In quanto piccola azienda che gestisce un volume elevato di progetti complessi, avevamo bisogno di un modo per gestire tale complessità. Con Asana, i nostri team possono accedere esattamente a ciò di cui hanno bisogno in centinaia di progetti, in modo che tutti sappiano cosa fare e per quando, mantenendo i nostri lanci nei tempi previsti.

Katie Sissons, Senior Programme Manager

Promuovere l'efficienza e l'allineamento tra i progetti

Concentrandosi sullo sviluppo di prodotti innovativi per la bellezza e il benessere, Beauty Pie gestisce ogni anno oltre 100 sviluppi di nuovi prodotti (NPD) e 50 miglioramenti di prodotti esistenti (EPD). Per ottimizzare i processi e crescere meglio, si è rivolta ad Asana per ottimizzare i flussi di lavoro e centralizzare le informazioni tra i team.

Creando modelli per i processi, fornendo una chiara visibilità sulle responsabilità e consolidando gli strumenti, Asana consente ai team di oltre 12 funzioni aziendali, come sviluppo del prodotto, operazioni, merchandising in loco e marketing, di collaborare senza problemi. Asana semplifica i progetti complessi e interfunzionali, aiutando i team a gestire i carichi di lavoro e le responsabilità, mantenendo gli stakeholder allineati e fornendo alla leadership approfondimenti in tempo reale per garantire il rispetto delle tempistiche dei progetti. Con Asana come base per l'efficienza, Beauty Pie può crescere mantenendo standard di alta qualità e promuovendo l'innovazione nel settore della bellezza e del benessere.

Promuovere l'adozione di Asana

Beauty Pie aveva una visione chiara di come voleva che una piattaforma di gestione del lavoro supportasse i suoi complessi lanci di prodotti e progetti interfunzionali. Dopo aver identificato le inefficienze nel monitoraggio dell'avanzamento, era chiaro che serviva uno strumento scalabile e intuitivo per semplificare i processi e gestire le centinaia di attività e interdipendenze coinvolte in ogni progetto. Dopo aver valutato le opzioni, ha scelto Asana per la sua capacità di semplificare la gestione interfunzionale, assegnare attività e gestire i carichi di lavoro, nonché per la funzionalità di Multihoming della piattaforma, che consente di monitorare le interdipendenze tra i progetti.

Per garantire una transizione senza intoppi, Beauty Pie ha collaborato con la società di consulenza digitale Generation Digital. La società ha contribuito a identificare i promotori del team per favorire l'adozione di Asana e ha guidato Beauty Pie nella gestione del cambiamento, stabilendo le Best practice per la formazione e la comunicazione e conducendo un audit dei dati per trasferire i processi pertinenti. Oggi, con oltre 200 utenti in team come marketing, creativo, operazioni, gestione dei progetti, merchandising in loco e leadership, Asana è essenziale per il modo in cui Beauty Pie gestisce i progetti, promuovendo la collaborazione e la chiarezza in ogni reparto.

Una volta adottata Asana, abbiamo nominato dei promotori in tutta l'azienda per guidare il lancio. Si sono subito entusiasmati per la piattaforma e hanno aiutato i loro team a vedere i vantaggi. È stato fantastico vedere le persone chiave assumersi la responsabilità e riconoscere il valore per i loro team.

Rose Dyer, Global Head of Project Portfolio ed ESG

Coordinare progetti complessi e lanci di prodotti

Il team di sviluppo prodotto di Beauty Pie gestisce oltre 100 lanci di prodotti ogni anno. Poiché ogni lancio dura dai 12 ai 24 mesi e richiede la collaborazione tra team come quello normativo, della catena di approvvigionamento, della qualità, del packaging e del marketing, mantenere tutti allineati può essere una vera sfida. Per semplificare il processo, Beauty Pie si è affidata ad Asana per gestire l'intero ciclo di vita del lancio.

Prima di Asana, Beauty Pie non aveva flussi di lavoro standardizzati, il che rendeva difficile mantenere i lanci nei tempi previsti. Ora Asana offre la chiarezza e la struttura di cui i team hanno bisogno per collaborare in modo efficace e rispettare le scadenze. La flessibilità della piattaforma consente ai project manager di standardizzare i processi e, al contempo, di adattare i flussi di lavoro alle specifiche esigenze di ogni progetto.

I flussi di lavoro standardizzati migliorano l'efficienza dei progetti

• I modelli personalizzabili di Asana conferiscono a ogni lancio di prodotto una struttura coerente, aiutando i team a gestire le attività ripetibili durante l’intero ciclo di vita del lancio.

• I project manager possono modificare i flussi di lavoro in base alle esigenze, beneficiando al contempo della coerenza dei processi standardizzati e riducendo il lavoro iniziale.

• A ogni attività viene assegnato un incaricato, in modo che tutti sappiano esattamente di cosa sono responsabili e entro quando, mantenendo i progetti nei tempi previsti e garantendo il rispetto delle scadenze.

• Ogni team ha anche la propria bacheca delle attività di lancio, quindi quando un membro del team è assente, un altro può facilmente prendere in carico il lavoro assegnato senza che vada perso.

La visibilità sui traguardi fondamentali mantiene i progetti nei tempi previsti

• I team monitorano i traguardi chiave e le dipendenze per tutti i lanci di prodotto su Asana, offrendo sia alla leadership che ai collaboratori visibilità in tempo reale sullo stato del progetto.

• I campi personalizzati, come le categorie di prodotto e la definizione delle priorità, aiutano i team a identificare rapidamente le attività ad alta priorità, consentendo loro di concentrarsi sul lavoro critico e di immettere i prodotti sul mercato in tempo.

La flessibilità di Asana ci ha permesso, come azienda in crescita, di sviluppare i processi esistenti senza dover ricominciare ogni volta da zero.

Katie Sissons, Senior Programme Manager

Migliorare la visibilità e la collaborazione

Con più team che lavorano contemporaneamente ai progetti, Beauty Pie aveva bisogno di una migliore visibilità sulle responsabilità. La funzionalità Multihoming di Asana consente a team come quello che si occupa di conformità normativa, catena di approvvigionamento, qualità e marketing di concentrarsi facilmente sulle proprie attività specifiche all'interno di progetti di lancio di prodotto più ampi, migliorando la responsabilità e aiutando i team a rimanere concentrati sulle proprie priorità.

Il Multihoming semplifica la responsabilità delle attività

• I team utilizzano il Multihoming per visualizzare le proprie attività in più progetti senza essere sopraffatti da lavoro non correlato. 

• Con le bacheche dedicate ai progetti, i team possono visualizzare tutte le attività pertinenti in un unico posto, semplificando la gestione delle scadenze ed evitando i colli di bottiglia.

Una chiara visibilità migliora la gestione del carico di lavoro

• Asana offre ai team una visione chiara delle cronologie del progetto e delle dipendenze, aiutandoli a individuare tempestivamente gli ostacoli. Se i ritardi in una fase minacciano un lancio, i team possono adeguarsi rapidamente per rispettare i tempi.

• I team più piccoli che lavorano su più progetti possono gestire il proprio carico di lavoro in un'unica vista, riducendo la confusione e assicurandosi che nulla venga trascurato. 

Integrazioni semplificate per migliorare la collaborazione

• Le integrazioni con strumenti come Slack, Google Drive, Zendesk e Jira Cloud consentono a Beauty Pie di collegare la tecnologia esistente direttamente ad Asana.

• I team possono comunicare in tempo reale, condividere documenti e gestire le attività da un unico hub centrale, riducendo il passaggio da un'app all'altra e migliorando la collaborazione tra team.

Abbiamo provato un altro strumento per il nostro processo di lancio, ma sembrava più un foglio di calcolo elaborato. Non era il massimo per monitorare lo stato del progetto o assegnare attività tra i team. Una volta adottata Asana, è diventato chiaro che non avevamo più bisogno dell’altro strumento. Asana ci ha fornito la visibilità e la chiarezza di cui avevamo bisogno.

Rose Dyer, Global Head of Project Portfolio ed ESG

Migliorare la gestione dei rischi e dei portfolio

Oltre a gestire i lanci di prodotti, Beauty Pie utilizza Asana per monitorare i rischi del progetto, gestire le iniziative chiave e comunicare potenziali problemi tra i team. Con resoconti settimanali sullo stato e approfondimenti in tempo reale, Asana offre alle parti interessate una chiara visibilità sui progetti importanti, consentendo loro di vedere l'avanzamento a colpo d'occhio e di comunicare gli aggiornamenti alla leadership senior. Monitorando i rischi e lo stato del progetto in un unico posto, Beauty Pie affronta rapidamente i potenziali problemi, mantenendo i team allineati e riducendo al minimo le interruzioni.

Il monitoraggio centralizzato dei rischi aiuta i leader a reagire tempestivamente

• Ogni progetto ha una Sezione dedicata ai rischi in cui i team registrano i potenziali rischi, includendo dettagli chiave come causa, effetto, strategie di mitigazione, probabilità e impatto.

• Con la funzionalità delle regole di Asana, i rischi vengono automaticamente inseriti in un registro principale dei rischi, fornendo agli stakeholder visibilità su tutti i rischi del progetto senza ingombrare i singoli piani.

• Il registro principale dei rischi consente alla leadership senior di valutare facilmente i rischi, garantendo che i problemi critici vengano identificati e affrontati tempestivamente.

La gestione dei portfolio semplifica il processo decisionale

• Asana aiuta Beauty Pie a gestire l'intero portfolio di progetti chiave, con lo stato di ogni progetto monitorato e comunicato agli stakeholder tramite gli aggiornamenti di stato integrati.

• I campi personalizzati, come i livelli di rischio e la priorità del progetto, consentono ai team di valutare rapidamente lo stato del progetto e individuare le sfide che potrebbero influire sulle tempistiche o sui risultati finali.

• Gli stakeholder possono visualizzare i dati relativi all'avanzamento e ai rischi in un unico posto, mantenendo la leadership allineata e garantendo che le decisioni vengano prese sulla base di informazioni in tempo reale.

Il nostro registro dei rischi a livello di portfolio mostra ogni rischio in tutti i progetti, offrendo agli stakeholder chiave una visibilità completa in un unico posto. Quando un rischio viene segnalato, viene aggiunto automaticamente al registro, in modo che nulla venga perso e i piani di progetto rimangano ordinati.

Rose Dyer, Global Head of Project Portfolio ed ESG

Prepararsi al futuro della bellezza con il lavoro correlato

Con Asana alla guida del suo successo operativo, Beauty Pie è pronta per una crescita sicura e sostenibile. In qualità di vincitore del Tech Visionary Award di Asana, prevede di continuare a promuovere l'innovazione sfruttando l'IA per automatizzare le attività e ridurre gli errori, consentendo ai team di concentrarsi sul lavoro di alto valore.

Integrando gli approfondimenti basati sull'IA e l'analisi predittiva, Beauty Pie continuerà a ottimizzare la gestione dei progetti, garantendo l'allineamento con gli obiettivi strategici e promuovendo una collaborazione più solida tra i team. Man mano che espandono l'uso di Asana, prevedono di stabilire un nuovo standard per l'efficienza e la collaborazione in tutta l'organizzazione, dimostrando cosa è possibile fare quando il lavoro è veramente connesso.