Sinds de oprichting in 2019 is Techqueria gegroeid tot twee werknemers en is de fondsenwerving verhoogd tot $ 250.000 per jaar, en ze doen het als parttime personeel: elke Techqueria-werknemer heeft ook een fulltime baan in de technologiesector. Dit is nog indrukwekkender als je bedenkt dat de Techqueria-community meer dan 15.000 leden en bondgenoten heeft in zeven afdelingen. Leden sluiten zich aan voor een gevoel van gemeenschap - ze zijn waarschijnlijk de enige Latinx-persoon op hun werkplek - en om vacatures te vinden.

Frances Coronel zit in de adviesraad van Techqueria en fungeert als Technology Director van de organisatie, naast haar fulltime baan als software-engineer bij Slack. Ze heeft geholpen de organisatie te laten groeien en houdt toezicht op de dagelijkse activiteiten en de groei. Toen ze voor het eerst samen begonnen te werken, vertrouwden Frances en haar kleine Team op Slack om te communiceren en op Google Docs om evenementen te beheren. Naarmate ze groeiden, realiseerde Frances zich dat een Werkbeheertool cruciaal zou zijn. Met meer evenementen, partners, sponsors en vrijwilligers - de organisatie heeft er meer dan 40 - die erbij kwamen, en een groeiend team, wist ze dat Techqueria een betere manier van samenwerken nodig had om hun volledige potentieel te verwezenlijken.

We zagen de behoefte aan een tool om het team te verenigen, wetende dat het ons later zou schaden als we geen oplossing zouden implementeren voordat we een snelle groei zouden ervaren.

Frances Coronel, technologiedirecteur

Focussen op schaalbaarheid en eenvoud

Toen Frances op zoek ging naar een oplossing voor hun groeiende organisatie, wist ze dat Techqueria het volgende nodig had:

• Een platform dat zou opschalen naarmate de non-profitorganisatie groeit.

• De mogelijkheid om partners, sponsors en vrijwilligers uit te nodigen om rechtstreeks binnen het platform samen te werken.

• Een platform dat het budget van Techqueria niet zou uitputten naarmate het zou uitbreiden.

Na verschillende opties te hebben geprobeerd, koos Frances voor Asana omwille van de schaalbaarheid en het gebruiksgemak voor een groeiende organisatie, de prijzen voor non-profitorganisaties en de gebruiksvriendelijke interface. Als engineer die werkt aan frontend-ontwikkeling, was dit een groot verkoopargument voor Frances - en het zou haar helpen haar bestaande team en nieuwe werknemers naadloos te onboarden.

Omdat Techqueria Asana aannam toen het team nog klein was, hield Frances de uitrol eenvoudig. Ze nodigde elk teamlid uit om met haar mee te doen in Asana en deelde bronnen met hen, zoals de Asana Academie en verschillende Handleiding-artikelen. Ze hielp haar team met een vliegende start door sjablonen te maken voor projecten die ze vaak doen, zoals evenementen. Door sjablonen te gebruiken, begreep haar team meteen hoe ze Asana voor een veelvoorkomende workflow konden gebruiken en dat konden vertalen naar andere projecten.

Sjablonen waren een geweldige hulpbron voor ons team toen we Asana uitrolden, omdat mensen de use case meteen begrepen en direct aan de slag konden.

Frances Coronel, technologiedirecteur

Na verloop van tijd begon Frances met de onboarding van nieuwe werknemers en bestuursleden in Asana, zodat ze vanaf de eerste dag met het platform in aanraking zouden komen. Wanneer mensen nu vragen hebben over hoe ze iets in Asana moeten doen, sturen ze een bericht naar het interne Slack-kanaal voor technische ondersteuning en krijgen ze tips of Handleiding-artikelen van teamgenoten.

Workflow stroomlijnen om de resultaten te maximaliseren

Evenementen vormen de kern van Techqueria en worden georganiseerd in alle 7 afdelingen. In 2019 organiseerden ze 60 evenementen en in 2020 groeide dat aantal tot meer dan 100. Voor evenementen zoals panels, hervatingsbijeenkomsten en hun jaarlijkse conferentie gebruiken Frances en de afdelingsleiders - die vrijwilligers zijn - Asana om de logistiek en evenementmarketing te plannen en te coördineren. Met het begin van de COVID-19-pandemie in 2020 heeft het team onmiddellijk zijn evenementensjabloon bijgewerkt om het te optimaliseren voor virtuele evenementen, waardoor de overgang voor iedereen gemakkelijker te beheren was.

Door Asana te gebruiken om evenementen te beheren, is er één bron van waarheid gedurende het hele plannings- en uitvoeringsproces. Zodra een evenement is gepland, wordt er een project aangemaakt en krijgt het team een idee van de werkbelasting die erbij komt kijken. Dit stelt evenementleiders in staat om werk te herverdelen of een evenement op de agenda te verplaatsen, zodat geen enkel teamlid overbelast raakt. Als er sponsors of partners bij het evenement betrokken zijn, worden externe medewerkers als gasten uitgenodigd voor het project om de planning en communicatie te stroomlijnen. Inzicht hebben in de werkbelasting van het evenement en een duidelijke communicatielijn met partners en sponsors is van cruciaal belang, omdat Techqueria afhankelijk is van een klein team en hen niet wil overbelasten.

We kunnen de werkbelasting voor evenementen beheren omdat we een single source of truth hebben voor onze hele agenda: Asana.

Frances Coronel, technologiedirecteur

Frances en haar Team gebruiken Asana ook om partnerschappen met hosts van evenementen, sponsors en donateurs te beheren, inclusief hun partnerschap met Asana. Ze nodigen hun partners uit voor een Asana-project zodat ze een gedeelde werkruimte hebben om samen te werken en actiepunten bij te houden. Het gebruik van Asana stroomlijnt de communicatie tussen Techqueria en partners, zodat deliverables niet over het hoofd worden gezien en beide partijen hun impact kunnen maximaliseren.

Samenwerken met partners is altijd effectiever wanneer ze toegang hebben tot dezelfde tools als je team. Asana maakt het gemakkelijk door ons in staat te stellen partners als gasten uit te nodigen voor projecten.

Frances Coronel, technologiedirecteur

Als groeiende organisatie is het bijhouden van OKR's en groei van cruciaal belang om hun impact in de LatinX-gemeenschap te begrijpen. Door Doelen te gebruiken, weten Frances en haar Team wat er wordt bereikt en welke gebieden meer aandacht nodig hebben. Ze kunnen ook zien hoe het werk aansluit bij het grotere geheel en de missie van de organisatie. Ten slotte helpt het gebruik van Asana om OKR's bij te houden Frances en haar Team om het tempo van projecten te stroomlijnen en te begrijpen hoe ze de uitvoering kunnen verbeteren.

Techqueria houdt verschillende statistieken bij om het succes te bepalen, zoals de opkomst bij evenementen, toegekende subsidies en het aantal leden. Het gebruik van Asana heeft een directe impact gehad op twee van de kernstatistieken van de organisatie: de opkomst bij evenementen en de toegekende beurzen. Door al hun evenementmarketing in Asana te beheren, verhogen ze de opkomst bij evenementen - niemand zou immers komen als ze niet gepromoot zouden worden. Door Asana te gebruiken om taken voor subsidieaanvragen bij te houden, zorgen ze ervoor dat subsidieaanvragen op tijd en met alle nodige documenten worden ingediend.

Over het algemeen heeft Techqueria nu zichtbaarheid en transparantie in de hele organisatie. Door teamleden te helpen begrijpen waar anderen aan werken, behoudt iedereen een gedeeld gevoel van betrokkenheid en momentum ten aanzien van hun missie. Bovendien heeft het team transparantie geïdentificeerd als een waarde van de non-profitorganisatie, die Asana het hele team helpt te behouden en in hun werk te belichamen.

De waarde van partnerschappen

Omdat de meeste tech-banen via verwijzingen worden verkregen, zijn partnerschappen een cruciale stap naar het verbeteren van het sociale kapitaal voor de LatinX-gemeenschap. Voor organisaties als Techqueria helpt het soepel verwerven en beheren van partnerschappen om kanalen te openen tussen talent uit de Latinex-gemeenschap en techbedrijven. Als bedrijfspartner van Techqueria is Asana er trots op hen te ondersteunen door evenementen te organiseren, zoals een mentorevenement voor engineering. Door samen te werken aan evenementen kunnen Techqueria-leden sociaal kapitaal en een netwerk opbouwen, mentoren en mentees vinden en nieuwe vacatures ontdekken.

Het komt ook het team van Asana ten goede door de verbinding binnen de community te bevorderen en het wervingsproces te stimuleren. Volgens Dan Ubilla, een Engineering Manager bij Asana, "is het echt de moeite waard om een rol te spelen bij het creëren van een forum waar LatinX-mensen hun interesse kunnen uiten om bij Asana te werken en onze teams te leren kennen. Het helpt zowel de community als ons team te groeien."

Zoals Frances het ziet, bieden partners netwerken, mentorschap en gemeenschapsconnecties - die allemaal deel uitmaken van de manier waarop Techqueria werkt om de kloof in sociaal kapitaal in de LatinX-gemeenschap op te vullen. Daarom zijn evenementen en partnerschappen met bedrijven als Asana zo cruciaal voor hun succes. Uiteindelijk willen ze dat mensen vooruitkomen in hun carrière, promoties krijgen en nieuwe banen vinden - en de beste manier om dat te doen is door in contact te komen met technologiebedrijven.

Omdat we nog in de vroege fasen zitten als non-profitorganisatie, is toegang tot de Bedrijf-versie van Asana via het Social Impact-programma een geschenk uit de hemel. We kunnen meer voordelen bieden aan onze gemeenschap omdat we toegang hebben tot een superkrachtige tool.

Frances Coronel, technologiedirecteur

Het volgende hoofdstuk voor Techqueria

Naarmate Techqueria meer zakelijke partners binnenhaalt en het ledenbestand groeit, breidt het ook zijn Team uit. In het komende jaar hopen ze een nieuwe, uitgebreide raad van bestuur aan te trekken en hun eerste fulltime uitvoerend directeur in dienst te nemen. Ze hebben ook nieuwe functies voor de gemeenschap gelanceerd, waaronder een vacaturebank, een cv-bank en een verbeterde website. Al deze projecten worden in Asana bijgehouden, van het begin tot de voltooiing, om de zichtbaarheid, efficiëntie en resultaten voor de organisatie te stimuleren.

Het was niet de bedoeling dat al onze grootste projecten van 2021 tegelijkertijd zouden plaatsvinden, maar ze culmineren in wat aanvoelt als een nieuw hoofdstuk voor Techqueria. Zonder Asana zouden we het allemaal niet voor elkaar kunnen krijgen.

Frances Coronel, technologiedirecteur