Wat is de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus?

De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) is een interactieve probleemoplossende strategie om processen te verbeteren en verandering te implementeren. De PDCA-cyclus is een methode voor continue verbetering. In plaats van een eenmalig proces te vertegenwoordigen, is de Plan-Do-Check-Act-cyclus een voortdurende feedbacklus voor iteraties en procesverbeteringen. Door de PDCA-cyclus te volgen, ontwikkelen teams hypothesen, testen ze die ideeën en verbeteren ze deze in een continue verbeteringscyclus. 

De PDCA-cyclus is een nuttige techniek voor het aanpakken, analyseren en oplossen van bedrijfsproblemen. Omdat de PDCA-cyclus is gebaseerd op het proces van continue verbetering, biedt deze een niveau van flexibiliteit en iteratieve verbetering. 

Geschiedenis van de PDCA-cyclus

De PDCA-cyclus werd voor het eerst geïntroduceerd door Walter Shewhart, de vader van statistische kwaliteitscontrole. In zijn boek, Economic control of quality manufactured product, paste Shewhart de wetenschappelijke methode toe op economische kwaliteitscontrole. 

De stelling van Shewhart werd verder ontwikkeld door W. Edwards Deming, die voorstander was van het werk van Shewhart. Deming breidde het idee van Shewhart uit en gebruikte de wetenschappelijke methode niet alleen voor kwaliteitscontrole, maar ook voor procesverbetering.

Deming ging verder met het onderwijzen van de methode - die hij de Shewhart-cyclus noemde - aan Japanse engineers. Daar werd de Shewhart-cyclus gemengd met kaizen (het Japanse principe van continue verbetering, dat werd ontwikkeld door Kaoru Ishikawa), het Toyota-productiesysteem en lean manufacturing om te worden wat we nu de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus noemen. 

Tegenwoordig wordt de Plan-Do-Check-Act-cyclus vaak gebruikt als onderdeel van lean projectbeheer.

Deze methodologie heeft vele namen, waaronder:

• Plan-Do-Check-Act cyclus, of PDCA cyclus

• Deming-cyclus of Deming-wiel

• Shewhart-cyclus

• Controlecyclus

• Plan-Do-Study-Act-cyclus of PDSA-cyclus 

Wanneer moet je de PDCA-cyclus gebruiken?

De PDCA-cyclus is een raamwerk voor het aanpakken en oplossen van problemen met projectbeheer en procesverbetering. Als gevolg hiervan kan het worden geïmplementeerd voor een breed scala aan projecten. Teams die de PDCA-cyclus gebruiken, omarmen het element van continue verbetering - in plaats van de cyclus te gebruiken voor een end-to-end proces, is de PDCA-cyclus een manier om continue verbetering te garanderen en het iteratieve proces te implementeren. 

De Plan-Do-Check-Act-cyclus is bijzonder handig wanneer je het volgende wilt:

• Een repetitief werkproces stroomlijnen en verbeteren

• Een nieuw bedrijfsproces ontwikkelen

• Aan de slag gaan met continue verbetering

• Snel itereren op verandering en onmiddellijke resultaten zien

• Fouten minimaliseren en resultaten maximaliseren

• Test snel meerdere oplossingen

4 stappen om de PDCA-cyclus te gebruiken

De vier stappen van het PDCA-proces staan in de naam: plannen, doen, controleren en actie ondernemen. Dit proces is een cyclus, dus zodra je het einde bereikt, kun je opnieuw beginnen vanaf het begin. 

1. Plan

De eerste stap voor elke procesverbetering of projectplanning is om erachter te komen wat je moet doen. Zoals elk projectplan bevat dit een verscheidenheid aan informatie, waaronder:

• De projectdoelstellingen

• Succescijfers

• De projectdeliverables of het eindresultaat

• Projectbelanghebbenden

• De projecttijdlijn

• Alle relevante projectrisico's of -beperkingen

Je kunt de PDCA-cyclus gebruiken voor een breed scala aan projecten. Of je nu een nieuw project vanaf nul bouwt of de PDCA gebruikt als een kwaliteitsverbeteringsproject, investeren in een robuuste planningsfase is een geweldige manier om het project op het goede spoor te zetten. 

Bedenk dat PDCA een cyclus is. Het is prima als je de eerste keer niet alle antwoorden hebt, omdat je deze cyclus waarschijnlijk meerdere keren zult uitvoeren. Elke keer dat je de PDCA-cyclus opnieuw doorloopt, evalueer je je projectplan om ervoor te zorgen dat het up-to-date en nauwkeurig is ten opzichte van je projectdoelen. 

2. Doen

Zodra je je projectplan hebt uitgewerkt, is de volgende stap om het uit te proberen. Zoals de meeste soorten lean projectbeheer, omvat PDCA kleine, incrementele veranderingen. Implementeer tijdens de Do-fase van de PDCA-cyclus het projectplan op kleine schaal om ervoor te zorgen dat het werkt. 

3. Controleren

Bekijk de test die je tijdens de Do-fase van de PDCA-cyclus hebt uitgevoerd om er zeker van te zijn dat alles volgens plan is verlopen. Meer dan waarschijnlijk zul je dingen identificeren om te verbeteren tijdens de Do-fase. Het heet immers niet voor niets continue verbetering! De controlefase is cruciaal om deze kleine dingen te vinden voordat ze te groot en problematisch worden. 

Bekijk indien nodig je projectplan opnieuw om ervoor te zorgen dat je project nog steeds je projectdoelstellingen bereikt. Als je je realiseert dat je een wijziging in het projectplan moet aanbrengen, kun je dat ook nu doen. 

4. Handelen

Na de controle ga je naar de Act-fase, die het uitrollen van het volledige project of procesverbetering omvat. Vergeet niet dat de PDCA-cyclus een cyclus is. Keer indien nodig terug naar de Plan-fase om je project of processen voortdurend te verbeteren. 

Voor- en nadelen van de Plan-Do-Check-Act-cyclus

De PDCA-cyclus is een krachtig hulpmiddel om continu te verbeteren, maar er zijn ook enkele nadelen aan het gebruik van dit systeem. Bekijk de voor- en nadelen van de PDCA-cyclus: 

Voordelen: 

• Handig voor teams die aan de slag willen met continue verbetering

• Flexibele methodologie voor vrijwel elk project

• Implementeer snel verandering en zie resultaten

• Gebruik de PDCA als je standaardprocedure om organisatiebrede standaardisatie te vergroten zonder het gebruik van een project management office (PMO)

• Bewezen methodologie voor continue verbetering

Nadelen:

• Je hebt steun nodig van het hogere management om de PDCA-cyclus bijzonder effectief te maken

• Waarde komt voort uit het keer op keer uitvoeren van de cyclus. Geen effectieve methodologie als je van plan bent het maar één keer te doen. 

• Vereist tijd om te implementeren en te leren

• Is geen geweldige oplossing voor dringende projecten, omdat je meestal verwacht de cyclus meerdere keren uit te voeren

Plannen-Doen-Controleren-Aanpassen

De PDCA-cyclus is een effectieve manier om continue verbetering en probleemoplossing te implementeren. Om het meeste uit de PDCA-cyclus te halen, stel je je projecten in voor succes met projectplanningstools. Plan, beheer en volg de projecten van je team om je deliverables op tijd te halen.