5 stappen voor het maken van een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden (met sjabloon)

Belanghebbenden raken vaak betrokken bij projecten om financiële of strategische redenen. Afhankelijk van hun motivaties zal hun niveau van interesse in en invloed op je project variëren. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je je communicatiestijl kunt aanpassen op basis van de behoeften van belanghebbenden om prioriteit te geven aan degenen die de grootste impact hebben.

Een Betrokkenheid belanghebbenden-plansjabloon helpt je om te schetsen wie je belanghebbenden zijn, hun invloed en belangenniveaus, en je communicatiestrategie. Je team kan dit sjabloon gebruiken om aan de behoeften van belanghebbenden te voldoen en te voorkomen dat communicatiebarrières de projectworkflow verstoren. Lees verder om te leren hoe een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden je kan helpen je relaties met klanten, investeerders en leidinggevenden te beheren.

Wat is een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden?

Een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden (SEP) documenteert hoe betrokken en invloedrijk de belanghebbenden van je project zijn. Het schetst ook je communicatieplan voor belanghebbenden, inclusief wanneer je contact opneemt met elke belanghebbende, welk platform je zult gebruiken en hoeveel informatie je zult leveren.

Belanghebbenden kunnen individuen zijn binnen je team of externe partijen die worden beïnvloed door je werk.

• Interne belanghebbenden kunnen projectmanagers, operationele teams, afdelingshoofden en bestuursleden zijn.

• Externe belanghebbenden kunnen klanten, investeerders, leveranciers, bedrijfspartners of aandeelhouders zijn.

Omdat communicatie met belanghebbenden al aan het begin van een project begint, maak je je Betrokkenheidplan tijdens de projectplanningsfase. Zodra je een idee voor een project hebt, identificeer je wie je belanghebbenden zijn en hoe betrokken ze moeten (of willen) zijn. Naarmate het project vordert, kun je je SEP aanpassen aan hun behoeften.

Een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden gebruiken

Een Betrokkenheidplan voor belanghebbenden mag je team er niet toe aanzetten om naar sommige belanghebbenden te luisteren en anderen te negeren. Wat het zou moeten doen, is je door het projectplanningsproces leiden en je helpen communiceren met degenen die dat het meest wensen. 

Voor sommige belanghebbenden is buy-in en voorlichting belangrijk. Anderen hebben liever passief toegang tot materiaal in hun eigen tijd. Wanneer je je SEP maakt, scheid je belanghebbenden in categorieën, zodat je met hen kunt communiceren op de manier die het meest voordelig is op basis van hun invloed en belangenniveaus. 

Een voordeel van een SEP is het collaboratieve karakter. Wanneer je je SEP integreert in werkbeheersoftware, kan je team het document naar behoefte bijwerken en verantwoordelijkheid toewijzen aan verschillende secties. Dit geeft je ook de vrijheid om het plan te delen tussen projecten en mensen.

Wat op te nemen in een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden

Betrokkenheid van belanghebbenden verschilt op basis van de prioriteiten van het team en de belanghebbenden.

De belangrijkste componenten van een SEP zijn:

• Naam belanghebbende: identificeer wie je belanghebbende is.

• Interesseniveau: geef belanghebbenden labels op basis van het niveau van interesse of betrokkenheid dat ze in het project hebben. Bekijk hieronder de vijf niveaus van Betrokkenheid van belanghebbenden.

• Invloedsniveau: geef belanghebbenden beoordelingslabels van zeer hoog tot zeer laag op basis van hoeveel invloed ze op het project hebben. 

• Communicatiefrequentie: bepaal hoe vaak je met deze belanghebbende zult communiceren.

• Communicatie kanaalbenadering: identificeer welke communicatietool je zult gebruiken om met deze belanghebbende te communiceren.

• Type informatie: identificeer het type informatie dat je aan deze belanghebbende levert wanneer je communiceert.

Het doel van het maken van je plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden is om de doelen of motieven van de belanghebbenden te identificeren, evenals de communicatiemethoden die je met hen zult gebruiken.

5 stappen om een SEP te maken

Om een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden te maken dat je helpt om met belanghebbenden samen te werken op een manier die ze kunnen waarderen, moet je eerst begrijpen wat hun behoeften zijn en hoe ze je project beïnvloeden. Gebruik de onderstaande stappen om aan de slag te gaan.

1. Identificeer je belanghebbenden

Sommige belanghebbenden zullen vanaf het begin meer betrokken zijn bij je project. Betrokkenheid komt vaak voort uit hun motieven.

Een interne leidinggevende die toezicht houdt op het project kan bijvoorbeeld meer betrokken zijn omdat zijn of haar baan ervan afhangt. Betrokkenheid van een externe partner met een kleine financiële inzet is mogelijk minder en wil misschien niet elk detail van wat er gaande is. 

De vijf niveaus van betrokkenheid van belanghebbenden

• Leidend: Een leidende belanghebbende is zich bewust van de impact van het project en is actief betrokken.

• Ondersteunend: Een ondersteunende belanghebbende is zich bewust van de impact van het project en ondersteunt het project.

• Neutraal: Een neutrale belanghebbende is zich bewust van de impact van het project, maar verzet zich niet tegen het project en ondersteunt het ook niet.

• Weerstand: een weerstand biedende belanghebbende is zich bewust van de impact van het project, maar verzet zich tegen verandering.

• Onbewust: een onbewuste belanghebbende weet niets van het project of de impact ervan.

Zodra je het betrokkenheidsniveau van je belanghebbenden kent, identificeer je hun invloed op het project. Het Project Management Institute definieert invloed als hoeveel macht een stakeholder over een project heeft. Wanneer een belanghebbende veel invloed heeft, kan hij belangrijke projectbeslissingen beheersen en ervoor zorgen dat anderen actie ondernemen.

De schaal van invloed van belanghebbenden

• Zeer hoog: een belanghebbende met zeer hoge invloed heeft een aanzienlijke mate van controle over belangrijke projectbeslissingen.

• Hoog: een belanghebbende met een hoge invloed kan ervoor zorgen dat anderen actie ondernemen.

• Gemiddeld: Een belanghebbende met gemiddelde invloed maakt vaak deel uit van het besluitvormingsproces.

• Laag: een belanghebbende met weinig invloed kan meningen geven over beslissingen en zijn zorgen uiten, maar je houdt misschien niet altijd rekening met zijn ideeën. 

• Zeer laag: een belanghebbende met zeer weinig invloed kan zich bezighouden met het project wanneer hij dat wil, maar hij heeft geen controle over beslissingen.

2. Breng belanghebbenden in kaart op het invloed/belang-raster

Nu je de invloed en het belang van je belanghebbenden kent, breng je elke belanghebbende in kaart op het invloed/belang-raster. Dit is niet iets dat je met je belanghebbenden wilt delen, maar het kan je helpen bepalen wat je communicatiestijl en -frequentie voor elk individu zou moeten zijn.

De vier belangrijkste groepen belanghebbenden zijn:

• Groot belang en grote invloed. Dit zijn je belanghebbenden uit je categorie 'leidend' of 'ondersteunend'. Zij zijn je belangrijkste spelers en de belangrijkste op je lijst met belanghebbenden. Zorg ervoor dat je regelmatig contact opneemt met deze belanghebbenden en hen grondig informeert over het project. Dit zijn de belanghebbenden die het belangrijkst zijn om aan boord te hebben.

• Groot belang en geringe invloed. Deze belanghebbenden komen waarschijnlijk ook uit je categorieën 'leidinggeven' of 'ondersteunen'. Hoewel ze niet zoveel invloed hebben, moeten ze nog steeds op de hoogte worden gehouden van alle belangrijke communicatie en worden aangemoedigd om op andere manieren deel te nemen, afhankelijk van de situatie. Wanneer je een pojectbeheertool gebruikt, kun je belanghebbenden met een hoge interesse op de hoogte houden zonder extra inzet.

• Grote invloed en gering belang. Deze belanghebbenden kunnen afkomstig zijn uit je 'neutrale' of 'resistente' categorieën, en voorlichting is cruciaal om ze aan boord te houden. Ze kunnen resistenter worden als ze verrast worden door een projectwijziging, dus zorg ervoor dat ze toegang hebben tot informatie wanneer dat nodig is en informeer ze over werk dat van invloed kan zijn op hun projectworkflows.

• Geringe invloed en gering belang. Dit zijn belanghebbenden uit je 'onwetende' categorie. Je hoeft niet vaak contact met deze mensen op te nemen, maar je moet je Pojectbeheertool gebruiken om maandelijkse updates te verzenden. Op die manier kun je belangrijke projectdetails verstrekken en weten ze dat ze de mogelijkheid hebben om meer betrokken te raken.

3. Bouw een communicatieplan

Het in kaart brengen van belanghebbenden biedt je wat richtlijnen over hoe je met belanghebbenden kunt communiceren op basis van hun mate van invloed en belang. Met behulp van deze rasterpunten is je volgende stap het maken van een aangepast communicatieplan. 

Een communicatieplan is van cruciaal belang omdat het informeert hoe je je belanghebbenden gaat opleiden en bijwerken. Ongeacht in welk kwadrant ze vallen, zorg ervoor dat belanghebbenden toegang hebben tot relevante projectinformatie. De beste manier om dit te doen is door al je projectinformatie op één plaats te bewaren, zoals een Pojectbeheertool. Belanghebbenden die realtime inzichten in de projectstatus nodig hebben of een overzicht in vogelvlucht van de algehele projecttijdlijn willen krijgen, kunnen deze tool gebruiken om zichzelf op de hoogte te houden. 

Er zijn twee stappen voor het maken van een communicatieplan: 

1. Identificeer je verschillende communicatiekanalen. Welke communicatiekanalen gebruikt je team regelmatig? Waar is elk communicatiekanaal voor? 

2. Bepaal welk type communicatie elk belanghebbendenkwadrant nodig heeft. Communicatie is niet one-size-fits-all. Zoek uit hoe je gaat communiceren en belanghebbenden gaat opleiden tijdens de levenscyclus van het project. 

Belanghebbenden die bijvoorbeeld veel belang en invloed hebben in het project, willen misschien wekelijkse communicatie. Je kunt dit doen door je projectstatusupdates te delen via je werkbeheertool.

Zodra je je communicatieplan hebt gemaakt, deel je het met je projectteam. Als je je communicatieplan wijzigt, zorg er dan voor dat je het bijwerkt en deze wijzigingen communiceert. Op die manier hebben teamleden altijd toegang tot de meest actuele informatie.

4. Gebruik feedback om het plan indien nodig te herzien

Belanghebbenden veranderen vaak van gedrag in de loop van een project, dus onthoud dat de punten die je op het interesse-/invloedraster hebt uitgezet niet in steen gebeiteld zijn. 

Je kunt je plan niet alleen herzien op basis van gedragsveranderingen die je waarneemt, maar je kunt je plan ook delen met belanghebbenden en om hun feedback vragen. De beste manier om feedback van belanghebbenden te krijgen is door duidelijk te zijn over wat je vraagt. 

Geef belanghebbenden bijvoorbeeld je communicatieplan en vraag hen: "Werkt dit communicatieplan voor jou? Zijn er dingen die je zou willen veranderen?"

Andere tips om feedback te krijgen:

• Vraag om schriftelijke feedback of geef een formele enquête met gedetailleerde vragen over je Betrokkenheidsproces

• Vraag je interne team wat ze vinden van het Betrokkenheidsplan

• Communiceer alle wijzigingen die je aanbrengt in het Betrokkenheidsplan met belanghebbenden en teamleden

• Vraag om feedback in een videogesprek als dit gemakkelijker en handiger is voor de belanghebbende 

Sjabloon voor een Betrokkenheidsplan voor belanghebbenden

Hieronder vind je een ingevuld voorbeeld van een Betrokkenheid belanghebbenden-sjabloon met een gedeelte om je belanghebbenden op te sommen, hun niveau van belangstelling en invloed te beoordelen en hun communicatieplan te schetsen.

Download hieronder ons gratis SEP-sjabloon om een goed geplande Betrokkenheidstrategie voor je volgende project te bouwen.

Wat zijn de voordelen van een plan voor Betrokkenheid van belanghebbenden?

Een sterk plan voor de betrokkenheid van belanghebbenden helpt je team om belanghebbenden te informeren en op te leiden. Andere voordelen van een SEP zijn:

• Beheert verwachtingen: zorgt ervoor dat belanghebbenden het traject van het project kennen en weten wat ze kunnen verwachten tijdens elke projectfase.

• Vermindert projectrisico's: voorkomt dat belanghebbenden grote veranderingen aanbrengen die het succes van het project in gevaar brengen.

• Bouwt vertrouwen op: creëert sterkere relaties tussen teamleden en belanghebbenden.

• Verbetert de besluitvorming: maakt het gemakkelijker om te anticiperen op de behoeften en wensen van belanghebbenden om de volgende stappen te bepalen.

• Bevordert synergie: wanneer teams communiceren, kunnen ze effectiever samenwerken en creëren. 

Stroomlijn de planning van belanghebbenden met Asana

Betrokkenheid van belanghebbenden is cruciaal voor het succes van elk project. Wanneer je je communicatie afstemt op de behoeften en wensen van elke belanghebbende, zullen de resultaten van onschatbare waarde zijn. 

Asana geeft je de veelzijdigheid om je Betrokkenheidstrategie te plannen, je plan met anderen te delen en dat plan samen met je project in actie te brengen. Breng al je initiatieven in kaart op één plaats, van marketingcampagnes tot projecten en klantrelaties.