Wat is het in kaart brengen van processen? Stappen, soorten, voorbeelden en sjabloon

Opleveringsvertragingen. Gemiste beoordelingen. Dubbel werk. Dit zijn geen productiviteitsproblemen, maar procesproblemen. Als niemand ziet hoe de hele Workflow in elkaar past, kunnen zelfs eenvoudige Taken vastlopen. Dat is waar het in kaart brengen van processen van pas komt. Het maakt het onzichtbare zichtbaar.

Een proceskaart geeft je een visuele voorstelling van de manier waarop werk gedaan wordt. Het helpt Teams Knelpunten op te sporen, verantwoordelijkheden te verduidelijken en zelfs de meest routinematige Workflows te stroomlijnen. In deze handleiding bespreken we wie proceskaarten gebruikt, wat de voordelen ervan zijn, welke soorten kaarten u kunt maken en hoe u er een maakt die uw Team helpt slimmer te werken.

Wat is processen in kaart brengen?

Het in kaart brengen van processen is een techniek om visueel vast te leggen hoe het werk van begin tot eind verloopt. Er wordt een diagram gemaakt, vaak een stroomdiagram of Workflow-diagram genoemd, dat elke stap, elk beslissingspunt en elke overdracht in een proces laat zien, zodat teams kunnen begrijpen hoe het werk gedaan wordt, daarover kunnen communiceren en de manier waarop het werk gedaan wordt kunnen verbeteren.

Het doel van het in kaart brengen van processen is om op een eenvoudige en duidelijke manier te communiceren hoe een proces werkt. In plaats van het iemand mondeling uit te leggen, kunt u diegene de in kaart gebrachte processen geven. Door een proces van begin tot eind in kaart te brengen, is het gemakkelijker om te zien wat werkt en wat niet.

• Nieuwe Werknemers onboarden

• Terugkerende problemen oplossen

• Complexe Workflows documenteren

• Wie waar verantwoordelijk voor is

Als een specifiek proces rommelig aanvoelt of verkeerd wordt begrepen, kan het in kaart brengen van de Workflow helpen om de zaken voor iedereen duidelijk te maken.

Wie gebruikt het in kaart brengen van processen?

Het in kaart brengen van processen wordt in allerlei sectoren en door allerlei functies gebruikt, van kleine teams tot grote ondernemingen. Hier volgen enkele van de personen die het meest baat hebben bij deze techniek:

• Bedrijfsanalisten gebruiken het in kaart brengen van processen om te begrijpen en vast te leggen hoe bedrijfsprocessen werken, inefficiënties te identificeren en verbeteringen aan te bevelen.

• Operatiemanagers gebruiken proceskaarten om workflows te standaardiseren, verspilling te verminderen en de teamcoördinatie te verbeteren.

• Projectmanagers maken procesoverzichten om complexe initiatieven te plannen, Afhankelijkheden te verduidelijken en belanghebbenden op één lijn te houden.

• HR- en trainingsteams gebruiken proceskaarten om onboarding-workflows te documenteren, beleidsregels uit te leggen en nieuwe werknemers te helpen sneller aan de slag te gaan.

• IT- en bedrijfsarchitecten brengen systeemintegraties en gegevensflows in kaart ter ondersteuning van softwareontwikkelings- en automatiseringsprojecten.

• Consultants gebruiken het in kaart brengen van processen om klanten te helpen hun huidige situatie te visualiseren en efficiëntere manieren van werken te ontwerpen.

Als uw Team de manier waarop werk gedaan wordt moet uitleggen, verbeteren of standaardiseren, kan het in kaart brengen van processen nuttig zijn.

Waarom een proceskaart gebruiken?

Een procesoverzicht zet ideeën om in duidelijke stappen die je Team kan volgen. Het is een eenvoudige manier om werk te plannen, problemen op te sporen en de manier waarop dingen worden gedaan te verbeteren.

Zo kan het in kaart brengen van processen helpen:

• Inefficiënties opsporen: Bekijk waar Taken zich opstapelen, vastlopen of over het hoofd worden gezien.

• Ideeën vereenvoudigen: Breek grote ideeën op in kleine stappen.

• Plannen voor 'wat als'-scenario's: Stel noodplannen op en pak blokkades aan voordat ze zich voordoen.

• Verduidelijk de rollen: Geef aan wie verantwoordelijk is voor elke processtap.

• Procesdocumentatie maken: Maak een herhaalbare handleiding die iedereen kan volgen.

• Duidelijk communiceren: Gebruik een eenvoudige visual om iedereen op één lijn te krijgen.

• Neem sneller beslissingen: Minder heen en weer communiceren leidt tot snellere besluitvorming.

• Ondersteun uw Team: Help mensen zich zeker te voelen in hun werk.

• Conform blijven: Voldoe aan normen zoals ISO 9000 en 9001.

Soorten proceskaarten

Proceskaarten zijn er in alle soorten en maten. Ze dienen allemaal hetzelfde doel, maar bepaalde soorten kunnen beter geschikt zijn voor bepaalde projecten. Hier volgt een korte vergelijking:

Hieronder gaan we dieper in op elk type en wanneer je het kunt gebruiken.

Stroomdiagram

De basic stroomdiagram is het eenvoudigste en meest gebruikte type proceskaart. Het gebruikt standaardsymbolen voor proceskaarten om de in- en uitgangen en de processtappen van begin tot eind weer te geven.

• Een nieuwe Workflow plannen

• Een bestaande Workflow documenteren

• Problemen in een proces oplossen

• Verbeteren van de Teamcommunicatie

Het is ook een uitstekend uitgangspunt voor het documenteren van processen tijdens onboarding- of brainstormsessies.

Het beste voor: Laat zien hoe een specifiek proces van begin tot eind verloopt in duidelijke, opeenvolgende stappen.

Proceskaart op hoog niveau

Deze versie, ook wel top-down kaart of waardeketenkaart genoemd, geeft een overzicht vanuit vogelperspectief van een Bedrijfsproces. Deze versie slaat de fijne details over en richt zich op de belangrijkste fasen.

Een proceskaart op hoog niveau is nuttig wanneer u:

• Een nieuwe processtructuur definieert

• Overzichten deelt met leidinggevenden of externe partners

• De reikwijdte bepaalt voordat u een gedetailleerde kaart maakt

Het beste voor: De essentiële stappen communiceren zonder in details te treden.

Gedetailleerde proceskaart

Deze kaart omvat alles: acties, beslissingen, deelprocessen, inputs, outputs, meetgegevens en onvoorziene omstandigheden. Vaak worden beslissingspunten duidelijk aangegeven en wordt precies weergegeven wie waarvoor verantwoordelijk is.

Deze kaart is ideaal voor:

• Analyseren van complexe Workflows

• Het opsporen van inefficiënties of vertragingen

• Standaardisatie van nieuwe projecten op schaal

Het beste voor: Een volledig, gedetailleerd beeld geven van hoe een proces werkt.

Zwembaankaart

Een zwembaandiagram, ook wel bekend als een cross-functional flowchart, organiseert een proces door verantwoordelijkheden te verdelen over horizontale of verticale 'banen'. Elke baan staat voor een persoon, een rol of een Team.

Gebruik het om:

• Verantwoordelijkheid te benadrukken

• Handoffs tussen Afdelingen bij te houden

• De coördinatie in Cross-functional workflows te verbeteren

• Rollen te verduidelijken bij proceswijzigingen.

Het beste voor: Verduidelijking van rollen en verantwoordelijkheden in processen met meerdere teams.

Waardestromenkaart

Een waardestromenkaart is een lean-hulpmiddel om het hele traject van een product of dienst van begin tot levering bij te houden. De kaart maakt gebruik van een speciale reeks symbolen om weer te geven hoe informatie en materialen elke stap doorlopen.

De tool legt gegevens en statistieken vast, zoals:

• Cyclustijd

• Aantal betrokken personen

• Waar verspilling of vertragingen optreden

Geschikt voor: Bijhouden hoe waarde aan klanten wordt geleverd en mogelijkheden vinden om verspilling te verminderen.

SIPOC-diagram

Een SIPOC-diagram staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs en Customers (leveranciers, inputs, proces, outputs en klanten). Het is een gestructureerd diagram, niet een proceskaart in de vorm van een stroomdiagram, dat een overzicht op hoog niveau geeft van een Workflow voordat je een gedetailleerdere proceskaart maakt.

Gebruik deze tool voor het in kaart brengen van processen in combinatie met de Six Sigma-methode of met een andere gestructureerde oefening voor het in kaart brengen van processen. Elk van de vijf SIPOC-kolommen helpt het proces en de betrokken belanghebbenden te verduidelijken.

Gebruik er een om:

• Het bereik van complexe processen te bepalen

• Alle componenten en Teamleden te identificeren

• Duidelijke grenzen vast te stellen voor procesverbeteringsprojecten

Geschikt voor: Schetsen wat er allemaal bij komt kijken voordat de volledige Workflow in kaart wordt gebracht.

BPMN (Bedrijfsprocesmodel en notatie)

BPMN is een gestandaardiseerde methode voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. De methode maakt gebruik van unieke symbolen om weer te geven hoe taken, gebeurtenissen en beslissingen op elkaar volgen, waardoor het gemakkelijker wordt om technische en niet-technische teams op één lijn te brengen.

Deze methode is ideaal wanneer u:

• Logica documenteren tussen verschillende tools of systemen

• Workflow bouwen die later geautomatiseerd zullen worden

• Software-integraties of procesontwikkeling ondersteunen

Geschikt voor: Het in kaart brengen van gestructureerde, vaak geautomatiseerde processen die helderheid vereisen tussen verschillende systemen en teams.

Symbolen voor het in kaart brengen van processen

Procesoverzichten gebruiken een gemeenschappelijke visuele taal om weer te geven hoe het werk zich van de ene naar de andere stap beweegt. Deze symbolen, afgeleid van de Unified Modeling Language (UML), helpen je om de belangrijkste elementen weer te geven, zoals Taken, beslissingen en vertragingen.

Hier volgen de meest voorkomende symbolen voor het in kaart brengen van processen en wat ze betekenen:

Dit zijn de basissymbolen die je het meest zult gebruiken. Naarmate je overzichten geavanceerder worden, kun je er nog meer toevoegen, maar deze set is een goed startpunt.

Een proceskaart maken

Je kunt een proceskaart maken met pen en papier, op een whiteboard of met software voor het in kaart brengen van processen. Je kunt kant-en-klare sjablonen vinden, maar door te leren hoe je een proces vanaf nul in kaart brengt, heb je controle over elke stap.

Stap 1: Kies een proces om in kaart te brengen

Kies het specifieke proces dat u in kaart wilt brengen. Het kan iets zijn dat rommelig of inefficiënt is, of gewoon onduidelijk voor uw Teamleden. Het kan een nieuw proces zijn dat je moet uitleggen, of een complex proces dat mensen in de war brengt. Kies er één uit en geef het een eenvoudige naam.

Stap 2: Maak een lijst van alle betrokken activiteiten en personen

Begin met het opschrijven van elke Taak in de procesflow. Maak je nog geen zorgen over de volgorde. Maak een lijst van alle inputs, acties en wie voor elk verantwoordelijk is.

Werk samen met je Team en andere belanghebbenden om:

• Belangrijke deelprocessen vast te stellen

• Te beslissen hoeveel Detail u wilt opnemen

• Het startpunt en het eindpunt duidelijk aan te geven

Stap 3: Zet de stappen op volgorde

Neem nu die lijst en zet de Taken in de juiste volgorde. Loop het huidige proces van begin tot eind door en vul eventuele stappen in die je eerder over het hoofd hebt gezien. Zo krijgt u een totaalbeeld van de Workflow.

Stap 4: Teken de stroomdiagram

Kies de opmaak die het beste past. Afhankelijk van het Detailniveau en het type proces, zijn uw opties onder meer:

• Eenvoudig stroomdiagram

• Zwembaandiagram

• Waardestromenkaart

• BPMN-grafiek

Gebruik standaardsymbolen voor het in kaart brengen van processen om beslissingspunten, acties en verbindingen aan te duiden.

Stap 5: Beoordeling met uw Team

Neem het processtroomdiagram samen met iedereen die erbij betrokken is door. Zorg ervoor dat het hele proces accuraat is. Vraag of er stappen ontbreken, of er Taken worden herhaald of dat er iets onduidelijk is. Corrigeer eventuele fouten. Deel vervolgens de definitieve versie met uw Team en met iedereen die de kaart nodig heeft.

Stap 6: Zoek naar problemen en verbeter het proces

Nu je kaart de huidige staat weergeeft, kun je deze gebruiken als hulpmiddel voor procesverbetering. Zoek naar Knelpunten, inefficiënties en onnodige stappen. Vraag uw Team waar ze vastlopen of in de war raken.

Optimaliseer het proces vanaf dat punt door stappen te schrappen, Taken opnieuw toe te wijzen of Automatisering toe te voegen. Werk de proceskaart bij om de wijzigingen weer te geven. Zo werkt continue verbetering: in kaartigen, verbeteren, herhalen.

Voorbeeld van het in kaart brengen van een proces

U kunt een proceskaart maken voor elk soort proces, maar u vraagt zich misschien nog af hoe u dit hulpmiddel op uw Team moet toepassen.

Om u te helpen een beter idee te krijgen van hoe een proceskaart eruit zou kunnen zien, volgt hier een voorbeeld:

Technieken om processen in kaart te brengen

Je kunt je proceskaart aanpassen aan de behoeften van je Team, maar enkele Beste praktijken kunnen je helpen om vanaf het begin duidelijke, effectieve kaarten te maken.

Hier zijn een aantal beste praktijken voor het in kaart brengen van processen om het meeste uit elke fase te halen.

1. Plan voordat je in kaart brengt

• Bepaal het bereik. Bepaal het begin- en eindpunt, zodat je kaart alleen datgene bevat wat nodig is.

• Verduidelijk uw Doel. Weet wat je met het proces wilt bereiken.

• Focus op resultaten. Breng alleen processen in kaart die een duidelijk, meetbaar resultaat hebben.

2. Stel uw kaart doelbewust op

• Werk achteruit. Begin bij het gewenste resultaat en breng vervolgens de stappen in omgekeerde volgorde in kaart.

• Vereenvoudig waar mogelijk. Houd subprocessen gemakkelijk te volgen.

• Neem de juiste hoeveelheid Detail op. Maak het niet te ingewikkeld, maar laat ook geen hiaten achter.

• Gebruik standaardsymbolen. Gebruik de gebruikelijke notatie voor het in kaart brengen van processen om ervoor te zorgen dat iedereen het proces op dezelfde manier begrijpt.

3. Evalueer en verfijn

• Vraag om feedback. Betrek iedereen die een rol speelt in het proces.

• Houd rekening met alternatieve paden. Als er meer dan één manier is om het Doel te bereiken, neem dan die opties op.

• Breng in kaart wat er werkelijk gebeurt, niet wat er idealiter zou moeten gebeuren. Laat zien hoe het proces momenteel daadwerkelijk werkt en breng van daaruit verbeteringen aan.

Pas deze tips toe terwijl u bezig bent, van de planning tot de evaluatie, om proceskaarten te maken die duidelijk en nuttig zijn en waarmee u daadwerkelijk verbeteringen kunt aanbrengen.

Begin met het in kaart brengen van processen, begin met verbeteren

Het in kaart brengen van processen is nog maar het begin. Met het gratis Asana-sjabloon voor procesinventarisatie kun je je Workflows visualiseren, ontdekken wat je vertraagt en Helderheid brengen in elke stap.

Nadat je je proces in kaart hebt gebracht, gebruik je Asana om het werk vooruit te helpen, Taken toe te wijzen, de voortgang bij te houden en van begin tot eind op één lijn te blijven. Klaar om je procesoverzichten om te zetten in actie? Ga vandaag nog aan de slag met Asana.

Veelgestelde vragen over procesinventarisatie