Virtueel team: 10 manieren om een samenwerkingscultuur op te bouwen

Als we in 2020 één ding hebben geleerd, dan is het wel dat werken op afstand mogelijk is. De mythes dat virtuele teams minder productief zijn, het onmogelijk is om verbinding te maken via slechts een scherm of dat werken op afstand de carrièregroei vermindert, zijn officieel ontkracht. 

Volgens het 2020 State of Remote Work-rapport werkte bijna 70% van de fulltime werknemers in de VS thuis tijdens de COVID-19-pandemie. Met meer teams die thuis werken en veel organisaties die fulltime werken op afstand aanbieden, is het van cruciaal belang dat managers en leiders begrijpen wat virtuele teams succesvol maakt.

Als manager van een virtueel team heb je je waarschijnlijk afgevraagd hoe je een sterke teamcultuur kunt cultiveren in een wereld op afstand, effectieve en efficiënte workflows kunt creëren en eenzaamheid en gebrek aan motivatie kunt bestrijden. We zijn hier om enkele oplossingen te bieden.

Virtuele teams beheren

De belangrijkste elementen voor het leiden en beheren van een succesvol virtueel team verschillen niet zo veel van die welke nodig zijn voor traditionele teams. Het implementeren van deze elementen in een virtueel team is echter vooral van cruciaal belang voor het creëren van een omgeving waarin teamleden betrokken, productief en efficiënt zijn:

• Vertrouwen: Vertrouwen geeft je teamgenoten kracht, maakt iedereen flexibeler en creëert vanaf het begin een meer lonende werkomgeving. Moedig je team aan om redelijke risico 's te nemen en om problemen indien nodig zelf op te lossen.

• Motivatie: als je je teamleden geen high five kunt geven voor het bereiken van iets of tijdens de lunch een motiverend gesprek kunt voeren, moet je creatievere manieren vinden om iedereen betrokken en aangemoedigd te houden.

• Autonomie: je kan niet controleren wat je team doet wanneer ze vanuit huis werken - en dat moet je ook niet doen! Geef ze de autonomie om hun eigen planning te maken en vertrouw erop dat ze hun werk op tijd af krijgen. Het is geen probleem als ze midden op de werkdag hun was doen, zolang ze maar aan hun deadlines voldoen.

• Communicatie: misschien wel een van de meest uitdagende maar cruciale elementen om een succesvol virtueel team te leiden, is duidelijke en effectieve communicatie. Persoonlijke interacties zullen waarschijnlijk zeldzaam zijn, dus geef prioriteit aan effectieve communicatie op de werkplek om ervoor te zorgen dat je teamleden zich gehoord, gezien en ondersteund voelen.

• Samenwerking: naast een op teamwerk gerichte mindset, moet je je team ook de juiste tools bieden om de samenwerking op de werkplekte verbeteren. Gedeelde documenten, berichtentools en gezamenlijke werkbeheertools zijn belangrijke onderdelen om een virtueel team te laten werken.

Houd deze belangrijke elementen in gedachten wanneer je je team op afstand beheert, maar weet ook dat er extra factoren zijn die de basis leggen voor een succesvol virtueel team. Hier is een overzicht van onze favoriete tips om een zeer collaboratief en goed presterend team op afstand aan te nemen en te leiden.

1. Werf het juiste team aan

Werving op afstand opent een hele nieuwe wereld van kansen en uitdagingen. Je bent niet langer beperkt tot het vinden van mensen in je omgeving en kunt mensen aannemen uit een veel grotere talentenpool. Geografisch verspreide teams moeten echter op meer dan alleen talent vertrouwen. Teamleden moeten uitstekende communicatieve vaardigheden tonen en zelfvoorzienend, resultaatgericht en in staat zijn om zichzelf gemotiveerd te houden in een geïsoleerde omgeving.

De mythe dat virtuele teams minder productief zijn dan traditionele teams werd ontkracht tijdens de pandemie. 75% van de mensen meldde zelfs dat ze net zo productief of productiever waren als ze thuiswerkten. 

Om de juiste mensen voor uw virtuele team te vinden, stel je tijdens het sollicitatiegesprek specifieke vragen over hun werkethiek om een beter gevoel te krijgen of ze goed zullen werken in een wereld op afstand. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Waarom werk je het liefst thuis?

• Wat heb je nodig in je fysieke werkruimte om productief te zijn?

• Hoe blijf je gefocust op je taken?

• Hoe schakel je aan het eind van de dag uit van je werk?

Je moet ook rekening houden met de grootte van je team. Denk aan teamsporten - in de meeste sporten bestaan teams uit vijf tot twaalf spelers op het veld. Zodra je meer teamleden toevoegt (op het werk of in de sport), loop je het risico dat individuen het gevoel hebben dat hun bijdrage aan een project niet meer zo belangrijk is. Dit effect wordt social loafing genoemd en het is een goede reden om teams uit ongeveer 10 leden of minder te houden.

2. Creëer een inclusieve onboarding

Het onboarden van virtuele teamleden is een heel ander spel dan het onboarden van mensen in een kantooromgeving. Je zult kansen moeten creëren voor nieuwe leden om hun teamgenoten te leren kennen, want ze zullen elkaar niet zomaar in de gang tegenkomen.

Hier zijn een paar ideeën om een meer gedenkwaardige, inclusieve onboarding te creëren voor je externe medewerkers:

• Stuur een welkomstpakket: om het nieuwe lid zich welkom te laten voelen en enthousiasme op te bouwen om lid te worden van uw bedrijf, kunt u overwegen om een welkomstpakket per post te sturen. Of het nu gaat om een mok met het bedrijfslogo, een cadeaubon voor koffie of een stel merkartikelen - nieuwe medewerkers zullen het gebaar waarderen.

• Bereid ze voor: zorg ervoor dat je nieuwe teamlid niet alleen cadeaus stuurt, maar ook is uitgerust met alles wat hij of zij nodig heeft voor zijn of haar startdatum. Of het nu gaat om een laptop, hun nieuwe inloggegevens of een telefoon, stel ze op tijd in zodat ze meteen aan de slag kunnen.

• Koppel ze aan een mentor: een mentorschapsprogramma is een andere manier om ervoor te zorgen dat je nieuwe teamlid zich welkom voelt. Mentoren kunnen allerlei vragen beantwoorden die nieuwe medewerkers misschien niet aan hun manager stellen en zijn een geweldige strategie om het oplichterssyndroom te minimaliseren. 

Volgens ons onderzoek meldden bijna acht van de tien nieuwe medewerkers dat ze een gevoel van twijfel ervoeren in verband met hun prestaties op het werk in 2020. Het hebben van een aangewezen persoon om mee te chatten en contact op te nemen voor vragen kan het vertrouwen van een nieuw lid tijdens de eerste paar maanden van het werk vergroten. Mentoren kunnen ook als gids fungeren als het gaat om het begrijpen van de bedrijfscultuur.

3. Bouw een sterke bedrijfscultuur op.

Organisatiecultuur bestaat uit je bedrijfsdoelen, bedrijfswaarden, mensen en contactpunten van mensen. Een sterke bedrijfscultuur stelt je in staat om teamgerichte praktijken op te bouwen, wrijving tussen teamleden te verminderen, een inclusieve werkplek te garanderen en alles wat je doet terug te koppelen aan de missie van je bedrijf. Door gemeenschappelijke doelen te definiëren en een duidelijke visie te delen, voed je effectief de bedrijfsresultaten en de gezondheid van je organisatie.

Recente studies tonen aan dat ondanks een toenemend aantal teams die thuis werken tijdens de pandemie, de bedrijfscultuur een belangrijke factor blijft in het al dan niet solliciteren naar de baan. In feite meldde 86% dat bedrijfscultuur een enigszins tot zeer belangrijke factor is bij hun beslissing.

Een sterke bedrijfscultuur is voelbaar in je team, maar komt ook tot uiting in het werk dat ze leveren en in de manier waarop je organisatie van buitenaf wordt bekeken. Potentiële kandidaten zullen je sociale media, vacaturesites en de informatie op je website bekijken om een idee te krijgen van je bedrijfscultuur. Als je momenteel mensen werft, zorg er dan voor dat deze kanalen de cultuur weerspiegelen die je hebt gecreëerd!

4. Definieer werkprocessen duidelijk

Als onderdeel van je onboardingproces (of overgang naar een bedrijf op afstand), moet je processen duidelijk definiëren. Werken vanuit huis geeft je teamgenoten vrijheid die ze waarschijnlijk niet zullen ervaren in een kantooromgeving. Hoewel die vrijheid geweldig is en een deel van de reden waarom je team op afstand werkt, kan het gebrek aan persoonlijke interactie ook misverstanden en miscommunicatie veroorzaken.

Er zijn verschillende gebieden waar werkprocessen en regels duidelijk moeten worden vastgelegd. Aangezien 44% van de thuiswerkers het bijvoorbeeld niet nodig vindt om zich voor een videogesprek netjes aan te kleden, wil je misschien een bepaalde zakelijke etiquette instellen voor online vergaderingen. 

Om miscommunicatie en verloren gesprekken in de kiem te smoren, kan je een communicatieplan gebruiken om duidelijk te definiëren welke kanalen je moet gebruiken voor welk soort communicatie. Slack is geweldig voor snelle check-ins of privégesprekken, maar projectspecifieke vragen worden waarschijnlijk beter gecommuniceerd in een gedeeld document of software.

Volgens de Anatomie van werkindex uit 2021 wordt 60% van de tijd besteed aan werk over werk (bijv. communicatie over werk, zoeken naar informatie, schakelen tussen apps, enz.). Al die tijd die wordt besteed aan handmatige, dubbele taken in plaats van geschoold werk kan de prestaties van je team negatief beïnvloeden. Door werkprocessen duidelijk te definiëren, kan je de hoeveelheid werk over werk waarmee je team te maken heeft, minimaliseren. 

5. Effectief communiceren

We hebben allemaal gehoord van de magie van overcommunicatie. Hoewel het geweldig is om er altijd voor te zorgen dat iedereen weet wat er aan de hand is, kan het ook vermoeiend zijn. In plaats van te veel te communiceren, moet je je concentreren op effectieve communicatie. 

Vraag jezelf af of het nodig is om feedback te geven over iets of dat je de verantwoordelijke persoon kunt vertrouwen om ermee om te gaan zonder jouw input. Overweeg of het bijwonen van een vergadering jou en de andere aanwezigen ten goede zal komen of dat je de aantekeningen achteraf gewoon kunt doorlezen. En het allerbelangrijkste: zorg er altijd voor dat de waarde die je aan een project toevoegt opweegt tegen de andere waarde die je met je tijd zou kunnen bieden. 

Wanneer je input of aanwezigheid wordt gevraagd, kan je effectief communiceren door:

• Om ter zake te komen. Geef feedback liefdevol maar recht voor z'n raap. Leid altijd met de veronderstelling dat iedereen in je team zijn best doet. Wanneer iets niet aan je verwachtingen of de normen van het project voldoet, geef dan duidelijke en constructieve feedback, zodat ze weten hoe ze hun werk kunnen verbeteren.

• Alleen relevante teamleden op de hoogte houden. Als Ray van IT je niet kan helpen bij het oplossen van je probleem, draag dan niet bij aan zijn toch al overvolle inbox.

• Datums opgeven. Zorg ervoor dat elke taak of elk project een bijbehorende datum heeft om te voorkomen dat je vast komt te zitten in een vervolglus.

• Agenda's verzenden. Vergaderingen zijn veel efficiënter en leuker als er een agenda is om te volgen. Het stelt je teamleden in staat te begrijpen wat er zal worden behandeld en hoe lang de vergadering zal duren. Om aan de slag te gaan kan je ons vergaderagendasjabloon uitproberen.

Het gebrek aan visuele signalen en lichaamstaal waarmee virtuele teams te maken hebben valt niet te onderschatten. Maak regelmatig contact met je teamgenoten om ervoor te zorgen dat iedereen zich deel van het team voelt en misverstanden kunnen worden vermeden.

6. Verbind met je teamleden

Je hebt misschien geen kantoorruimte waar je fysiek bij elkaar kunt komen, maar je kunt nog steeds virtuele vergaderingen houden om met elkaar in contact te komen. Regelmatige een-op-een-vergaderingen, virtuele koffiepauzes en happy hours helpen je team om te gaan met elk virtueel isolement.

Je hoeft die persoonlijke interacties niet te beperken tot leuke telefoontjes. Maak tijd voor informele gesprekken aan het begin van een vergadering, net zoals je dat op kantoor zou doen. Vijf minuten chatten over weekendplannen, de voetbalwedstrijd van je kind of de eerste keer dat je hond bij de trimmer is, zal je helpen op een persoonlijk niveau contact te maken met je team en een warme en zorgende werkomgeving te creëren.

Teambuildingspelletjes zijn een andere geweldige manier om je hele team betrokken te houden. Of het nu gaat om een snelle ijsbreker aan het begin van een videoconferentie, een maandelijkse trivia-avond of een door het bedrijf betaalde persoonlijke workshop - het zijn de kleine persoonlijke uitwisselingen en kansen om het team te binden die het gebrek aan persoonlijke interactie op dagelijkse basis goedmaken.

7. Motiveer je virtuele team

Idealiter bestaat je virtuele team uit mensen die er goed in zijn om zichzelf verantwoordelijk en gemotiveerd te houden. Zelfs het meest zelfvoorzienende teamlid heeft echter af en toe aanmoediging nodig. 

Om je virtuele team betrokken en gemotiveerd te houden, moet je ze een doel geven. Je team zal zich veel meer verbonden voelen met het project en de organisatie wanneer ze bekend zijn met de missie van je bedrijf. Ze zullen ook kansen voor groei nodig hebben en het gevoel hebben dat ze voortgang boeken in hun carrière. 

Vier verjaardagen, werkjubilea en belangrijke mijlpalen om je team te laten weten dat je hen en hun werk waardeert. Creëer kansen voor teamgenoten om elkaar te waarderen met kleine cadeautjes of krijg shoutouts van hun manager om het vertrouwen te vergroten. Al deze dingen kunnen bijdragen aan de tevredenheid van je team en hun prestaties beïnvloeden.

8. Houd rekening met tijdzones

Het is geweldig om je team samen te brengen voor projecten, videogesprekken en virtuele happy hours, maar houd rekening met waar je externe teamleden zich bevinden. Als je teamleden in verschillende tijdzones hebt, zoek dan uit wat de beste tijd is om contact te maken.

Hoewel teams op afstand een stuk flexibeler zijn, kan je je team nog steeds kern-werktijden geven (bijv. van 11.00 tot 15.00 uur). Tijdens die kernwerkuren zou iedereen online en beschikbaar moeten zijn voor hun teamgenoten (behalve tijdens hun lunchpauze). Studies tonen aan dat 74% van de werknemers gelooft dat het concept van kernuren teams op afstand helpt.

Plan geen vergaderingen voordat ieders belangrijkste werkuren zijn begonnen of nadat ze voorbij zijn om wrijving tussen teamgenoten te minimaliseren. Idealiter hoeft niemand extra vroeg op te staan of laat op te blijven als er betere momenten gedurende de dag zijn om contact te maken. Als je rekening houdt met ieders werkschema, laat je je team zien dat je hun tijd waardeert en stel je ze in staat een gezonde balans tussen werk en privé te hebben.

Dit kan vooral een uitdaging worden met wereldwijde  teams. Bij Asana doen we ons best om iedereen zich betrokken te laten voelen door roterende terugkerende vergaderingen te plannen. Als het hele team bijvoorbeeld eenmaal per week bijeenkomt, wisselen we om de paar weken tussen 's ochtends in de VS en' s middags in de VS. Hierdoor kunnen  teamleden in Europa een week deelnemen, terwijl de APAC-teamleden de opgenomen vergadering in hun eigen tijd kunnen bekijken en vice versa. 

Uiteindelijk is het belangrijk dat je je best doet om een vergaderroutine te vinden die voor je team werkt. Je zou zelfs een wekelijkse vergadervrije dag kunnen overwegen om je team een pauze te geven van het werken rond gesprekken en een kans voor heads-down-tijd zonder onderbrekingen.

9. Gebruik tools voor werk op afstand

Als je je team niet de tools biedt die ze nodig hebben om effectief te communiceren en samen te werken, heeft je virtuele team geen kans van slagen. In een snelle wereld volstaat het niet om documenten via e-mail te verzenden. Profiteer van interactieve platforms en software zoals Google docs of Asana die zijn ontworpen met het oog op virtuele teamsamenwerking.

10. Organiseer persoonlijke ontmoetingen

Tot slot, onderschat het belang van persoonlijke ontmoetingen niet. Probeer indien mogelijk je team regelmatig samen te brengen voor persoonlijke evenementen. Als je teamgenoten zich allemaal in de buurt bevinden, kan dit elke week of één keer per maand mogelijk zijn. Als je team verspreid is over verschillende staten, landen en tijdzones, kun je lokale meetups aanbieden voor kleinere groepen of iedereen samenbrengen voor een groter evenement (bijvoorbeeld een zomerse meet-up, vakantiefeest of ander bedrijfsevenement).

Hoewel het kostbaar en tijdrovend kan zijn om je team persoonlijk samen te brengen, kan ten minste één persoonlijk evenement per jaar wonderen doen voor je team. Persoonlijk samenkomen kan vertrouwen opbouwen, de relaties tussen teamgenoten versterken en de betrokkenheid van het team vergroten.

Voordelen en uitdagingen van virtuele teams

Virtuele teams stellen organisaties in staat om hun wervingsinspanningen te spreiden en de beste kandidaten te vinden uit een grote talentenpool. Omdat teamleden echter geen kantoorruimte delen, zijn er een aantal uitdagingen die zich kunnen voordoen met virtuele teams.

Maar met het juiste management en een positieve mindset kunnen leiders de uitdagingen van het werken met een virtueel team omzetten in kansen. 

Voordeel: je team is flexibeler

Een van de grootste voordelen van virtuele teams is de flexibiliteit die thuiswerken met zich meebrengt. Tenzij je team veel videovergaderingen houdt, kunnen ze voorkomen dat ze professionele kleding aantrekken en kunnen ze genieten van het werken in een joggingbroek en een comfortabel shirt.

Je team is ook flexibeler als het gaat om het maken van hun eigen werkschema's. Ze kunnen vroeg opstaan en hun werk wegwerkenn voordat hun kinderen thuiskomen van school of laat op de avond werken als dat hun meest productieve tijd van de dag is. 

Je team kan vanuit de keuken werken, naar een café gaan of andere thuiswerkers ontmoeten in een gemeenschappelijke ruimte. Misschien krijgen ze zelfs de kans om naar hun droomstad te verhuizen. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Nadelen: Woningen worden kantoren

Hoewel sommige van je teamgenoten misschien genieten van de mogelijkheid om hun dag te beginnen met het beantwoorden van e-mails vanuit bed, kan het ook een uitdaging zijn om thuis te werken. Naast het isolement dat je team kan ondervinden zonder teamgenoten in de buurt, kunnen sommigen ook een hoger niveau van afleiding ervaren in hun eigen huis. 

De vuile afwas in de gootsteen, de kat die over het toetsenbord blijft lopen, het kind dat thuiskomt van school en meteen moet lunchen: al deze factoren kunnen thuiswerken tot een uitdaging maken. Wanneer er geen kantoorruimte is om naartoe te vluchten, kunnen deze voor sommige teamgenoten moeilijk te beheren zijn.

Houd er rekening mee dat niet iedereen de luxe heeft van een aparte kamer in zijn huis die als kantoorruimte kan fungeren. Aan het eind van de dag de stekker uit het stopcontact halen kan een worsteling zijn voor virtuele teams, vooral als hun werkruimte in botsing komt met hun leefruimte. 

Pro: Je bespaart tijd en geld

De tijd die je team bespaart door niet elke dag naar kantoor te pendelen, kan worden besteed aan hun familie en vrienden, hobby's beoefenen en opladen na het werk. 

Het ontbreken van een kantoorruimte bespaart je bedrijf ook geld. Je organisatie hoeft niet langer te betalen voor een kantoorruimte of te zorgen voor parkeer- of woon-werkvergoedingen voor teamleden.

Nadelen: Je zult in verschillende tijdzones moeten werken

In een geografisch verspreid team kunnen je teamgenoten zich overal bevinden. Communicatie- en samenwerkingsproblemen kunnen optreden wanneer je niet op de hoogte bent van de verschillende tijdzones en werkschema 's van je teamgenoten.

Als je virtuele teamcommunicatie niet met intentie benadert, kunnen misverstanden projecten en de dagelijkse gang van zaken bemoeilijken. Zorg ervoor dat je duidelijke aanwijzingen geeft en dat je een tool gebruikt die iedereen verbonden en op één lijn houdt over je projecten heen.

Geef prioriteit aan communicatie en samenwerking

Of je nu een virtueel of een traditioneel team leidt, richt je op duidelijke communicatie, leef je in en geef het goede voorbeeld bij het bevorderen van een gezonde werkomgeving.

Onderschat nooit de positieve impact die de juiste werksoftware op je virtuele team kan hebben. Profiteer van onze Asana-sjablonen om processen bij te houden, vergaderagenda 's te delen en gemakkelijk samen te werken met je team, zodat je nooit een deadline mist.