De 4 belastingen die je werkdag failliet maken: voorproefje Staat van werkinnovatie 2024

Inklokken om 9 uur en vertrekken om 17 uur is niet langer de norm. Steeds meer kenniswerkers nemen hybride en flexibele schema's aan, met asynchrone workflows en cross-functional teamwork in plaats van persoonlijke vergaderingen en kennis in silo's. 

En toch houden veel bedrijven nog steeds vast aan rigide structuren die niet passen bij deze nieuwe omgeving. Deze verouderde praktijken creëren verborgen 'belastingen' op productiviteit, waardoor de teamprestaties - en het geluk - in de loop van de tijd worden aangetast. Ons nieuwste rapport over de Staat van werkinnovatie biedt bevindingen van meer dan 13.000 kenniswerkers in zes landen, ondersteund door vijf jaar aan gegevens en geïnformeerd door inzichten van specialisten in de toekomst van het werk. Het rapport belicht grote verschuivingen in werkpraktijken - sommige voor de hand liggend, andere niet zozeer. 

Maar maak je geen zorgen: we bieden ook een gids voor vooruitstrevende bedrijven om zich aan te passen en te floreren. Door deze verborgen kosten te begrijpen en aan te pakken, kun je het volledige potentieel van je organisatie ontsluiten en een meer dynamische, efficiënte en aangename werkomgeving bevorderen.

De vier verborgen productiviteitsbelastingen

Connectiviteitsbelasting: de verborgen tol van ontkoppeling

De connectiviteitsbelasting is het meest schandalig wanneer teams in silo's werken in plaats van als samenhangende eenheden. Deze ontkoppeling kan de vrije stroom van ideeën en informatie belemmeren, wat essentieel is voor innovatie en wendbaarheid op de werkplaats. 

• Volgens ons onderzoek vindt slechts 12% van de werknemers dat nieuwe ideeën naadloos tussen afdelingen bewegen.

• In plaats daarvan vertrouwt 90% op informele netwerken om deze communicatiekloof te overbruggen. 

• Dergelijke ontkoppelingen hebben niet alleen invloed op de productiviteit, maar verminderen ook de strategische afstemming. 

• Wanneer werknemers niet kunnen zien hoe hun werk bijdraagt aan bredere bedrijfsdoelstellingen, neemt de motivatie af en wordt de inzet verkeerd afgestemd. 

• Fulltime kantoormedewerkers geven 32% vaker aan dat ze zich consequent micromanaged voelen door hun managers dan degenen met flexibelere werkregelingen.

Om deze problemen te bestrijden, moeten organisaties een cultuur van connectiviteit en transparantie bevorderen, waarbij gebruik wordt gemaakt van technologieën die communicatie- en samenwerkingskloven overbruggen om ervoor te zorgen dat elk teamlid is afgestemd op de organisatiedoelen. In organisaties met een hoge connectiviteit hebben werknemers 90% meer kans om te begrijpen hoe hun werk waarde toevoegt en helpt bij het bereiken van bedrijfsdoelstellingen.

Snelheidsbelasting: de knelpunten die ons vertragen

De snelheidsbelasting vertegenwoordigt de rem op de productiviteit die wordt veroorzaakt door verouderde technologieën en omslachtige processen. 

• Ondanks de vooruitgang in digitale tools is 94% van de werknemers nog steeds sterk afhankelijk van spreadsheets.

• 64% van de werknemers meldt dat samenwerkingstools hun taken eerder bemoeilijken dan vereenvoudigen. 

• Deze knelpunten belemmeren de snelle uitvoering van werk en besluitvorming, wat de organisatorische productiviteit belemmert. 

• Voor bedrijven die ernaar streven om agile te zijn, is het afstemmen van technologie op workflow cruciaal. 

Organisaties met een hoge snelheid blinken uit door processen te stroomlijnen en te investeren in technologieën die naadloos integreren in bestaande systemen. In organisaties waar informatie snel tussen teams stroomt, vinden leiders de juiste balans - ze voegen net genoeg structuur toe om dingen efficiënt te houden zonder de wendbaarheid te vertragen. Werknemers bij deze organisaties zijn 3,2x meer geneigd om te zeggen dat hun leiders beslissingen nemen die in overeenstemming zijn met de belangen van de organisatie.

Veerkrachtbelasting: de processen die afbrokkelen onder druk en veranderingen

Deze belasting komt neer op drie belangrijke problemen: giftige collega's, giftige managers en slecht wijzigingsbeheer. Elk van hen tast stilletjes de veerkracht van je organisatie aan.

• Giftige collega's: Giftige collega's zijn er in vele Formulieren, van 'turfkrijgers' die hun verantwoordelijkheden te veel beschermen tot 'misleide martelaren' die hun werklast overdrijven. Als je denkt dat je immuun bent, bedenk dan dat 93% van de werknemers zegt dat ze een of meer giftige collega-gedragingen op het werk ervaren. 

• Giftige managers: wat nog enger is, is dat 81% van de werknemers zegt dat ze getuige zijn geweest van giftig managersgedrag op het werk, van 'verdwenen acts' -managers die niet beschikbaar zijn en niet reageren wanneer hun team begeleiding nodig heeft - tot 'credit snatchers', die de eer opeisen voor hun werk. 

• Giftig wijzigingsbeheer: 82% van de werknemers zegt dat ze in hun organisatie te maken hebben gehad met giftige wijzigingsbeheerpraktijken. Van overhaaste revisies tot kritiek, bestaat giftig wijzigingsbeheer uit slecht behandelde organisatorische veranderingen die een negatief effect hebben op werknemers en de bedrijfscultuur. Hoewel 42% van de werknemers vertrouwen heeft in hun eigen vermogen om met verandering om te gaan, heeft slechts 27% vertrouwen in het vermogen van hun organisatie om toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden. 

Zie het als een getalenteerde chef-kok in een keuken met een defect fornuis en bedorven ingrediënten. Tenzij er iets verandert, ga je waarschijnlijk op zoek naar een baan in een ander restaurant. Het is dan ook geen wonder dat slechts 45% van de werknemers er zeker van is dat ze over zes maanden nog steeds bij hun huidige organisatie zullen zijn.

Ondertussen hebben werknemers in een organisatie met een hoge veerkracht 116% meer kans om te zeggen dat ze op hun managers kunnen vertrouwen en 2,7x meer kans om te weten hoe ze passen in de toekomstplannen van hun organisatie. Het bevorderen van aanpassingsvermogen, duidelijk communiceren en het opbouwen van een ondersteunende cultuur die werknemers in staat stelt om effectief met verandering om te gaan, zijn allemaal cruciaal voor het stimuleren van veerkracht.

Capaciteitsbelasting: de overweldiging die de bandbreedte van werknemers uitput

De capaciteitsbelasting weerspiegelt de tol op de bandbreedte van werknemers als gevolg van buitensporige werklasten, overbelasting van technologie en onproductieve vergaderingen. 

• Volgens ons onderzoek zegt 44% van de werknemers dat ze bang zijn voor vergaderingen. 

• Het aantal uren dat wordt verspild aan onproductieve vergaderingen is sinds 2019 verdubbeld tot vijf uur per week. Dat is ongeveer een hele maand verspild per jaar.

• Uit ons onderzoek blijkt dat werknemers na 28% van hun vergaderingen last hebben van het 'Meeting Recovery Syndrome' (of de aanhoudende effecten van frustrerende vergaderingen). 

• Dit belemmert de workflow, verlaagt de productiviteit en leidt ertoe dat 89% van de werknemers met collega's meeleeft, waardoor negativiteit in de hele organisatie wordt verspreid.

• Technologie kan net zo vermoeiend zijn, waarbij 63% van de werknemers zegt dat hun werk wordt verstoord door te veel tools.

Dr. Mark Hoffman, Collaborative Intelligence Lead van het Work Innovation Lab, onthult echter dat er een 'sweet spot' is voor samenwerking. Organisaties die dit evenwicht kunnen vinden, zien dat werknemers 41% meer kans hebben om de juiste hoeveelheid samenwerking aan te gaan. Hoewel deze balans bij elke organisatie anders is, bereiken werknemers dit vaak door duidelijke grenzen te stellen, taken te prioriteren en tools zoals Asana te gebruiken om de samenwerking te stroomlijnen en buitensporige vergaderingen of onderbrekingen te voorkomen.

Je belastingaanslag verlagen

Deze vier belastingen zijn van invloed op alle organisaties, maar met verschillende mate van impact. Ontvang het volledige rapport voor tips over hoe je: 

• De samenwerking tussen teams te versterken om de connectiviteitsbelasting te minimaliseren.

• Versnel workflows, doe slimme AI-investeringen en investeer in digitale geletterdheid om de snelheidsbelasting te vermijden.

• Sterke verdediging ontwikkelen tegen de veerkrachtbelasting.

• Tool bloat temmen, buitensporige vergaderingen verminderen en de verantwoordelijkheid voor het werk verduidelijken om de capaciteitsbelasting te temmen.