Poznajcie Davida Joe’a (DJ), kierownika ds. marketingu, Anthony’ego Smitha, producenta wykonawczego, oraz Nicka Monge’a, kierownika projektu ds. produkcji wideo i mediów. To trio pracowników Insomniac z trzech różnych działów firmy korzysta z Asany do koordynacji projektów w niemal każdym obszarze działalności – w tym podczas ogromnego przejścia od wydarzeń na żywo z udziałem publiczności do bogatej oferty koncertów wirtualnych. Byli oni zaangażowani w proces wyboru nowego narzędzia, które mogłoby zintegrować firmę i pomóc wszystkim w bardziej wydajnej współpracy.

Z klubów w Los Angeles do firmy Insomniac

DJ, który pracuje w Insomniac od 2018 roku, oraz Anthony, który współpracuje z Insomniac od 2011 roku, zdobywali doświadczenie w branży rozrywkowej, zarządzając klubem w Los Angeles w stanie Kalifornia. Znają branżę na wylot i nawiązali relacje z firmą Insomniac po tym, jak prawie dekadę temu firma ta nawiązała współpracę z ich klubem w ramach organizacji wydarzenia.

Kiedy DJ i Anthony zaczęli współpracę z Insomniac, ich zadaniem było przyjrzenie się firmie od góry do dołu i znalezienie niedociągnięć, które mogliby pomóc wyeliminować. Jednym z pierwszych obszarów, w których zauważyli potrzebę wprowadzenia ulepszeń, było zarządzanie projektami, a w szczególności sposób, w jaki zespoły koordynowały ze sobą działania. Zarządzanie klubem, w którym przez jedną noc pracuje kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt osób, znacznie różni się na przykład od zarządzania i planowania wielodniowego festiwalu muzycznego. Istnieje mnóstwo zmiennych elementów i zaangażowanych osób, począwszy od wyboru i przygotowania przestrzeni eventowej, a skończywszy na koordynacji w dniu wydarzenia. Ponieważ do Insomniac dołączyło tak wiele osób ze środowiska klubowego, cała organizacja musiała przemyśleć sposób, w jaki zarządza projektami.

„Dotarliśmy do momentu, w którym nasze narzędzia musiały dojrzeć tak samo, jak my” – powiedział Nick, który pracuje w Insomniac od 2013 roku. „Potrzebowaliśmy wszystkich, razem, w jednym żywym, dynamicznym systemie, aby wszyscy mogli zacząć pracować w zgodzie”.

Chociaż każdy zespół miał własne procesy i sposoby zarządzania projektami – od dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych po tablice z papierowymi wydrukami – taka mozaika rozwiązań prowadziła do zaniedbywania zadań, problemów z komunikacją między zespołami i rozproszenia informacji. Problemy te stawały się szczególnie widoczne wraz ze wzrostem skali projektów.

„Nie mam czasu, żeby być wszędzie i rozmawiać ze wszystkimi, kiedy pracuję nad projektem składającym się z tysiąca elementów” – powiedział Anthony.

Aby umożliwić współpracę wszystkim osobom w firmie, Insomniac potrzebował narzędzia, które poradziłoby sobie z obsługą ogromnych projektów – takich jak wielodniowe festiwale – i dostosowałoby się do potrzeb wielu działów, takich jak produkcja, finanse, HR i marketing.

Sprawić, aby wszyscy działali w jednym rytmie

Kiedy Anthony i DJ zaczęli analizować rozwiązania do zarządzania projektami, stwierdzili, że wiele narzędzi ma ograniczenia, które nie pozwalają firmie Insomniac na prawdziwe, spójne połączenie wszystkich zespołów w całej firmie. Potrzebowali narzędzia, które pozwoliłoby utrzymać dobrą organizację pracy i synchronizację działań wszystkich pracowników, niezależnie od zespołu i projektu. Co więcej, chcieli znaleźć rozwiązanie, które byłoby atrakcyjne wizualnie i intuicyjne w obsłudze. Wtedy właśnie znaleźli Asanę.

Umożliwiając organizowanie zadań należących do wielu projektów, Asana zapewniła firmie Insomniac pełną spójność współpracy między zespołami. Asana umożliwiła im dbanie o aktualność każdego projektu i informowanie wszystkich interesariuszy na bieżąco bez konieczności ciągłego wysyłania wiadomości i e-maili z aktualizacjami. Funkcja Osi czasu była również kluczowa dla planowania i realizacji wydarzeń, ponieważ zapewniała prawidłowe ustawienie dat wykonania. Ponadto komentarze i podzadania okazały się strzałem w dziesiątkę w firmie Insomniac. Zadania związane z konkretnymi produktami końcowymi i elementami można było przypisywać konkretnym członkom zespołu, a jednocześnie wszystkie szczegóły pozostawały uporządkowane i łatwe do znalezienia.

Zespół uznał również, że Asana jest atrakcyjna wizualnie i dobrze sprawdza się w przypadku twórców.

Jesteśmy firmą rozrywkową, wytwórnią muzyczną i jednym z największych podmiotów zajmujących się streamingiem muzyki na świecie. Posiadamy wiele marek odzieżowych i modowych. Jesteśmy firmą o wysoce kreatywnym charakterze i potrzebujemy narzędzi, które dobrze się z tym łączą, a także są przyjemne w użyciu.

Anthony Smith, producent wykonawczy

Kiedy DJ i Anthony byli gotowi, aby zaprezentować Asanę dyrektorowi generalnemu Insomniac, ten był zachwycony tym, co odkryli, i chciał, aby firma w pełni wdrożyła to narzędzie.

„Przedstawiliśmy nasze argumenty i wszystko szczegółowo omówiliśmy” – powiedział Anthony na temat tego procesu. „Dokładnie przeanalizowaliśmy funkcjonalność Asany, wiedzieliśmy, jak zamierzamy korzystać z tego narzędzia, i uzyskaliśmy pełne poparcie kierownictwa, aby móc to zrealizować”.

Usprawnienie pracy w Insomniac dzięki Asanie

Chociaż Anthony i DJ uzyskali zgodę dyrektora generalnego na wdrożenie Asany, chcieli zapewnić płynne wprowadzenie platformy i jej przyjęcie w całej firmie. Aby to zrobić, zaczęli od rozmów z kierownikami wszystkich działów – od marketingu po finanse i wszystkie działy pośrednie – aby zyskać poparcie dla Asany.

Ponieważ Asana miała rozwiązać poważny problem w organizacji – nieefektywne procesy i zarządzanie projektami – kierownicy działów wysłuchali DJ-a i Anthony’ego, obdarzyli ich zaufaniem i z entuzjazmem zachęcili swoje zespoły do rozpoczęcia pracy z Asaną. Aby zapewnić pełne wdrożenie Asany do codziennych przepływów pracy, DJ, Anthony i Nick mieli plan przeszkolenia wszystkich w zakresie najlepszych praktyk dotyczących korzystania z Asany. Potem świat dotknęła pandemia COVID-19.

Wdrożenie do Asany i praca zdalna – w tym samym czasie

Nie tylko pierwsza sesja szkoleniowa dotycząca Asany odbyła się zdalnie z powodu pandemii, ale firma Insomniac była również w trakcie zmiany modelu biznesowego z wydarzeń osobistych na transmisje na żywo. Na szczęście proces wdrażania Asany już się rozpoczął i pracownicy zaczęli korzystać z nowego narzędzia.

„W ciągu jednego miesiąca zmieniliśmy model biznesowy całej firmy z wydarzeń odbywających się na żywo z udziałem publiczności na transmisje na żywo” – powiedział DJ. „Szczerze mówiąc, bez pomocy Asany prawdopodobnie nie dotarlibyśmy do tego punktu. Asana odegrała kluczową rolę w początkowych fazach tej ogromnej zmiany.”

W czasach, gdy wiele osób czuje się odizolowanych i samotnych, firma Insomniac dostrzega jeszcze większe znaczenie transmisji na żywo. Od czasu zmiany modelu firma otrzymała mnóstwo opinii na temat tego, ile radości i poczucia więzi przyniosła swoim fanom.

Teraz, gdy Asana jest już wdrożona, korzyści są ogromne – wykraczają one poza samo przejście z wydarzeń organizowanych na miejscu na transmisje na żywo.

Zatrzymanie działalności w naszej branży spowodowane pandemią COVID zmusiło nas do przeniesienia wszystkich działań do sfery online, a jednocześnie do znalezienia sposobu na utrzymanie kontaktu z naszymi pracownikami i zapewnienie terminowej realizacji zadań na odległość. Asana umożliwiła nam to, rozwiązując wiele naszych problemów związanych z przepływem pracy i logistyką. Kluczowe znaczenie miał moment rozpoczęcia naszej współpracy z Asaną. Po szybkim wdrożeniu zespołu Asana stała się podstawą naszych działań.

Pasquale Rotella, dyrektor generalny i założyciel Insomniac.

Dzięki Asanie Anthony od razu wie, które projekty są realizowane zgodnie z planem, a które mają opóźnienia, oraz z kim powinien porozmawiać, jeśli potrzebuje więcej informacji. Ponieważ organizowane przez nich wydarzenia są ściśle uzależnione od konkretnych dat, osie czasu pomagają im zapewnić płynny przebieg prac i ich terminową realizację.

Zanim zaczęto korzystać z Asany, Nick musiał codziennie pytać każdego projektanta o status jego pracy, a teraz może samodzielnie sprawdzić status projektu w Asanie. Menedżerowie mogą spojrzeć na projekt i mieć pewność, że jest on realizowany zgodnie z planem, bez konieczności mikrozarządzania swoim zespołem. Ponadto liczba wewnętrznych wiadomości e-mail wysyłanych w firmie Insomniac gwałtownie spadła, ponieważ większość tej komunikacji odbywa się teraz w Asanie.

„Dzięki Asanie udało nam się przenieść zarządzanie projektami w naszej firmie na wyższy poziom, a teraz wszystkie funkcje biznesowe odbywają się w jej obrębie” – powiedział Nick. „Scentralizowanie wszystkiego było dla nas kluczową poprawą”.

Kolejny krok Insomniaca

Gdy świat znów się otworzy, Insomniac planuje powrócić do organizowania wydarzeń na żywo z udziałem publiczności oraz festiwali. Chociaż istnieje wiele wątpliwości co do tego, jak będzie wyglądał świat po pandemii COVID-19, jedno jest pewne – zespół Insomniac utworzy szablony i struktury w Asanie na potrzeby kolejnej ogromnej zmiany w swojej działalności.

Po powrocie do organizacji wydarzeń stacjonarnych kolejnym etapem rozwoju firmy będzie korzystanie z Asany podczas wydarzeń na żywo i festiwali. Anthony wyobraża sobie przyszłość, w której kierownicy projektów będą chodzić po terenie imprez z tabletami, odhaczając zadania w Asanie w aplikacji, zamiast na tradycyjnej kartce papieru w teczce konferencyjnej. Ponieważ Asana będzie odgrywać tak dużą rolę w przyszłości firmy, jej pracownicy uważają wdrożenie tego narzędzia za priorytet, który pomoże Insomniac odnieść sukces.