Affiniteitsdiagram: hoe je informatie organiseert

Om informatie om te zetten in actie, moet je eerst conclusies trekken. Maar conclusies kunnen moeilijk te vinden zijn in een zee van feiten of ideeën. 

Dat is waar een affiniteitsdiagram van pas komt. Affiniteitsdiagrammen helpen je bij het organiseren van je informatie, zodat je kunt verwerken wat er voor je ligt en gemeenschappelijke thema's kunt identificeren. Met deze tool kan je team inzicht krijgen in mogelijke oplossingen of innovaties. 

Wat is een affiniteitsdiagram?

Een affiniteitsdiagram - ook wel een affiniteitskaart genoemd - is een visuele tool die wordt gebruikt om informatie te organiseren. Wanneer je feiten of ideeën sorteert op gemeenschappelijke thema's, kan je team nieuwe manieren ontwikkelen om complexe problemen te verwerken. 

Affiniteitsdiagrammen kunnen je ook helpen:

• Zinvolle discussies op gang brengen

• Je informatie aan anderen presenteren

• Innoverende oplossingen te vinden

Wat is affiniteitstoewijzing?

Affiniteitsmapping is het proces van het maken van een affiniteitsdiagram - het eindresultaat. Voer affiniteitstoewijzing uit om de teamsamenwerking te verbeteren door gebruik te maken van ieders beste ideeën.

Nadat je team feiten heeft verzameld of ideeën heeft gebrainstormd, werk je samen om de gegevens te organiseren. Betrek anderen bij het organisatieproces, zodat je een beter begrip krijgt van de informatie voordat je aan oplossingen werkt.

Wanneer gebruik je een affiniteitsdiagram?

Als je het moeilijk vindt om een oplossing voor een probleem te vinden, heb je misschien te veel feiten of meningen en niet genoeg structuur. Een affiniteitsdiagram kan helpen om informatie beter verteerbaar te maken. 

Gebruik een affiniteitsdiagram om:

• Grote hoeveelheden gegevens te analyseren

• Een oplossing te vinden voor een moeilijk probleem

• Een groot aantal ideeën op thema te sorteren

• Informatie te visualiseren en te verwerken

• Samen te werken aan oplossingen

Of je nu een strategisch plan verbetert, een nieuw product ontwikkelt of op zoek bent naar antwoorden, affiniteitstoewijzing kan je helpen relevante inzichten te vinden en actie te ondernemen.

Affinity mapping in UX-ontwerp

UX-ontwerpteams gebruiken vaak affiniteitsdiagrammen om gebruikersonderzoek te analyseren. Design thinking moedigt UX-teams aan om de gebruikerservaring voorop te stellen. Door onderzoek te groeperen in categorieën, zoals doelgroep of pijnpunten van klanten, kan je team de nuttige details eruit halen en de rest achterwege laten.

Affinity mapping in Agile

Agile teams die een methode van continue verbetering volgen, kunnen affiniteitsdiagrammen gebruiken om projectinformatie te begrijpen. Als je team bijvoorbeeld een vorig project wil verbeteren, kun je de projecttaken sorteren op zaken als communicatie, proces of leiderschap. Deze categorieën maken het gemakkelijker om te identificeren wat er mis is gegaan.

Een affiniteitsdiagram maken

Om een affiniteitsdiagram te maken, werk je met je team samen om overeenkomsten in je onderzoeksresultaten te vinden. Je kunt verschillende thema's opmerken - sommige zullen relevanter zijn dan andere. Voordat je je datapunten groepeert, bepaal je welke categorieën je zullen helpen conclusies te trekken. 

Beschouw affiniteitstoewijzing als een essentiële stap bij het verwerken van je informatie. Volg de onderstaande stappen om een diagram te maken en inzichten om te zetten in uitvoerbare stappen. 

1. Kies een onderwerp

Deze eerste stap in het maken van een affiniteitsdiagram is om te verduidelijken welk onderwerp je moet organiseren of consolideren. Het kan zijn dat je gebruikersonderzoek moet doorzoeken om je marketingstrategie te verbeteren, of misschien wil je ideeën spuien voor je volgende project. 

Niet elk onderwerp werkt voor een affiniteitsdiagram. Onderwerpen die een van de volgende doelen hebben, werken het beste:

• Gebruikersonderzoek extrapoleren

• Een vorig project verbeteren

• Ideeën ontwikkelen voor een nieuw product

• Problemen met een proces identificeren

Soms is de beste manier om een probleem op te lossen, er vanuit een ander perspectief naar te kijken. Vraag jezelf af of het onderwerp dat je verwerkt gemakkelijker te begrijpen zou zijn als je de informatie anders zou organiseren. 

2. Maak een cross-functional team om te brainstormen

Een cross-functional team helpt je om je gegevens vanuit verschillende perspectieven te bekijken, omdat elk teamlid zijn eigen unieke vaardigheden en ervaringen meebrengt. Standaard groepeer je je ideeën bijvoorbeeld op 'ideetype', terwijl andere teamleden misschien effectievere groeperingsmethoden vinden, zoals 'implementatievereisten'.

Stel je voor dat je aan het brainstormen bent over ideeën om klantrelaties te verbeteren. Als je de ideeën sorteert op wie ze heeft bedacht, krijg je waarschijnlijk niet veel inzichten in het productontwikkelingsproces. Identificeer in plaats daarvan groepen die je ideeën vooruit helpen. Voor een CRM-strategie kunnen je categorieën de impact van het idee bevatten of hoe complex het idee zal zijn om te implementeren. Werk samen met je cross-functional team om de beste groeperingsmethoden te vinden.

3. Maak een lijst van je feiten of ideeën

Affiniteitsdiagrammen worden meestal gebruikt voor brainstormsessies. Gebruik bij het brainstormen met je team een brainstormsjabloon om gedachten of ideeën te ordenen en om te zetten in acties.

Als je bijvoorbeeld probeert te brainstormen over ideeën om klantrelaties te verbeteren, kan je eerste ideeënlijst het volgende bevatten:

• Gerichte inhoud

• Sociale media-berichten

• Geüpgradede CRM-software

• Meer directe verkoopstrategie

• Loyaliteitsprogramma

• E-mailnieuwsbrief

Zorg ervoor dat elk lijstitem een enkel idee of gedachte is, zodat je ideeën kunt groeperen op basis van hun unieke kenmerken. Als je affiniteitstoewijzing gebruikt voor onderzoek, haal dan relevante feiten uit je gegevens en vermeld ze elk op een eigen regel. 

4. Sorteer items op categorie

Zodra je een volledige lijst met items hebt, is het tijd om te zoeken naar overeenkomsten tussen ideeën of feiten. Categoriseer items op basis van de meest logische thema's. Bedenk dat je groeperingsstijl de manier waarop je informatie ziet kan veranderen, evenals de conclusies die je trekt. 

Onderwerp: Ideeën om klantrelaties te verbeteren.

Ideeën: 

• Gerichte inhoud

• Sociale mediaposts

• Geüpgradede CRM-software

• Meer directe verkoopstrategie

• Loyaliteitsprogramma

• E-mailnieuwsbrief

Mogelijke categorieën: 

• Op interne versus externe inzet

• Op aanmaakcomplexiteit

• Op impact

• Op urgentie

Je kunt de bovenstaande ideeën op een paar manieren groeperen. Een categorie-optie zou zijn of je inzet intern of extern is. Deze groepering zal je echter waarschijnlijk niet helpen om je keuzes te beperken. Groepeer je ideeën in plaats daarvan op hoe complex het aanmaakproces zal zijn. Op die manier kun je bepalen welk idee het meest logisch is om op te handelen. 

5. Maak een actieplan

Affiniteitsdiagrammen helpen je team antwoorden te vinden, zodat je met meer vertrouwen actie kunt ondernemen. Nadat je je ideeën in groepen hebt geplaatst, kun je zien welke ideeën het beste passen bij je ontwikkelings- of verbeteringsdoelen. 

Voorbeeld:

1. Verfijn je ideeën: verfijn je feiten of ideeën tot de gegevens die het meest relevant zijn voor je Doel. Als je doel bijvoorbeeld is om een nieuw softwareproduct te ontwikkelen, verwijder dan alle items die geen betrekking hebben op dit publiek. 

2. Maak een actieplan: Zodra je een sterke set gegevens hebt, werk je met je team samen om die gegevens in je campagne of project op te nemen. Een actieplan bevat de specifieke stappen die je team zal nemen om ideeën te implementeren of onderzoek in je project op te nemen.

3. Breng je tijdlijn in kaart: neem de taken uit je actieplan en beoordeel hoeveel tijd het project naar je mening zal duren.

4. Volg de voortgang op: neem contact op met je Team en kijk hoe het implementatieproces verloopt. 

Wanneer je helderheid hebt over wat er nodig is om een idee te implementeren, zul je meer vertrouwen hebben in het idee of de feiten die je hebt gekozen.

Affiniteitsdiagramsjabloon

Hieronder zie je een illustratie van hoe affiniteitstoewijzing eruit ziet. Het concept is eenvoudig, maar hoe je je diagram in kaart brengt, is de sleutel. Je prioriteit moet zijn om overeenkomsten tussen je feiten of ideeën te identificeren die tot nuttige inzichten zullen leiden.

Gebruik het onderstaande gratis affiniteitsdiagramsjabloon en voer het proces uit met je team. Zodra je een digitaal affiniteitsdiagram hebt gemaakt, maak je het toegankelijk via je werkbeheersysteem, zodat je team en de belangrijkste belanghebbenden er indien nodig naar kunnen verwijzen.

Koppel affiniteitsdiagrammen met werkbeheertools

Affiniteitsdiagrammen veranderen de manier waarop je informatie bekijkt. Met nieuwe perspectieven kan je team snel de antwoorden vinden die ze zoeken en innovatieve oplossingen voor problemen ontwikkelen. 

Wanneer je affiniteitstoewijzing koppelt aan een werkbeheertool zoals Asana, kun je je conclusies omzetten in snelle actie.