Con Asana, possiamo implementare la gestione dei progetti in tutta l'organizzazione senza molta formazione perché la piattaforma è estremamente facile da usare. I giovani professionisti lavorano senza problemi su Asana, così come i dirigenti.

Aleksandra Sulimko, Chief Human Resources Officer

In che modo Asana aiuta TheSoul Publishing a lavorare in modo più intelligente

Lavoro e team centralizzati

TheSoul Publishing gestisce flussi di lavoro estremamente complessi e volumi di produzione impressionanti. Per continuare a produrre e poter crescere, si è rivolta ad Asana per un modo più organizzato, semplificato ed efficace di lavorare. 

Ora, grazie a una maggiore visibilità e a processi più efficienti, TheSoul Publishing è in grado di operare più velocemente che mai con Asana. 

Semplificare i flussi di lavoro complessi con organizzazione e struttura

Nel reparto di produzione dei contenuti, la realizzazione di ogni contenuto richiede giorni o mesi e può essere tradotta in ben 19 lingue.

Anastasiia Vinogradova è Executive Producer del brand La La Life, un insieme di tre canali YouTube che produce video comici con elementi musicali. L'organizzazione dei progetti su Asana aiuta a eliminare la necessità di comunicazione aggiuntiva e riunioni sullo stato. 

Organizzare il lavoro per una maggiore visibilità

• Ogni video corrisponde a un progetto Asana, o più, a seconda del numero di lingue in cui viene tradotto, del numero di tipi di media coinvolti e del numero di canali di social media su cui verrà distribuito.

• Tutti i progetti sono organizzati in un portfolio di Asana, in modo che Anastasiia abbia una visione d'insieme di dove si trova ogni video nel ciclo di produzione. 

• Utilizza la cronologia del portfolio per vedere quando i contenuti saranno pronti per la pubblicazione e le Dashboard per i resoconti. 

Semplificare la produzione con i modelli personalizzati

• La produzione dà il via a ogni nuovo progetto di contenuto duplicando un modello di Asana, che contiene tutte le fasi di creazione del video organizzate in sezioni, come la ricerca di un'idea, la scrittura della sceneggiatura, l'ordine di musica o animazione, le riprese e tutte le fasi di post-produzione. 

• Per un video possono esserci centinaia di attività, che coinvolgono team specializzati, come quelli di animazione e sound design.

Quando apriamo il progetto, possiamo capire cosa è già stato fatto e cosa deve ancora essere fatto. Non abbiamo bisogno di ulteriori comunicazioni al riguardo.

Anastasiia Vinogradova, Producer esecutiva

Le automazioni danno il via a un processo di onboarding più efficiente ed efficace

Aleksandra Sulimko, Chief Human Resources Officer, gestisce un reparto globale di Risorse umane e comunicazione interna per supervisionare l'intero ciclo di vita dei dipendenti, a partire dall'inserimento dei nuovi assunti. E non è un compito facile, dato che, in media, TheSoul Publishing assume 100 nuove persone al mese. 

TheSoul Publishing ha creato un processo di onboarding automatizzato integrando Asana e il proprio sistema di gestione delle risorse umane (HRMS). Ciò consente al team delle Risorse umane non solo di stare al passo, ma anche di soddisfare i nuovi arrivati e di istruirli su tutto ciò che riguarda l'azienda. “Impara facendo”, afferma Aleksandra. “Asana è ideale per l'onboarding e aiuta il nostro team a replicare in modo efficace il nostro lavoro.”

Integrazioni potenti per automatizzare l'onboarding dei dipendenti

• Per avviare il processo di onboarding, un recruiter inserisce semplicemente il nome di un candidato e la data di inizio nel proprio sistema di Risorse umane, BambooHR, che è integrato con Asana tramite l'API. 

• Questo avvia una sequenza di onboarding completamente automatizzata in un progetto di Asana, a partire dal pre-onboarding, ovvero le attività che portano un nuovo dipendente al suo primo giorno, come ricevere un computer e ottenere una tessera per il parcheggio. 

• Il primo giorno, al nuovo dipendente viene assegnato un progetto Asana generato automaticamente e personalizzato per il suo reparto specifico, che lo guida attraverso i passaggi per conoscere la cultura aziendale, firmare i documenti di assunzione e fare pratica nell'utilizzo degli strumenti aziendali.

I moduli centralizzano la ricezione delle richieste per ridurre il lavoro improduttivo

• Il reparto Risorse umane utilizza una serie di moduli Asana

  moduli per aiutare i dipendenti a presentare richieste interne alle Risorse umane. 

• C’è un modulo per ogni esigenza, comprese le richieste di viaggi di lavoro, promozioni, formazione e trasferimenti. 

• Le regole di Asana classificano automaticamente le richieste e le trasformano in attività di Asana, dove le Risorse umane possono interagire con il dipendente, in modo che tutto venga fatto in un unico posto. 

• I moduli vengono utilizzati per tutti i reparti operativi dell'azienda e i dipendenti di TheSoul Publishing inviano quasi 7.000 moduli al mese.

Asana ha migliorato la gestione dei progetti nell'organizzazione, mostrandoci come rendere i nostri carichi di lavoro più trasparenti. Questa è la parte più utile per noi, poiché la trasparenza è un principio cardine dell'azienda.

Aleksandra Sulimko, Chief Human Resources Officer

Processi IT più fluidi per una maggiore visibilità

Nel 2020, l'iniziativa del team IT di standardizzare la pianificazione trimestrale è fallita: il precedente sistema di gestione delle attività non supportava la pianificazione per le dimensioni e la portata dell'azienda. Ora, tutti i processi IT sono gestiti su Asana, il che crea maggiore trasparenza e una connessione più forte tra le attività IT e quelle dell'azienda. 

Semplificare progetti IT complessi

• Asana aiuta il reparto IT a gestire con successo progetti complessi, come la piattaforma proprietaria di gestione dei contenuti, grazie a una migliore definizione delle priorità, a una migliore collaborazione e a scadenze chiare. 

• Ha raggiunto il suo obiettivo iniziale di standardizzare la pianificazione trimestrale in tutta l’azienda e ogni reparto di TheSoul Publishing ora ha un portfolio dedicato su Asana che raccoglie i suoi progetti e i suoi piani.

Aumento del completamento dei progetti (con visibilità completa)

• Il team IT utilizza i dati di Asana per creare resoconti sulla percentuale di progetti completati ogni trimestre, il che semplifica la comprensione della capacità di esecuzione di un team e l’attribuzione di responsabilità ai titolari del progetto. 

• Dall'implementazione di Asana, questa metrica di esecuzione del progetto è migliorata in modo significativo: nell'IT, ad esempio, il completamento del progetto è salito al 100%.

Con la chiarezza creata da Asana, puoi facilmente evidenziare chi è responsabile di un’attività e coinvolgere i membri del team per ottenere un feedback. I traguardi e le scadenze incoraggiano le persone a lavorare più rapidamente.

Alexey Baranov, Head of Development, IT

Crescere rapidamente con Asana, all'interno dell'azienda e nel mondo

In tutta TheSoul Publishing, Asana ha migliorato l'esecuzione e ha unito i reparti. La chiarezza su responsabilità e scadenze aiuta le persone a completare le attività entro i tempi previsti, il che significa che TheSoul Publishing può realizzare più velocemente nuove idee, produrre contenuti più coinvolgenti per i propri fan e avere più libertà di sperimentare e innovare.