i dział księgowości mają dostęp do podsumowania wypłat.

• Oceny wydajności: to menedżerowie, pracownicy i kierownicy działów faktycznie przeprowadzają oceny, ale proces Deanne angażuje ich we właściwym momencie i informuje ją, kiedy wysyłać przypomnienia, kiedy podejmować działania następcze i kiedy sporządzać notatki.

• Agendy spotkań: aby wewnętrzne spotkania były produktywne, Deanne korzysta z agendy dla każdego kierownika i bezpośredniego podwładnego, z którym odbywa spotkania 1:1. Niektóre agendy udostępnia członkom zespołu, a inne wykorzystuje jako prywatne notatki.

• Inne: zespół People + Culture korzysta z Asany do planowania konferencji, wdrażania oprogramowania i zarządzania kapitałem.

Zespół ds. sukcesu klienta również szeroko korzysta z Asany, aby zarządzać wszystkim, od wdrożenia klienta po zarządzanie i utrzymanie. Zaczęli nawet dodawać klientów do projektów w Asanie, aby mogli śledzić rozwój swoich kont. „Ta przejrzystość i widoczność są kluczowe” – mówi Deanne. „Sprawy gubią się pośród maili i mogą sprawić, że zespół ds. sukcesu klienta straci z oczu to, co dzieje się z klientem. Gdyby nie mieli Asany, straciliby impet, rozczarowaliby klientów i nie osiągnęliby sukcesu. Dzięki temu zespół skupia się na zadaniach, a komunikacja przebiega płynnie.”

Zaangażowane i rozproszone zespoły

Zaspokojenie potrzeb HR każdego pracownika stanowi mocny fundament dla zdrowej kultury firmy. „Otrzymaliśmy fantastyczne opinie na temat naszego procesu wdrażania i tego, jak przyczynia się on do zatrzymania pracowników” – mówi Deanne. Świetne procesy utrzymują zaangażowanie zespołu Olo, niezależnie od tego, w którym miejscu w USA pracują jego członkowie.

• 100% nowych pracowników poczuło się mile widzianych już pierwszego dnia

• 100% nowych pracowników czuje się wspieranych przez swojego menedżera.

• 98% jest zadowolonych z poziomu komunikacji z osobą kontaktową z HR podczas procesu rekrutacji.

• Jeden z pracowników powiedział: „Wszyscy bardzo mnie dobrze przyjęli, proces wdrażania przebiegł płynnie”, a inny: „Zespół People + Culture był niezwykle miły i sprawił, że poczułem się bardzo komfortowo. To świetnie nakreśliło atmosferę kultury w Olo”.

Asana zapewnia, że te systemy działają jak w czarodziejski sposób za każdym razem. „Nie wiem, jak udałoby mi się pamiętać o wszystkich drobnych krokach” – mówi Deanne. „Jestem osobą bardzo zorientowaną na szczegóły, ale ta praca jest o wiele większa niż ja. Dla mnie Asana oznacza sukces.”