Dalla sua fondazione nel 2019, Techqueria è cresciuta fino ad avere due dipendenti e ha aumentato la raccolta fondi a 250.000 dollari all'anno, e lo fa con personale part-time: ogni dipendente di Techqueria ha anche un lavoro a tempo pieno nel settore tecnologico. Ciò è ancora più impressionante se si considera che la community di Techqueria conta oltre 15.000 membri e alleati in sette capitoli. I membri si uniscono per un senso di comunità (probabilmente sono le uniche persone Latinx sul posto di lavoro) e per trovare opportunità di lavoro.

Frances Coronel fa parte del comitato consultivo di Techqueria e ricopre il ruolo di direttrice tecnologica dell'organizzazione, oltre a essere una software engineer a tempo pieno presso Slack. Ha contribuito alla crescita dell’organizzazione, supervisionando le operazioni quotidiane e l’espansione. Quando hanno iniziato a lavorare insieme, Frances e il suo piccolo team si affidavano a Slack per comunicare e a Documenti Google per gestire gli eventi. Man mano che crescevano, Frances si rese conto che uno strumento di gestione del lavoro sarebbe stato fondamentale. Con l'aumento di eventi, partner, sponsor e volontari (l'organizzazione ne ha più di 40) e con un team in crescita, sapeva che Techqueria aveva bisogno di un modo migliore di lavorare insieme per realizzare il suo pieno potenziale.

Abbiamo riconosciuto la necessità di uno strumento per unire il team, sapendo che sarebbe stato dannoso per noi in futuro se non avessimo implementato una soluzione prima di affrontare una rapida crescita.

Frances Coronel, Direttrice tecnologica

Concentrarsi su scalabilità e semplicità

Quando Frances ha deciso di trovare una soluzione per la loro organizzazione in crescita, sapeva che Techqueria aveva bisogno di quanto segue:

• Una piattaforma che si adattasse alla crescita dell'organizzazione no-profit.

• La possibilità di invitare partner, sponsor e volontari a collaborare direttamente all'interno della piattaforma.

• Una piattaforma che non prosciugasse il budget di Techqueria man mano che si espandeva.

Dopo aver provato diverse opzioni, Frances ha scelto Asana per la sua scalabilità e facilità d'uso in un'organizzazione in crescita, per i prezzi per le organizzazioni non profit e per l'interfaccia utente intuitiva. In qualità di ingegnere che si occupa di progettazione frontend, questo è stato un grande punto a favore per Frances, e l'avrebbe aiutata a integrare senza problemi il suo team esistente e i nuovi dipendenti.

Poiché Techqueria ha adottato Asana quando il team era ancora piccolo, Frances ha semplificato il lancio. Ha invitato ogni membro del team a unirsi a lei su Asana e ha condiviso con loro risorse come l'Asana Academy e diversi articoli della Guida. Ha aiutato il suo team a partire in quarta creando modelli per i progetti che si ripetono, come gli eventi. L'utilizzo dei modelli ha aiutato il suo team a capire fin da subito come usare Asana per un flusso di lavoro comune e a trasferire questa conoscenza ad altri progetti.

I modelli sono stati un'ottima risorsa per il nostro team quando abbiamo implementato Asana, perché le persone hanno capito immediatamente il caso d'uso e hanno potuto mettersi subito al lavoro.

Frances Coronel, Direttrice tecnologica

Nel tempo, Frances ha iniziato a fare l'onboarding dei nuovi assunti e dei membri del consiglio di amministrazione su Asana, in modo che potessero familiarizzare con la piattaforma fin dal primo giorno. Ora, quando le persone hanno domande su come fare qualcosa su Asana, inviano un messaggio al canale Slack interno di supporto tecnico e ricevono suggerimenti o articoli della Guida dai colleghi del team.

Semplificare i flussi di lavoro per massimizzare i risultati

Gli eventi sono fondamentali per Techqueria e vengono organizzati in tutti e 7 i capitoli. Nel 2019, ha organizzato 60 eventi e ha portato questo numero a oltre 100 nel 2020. Per eventi come tavole rotonde, sessioni di domande e risposte e la conferenza annuale, Frances e i leader dei capitoli, che sono volontari, utilizzano Asana per pianificare e coordinare la logistica e il marketing dell'evento. Con l'inizio della pandemia di COVID-19 nel 2020, il team ha immediatamente aggiornato il proprio modello per gli eventi per ottimizzarlo per gli eventi virtuali, il che ha reso la transizione più facile da gestire per tutti.

Utilizzando Asana per gestire gli eventi, c'è un punto di riferimento unico durante l'intero processo di pianificazione ed esecuzione. Non appena un evento viene programmato, viene creato un progetto e il team ha un'idea del carico di lavoro coinvolto. Ciò consente ai responsabili degli eventi di ridistribuire il lavoro o spostare un evento sul calendario in modo che nessun membro del team sia sovraccarico. Se l'evento coinvolge sponsor o partner, i collaboratori esterni vengono invitati come ospiti al progetto per semplificare la pianificazione e la comunicazione. Avere visibilità sul carico di lavoro dell'evento e una chiara linea di comunicazione con partner e sponsor è fondamentale perché Techqueria si affida a un team ridotto e non vuole che i suoi membri vadano in burn-out.

Siamo in grado di gestire i carichi di lavoro relativi agli eventi perché abbiamo un'unica fonte di riferimento per tutto il nostro calendario: Asana.

Frances Coronel, Direttrice tecnologica

Frances e il suo team utilizzano Asana anche per gestire le collaborazioni con gli host degli eventi, gli sponsor e i donatori, inclusa la loro collaborazione con Asana. Invitano i loro partner in un progetto di Asana in modo da avere uno spazio di lavoro condiviso per collaborare e monitorare le attività. L’utilizzo di Asana semplifica la comunicazione tra Techqueria e i partner, in modo che i risultati finali non vengano trascurati e che entrambe le parti possano massimizzare il loro impatto.

Lavorare con i partner è sempre più efficace quando hanno accesso agli stessi strumenti del tuo team. Asana semplifica le cose, permettendoci di invitare i partner come ospiti ai progetti.

Frances Coronel, Direttrice tecnologica

Essendo un'organizzazione in crescita, il monitoraggio degli OKR e della crescita è fondamentale per comprendere il loro impatto sulla comunità LatinX. Utilizzando gli obiettivi, Frances e il suo team sanno cosa viene realizzato e quali aree richiedono maggiore attenzione. Possono anche vedere in che modo il lavoro si collega al quadro generale e alla missione dell'organizzazione. Infine, l'utilizzo di Asana per monitorare gli OKR aiuta Frances e il suo team a ottimizzare il ritmo dei progetti e a capire come possono migliorarne l'esecuzione.

Techqueria monitora diverse metriche per determinare il successo, come la partecipazione agli eventi, le sovvenzioni assegnate e il numero di membri. L'utilizzo di Asana ha avuto un impatto diretto su due delle metriche principali dell'organizzazione: la partecipazione agli eventi e le sovvenzioni assegnate. Gestendo tutto il marketing degli eventi su Asana, aumentano la partecipazione agli eventi: dopotutto, nessuno parteciperebbe se non venissero pubblicizzati. Utilizzando Asana per monitorare le attività relative alle domande di sovvenzione, si assicurano che queste vengano inviate in tempo e con tutti i documenti necessari.

Nel complesso, Techqueria ora ha visibilità e trasparenza in tutta l'organizzazione. Aiutando i membri del team a capire a cosa stanno lavorando gli altri, tutti mantengono un senso condiviso di impegno e slancio verso la loro missione. Inoltre, il team ha identificato la trasparenza come un valore dell’organizzazione no-profit, che Asana aiuta l’intero team a mantenere e a incarnare nel proprio lavoro.

Il valore delle partnership

Poiché la maggior parte dei posti di lavoro nel settore tech viene ottenuta tramite referenze, le partnership sono un passo fondamentale per migliorare il capitale sociale della comunità latino-americana. Per organizzazioni come Techqueria, acquisire e gestire le partnership senza intoppi aiuta ad aprire canali tra i talenti LatinX e le aziende tecnologiche. In qualità di partner aziendale di Techqueria, Asana è orgogliosa di supportarla organizzando eventi, come un evento di mentoring per ingegneri. La collaborazione agli eventi aiuta i membri di Techqueria a costruire capitale sociale e rete, a trovare mentori e allievi e a scoprire nuove opportunità di lavoro.

Inoltre, il team di Asana ne trae vantaggio, poiché vengono promosse le connessioni all'interno della community e viene facilitato il processo di reclutamento. Secondo Dan Ubilla, Engineering Manager di Asana, “Contribuire alla creazione di un forum in cui le persone LatinX possano esprimere il loro interesse a lavorare in Asana e conoscere i nostri team è davvero gratificante e aiuta sia la comunità che il nostro team a crescere”.

Secondo Frances, i partner offrono networking, mentorship e connessioni con la community, tutti elementi che fanno parte del modo in cui Techqueria lavora per colmare il divario di capitale sociale che affligge la comunità latino-americana. Ecco perché gli eventi e le partnership con aziende come Asana sono così cruciali per il loro successo. In definitiva, vogliono che le persone facciano carriera, ottengano promozioni e trovino nuovi posti di lavoro, e il modo migliore per farlo è entrare in contatto con le aziende tecnologiche.

Poiché siamo ancora nelle fasi iniziali come organizzazione no-profit, avere accesso alla versione Business di Asana tramite il programma Social Impact è una vera manna dal cielo. Siamo in grado di offrire più vantaggi alla nostra community perché abbiamo accesso a uno strumento potentissimo.

Frances Coronel, Direttrice tecnologica

Il prossimo capitolo per Techqueria

Man mano che Techqueria si assicura più partner aziendali e amplia la sua base di membri, sta anche ampliando il suo team. Nell'anno a venire, sperano di creare un nuovo consiglio di amministrazione ampliato e di assumere il loro primo direttore esecutivo a tempo pieno. Inoltre, ha lanciato nuove funzionalità per la community, tra cui una bacheca delle offerte di lavoro, un archivio di curriculum e un sito web migliorato. Tutti questi progetti vengono monitorati su Asana dall'inizio al completamento, per migliorare visibilità, efficienza e risultati per l'organizzazione.

Non avevamo previsto che tutti i nostri progetti più importanti del 2021 si svolgeranno contemporaneamente, ma stanno culminando in quello che sembra un nuovo capitolo per Techqueria. Senza Asana non saremmo in grado di portare a termine tutto il lavoro.

Frances Coronel, Direttrice tecnologica