Onderliggende oorzaakanalyse: graven om effectieve oplossingen te vinden (met voorbeelden)

'Laten we het probleem bij de wortel aanpakken' is een uitdrukking die mensen vaak gebruiken wanneer ze op zoek zijn naar oplossingen. Dit idioom kan worden gevisualiseerd in de vorm van boomwortels onder het oppervlak. Boomwortels zijn niet zichtbaar, maar hun groei is duidelijk boven de grond. Soms is deze groei positief en resulteert het in een mooie boom, en soms is het negatief, met schade aan trottoirs en funderingen. 

Je begrijpt in eerste instantie misschien niet waarom sommige problemen zich voordoen, daarom is het begrijpen van de hoofdoorzaak zo belangrijk. Het uitvoeren van een RCA met behulp van tools zoals het visgraatdiagram en de vijf-waarom-methode kan complexe problemen verduidelijken, wat leidt tot effectieve en duurzame oplossingen. In dit artikel bespreken we hoe je een analyse van de hoofdoorzaak uitvoert en geven we probleemoplossende strategieën voor procesverbetering. 

Wat is een analyse van de hoofdoorzaak?

Een analyse van de oorzaak (RCA) omvat het vinden van de hoofdoorzaken van een probleem om oplossingen te identificeren en te implementeren. RCA behandelt de onderliggende oorzaken van een probleem in plaats van de oppervlakkige symptomen van het probleem zelf. 

Als je bedrijf bijvoorbeeld een laag retentiepercentage heeft, is het aannemen van meer teamleden een snelle oplossing. Maar met RCA kun je in plaats daarvan ontdekken waarom teamleden niet bij het bedrijf blijven, zodat je het behoud op lange termijn kunt vergroten. Onderliggende oorzaken van een laag retentiepercentage kunnen zijn:

• Gebrek aan professionele ontwikkelingsmogelijkheden

• Slechte secundaire arbeidsvoorwaarden voor teamleden

• Laag loon in vergelijking met marktbereik

• Laag teammoraal

Nadat je de mogelijke hoofdoorzaken hebt overwogen, kun je onderzoek gebruiken om een of meerdere hoofdoorzaken te bepalen. Zodra je die onderliggende oorzaken begrijpt, is het gemakkelijk om een oplossing te implementeren. RCA pakt problemen systematisch aan in plaats van een pleister op de problemen te plakken en het risico te nemen dat het probleem zich opnieuw voordoet. 

Belangrijkste principes van RCA

Analyse van de hoofdoorzaak kan terugkerende projectproblemen of grotere knelpunten binnen bedrijfsprocessen oplossen. Als je de unieke voordelen van deze methode wilt benutten, houd dan deze belangrijkste principes van RCA in gedachten:

• In plaats van de symptomen van een probleem te corrigeren, concentreer je je op de hoofdoorzaken.

• Focus minder op wie het probleem heeft veroorzaakt en meer op hoe en waarom het probleem is ontstaan.

• Zoek oorzaak-gevolg-bewijs om de hoofdoorzaken die je hebt geïdentificeerd te ondersteunen.

• Ontwikkel een informatief actieplan om je oplossingen te ondersteunen.

• Bedenk hoe je kunt voorkomen dat onderliggende oorzaken zich in de toekomst opnieuw voordoen.

Vergeet niet dat je meerdere hoofdoorzaken voor een probleem kunt hebben, en het is niet ongebruikelijk dat dit gebeurt. Eindig met de onderliggende oorzaken waarvan je denkt dat ze het meest nauwkeurig zijn en wees bereid om ze aan te pakken met sterke oplossingen. 

Een analyse van de hoofdoorzaak uitvoeren

Er zijn verschillende strategieën die je kunt gebruiken om de hoofdoorzaken in RCA te identificeren. Gebruik de onderstaande stappen om je team door het RCA-proces te leiden. 

1. Definieer het probleem

Je hebt een duidelijk omschreven probleem nodig om een analyse van de oorzaak uit te voeren. Als je meerdere problemen hebt die je wilt oplossen, kun je het beste met één beginnen en meerdere RCA's uitvoeren om oplossingen voor elk te vinden. Door één probleem tegelijk aan te pakken, heb je een betere kans om de oorzaak van elk probleem te vinden en het snel aan te pakken.

Het definiëren van je probleem houdt ook in dat iedereen op dezelfde lijn zit. Je wilt bijvoorbeeld een RCA uitvoeren omdat je denkt dat je team lijdt aan een lage productiviteit. Maar als je team niet het gevoel heeft dat hun productiviteit laag is, dan kun je niet verder gaan. Omdat productiviteit subjectief is, moet je je probleem mogelijk op een meer meetbare manier definiëren en doorgaan naar stap twee, waar je bewijs gebruikt om meer over het probleem te weten te komen. 

2. Gegevens verzamelen

Je moet nu bewijs verzamelen om het idee te ondersteunen dat het probleem bestaat. Je kunt ook bedrijfsonderzoek gebruiken om de symptomen van het probleem beter te begrijpen. Vragen die je tijdens deze stap moet stellen zijn:

• Hoelang bestaat het probleem al?

• Wie heeft last van dit probleem?

• Wat is de impact van dit probleem op korte en lange termijn?

• Wat zijn de belangrijkste symptomen van dit probleem?

• Welk bewijs hebben we om het idee te ondersteunen dat er een probleem is?

Zodra je meer weet over hoe dit probleem je bedrijf en teamleden beïnvloedt, kun je brainstormen over mogelijke oorzaken van het probleem. 

3. Identificeer mogelijke onderliggende oorzaken

Het identificeren van mogelijke hoofdoorzaken is het belangrijkste onderdeel van het analyseproces van de hoofdoorzaak. De oorzaken die je in deze stap vindt, zullen je uiteindelijk naar een oplossing en actieplan leiden. Veel voorkomende probleemoplossende strategieën zijn:

• Oorzaak-en-gevolg flow diagram: het gratis onderstaande sjabloon voor analyse van de oorzaak bevat een oorzaak-en-gevolg flow diagram. Dit stroomdiagram splitst het probleem op in symptomen, mogelijke oorzaken en werkelijke oorzaken om een logische oplossing te vinden. 

• 5-waarom-aanpak: je kunt ook de 5-waarom-aanpak gebruiken om tot de hoofdoorzaak van een probleem te komen. In plaats van het probleem op de eerste indruk te nemen, vraag je 'waarom' totdat je een proces of systeem ontdekt dat niet werkt zoals het hoort. Het gebruik van een 5-waarom-sjabloon helpt het proces te structureren, zodat je geen genoegen neemt met het eerste antwoord dat je vindt en lagen van problemen kunt ontdekken die niet meteen opvielen.

4. Bepaal de oorzaak

Om de hoofdoorzaak van je probleem te bepalen, ga je door zoveel mogelijke hoofdoorzaken als je kunt. Zodra je alle mogelijkheden hebt uitgeput, stel je de volgende vragen:

• Zijn er overeenkomsten tussen de onderliggende oorzaken die ik heb geïdentificeerd?

• Zijn er redenen om een van deze mogelijke oorzaken te elimineren?

• Welke hoofdoorzaak lijkt het meest problematisch?

Net als de strategieën die je gebruikte bij het zoeken naar mogelijke onderliggende oorzaken, zijn er strategieën die je kunt gebruiken om tot de werkelijke onderliggende oorzaak te komen. Deze strategieën zijn:

• Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): FMEA is een tool vergelijkbaar met risicoanalyse waarbij je kijkt naar de mogelijke grondoorzaken die je hebt geïdentificeerd en de oorzaken elimineert die later het meest waarschijnlijk tot falen zullen leiden. 

• Impactanalyse: gebruik een impactanalyse om de positieve en negatieve effecten te beoordelen van elke mogelijke onderliggende oorzaak die je hebt geïdentificeerd. Wanneer je deze hypothetische lijst met voor- en nadelen voor elke oorzaak maakt, kun je met meer vertrouwen je lijst inkorten.

Het kan zijn dat je moeite hebt om één enkele oorzaak van je probleem te vinden, en dat is niet erg. Als je denkt dat je probleem meerdere factoren heeft, voel je dan niet onder druk gezet om er slechts één te kiezen om op te lossen. Het is leuk om je actieplan te stroomlijnen, maar soms moet je meerdere plannen maken om een probleem aan te pakken.

5. Implementeer oplossingen

Zodra je zeker bent van de onderliggende oorzaken die je hebt geïdentificeerd, is het tijd om oplossingen voor deze oorzaken te vinden en actie te ondernemen. De oplossingen die je bedenkt, moeten de oorzaak aanpakken, en als gevolg daarvan zullen ze hun weg terug naar boven werken om je oorspronkelijke probleem aan te pakken. 

Als je een gestructureerde manier wilt om elke stap van dit proces bij te houden, helpt een sjabloon voor een corrigerend actieplan je oplossingen te documenteren, verantwoordelijkheden toe te wijzen en de voortgang te volgen totdat het probleem volledig is opgelost.

Stel jezelf deze vragen bij het ontwikkelen van oplossingen:

• Hoe gaan we deze oplossing implementeren als we ervoor kiezen?

• Welke obstakels zullen we tegenkomen bij het implementeren van deze oplossing?

• Hoe lang duurt het om deze oplossing te implementeren?

• Wie zal deze oplossing implementeren?

• Kan het implementeren van deze oplossing tot andere problemen leiden?

Zodra u klaar bent om uw implementatieplan op te stellen, moet u ervoor zorgen dat het wordt gedeeld in een tool die alle belanghebbenden kunnen bekijken. Projectbeheersoftware maakt het voor je team gemakkelijk om samen te werken en deliverables te coördineren als dat nodig is. Het kan enkele weken duren om je plan te implementeren, wat betekent dat sommige van je doelstellingen afhankelijk kunnen worden van andere mijlpalen. Gebruik Gantt-grafieken om projectafhankelijkheden te bekijken en in realtime samen te werken.

Sjabloon en voorbeeld voor analyse van hoofdoorzaak

Een RCA-sjabloon maakt het uitvoeren van een analyse van de hoofdoorzaak eenvoudiger omdat je je probleem en de onderliggende oorzaken ervan kunt visualiseren in de vorm van een stroomdiagram. Net als de wortels van een boom, breidt dit oorzaak-en-gevolg flow diagram zich in verschillende richtingen uit vanuit het oorspronkelijke probleem. 

Als je het onderstaande voorbeeld van de analyse van de hoofdoorzaak volgt, zie je hoe het sjabloon begint met één probleem en vervolgens uiteenvalt in de symptomen die het probleem weergeeft. Vanuit de symptomen helpt het analyse van onderliggende oorzaken-sjabloon je om mogelijke onderliggende oorzaken te bepalen voordat je je vestigt op de werkelijke onderliggende oorzaken en oplossingen vindt. 

In dit voorbeeld ervaart het bedrijf een daling in websiteweergaven. De analyse van de hoofdoorzaak verloopt als volgt:

Probleem:

• Websiteweergaven zijn gedaald

Symptomen:

• Vermindering van merkzichtbaarheid

• Gebrek aan online aankopen

• Lage domeinautoriteit

Mogelijke oorzaken:

• Technische problemen met onze website

• Concurrenten staan hoger in SERP's

• Zwakke CTA's

• Klanten vinden ons product niet leuk

• Klanten kunnen onze website niet vinden om aankopen te doen

• Inhoud van slechte kwaliteit

• Irrelevante backlinks

Werkelijke hoofdoorzaken:

• Gebrek aan SEO-inhoud

• Website staat niet in de SERP's

• Gebrek aan relevante zoekwoorden

Oplossing:

• Inhoud vernieuwen

Je kunt hieronder een gratis root cause analysis-sjabloon downloaden en gebruiken om mogelijke oorzaken en oplossingen voor problemen die je op het werk ervaart te identificeren. Een RCA-sjabloon kan je helpen bij het aanpakken van onderliggende problemen die in eerste instantie misschien niet duidelijk waren.

Tools en methoden voor oorzaakanalyse

Analyse van de hoofdoorzaak is een hoeksteen in continue verbetering en inzet voor risicobeheer. Het biedt een systematisch proces om de echte hoofdoorzaken van problemen of incidenten te achterhalen. 

Door verder te gaan dan symptomen, stellen tools voor analyse van de hoofdoorzaak RCA-teams in staat om zich te verdiepen in de diepere, onderliggende oorzaken van problemen. Deze diepe duik leidt niet alleen tot tijdelijke oplossingen; het leidt tot effectievere oplossingen op lange termijn - het omzetten van uitdagingen in kansen voor blijvende verbetering.

Pareto-grafieken

Pareto-analyse, gebaseerd op het Pareto-principe (ook bekend als de 80-20-regel), is een besluitvormingstechniek die helpt bij het identificeren van de taken of probleemgebieden met de grootste uitbetalingen. Pareto-analyse is bijzonder effectief wanneer er meerdere oorzaken zijn die tot één effect leiden. Deze methode wordt veel toegepast in verschillende bedrijfs- en organisatiesectoren en helpt bij het prioriteren van acties die de grootste impact hebben.

5 Waaroms

De 5 Waarom-methode is een iteratieve ondervragingsmethode die wordt gebruikt om de oorzaak-gevolgrelaties te analyseren die ten grondslag liggen aan een specifiek probleem. Het gaat om het herhaaldelijk stellen van de vraag 'Waarom?' om lagen van symptomen weg te pellen, wat leidt tot de echte hoofdoorzaak van een probleem. De 5 Waarom-techniek wordt veel gebruikt in lean-methodologieën om problemen op te lossen, kosten te verlagen en de kwaliteit te verbeteren.

Ishikawa-visgraatdiagram

Het visgraatdiagram, ook wel het Ishikawa-diagram genoemd, is een visuele manier om naar oorzaak en gevolg te kijken. Het helpt bij het brainstormen om mogelijke hoofdoorzaken van een probleem te detecteren en wordt gebruikt voor productontwerp en kwaliteitsbeheer. Het Ishikawa-diagram toont het effect of probleem bij de mond van de vis, met mogelijke oorzaken toegevoegd aan de kleinere 'graten'.

Foutenboomanalyse

Foutenboomanalyse is een grafische tool die Booleaanse logica gebruikt - waarbij de antwoorden op elke vraag 'ja' of 'nee' zijn - om de oorzaak van fouten op systeemniveau te bepalen. Het is geschikt voor risicobeoordeling in industrieën zoals farmaceutica, lucht- en ruimtevaart en software-engineering. De tool rangschikt gebeurtenissen in reeksen en gebruikt logische symbolen om afhankelijkheden tussen gebeurtenissen weer te geven.

Foutenmodus en effectieve analyse (FMEA)

FMEA omvat het beoordelen van componenten, subsystemen en assemblages om zwakke schakels in een systeem en hun oorzaken en gevolgen te vinden. Deze methode werd ontwikkeld aan het eind van de jaren 50 en is zowel een kwantitatieve als een kwalitatieve analysemethode die wordt gebruikt bij het ontwerpen van producten, processen of diensten en voor het maken van controleplannen voor nieuwe of gewijzigde processen.

Spreidingsdiagram

Het spreidingsdiagram is een grafische tool die paren van numerieke gegevens uitbeeldt, met één variabele op elke as, om de relatie tussen hen te onderzoeken. Wanneer variabelen gecorreleerd zijn, zullen de punten langs een lijn of curve uitlijnen. Hoe dicht de punten zich rond de lijn clusteren, geeft de sterkte van de correlatie aan. Deze tool voor hoofdoorzaakanalyse wordt beschouwd als een van de zeven basis kwaliteitstools en is essentieel bij het bepalen van de relaties tussen verschillende variabelen in hoofdoorzaakanalyse.

DMAIC-sjabloon

DMAIC, wat staat voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control, is een gestructureerde aanpak die in Six Sigma wordt gebruikt om processen te optimaliseren. Het biedt kwantificeerbaar bewijs van verbeteringen en is een herhaalbare en gemakkelijk te begrijpen methode voor het opsporen van problemen en het ontwikkelen van oplossingen. Dit sjabloon is ideaal voor projectmanagers en RCA-teams.

Checklist voor 8D-rapportsjabloon

Het 8D-rapportsjabloon wordt gebruikt voor gedetailleerde oorzaakanalyse op basis van de acht disciplines van probleemoplossing. Het wordt veel gebruikt in sectoren die worden beïnvloed door feedback van klanten, zoals de automobiel- en gezondheidssector. Het sjabloon helpt het probleem te identificeren en uit te roeien, met de nadruk op het 'ontsnappunt', dat het punt vertegenwoordigt waarop het probleem voor het eerst onopgemerkt bleef.

Analyse van gebeurtenissen en oorzakelijke factoren

Gebeurtenissen en causale factoranalyse identificeert de volgorde van gebeurtenissen en de causale factoren die tot een probleem hebben geleid. Deze analyse richt zich op het begrijpen van de chronologische volgorde van gebeurtenissen en de specifieke omstandigheden of acties die hebben bijgedragen aan het probleem. Een oorzaak-gevolgdiagram is bijzonder nuttig in complexe situaties waarin meerdere factoren samenspelen om een probleem te veroorzaken. 

Veranderingsanalyse

Veranderingsanalyse is een belangrijk onderdeel van effectieve analyse van de oorzaak, met name in kwaliteitsmanagement en inzet voor continue verbetering. Deze methode omvat het onderzoeken en vergelijken van de situatie of het systeem voor en na het optreden van een probleem. 

Door te identificeren wat er is veranderd, kun je causale factoren nauwkeuriger isoleren. Veranderingsanalyse is waardevol in scenario's waarin het probleem naar voren kwam na wijzigingen in processen, materialen, personeel of apparatuur, waardoor de echte hoofdoorzaak van het probleem snel kan worden vastgesteld.

Barrièreanalyse

Barrièreanalyse is een probleemoplossend proces dat de controles en barrières onderzoekt die er waren om een incident te voorkomen en waarom die veiligheidscontroles mislukten. Door de afbraak of afwezigheid van deze barrières te analyseren, kunnen teams die de oorzaakanalyse uitvoeren menselijke fouten, systeemfouten en andere mogelijke oorzaken identificeren. Barrièreanalyse draagt bij aan de ontwikkeling van robuustere systemen en processen, waardoor toekomstige gevallen van soortgelijke problemen worden voorkomen.

Tips voor het uitvoeren van een effectieve analyse van de hoofdoorzaak

Heb je je ooit afgevraagd hoe je niet alleen problemen kunt oplossen, maar ook kunt voorkomen dat ze terugkeren? Analysemethoden voor oorzaken zijn cruciaal. Deze methoden gaan in op de kern van problemen, pakken de onderliggende oorzaken aan en maken de weg vrij voor duurzame verbeteringen. 

Deze aanpak biedt niet alleen een tijdelijke oplossing; het zorgt ervoor dat dezelfde problemen niet opnieuw de kop opsteken, wat leidt tot voortdurende verbeteringen in processen en resultaten.

Stimuleer teamsamenwerking

Het bevorderen van teamsamenwerking kan de effectiviteit van de analyse van de hoofdoorzaak aanzienlijk verbeteren. Diverse perspectieven en expertise dragen bij aan een beter begrip van het probleem en de ontwikkeling van effectieve oplossingen.

Voorbeeld: stel dat een productiebedrijf te maken krijgt met frequente defecten aan apparatuur. Door een cross-functional RCA-team te vormen met leden van engineering, onderhoud en operations, kunnen ze hun inzichten bundelen om de hoofdoorzaak te achterhalen. 

Een engineer kan een ontwerpfout opsporen, terwijl een onderhoudsmedewerker slijtageproblemen kan identificeren en een operator operationele fouten kan benadrukken. Deze collaboratieve aanpak levert een uitgebreide probleemstelling op, wat leidt tot een veelzijdige en effectieve oplossing.

Stel open vragen

Open vragen zijn essentieel bij de analyse van de oorzaak. Het stellen van vragen moedigt een gedetailleerde verkenning van het probleem aan, waardoor teamleden verschillende mogelijkheden kunnen overwegen en dieper in de onderliggende oorzaken kunnen duiken.

Voorbeeld: als er in een zorgomgeving een toename is van heropnames van patiënten, stel dan open vragen zoals "Wat zijn de gemeenschappelijke factoren bij deze heropnames?" of 'Hoe verschillen onze ontslagprocessen voor patiënten die opnieuw worden opgenomen?' kan diepere problemen aan het licht brengen. 

Deze vragen kunnen onthullen dat bepaalde ontslagprocedures niet consistent worden gevolgd, wat de hoofdoorzaak kan zijn van onvoldoende patiëntenvoorlichting bij ontslag.

Vermijd schuld

Een essentieel aspect van succesvolle analyse van de hoofdoorzaak is het focussen op het proces in plaats van het toewijzen van individuele schuld. Concentreren op het 'waarom' en 'hoe' van het probleem in plaats van 'wie' verantwoordelijk was, creëert een omgeving die bevorderlijk is voor echte probleemoplossing en verbetering.

Voorbeeld: in een softwareontwikkelingsteam dat vaak projectvertragingen ervaart, kan het productiever zijn om zich te concentreren op het proces in plaats van individuen de schuld te geven. Door het 'waarom' en 'hoe' te analyseren, zoals door te vragen: 'Waarom treden deze vertragingen op?' of 'Hoe kunnen we onze projectbeheerstrategieën optimaliseren?' kunnen ze ontdekken dat de hoofdoorzaak niet individuele incompetentie is, maar een onrealistische tijdlijn of onduidelijke communicatiekanalen. 

Deze verschuiving van schuld naar procesgericht denken draagt bij aan het creëren van een effectievere en harmonieuze omgeving voor het oplossen van problemen.

Zet oplossingen om in actie met workflows

RCA levert geen directe resultaten op, maar het oplossen van de hoofdoorzaak van een probleem lost het voorgoed op. Nadat je een effectieve oplossing hebt bedacht, moet je een plan in actie zetten. Asana-workflows bieden een single source of truth om doelen te stellen, voortgang bij te houden en je problemen in realtime te zien verdwijnen.