Een effectieve productbriefing schrijven (met sjabloon)

De sleutel tot een succesvolle productlancering is teamcommunicatie. Teamleden moeten samenwerken om een productstrategie te ontwikkelen, productdoelen te definiëren en verder te gaan met productontwikkeling. Een manier om teamleden en belanghebbenden op één lijn te houden, is met een productbriefing.

Net als een projectbriefing is een productbriefing een duidelijke en beknopte gids voor de belangrijkste elementen van je productplan. Dit document dient als referentie, zorgt voor consistentie en kan de productresultaten verbeteren.

Wat is een productbriefing?

Een productbriefing vat het bereik, de doelen en de richting van een product samen. Productbriefings zijn zeer aanpasbaar en helpen je om je ideeën te organiseren, je aanpak te bepalen en je product door het ontwikkelingsproces te leiden.

Wie gebruikt productbriefings en wanneer?

Meestal wordt een productbriefing gemaakt door de productmanager tijdens de planningsfase van de productontwikkeling. De briefing helpt hen het probleem en de oplossing te communiceren aan anderen die bij het project betrokken zijn. Het kan het productteam ook helpen af te stemmen op wat ze willen.

Probleem: mensen zijn afgeleid op het werk.

Oplossing: Maak software die afleiding beperkt.

Productbriefing: schetst wat het productteam hoopt te bereiken met het product, wat het product zal zijn en wat de aanmaakfasen zullen zijn.

Een productbriefing is geen technisch document of business case. Het geeft niet elk antwoord, en omdat je het vroeg in het proces maakt, is er ruimte voor verandering. De productbriefing communiceert je eerste plannen aan iedereen die bij het project betrokken is om iedereen op één lijn te krijgen, de besluitvorming te verbeteren en verspilde tijd te verminderen.

Voordelen van een productbriefing

Een productbriefing is de lijm die je cross-functional team tijdens het productontwikkelingsproces met elkaar verbindt. Dit document zal de bron van waarheid zijn waar alle belanghebbenden - van het productteam tot de productmarketingmanagers - naar kunnen verwijzen gedurende de hele levenscyclus van het product.

• Biedt helderheid: hoe helderder je bent wanneer je met anderen samenwerkt om een gemeenschappelijk doel te bereiken, hoe beter. Een productbriefing zorgt voor helderheid door de meest cruciale informatie over je product te verzamelen, inclusief vereisten, ontwerp en prijzen. 

• Vermindert fouten: wanneer iedereen het gemeenschappelijke doel en zijn rol bij het bereiken van dat doel begrijpt, is er minder risico op fouten tijdens de productontwikkeling. Een productbriefing is iets waar je team naar kan verwijzen om op dezelfde lijn te blijven.

• Verhoogt de efficiëntie: teams die weten wat ze doen, kunnen sneller werken om hun doelen te bereiken. Je productbriefing vermindert de tijd die wordt verspild aan herverduidelijking en houdt iedereen gefocust op de eindstreep. 

Wanneer je een beknopte schets van je plannen met anderen kunt delen, zal je team gemakkelijker kunnen samenwerken en elkaar begrijpen. 

7 stappen om een productbriefing te schrijven

Je maakt je productbriefing tijdens de eerste fasen van de productontwikkeling om je reis vooruit te bepalen. Je productbriefing is echter een levend document en zal waarschijnlijk niet voltooid zijn totdat je het productplanningsproces hebt voltooid. 

In plaats van te streven naar een uitgebreid document, gebruik je het aanmaakproces van je productbriefing als een kans om belanghebbenden op één lijn te krijgen, een central source of truth voor je team te creëren en vragen vast te leggen wanneer ze zich voordoen.

Je schrijft je productbriefing niet altijd in de juiste volgorde. De productnaam is bijvoorbeeld vaak iets dat je als laatste bedenkt, nadat je een aantal basisvragen hebt beantwoord. Deze stappen leiden je van begin tot eind door het maken van de eerste versie van de productbriefing.

1. Identificeer je probleem

De eerste stap bij het maken van je productbriefing is het duidelijk identificeren van de problemen die je probeert op te lossen. Door dit eerst te doen, heb je een basis voor het product - en de oplossing - die je maakt. Overweeg in deze fase de volgende vragen:

• Wat zijn de behoeften van onze doelgroep?

• Hoe kunnen we met ons product aan die behoeften voldoen?

• Wat moeten we uiteindelijk proberen te bereiken?

Door met deze informatie te beginnen, kom je er meteen achter waarom je product belangrijk is en welke functies je moet opnemen om je publiek zo goed mogelijk te helpen. Maar zoals met alle elementen van de productbriefing, is deze sectie niet alleen voor het productontwikkelingsteam. Het maakt het ook gemakkelijker voor andere teams om waarde te vinden in je productbriefing. Je marketingteam kan deze informatie bijvoorbeeld gebruiken om het product te positioneren. Als alternatief zal je verkoopteam het gemakkelijker hebben om het product te verkopen als ze kunnen uitleggen hoe het iemands leven gemakkelijker zal maken.

2. Definieer de productvereisten

Zodra je weet welk specifiek probleem je product moet oplossen, werk je samen met je productteam om de productvereisten te definiëren. Productvereisten bieden structuur voor je product en helpen anderen het te visualiseren. Ze kunnen zaken omvatten als:

• Productdoel

• Functionaliteit

• Productfuncties

• verhalen van gebruikers

Productfuncties en functionaliteit leggen uit hoe het product werkt en wat het product nodig heeft om op die manier te werken. Een element van de functionaliteit van een mobiele telefoon is bijvoorbeeld om mensen te bellen. Een productfunctie om deze functionaliteit te vergemakkelijken is een interne luidspreker. 

Voeg gebruikersverhalen toe om je productfuncties aan te vullen en je productbriefing beter verteerbaar te maken. Gebruikersverhalen leggen je functies op een niet-technische manier uit vanuit het perspectief van de eindgebruiker.

3. Geef het product context

Nadat je je productvereisten hebt geïdentificeerd, is het tijd om het product context te geven. Voer gebruikersonderzoek uit om concurrenten te analyseren, je publiek te definiëren en een prijs voor je product te schatten.

Analyseer concurrenten

Evalueer wie je concurrenten zijn en hoe ze zich positioneren in je doelmarkt. Een concurrentieanalyse helpt je te bepalen hoe je product verschilt van de andere producten die op de markt beschikbaar zijn en welke unieke invalshoek je kunt nemen tijdens het productontwerp en de aanmaak.

Bepaal je doelgroep

Maak je ideale klantpersona en verwoord wie je product zal kopen. Als je bijvoorbeeld een gegevensapplicatie maakt, zijn DevOps-teamleiders en projectmanagers de ideale doelgroep. Door je teams inzicht te geven in je potentiële klanten, kunnen ze de eindgebruiker tijdens het ontwikkelingsproces in gedachten houden. 

Een prijs schatten

Nu je alle details over het product zelf hebt, is het tijd om na te denken over de prijs. De prijs die je kiest kan de perceptie van het product en je merk beïnvloeden, dus beslis welke boodschap je wilt sturen. Er zijn verschillende prijsopties, waaronder een vast tarief, een niveausysteem of gratis proefperiodes. De marketing- en verkoopteams kunnen hun advies geven in deze categorie, maar jouw team zal het beste idee hebben van wat het kost om het product te maken en voor welke prijs vergelijkbare producten op de markt worden verkocht.

4. Stel je vragen vast

Een belangrijk onderdeel van elke productbriefing is het identificeren van open vragen die je nog niet kunt beantwoorden. Het productteam heeft de macht om te definiëren wat het product is en hoe je het gaat maken, maar er zijn vaak aanvullende vragen die externe input vereisen. Het identificeren van deze vragen in de productbriefing zal je helpen ze in deze fase te beantwoorden. 

Vragen kunnen zijn:

• Wat is de productnaam?

• Wanneer breng je het product uit?

• Wat zijn de productrisico's?

• Wat onderscheidt het product?

• Welke functies maken deel uit van het minimum viable product (MVP)?

• Welke functies zijn must-haves versus nice-to-haves? 

Maak je geen zorgen als je al deze vragen nu niet kunt beantwoorden. Je beantwoordt deze vragen door samen te werken met cross-functional belanghebbenden en je ideeën na verloop van tijd te consolideren. Zodra je bijvoorbeeld een prototype hebt, kunnen dingen veranderen en duidelijker worden. Door vragen in je productbriefing op te stellen, weet je wat je moet beantwoorden om je einddoel te bereiken. 

5. Maak een tijdlijn

Het maken van een tijdlijn is een moeilijke uitdaging in deze vroege fase van productplanning, maar zelfs schattingen kunnen belanghebbenden helpen de productomvang te visualiseren.

Hoewel je tijdlijn kan veranderen zodra je je ontwikkelingsplan hebt voltooid, krijg je een algemeen idee van welke fasen je moet doorlopen en welke taken teamleden moeten voltooien om de voltooiing van het product te bereiken. Voeg schattingen toe voor prototyping, testen en release.

6. Geef je product een naam

Maak tijdens het ontwikkelingsproces een interne naam voor je product. Dit kan een voorlopig label zijn dat je na verloop van tijd kunt aanpassen. Het productmarketingteam kan de productnaam dan definitief maken zodra deze klaar is voor release.

Denk ook aan een slogan om je productnaam te ondersteunen. Deze slogan moet een paar woorden of een korte zin zijn die een betere Beschrijving geeft van wat je product is. Als de naam van je product DataApp is, dan kan de slogan zijn: "Een applicatie-monitoringtool". Deze slogan kan het productteam helpen het doel van het product te begrijpen, maar het marketingteam is uiteindelijk verantwoordelijk voor alle materialen die op de klant gericht zijn.

7. Deel en reviseer

Zodra je productbriefing voltooid is, deel je deze met anderen, zodat ze je kunnen helpen verbeterpunten te vinden. 

Deel het met je cross-functional team

Deel je productbriefing met je cross-functional team en projectsponsors om eerste feedback te krijgen. Omdat deze personen waarschijnlijk hebben deelgenomen aan de aanmaak van de briefing, kunnen ze je helpen het document te verfijnen voordat je het ter beoordeling naar belanghebbenden op hoger niveau stuurt.

Deel het met het hele productteam

Nadat je de nodige herzieningen hebt aangebracht, deel je de productbriefing met je hele productteam tijdens de kickoff-vergadering. Omdat dit een levend document is waarnaar mensen regelmatig moeten verwijzen, moet je ervoor zorgen dat het gemakkelijk toegankelijk is via zoiets als een werkbeheersysteem.

Sjabloon voor productbriefing

Om je op weg te helpen, hebben we een productbriefingsjabloon gemaakt, dat de belangrijkste componenten van productplanning bevat. Vul elke sectie in om een goed afgeronde productbriefing te maken.

Tips voor het schrijven van een productbriefing

Nu je de structuur van het productbriefingsjabloon begrijpt, kun je je concentreren op hoe je er een effectief kunt schrijven. Gebruik de onderstaande tips om je volgende briefing zo goed mogelijk te maken.

• Maak het verteerbaar: gebruik afbeeldingen, opsommingstekens, diagrammen en grafieken om complexe ideeën en productfuncties op te splitsen. Houd je briefing onder de drie pagina's, zodat deze gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te lezen is.

• Gebruik vragen om elke sectie te behandelen: omlijst je productbriefing met vragen en antwoorden voor elk onderdeel van het sjabloon. Je briefing moet begrijpelijk zijn voor alle betrokken belanghebbenden.

• Maak er een levend document van: productbriefings zullen veranderen en verschuiven naarmate je meer functies toevoegt of verschillende benaderingen hanteert. Met een levend document kun je items toevoegen en verwijderen terwijl je verder gaat.

Volg je briefing op met een productstrategiesjabloon om prioriteiten, tijdlijnen en doelen van belanghebbenden te coördineren.

Gebruik een productbriefingsjabloon voor je volgende productlancering

Een productbriefingsjabloon kan productontwikkeling gemakkelijker maken, van idee tot lancering. In combinatie met werkbeheersoftware kun je je document delen met belanghebbenden, waar ze ook zijn, en je productbriefing in actie brengen zodra je deze hebt afgerond. Plan je productbriefing in Asana, zodat iedereen weet welke richting je opgaat en hoe je er komt.