Victoria Sanches, Marketing Operations Manager, e Liz Dean, Senior Marketing Operations Manager, sono entrate a far parte di CityFibre nel 2019, con Victoria nel team Marketing aziendale e comunicazione e Liz nel team Consumer. Tra questi due team, il pubblico varia internamente ed esternamente, dai residenti, agli sviluppatori immobiliari, ai principali stakeholder della città, ai partner edili e altro ancora.

Per mantenere la traiettoria fulminea di CityFibre e garantire che il team avesse accesso alle informazioni necessarie per servire al meglio i diversi destinatari, entrambi i team di marketing avevano bisogno di uno strumento di gestione del flusso di lavoro che semplificasse la collaborazione.

Grazie ad Asana, abbiamo la chiarezza e la certezza di lavorare a progetti e attività con informazioni aggiornate, e di collaborare per raggiungere gli obiettivi.

Liz Dean, Senior Marketing Operations Manager, CityFibre

Semplificazione per il successo

Un elemento chiave dei ruoli di Liz e Victoria è semplificare il modo in cui lavorano i team di marketing ottimizzando processi e piattaforme, cercando nuove conoscenze e adattando gli approcci.

Victoria aveva già lavorato con strumenti di project management in passato. Ha scoperto che quello in uso quando è entrata in CityFibre offriva funzionalità di base e ha identificato che c'erano altri strumenti che sarebbero stati più adatti alle esigenze del team.

Insieme, Victoria e il team hanno identificato diverse sfide di gestione del lavoro che dovevano superare per consentire a tutti di dare il massimo e lavorare al meglio. L'utilizzo di fogli di calcolo per monitorare il lavoro aggiungeva passaggi non necessari e rendeva difficile identificare rapidamente chi stava facendo cosa, e alcune persone non riuscivano a trovare facilmente le informazioni di cui avevano bisogno.

Nel complesso, si perdeva troppo tempo in "lavoro superfluo": attività come la ricerca di informazioni, la richiesta di aggiornamenti sullo stato e le comunicazioni sul lavoro. I team di marketing di CityFibre non sono gli unici ad aver scoperto che il lavoro superfluo domina la giornata: a livello globale, occupa quasi due terzi (60%) del tempo dei dipendenti, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro.

Con l’ipercrescita dell’organizzazione in corso, i team di marketing di CityFibre avevano bisogno di uno strumento che mettesse a portata di mano le informazioni e la responsabilità di cui i team avevano bisogno.

Richiedere di più dalla gestione del lavoro

I team di marketing di CityFibre avevano bisogno di uno strumento di gestione del lavoro in grado di:

• Creare visibilità su chi stava facendo cosa e per quando

• Organizzare progetti, attività e richieste urgenti in base alla priorità

• Creare un repository centralizzato di tutto il lavoro in corso, garantendo un branding coerente

• Essere utilizzato per gestire agenzie e fornitori esterni

• Ristrutturare i processi per garantire velocità, scalabilità e precisione

Dopo aver selezionato e provato una serie di piattaforme, Asana è stata identificata come la soluzione ideale per le esigenze del team di marketing, con integrazioni come Office 365 che semplificano la compatibilità con le soluzioni esistenti di CityFibre.

Creare un'implementazione collaborativa

Victoria e Liz hanno iniziato il passaggio dei loro team ad Asana spostando sulla piattaforma il processo di gestione della produzione di creatività con un'agenzia di design esterna. Dopo aver approfondito il modo migliore per strutturare questo processo utilizzando Asana, Liz e Victoria si sono concentrate sull'invitare altri membri del team sulla piattaforma.

Victoria e Liz sapevano che i vantaggi di Asana avrebbero convinto i membri del team una volta che l'avessero vista in azione, quindi hanno iniziato a mostrarne i vantaggi:

• Creando testimonianze interne ed esempi di casi d’uso per dimostrare il potenziale di Asana e incoraggiando il supporto tramite il “passaparola”

• Rendendo l'implementazione di Asana un progetto collaborativo e dando a tutto il team la possibilità di contribuire a definire il funzionamento dei nuovi processi

• Incoraggiando un periodo di sperimentazione e test per aiutare i team a farsi un'idea di come Asana potrebbe adattarsi alle loro esigenze, inclusa la creazione di un ambiente Sandbox

• Designando un promotore di Asana in ogni team, che potesse essere il primo punto di riferimento per domande e suggerimenti

• Incoraggiando gli utenti a completare la formazione Asana Ambassador

Pianificare, monitorare e automatizzare i flussi di lavoro con Asana

Oggi, tutti i membri dei team di Marketing aziendale e Consumer utilizzano Asana per la produzione di creatività, i processi di PR, la pianificazione dei social media e altro ancora. Usando Asana, il team di marketing di CityFibre ha creato:

• Un calendario delle pubbliche relazioni della città, che utilizza una bacheca di Asana per automatizzare il processo delle pubbliche relazioni, dalla richiesta iniziale del comunicato stampa fino alla distribuzione alla stampa. Il passaggio dalla posta elettronica ad Asana ha fatto sì che ogni fase si svolga senza interruzioni, con i membri del team a cui vengono assegnate automaticamente le attività esattamente quando sono necessarie e tutte le informazioni in un unico posto, visibili a tutti.

• Varie campagne di marketing, sia interne che esterne, utilizzando Asana per gestire i carichi di lavoro e allocare con precisione le risorse con agenzie terze. Asana è stata fondamentale per la realizzazione della frenetica campagna Christmas Connections, lanciata in soli due mesi, e per lo sviluppo di The CityFibreWay, un'iniziativa interna che definisce la cultura dell'organizzazione.

• Un calendario per i social media, che integra i team interfunzionali in un'unica bacheca di Asana per gestire la pianificazione, le approvazioni e la gestione. Asana funge da spazio unico in cui visualizzare tutte le campagne pianificate, i post, le richieste ad hoc e i comunicati stampa, con processi di sviluppo e approvazioni automatizzate per garantire che vengano effettuate le giuste approvazioni prima della pubblicazione dei post.

• Processi di onboarding dei nuovi membri del team, con una checklist dettagliata che i nuovi assunti devono completare quando entrano a far parte dell'organizzazione. Centralizzare e standardizzare il processo di onboarding tramite Asana significa che i nuovi dipendenti che si uniscono da remoto hanno un unico punto di riferimento per tutto ciò di cui hanno bisogno per immergersi nell'organizzazione, dall'organizzazione delle presentazioni con i membri del team ai dettagli di accesso e ai link a risorse utili come il portale di apprendimento e sviluppo di CityFibre.

Pianificazione, monitoraggio e automazione dei flussi di lavoro con Asana

Il team di marketing ha inoltre risparmiato innumerevoli ore con le regole e i moduli di Asana.

Le regole e i campi personalizzati hanno permesso di automatizzare l'assegnazione di nuove attività al progetto giusto su Asana, in modo che i diversi team abbiano immediatamente visibilità su ciò che devono vedere. L'utilizzo delle regole significa anche che possono impostare visualizzazioni diverse per team diversi; quindi, mentre il team PR può vedere tutti i documenti per una determinata attività, i team di marketing regionali vedranno solo ciò che è rilevante per loro, aumentando la visibilità delle informazioni appropriate e migliorando l'efficienza.

Nel frattempo, il team utilizza moduli personalizzati per standardizzare e semplificare i brief per le nuove attività. L'utilizzo dei moduli si è rivelato particolarmente utile quando si inviano informazioni alle agenzie, consentendo a CityFibre di gestire nuovi brief e di assicurarsi che tutte le informazioni siano presenti prima che inizino a lavorare.

Nel complesso, Asana ha migliorato la visibilità e l'efficienza in tutti i team di marketing di CityFibre. Passano meno tempo a svolgere attività superflue e possono dedicare più tempo a portare avanti i progetti.

Grazie ad Asana, possiamo applicare senza problemi i nostri processi di Best practice a qualsiasi lavoro. Ciò significa che non dobbiamo gestire nel dettaglio ogni fase di un nuovo progetto per assicurarci di seguire i flussi di lavoro corretti e di raggiungere i risultati proposti. Se un progetto è simile a uno precedente, tutti i passaggi, le regole e i framework sono presenti su Asana e possono essere duplicati; se invece si tratta di qualcosa di completamente nuovo, possono essere facilmente creati per soddisfare i requisiti.

Victoria Sanches, Marketing Operations Manager, CityFibre

Processi più rapidi per CityFibre e il Regno Unito

CityFibre è nel bel mezzo di un enorme percorso di mobilitazione, con decine di nuove città gigabit in costruzione quest'anno. Con questi ambiziosi piani di crescita in primo piano, l'azienda è alla ricerca di soluzioni per semplificare i processi in ogni flusso di lavoro. Il reparto marketing sta condividendo i vantaggi dell'utilizzo di Asana e sta valutando la possibilità di estenderne l'uso al di fuori del proprio team.

Con processi potenziati e semplificati che accelerano il lavoro dietro le quinte, CityFibre sarà più che mai in grado di portare avanti la sua missione di fornire un'infrastruttura velocissima alle comunità di tutto il Regno Unito.