Een groot deel van het werk van elke non-profitorganisatie is fondsenwerving. Bij Stand.earth is bijna 80% van hun inzet voor fondsenwerving gericht op stichtingen. Stephen Danner, Director of Development van Stand.earth, leidt het Grants-team, dat verantwoordelijk is voor het opstellen van voorstellen en pitches om subsidies en financiering voor de organisatie te verkrijgen. Dit is een tijdgevoelig en detailgericht proces, waarbij het team moet jongleren met deadlines voor aanvragen, nalevingsvereisten en lange lijsten met vereiste documenten. En als middelgrote non-profitorganisatie die om financiering concurreert met grote organisaties die 10 keer zo groot zijn, is het van cruciaal belang dat ze aanvragen vóór de deadline indienen met de meest overtuigende beschikbare verhalende, fiscale en visuele verhalen. Maar naarmate meer mensen lid werden van het team en er meer projecten en financieringsmogelijkheden op hun pad kwamen, hadden ze moeite om:

• Iedereen in het Team op één lijn te houden, omdat de informatie verspreid was

• Voorstellen op tijd in te dienen om de strenge deadlines voor subsidies te halen

• Reageren op dringende kansen en informele verzoeken, die bijdroegen aan een toch al volle werkdruk van meer dan 15 formele inzendingen per maand, omdat details door de mazen van het net vielen

Als gevolg hiervan moesten ze een gecentraliseerd werkbeheersysteem implementeren dat de hele organisatie zou voorbereiden op schaalbare groei.

Eén tool vinden om effectiever samen te werken

Het leiderschapsteam van Stand.earth was van mening dat de organisatie met te veel projectbeheertools aan het jongleren was en één samenhangende manier nodig had om samen te werken. Bovenop die frustratie misten teams verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid zonder een bron van waarheid. Dit had gevolgen voor de interne cultuur, omdat teamgenoten niet opvolgden zoals teamleiders verwachtten en teams de eerste tekenen van een afbrokkelend vertrouwen begonnen te ervaren.

We moesten ons werk centraliseren in één platformtool, omdat elk team verschillende tools gebruikte, wat leidde tot miscommunicatie en inefficiëntie.

Het centraliseren van de hele organisatie op één tool zou een grote onderneming zijn, maar ook een grote, positieve impact hebben op planning, samenwerking en het moreel. Stephen begon met het verzamelen van de behoeften en vereisten van elk team, zodat ze een duidelijke set evaluatiecriteria hadden. De lijst van vijfendertig items omvatte alles: projectbeheerfunctionaliteit, kosten, integraties en automatiseringen, verschillende projectweergaven en gasttoegang.

Vervolgens verzamelden ze aanbevelingen van het team en bekeken ze vijftien verschillende mogelijkheden. Na het evalueren van elke tool kwam Asana als leider naar voren. Het voldeed aan alle criteria die de teams nodig hadden en de eenvoud en interface overtuigden mensen. Naast de functionaliteit van Asana konden ze ook de non-profitkorting van Asana krijgen.

Terwijl ze zich voorbereidden om Asana te implementeren, stelde Stephen trainingsmateriaal samen voor werknemers om te leren hoe ze Asana moeten gebruiken, inclusief een opgenomen training die nu verplicht is voor iedereen om te bekijken. Stephen deelde ook aanvullende bronnen, zoals Asana-artikelen en -video's. Ten slotte nemen ze, om nieuwe werknemers te helpen bij de onboarding en om ze op weg te helpen, Asana-training op in hun onboardingproces voor nieuwe medewerkers.

Processen verbeteren om meer financiering te genereren

Met Asana heeft Stand.earth workflows in de hele organisatie gestroomlijnd. Werk dat veel vergaderingen en deliverables, complex tijdlijnbeheer en extreem hoge werkvolumes omvat, is nu voor het hele team gemakkelijker te beheren.

Stephen en zijn team beheren nu hun end-to-end subsidiebeheerproces in Asana. Met behulp van een Salesforce-integratie zijn ze in staat om een hoge donortevredenheid te behouden en een grotere financieringsgroei te realiseren door ervoor te zorgen dat ze altijd contact opnemen met donoren. En met behulp van sjabloonprojecten kan Stephen er zeker van zijn dat ze voor alle deliverables aan de eisen voldoen. Ten slotte verlopen hun teamvergaderingen sneller omdat ze ieders verantwoordelijkheden en deadlines kunnen zien met de teamagendaweergave.

Een pijnpunt dat Stephen vóór Asana ervoer, was de behoefte aan gecentraliseerde communicatiekanalen om zijn team te helpen weten waar ze zich op moesten concentreren en wat ze prioriteit moesten geven. Nu maakt hij werkplannen voor drie maanden in Asana met zijn direct ondergeschikten en heeft hij een model gemaakt dat de afdeling Human Resources en andere leidinggevenden kunnen gebruiken. Als gevolg daarvan is iedereen meer resultaatgericht, heeft iedereen helderheid over de gewenste resultaten en weet iedereen waar hij verantwoordelijk voor is. Door minder te focussen op kleine administratieve details, kunnen werknemers van Stand.earth meer strategische gesprekken voeren. Naast de ruimte om strategisch te denken, is iedereen ook in staat om het werk in eigen hand te nemen en projectmanager te worden.

We hebben nu een betere verantwoordelijkheid binnen het team, zodat we meer strategische gesprekken in de hele organisatie kunnen voeren in plaats van ons te concentreren op het voorkomen dat kleine details over het hoofd worden gezien.

Stephen en zijn Team kunnen nu ook naadloos samenwerken met hun externe partners, zoals aannemers of ontwerpers, met behulp van Asana. In plaats van te vertrouwen op e-mail en gedeelde documenten, kan Stephen externe medewerkers binnenhalen met behulp van de privacy- en gastfuncties van Asana, zonder extra papierwerk. Asana bespaart hem tijd door de administratieve taken te elimineren die gepaard gaan met het onboarden van externe partners en de overhead van zich zorgen te maken of iemand iets zou kunnen zien wat hij niet zou moeten zien.

Sinds we onze operationele efficiëntie met Asana hebben verbeterd, is de stress in de hele organisatie verminderd en is er vertrouwen ontstaan tussen de teamleden. En we hebben meer plezier op het werk.

Wanneer verantwoordelijkheid leidt tot groei - en een gezondere planeet

Asana heeft Stand.earth en het team van Stephen niet alleen geholpen om meer verantwoordelijkheid te nemen, resultaatgerichter te zijn en zich meer op deadlines te richten, maar het heeft hen ook in staat gesteld om 10% meer nieuwe prospects te identificeren omdat hun proces gestroomlijnd is en de informatie gecentraliseerd is. Met deze potentiële subsidieverstrekkers hebben ze in slechts één jaar een toename van 17% in financiering ervaren, omdat hun teams voor betrokkenheid van investeerders en het werven van potentiële verstrekkers beter gecoördineerd zijn. Ze zijn in staat om relaties op te volgen en te onderhouden in plaats van alleen maar te proberen het hoofd boven water te houden.

Als we uitzoomen van de dagelijkse activiteiten van Stephen en zijn Team, zien we dat ze financiering binnenhalen om een enorme impact op het milieu te hebben. Door helderheid te bieden op fundamenteel niveau - door kleine dingen zoals taken en agenda's - zijn ze in staat om grote veranderingen teweeg te brengen. Net zoals de kleine details in ons leven een enorme impact hebben op het milieu, van koffiebekers tot jeans, heeft het dagelijkse werk van Stephen en zijn Team een enorme impact op de manier waarop Stand.earth hun missie bereikt.

Met Asana kunnen we 10% meer nieuwe potentiële subsidieontvangers identificeren en 17% meer financiering krijgen, omdat ons werk meer gecentraliseerd, gecoördineerd en efficiënt is.