Palo Alto Networks ha ridotto i costi operativi del 40% con Asana

Elementi in evidenza

Sfide

• Palo Alto Networks aveva più di 5 sistemi di gestione del lavoro per diversi gruppi, il che portava a una spesa eccessiva del 40% in più.

• Processi e sistemi diversi rendevano difficile per i team condividere e accedere ai dati, rallentando la collaborazione e impedendo al lavoro di scalare al ritmo della crescita.

• In tutti i team globali, i leader non riuscivano a vedere come tutte le attività, le risorse e le priorità aziendali si combinassero, il che rendeva difficile individuare i rischi e dare priorità alle iniziative più importanti.

La soluzione

• La leadership ha implementato un consolidamento top-down su Asana, riducendo la complessità, la ridondanza e il rischio per la sicurezza derivanti dall'utilizzo di più strumenti. 

• Tutto il lavoro è gestito in un unico posto, in modo che i team possano standardizzare e automatizzare il lavoro interfunzionale complesso su larga scala. 

• Un sistema unificato offre ai leader l'accesso in tempo reale alle informazioni, il che accelera notevolmente il processo decisionale e la mitigazione del rischio.

I risultati

• Riduzione del 40% dei costi operativi ridondanti

• Il tempo necessario per i resoconti sullo stato è passato da ore a minuti

• I team di ricerca e sviluppo ora rispettano il 100% delle scadenze stabilite

• Processo decisionale e mitigazione del rischio più intelligenti e rapidi 

• Migliore previsione delle risorse per la pianificazione strategica

• Maggiore produttività e velocità di consegna

Unificando il lavoro su Asana, tutta la nostra organizzazione può agire rapidamente per adattarsi al mutevole panorama della sicurezza informatica. I dati di lavoro e la collaborazione sono riuniti in un unico posto, in modo che i team possano accedere autonomamente alle informazioni senza perdere tempo a fare e rifare le stesse cose.”

Collegare i team per alimentare l'innovazione

Palo Alto Networks ha scelto Asana per la sua flessibilità, la facilità di adozione e la roadmap del prodotto, considerando Asana un partner a prova di futuro che li avrebbe aiutati a crescere con potenti dati di lavoro e funzionalità di IA rivoluzionarie. 

Centralizzando il lavoro su Asana, l'azienda ha eliminato i compartimenti stagni e ha fornito ai team un accesso immediato alle informazioni. Il team di marketing può fare il punto della situazione con il team di vendita e condividere facilmente le attività e i materiali futuri, aiutando a ottenere il massimo da ogni lead. I team di prodotto e di ricerca e sviluppo dispongono di un unico posto per coordinare i lanci altamente interfunzionali e ottimizzare la ricezione del lavoro, in modo da poter soddisfare le esigenze dei clienti e dare la priorità al lavoro giusto per l'azienda. Nel frattempo, il team IT utilizza Asana come fonte di riferimento unica per pianificare le risorse, coordinare i team globali e garantire che Palo Alto Networks disponga dell'infrastruttura necessaria per avere successo.

Implementare Asana tra i team

Palo Alto Networks ha collaborato con il team di servizi professionali di Asana a una strategia di implementazione tecnologica che avrebbe rapidamente consolidato la sua organizzazione su Asana con il minimo attrito o interruzione dell'attività dell'azienda. 

Palo Alto Networks ha iniziato l'implementazione con il marketing, migrando centinaia di addetti al marketing nello strumento in poco più di due mesi. Poi si è passati ad altri team, tra cui IT, operazioni, prodotto e ricerca e sviluppo, implementando Asana per oltre 5.800 utenti in meno di 6 mesi. Il team dei servizi professionali di Asana ha lavorato fianco a fianco con la leadership di Palo Alto Networks per personalizzare i suggerimenti in modo da soddisfare le esigenze specifiche di ciascun team, consentendo di massimizzare rapidamente l’impatto di Asana per ottenere un ROI elevato.

Abbiamo collaborato tutti come un unico gruppo, con una solida partnership tra Asana e Palo Alto Networks, per portare a termine la migrazione nei tempi molto ristretti che avevamo a disposizione.”

Eseguire campagne globali su larga scala

Il team di marketing di Palo Alto Networks è responsabile di promuovere la consapevolezza, la domanda e il coinvolgimento dei clienti, aiutando l'azienda ad aumentare le entrate. Il team è ampio e interfunzionale, con oltre 600 dipendenti in diverse sedi e località in tutto il mondo. 

Con una tale portata, era difficile per il team di marketing coordinare gli stakeholder e realizzare senza intoppi campagne internazionali. Ora Asana li aiuta a lavorare in modo efficiente e a rimanere allineati alle priorità aziendali.  

Processi standardizzati per un'esecuzione più rapida delle campagne

• I responsabili delle campagne monitorano tutte le iniziative di cui sono responsabili in un unico portfolio, che si trasforma in una visione d’insieme di tutte le campagne globali, in modo che i leader possano seguire l’avanzamento degli obiettivi e individuare rapidamente gli ostacoli. 

• Ogni campagna richiede il coordinamento tra più team. Invece di perdere tempo a fare e rifare le stesse cose, i responsabili delle campagne usano i moduli per richiedere facilmente risorse e localizzazione.

• I team possono vedere tutte le loro richieste in un unico posto e quindi avviare il lavoro relativo alla campagna più velocemente con oltre 80 modelli standardizzati per i diversi flussi di lavoro della campagna. All'interno di questi modelli, le regole preimpostate assegnano istantaneamente date di scadenza e ruoli, in modo che gli addetti al marketing si assumano le proprie responsabilità e rispettino i tempi previsti.

Il marketing è un processo complesso, con numerose variabili. Asana ci consente di vedere tutto in un unico posto, in modo che i team globali possano collaborare con meno attriti e realizzare programmi di marketing su larga scala.”

La visibilità migliora la pianificazione del marketing e del budget

• La pianificazione strategica è consolidata tra i team in un'unica vista portfolio generale. La leadership ha visibilità su tutte le priorità, i budget e le risorse di marketing in un unico posto, per facilitare il processo decisionale. 

• La pianificazione trimestrale è standardizzata in un modello di progetto utilizzato da tutti i team. Questi progetti si collegano al portfolio della leadership per offrire una visione d'insieme di tutte le priorità. 

• I campi personalizzati globali standardizzano la raccolta dei dati e la coerenza nei resoconti per la leadership. Le regole automatizzano il monitoraggio del budget e della pipeline prevista, semplificando la previsione delle prestazioni. 

• Con tutti i piani di marketing in un unico posto, il team può coinvolgere senza problemi il reparto vendite e condividere le attività future utilizzando un'integrazione con Google Calendar. 

La ricezione semplificata del lavoro aiuta i leader a pianificare i carichi di lavoro

• In futuro, il team di marketing regionale prevede di integrare la ricezione del lavoro nel proprio processo di pianificazione. Invece di effettuare richieste separate, i team possono selezionare una casella per ricevere supporto e avviare automaticamente il lavoro. 

• Tutte le azioni di follow-up e le conversazioni verrebbero incluse in quella richiesta, in modo che non si perda il contesto e non sia necessario scambiarsi email. 

• Acquisendo le richieste durante la pianificazione, i leader possono pianificare i carichi di lavoro in anticipo e prendere decisioni più accurate in merito alle risorse.

Chiedo sempre: “Possiamo farlo su Asana?” Asana è sufficientemente flessibile da consentirci di creare praticamente qualsiasi flusso di lavoro, e c'è ancora molto altro che potremmo fare.”

Fornire soluzioni di sicurezza informatica in tempo, sempre

I team di prodotto e di ricerca e sviluppo di Palo Alto Networks devono agire rapidamente per mantenere un ritmo di innovazione veloce in tutta la loro ampia gamma di prodotti. Le sfide della sicurezza informatica sono in continua evoluzione, quindi il team deve essere agile e lavorare rapidamente per innovare più velocemente dei criminali informatici e aggiungere nuovo valore per i clienti.

Questo lavoro è molto interfunzionale e complesso. Asana aiuta il team a semplificare i processi e a ottenere la visibilità di cui ha bisogno per lavorare rapidamente sulle priorità dell'azienda.

Le informazioni centralizzate semplificano i lanci complessi

• I team interfunzionali ora hanno un unico punto di riferimento per i lanci di prodotti complessi, il che riduce la confusione e accelera la collaborazione.

• Con tutto il lavoro su Asana, è più facile per i team per lo sviluppo dei prodotti consegnare e monitorare i risultati finali tra funzioni come IT e Integrazioni di nuovi prodotti, garantendo che i nuovi prodotti siano confezionati e consegnati correttamente.

• I team hanno visibilità sulle principali priorità di sicurezza con una “Dashboard del comitato per i concept” generale, che li aiuta a bilanciare le priorità del team del prodotto con quelle a livello aziendale.

Uno dei miei team mi ha detto che, dopo il passaggio ad Asana, è riuscito a consegnare il 100% dei suoi progetti di prodotto. Hanno rispettato tutti gli impegni e tutte le scadenze, il che è davvero notevole.”

La pianificazione semplificata aiuta il reparto R&S a lavorare più velocemente

• I leader hanno una visione d’insieme di tutte le iniziative di ricerca e sviluppo grazie ai portfolio e ai campi personalizzati, che li aiutano a definire rapidamente le priorità del lavoro e a rimuovere gli ostacoli.

• Per gestire le richieste provenienti da tutta l'azienda, il team utilizza i moduli per standardizzare l'inserimento in un progetto ai fini della definizione delle priorità. Le automazioni assegnano rapidamente le richieste alla persona giusta, mentre i modelli per i diversi tipi di risorse aiutano il team ad agire più velocemente.

• I materiali di ricerca e sviluppo richiedono aggiornamenti frequenti per tenere il passo con i cambiamenti della sicurezza informatica. Tutte le risorse attive vengono monitorate in un progetto e le automazioni integrate pianificano i promemoria di aggiornamento, in modo che niente possa sfuggire.

• Grazie al monitoraggio semplificato degli obiettivi e agli aggiornamenti automatizzati, il team può condividere resoconti sullo stato in pochi minuti, mentre prima impiegava 6 ore.

La trasparenza del carico di lavoro aiuta i leader a raggiungere gli obiettivi

• Il team di ricerca e sviluppo lavora a molti progetti contemporaneamente. La funzionalità di gestione delle risorse di Asana offre ai leader una visibilità sulla disponibilità dell’intero team, in modo da poter adeguare i carichi di lavoro tra le varie iniziative, con conseguente riduzione dei ritardi.

• Con dati di lavoro e resoconti più accurati, i leader possono garantire che il lavoro del team di ricerca e sviluppo sia equilibrato in tutto il portfolio e allineato alle priorità dell'azienda.

• Questa maggiore visibilità aiuta anche il team a identificare i rischi, a riportare il lavoro in carreggiata e a informare in anticipo gli stakeholder quando i progetti sono in ritardo.

Da quando usiamo Asana, non abbiamo avuto un progetto in ritardo. Siamo stati in grado di modificare in modo proattivo le tempistiche con 3-4 settimane di anticipo, oppure semplicemente di portare a termine il lavoro con scadenze e risultati finali chiari.”

Aumentare l'efficienza operativa in un'azienda globale

I team IT e operazioni di Palo Alto Networks sono responsabili della creazione di un’infrastruttura tecnologica in grado di evolvere con l’azienda, nonché della definizione della strategia e dell’esecuzione per le priorità principali dell’azienda. Questo lavoro è essenziale per garantire che Palo Alto Networks disponga dei processi, delle piattaforme e delle persone di cui ha bisogno per raggiungere gli obiettivi aziendali. 

È anche altamente interfunzionale. Asana aiuta i team IT e operazioni a fare il punto della situazione tra i team, in modo che l'intera azienda sia predisposta per una collaborazione più centralizzata ed efficiente. 

La visibilità aiuta i leader a prendere decisioni migliori sull'utilizzo delle risorse, più velocemente

• Il team IT riceve richieste da tutta l'azienda. Sta creando un flusso di lavoro per semplificare questo processo utilizzando un modulo Asana, che li aiuta a intervenire più rapidamente sulle richieste. 

• Grazie a un'integrazione personalizzata con Jira, il team può trasferire automaticamente i dati delle richieste in Asana e perdere meno tempo a passare da un'app all'altra. 

• Sintetizzando questi dati con i portfolio e le Dashboard, i project manager e i leader dispongono delle informazioni di cui hanno bisogno per gestire le risorse e intraprendere rapidamente azioni correttive. 

Con l’IA, è molto importante disporre di una gestione del lavoro in collaborazione su un’unica piattaforma. Qualcuno può fare una domanda su Asana e l'IA ha le informazioni di cui ha bisogno per rispondere.”

I dati di lavoro centralizzati semplificano l'implementazione della tecnologia

• Il team IT utilizza i progetti Asana per coordinare l'implementazione di Asana in tutta l'azienda, garantendo a ogni team uno spazio dedicato per collaborare con l'IT durante il lancio. 

• I team IT, operativi e interfunzionali di tutta l’azienda hanno accesso agli stessi dati di lavoro, indipendentemente da dove si trovino. Questo aiuta i team a reperire autonomamente le informazioni e a collaborare in modo più efficiente, con meno continui andirivieni di messaggi.

Avere la possibilità di essere flessibili con Asana è stato fondamentale. C’è sempre una linea molto sottile tra standardizzazione e personalizzazione, e ogni azienda ha bisogno di entrambe.”

Conclusione

La condivisione dei dati e la trasparenza sono essenziali per un'azienda globale come Palo Alto Networks. In futuro, l'azienda prevede di sfruttare le funzionalità di intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza nel modo in cui i team utilizzano i dati di lavoro. Sta continuando a implementare Asana in più team e a introdurre ulteriori flussi di lavoro interfunzionali per migliorare l’efficienza e fornire ai propri clienti le migliori soluzioni di sicurezza del settore.