Jak to często bywa w przypadku organizacji non-profit, zespół NTEN jest mały, ale potężny. Organizacja ma siedzibę w Portland i zatrudnia kilku pracowników zdalnych. Organizuje coroczną konferencję i tworzy niezliczone zasoby dla ponad 50 000 członków, aby mogli poznawać i wdrażać najlepsze technologie. Na czele organizacji stoi Amy Sample Ward, dyrektor generalna NTEN.

W miarę rozwoju organizacji zespół chciał większej przejrzystości w zakresie obowiązków, terminów i sposobu wnoszenia wkładu w projekt. A ponieważ kilka inicjatyw było realizowanych jednocześnie, małe, ale kluczowe kroki wymykały się spod kontroli z powodu silosu informacyjnego. Biorąc pod uwagę rolę NTEN jako lidera technologicznego, zespół wiedział, że istnieją narzędzia, które mogłyby pomóc im pracować wydajniej, więc postanowił dać dobry przykład i znaleźć narzędzie, które pomogłoby im zorganizować wszystko w jednym miejscu.

Poszukiwanie dynamicznego narzędzia do współpracy

Kilku członków zespołu Amy wypróbowało w przeszłości różne narzędzia do zarządzania pracą, ale uznali, że nadszedł czas, aby scentralizować wszystko na jednej platformie. Zdaniem Amy narzędzia, które wypróbowali, nie zapewniały potrzebnych im funkcji.

Po przetestowaniu kilku narzędzi Amy i jej zespół zdecydowali, że Asana zapewnia funkcje, których potrzebują. Dzięki temu mogli zobaczyć, jak różne elementy pracy są ze sobą powiązane – na przykład zadania należące do wielu projektów, zależności i daty wykonania. Pozwoliło im to również komunikować się na temat pracy za pomocą komentarzy, konwersacji i statusu projektu, bez konieczności korzystania z innego narzędzia. Połączenie komunikacji z pracą pomogło jasno określić obowiązki i ograniczyć zbędne informacje. Wreszcie, zapewniło to możliwość dostosowania ustawień prywatności dla zadań o poufnym charakterze.

Pamiętam, jak dowiedziałem się o zniżce dla organizacji non-profit i pomyślałem: „Możemy odblokować wszystkie te funkcje i zmieścić się w budżecie – robimy to”.

Dla Amy, która doskonale wie, jakie problemy z brakiem zasobów mają organizacje non-profit, decydującym czynnikiem do wdrożenia Asany były programy dla organizacji non-profit. Dzięki 50% zniżce i dostępowi do Programu Doradców Asany Amy i jej zespół korzystają teraz z biznesplanu Asana Business i używają takich funkcji, jak Formularze, Portfolio i Obciążenie pracą. Dzięki tym funkcjom usprawniają przyjmowanie zleceń, mogą śledzić postępy w realizacji inicjatyw i lepiej zarządzać swoimi zawsze cennymi zasobami.

Dawanie dobrego przykładu: wprowadzenie Asany w zespole

Dzięki ogromnemu doświadczeniu w pomaganiu organizacjom non-profit we wdrażaniu nowych technologii, NTEN przyjęła bardzo metodyczne podejście do wdrożenia Asany. Zaczęli od pilotażu obejmującego jeden zespół i jeden projekt, a następnie rozszerzyli go o kolejne projekty i członków zespołu. Pierwsi użytkownicy przeszkolili następnie członków swojego zespołu, gdy ci rozpoczęli współpracę nad projektami i zarządzanie swoją pracą w Asanie.

Dzięki naszej metodzie wdrażania ludzie czuli, że są włączani, a nie zmuszani do korzystania z narzędzia.

Po ustaleniu struktury i konwencji zarządzania pracą w Asanie, włączenie reszty organizacji było łatwe. NTEN wykorzystała szablony projektów, aby pomóc nowym użytkownikom dostrzec natychmiastowe korzyści płynące z Asany. Dzięki wizualnej pomocy, jaką zapewniają szablony, ludzie mogli zobaczyć, jak zorganizować swoją pracę i nią zarządzać, co sprawiło, że od razu stało się dla nich jasne, w jaki sposób Asana ułatwi im codzienne zadania. Pomogło to przyspieszyć wdrożenie całego zespołu.

Używanie Asany do zwiększenia widoczności i wydajności

Teraz NTEN używa szablonów projektów do planowania każdego z cotygodniowych kursów, takich jak „Umiejętność korzystania z technologii cyfrowych i dostępność” oraz „Anatomia przeprojektowania strony internetowej”, dzięki czemu nie przeoczą ważnych kroków, a każdy może wkroczyć, aby pomóc, jeśli członek zespołu jest poza biurem. Pomaga to nie tylko zmniejszyć stres w zespole, ale także dostarczać jeszcze lepszą treść i zasoby w każdym kursie.

Dzięki Asanie nie tracimy już czasu na zapamiętywanie, co musimy zrobić.

Zespół NTEN korzysta również z Asany, aby planować swoją coroczną konferencję, NTC, w której bierze udział ponad 2400 uczestników z organizacji non-profit poszukujących nowych sposobów na wprowadzanie zmian za pomocą technologii. Zarządzając wszystkimi zadaniami związanymi z NTC w projekcie głównym, mogą zobaczyć wszystko na osi czasu i śledzić kamienie milowe, aby upewnić się, że kluczowe etapy są realizowane na czas. Dzięki temu zespół mógł zapewnić swoim członkom lepsze wrażenia z konferencji, np. oferując fotobudkę lub poprawiając jakość prezentacji Ignite, ponieważ nie muszą robić wszystkiego w ostatniej chwili i mogą skupić się na zadowoleniu uczestników.

Wreszcie, NTEN usprawnia proces przesyłania zleceń kreatywnych, aby zapewnić zespołowi projektowemu dostęp do wszystkich potrzebnych informacji przed rozpoczęciem procesu projektowania i produkcji. Pomoże to zespołowi kreatywnemu szybciej dostarczać lepsze materiały, ponieważ ma on przejrzystość odnośnie zleceń i wgląd w status każdego z nich.

Tworzenie przestrzeni dla rozwoju zespołu i lepszych wyników biznesowych

Dzięki lepszej strukturze i widoczności pracy każdego pracownika NTEN usprawnił nie tylko swoje procesy, ale także sam zespół. Teraz członkowie zespołu mają więcej czasu na kreatywność, ponieważ obowiązki i kolejne kroki są jasne, a każdy czuje, że ma umiejętności potrzebne do skutecznego zarządzania swoimi projektami. Ponadto każdy członek zespołu może teraz zobaczyć, w jaki sposób jego praca – bez względu na to, jak niewielka może się wydawać – przyczynia się do realizacji większych inicjatyw i sukcesu organizacji.

Asana pomogła każdemu członkowi zespołu nabrać pewności, że potrafi skutecznie zarządzać projektami od początku do końca.

Dzięki Asanie NTEN może zapewnić światowej klasy wsparcie swoim członkom i społeczności non-profit, pomagając im być o krok bliżej zarówno urzeczywistnienia, jak i osiągnięcia ich misji.