Een revolutie in de marketingactiviteiten bij Children's Health

In 2022 lanceerde Children's Health een marketingoperations-team om zijn bereik uit te breiden en zijn reputatie te versterken door middel van gediversifieerde marketingstrategieën. Het team werd echter geconfronteerd met operationele uitdagingen:

• Gefragmenteerde workflows: met meer dan negen afzonderlijke project- en ticketingsystemen werkten teams in silo's en waren de processen inconsistent.

• Inefficiënte samenwerking: niet-verbonden tools leidden tot tijdrovende processen en frequente miscommunicatie, waardoor de voortgang van initiatieven met een grote impact werd vertraagd.

Om deze uitdagingen aan te pakken, koos het marketingoperatieteam ervoor om in januari 2023 over te stappen op een tool voor gezamenlijk werkbeheer. Hun doelen waren om:

• Werk centraliseren: Asana zou dienen als een single source of truth, de zichtbaarheid verbeteren, de behoefte aan afdelingsbrede vergaderingen verminderen en workflows stroomlijnen.

• Standaardiseren van processen: een consistent projectbeheerraamwerk zorgde voor afstemming tussen teams in verschillende afdelingen en verduidelijkte prioriteiten.

• Schaalbaarheid mogelijk maken: door tijd te besparen en middelen te concentreren, kan het team prioriteit geven aan initiatieven met een grote impact, waardoor de organisatie meer patiëntengezinnen kan bereiken en belangrijke doelen kan bereiken.

In slechts zestien maanden heeft Children's Health met succes gezamenlijk werkbeheer uitgerold in Marketing en Communicatie, waardoor de manier waarop het team werkt en prioriteit geeft aan hun inzet is getransformeerd. Het innovatieve gebruik van Asana door het team leverde hen de Marketing Visionary Work Innovation Award op, een bewijs van hun vermogen om de inzet te schalen en tegelijkertijd hun impact op gezinnen en de gemeenschap te versterken.

Bij Children's Health spelen marketing en communicatie een cruciale rol als het bindweefsel van onze organisatie. Door onze marketinginspanningen in Asana te centraliseren, hebben we de samenwerking gestroomlijnd en onszelf gepositioneerd om zinvolle resultaten te leveren voor de patiënten en gezinnen die we bedienen.

Fernand Fernandez, Executive Vice President, Chief Marketing en Communicatie Officer

Strategische planning vereenvoudigen voor betere resultaten 

Voordat de marketingafdeling gezamenlijk werkbeheer invoerde, vertrouwde ze op presentaties, documenten en spreadsheets om de strategische planning te beheren. Door over te stappen naar Asana, centraliseerde het team hun planningsproces, automatiseerde het workflows en creëerde het een meer samenhangend systeem.

Gecentraliseerde planning zorgt voor afstemming

• Strategische plannen worden in Asana gebouwd als speciale projecten, waardoor er een gecentraliseerde hub ontstaat voor alle planningsinspanningen.

• Teams in de hele marketingafdeling werken binnen hetzelfde strategische plan, waardoor de zichtbaarheid wordt verbeterd, teams buiten de marketingafdeling op de hoogte worden gehouden en de noodzaak van afzonderlijke documenten of tools wordt geëlimineerd.

• Door de planningsprocessen te standaardiseren, zorgt het team voor consistentie in alle workflows en voorkomt het dat werk over het hoofd wordt gezien. 

• Met behulp van multihoming, waarmee gebruikers een enkele taak in meerdere projecten kunnen opnemen, kunnen teams taken uit het strategische plan verbinden met de creatieve wachtrij, waardoor ze alle campagnemiddelen op één plek kunnen bijhouden.

Verbeterde focus levert meetbare impact op

• Realtime dashboards geven teams en leiders inzicht in de werkbelasting en de voortgang van projecten, waardoor de toewijzing van middelen wordt verbeterd en obstakels vroegtijdig kunnen worden geïdentificeerd om strategische projecten op schema te houden.

• Door planningsprocessen te automatiseren en inefficiënties te elimineren, kreeg het marketingteam meer capaciteit om zich te concentreren op initiatieven met hoge prioriteit, waardoor ze hun doel voor 2023 bereikten om 80% van hun tijd aan strategisch werk te besteden.

Resultaten stimuleren met gestroomlijnd campagnebeheer

De afdeling Marketing en Communicatie speelt een cruciale rol bij het verbeteren van de nationale reputatie van de organisatie door middel van initiatieven zoals e-mailmarketingcampagnes, gerichte digitale strategieën en multimedia-inhoud. 

Voorheen leidde het beheer van een groot aantal campagnes via gesiloëerde tools tot inefficiënties, miscommunicatie en vertragingen. Door het werk in Asana te centraliseren, werden deze uitdagingen opgelost: de samenwerking werd verbeterd, de zichtbaarheid werd behouden en de resultaten werden versneld.

Verenigd werk versnelt de tijdlijnen van campagnes

• Alle marketingactiviteiten worden bijgehouden in één platform, waardoor het campagnemanagement van begin tot eind wordt gecentraliseerd.

• Cross-functional teams en externe bureaupartners werken in gedeelde projecten, waardoor miscommunicatie wordt verminderd en de coördinatie wordt verbeterd.

• Dashboards en portfolioweergaven bieden realtime inzicht in de werkbelastingen van het team, zodat projecten op schema blijven en deadlines worden gehaald.

• Gestandaardiseerde campagneworkflows maken een snellere planning en uitvoering van creatieve middelen mogelijk, waardoor de speed-to-market wordt verbeterd en output van hoge kwaliteit wordt gestimuleerd.

Samenwerkingstools verbeteren de afstemming tussen teams

• Realtime updates en automatisering stellen het team in staat om meer tijd te besteden aan het plannen van innovatieve campagnes in plaats van achter updates aan te zitten.

• De tijd om te rapporteren over campagneresultaten is met 80% verminderd dankzij de rapportagedashboards van Asana, die snellere inzichten bieden en het meetproces stroomlijnen.

• Portfolio-weergaven visualiseren belangrijke projectstatistieken, zoals het totale aantal voltooide taken, en bieden inzichten tijdens postmortem-beoordelingen om het team te helpen hun processen voortdurend te verbeteren.

Creatieve productie transformeren voor snellere uitvoering en oplevering

Voordat gezamenlijk werkbeheer werd ingevoerd, werden creatieve aanvragen voor marketinginitiatieven via e-mail beheerd, wat leidde tot inefficiënties en inconsistente workflows. Met ongeveer 150 creatieve middelen die op elk moment in de wachtrij stonden, had het team een oplossing nodig om het intake- en productieproces te stroomlijnen, waardoor ze zich konden concentreren op het maken van werk van hoge kwaliteit. Asana transformeerde hun creatieve productieproces.

Gestandaardiseerde formulieren en workflows verbeteren de efficiëntie

• Creatieve aanvragen - inclusief video-, fotografie-, e-mail- en printproductie - worden ingediend via aangepaste intakeformulieren die zijn afgestemd op elk type asset en elke projectbehoefte.

• De formulieren gebruiken aangepaste velden om vooraf essentiële details vast te leggen, zoals tijdlijnen, producttype en prioriteiten, zodat aanvragen voltooid zijn voordat er verder wordt gegaan.

• Eenmaal goedgekeurd, worden aanvragen omgezet in actieve projecten. Taken, tijdlijnen en teamleden worden automatisch toegewezen op basis van projectsjablonen, waardoor workflows worden gestroomlijnd en consistentie wordt gewaarborgd.

• Met flexibele projectsjablonen kunnen teams tijdlijnen en afhankelijkheden aanpassen aan hun unieke behoeften, waardoor de opstarttijd wordt verkort en projecten op schema blijven.

Verbeterde efficiëntie en middelenbeheer 

• Portfolio-weergaven bieden realtime inzichten in de werkbelastingen van ontwerpers, waardoor managers de capaciteit in evenwicht kunnen brengen en projecten efficiënt kunnen toewijzen. Dit verbeterde de zichtbaarheid van de werkbelasting met 25% en verhoogde het vermogen van ontwerpers om urgente projecten te prioriteren met 95%.

• Het vastleggen van projectdetails via intakeformulieren verhoogde de efficiëntie met 25%, waardoor 2,5 uur per aanvraag en in totaal 115 uur in het eerste en tweede kwartaal van 2024 werden bespaard.

• Een nieuw video- en fotografierapport verbeterde de zichtbaarheid in het werk van dat team met 98%, wat een betere coördinatie en besluitvorming mogelijk maakte.

• Gedeelde projecten bevorderden een naadloze samenwerking tussen teams en externe partners, waardoor de cross-functional samenwerking met 95% verbeterde voor video- en fotografieprojecten en met 25% voor e-mailmarketingworkflows.

• Gestandaardiseerde workflows verminderden de aanmaaktijd van projecten met 20% voor creatieve middelen en 80% voor video- en fotografieprojecten, waardoor de time-to-market voor creatieve middelen met 45% werd versneld.

Een betere toekomst voor kinderen creëren

Met de efficiëntieverbeteringen en verbeteringen die gezamenlijk werkbeheer in hun activiteiten heeft aangebracht, is het team klaar om hun marketinginspanningen naar een hoger niveau te tillen: het stroomlijnen van workflows, het verbeteren van de samenwerking en het leveren van impactvolle campagnes die de missie van Children's Health ondersteunen om het leven voor kinderen beter te maken.