Apa itu after action review (AAR)?

Saat Anda memiliki banyak tugas, Anda mungkin beralih dari satu proyek ke proyek berikutnya dengan sedikit waktu transisi. Orang lain mengandalkan Anda untuk memenuhi batas waktu, yang berarti melakukan banyak hal dengan cepat agar tetap sesuai rencana. Namun, ada hal yang lebih penting daripada memenuhi tenggat—kinerja proyek. 

Untuk melakukan pekerjaan terbaik, Anda perlu waktu untuk merenung. Dengan begitu, Anda dapat menggunakan proyek sebelumnya untuk meningkatkan proyek mendatang. After action review (AAR) memberikan transisi antarproyek dan menawarkan waktu untuk menilai hal yang berjalan baik dan yang tidak.

Apa itu tinjauan setelah tindakan?

After-action review (AAR) adalah alat yang digunakan untuk melakukan debriefing proyek atau acara guna memahami hal yang terjadi, alasan hal itu terjadi, dan cara meningkatkannya. Jika digunakan dengan benar, alat ini dapat menyoroti aspek kekuatan atau kekhawatiran dalam proyek dan tim Anda. 

AAR memberikan wawasan tentang hal-hal seperti:

• Komunikasi tim: Apakah tim Anda berkomunikasi dengan cara yang menyelesaikan pekerjaan secara efektif?

• Tingkat pemanfaatan: Apakah Anda memiliki cukup anggota tim yang siap menyelesaikan tugas sebelum batas waktu?

• Sumber daya proyek: Apakah sumber daya yang tersedia dan dialokasikan secara benar cukup untuk menghasilkan hasil akhir proyek?

• Peran dan tanggung jawab: Apakah anggota tim menjalankan peran dan tanggung jawab mereka dengan benar dan bekerja secara kolaboratif untuk menyelesaikan pekerjaan?

AAR dilakukan di akhir proyek, dan tujuannya adalah untuk meningkatkan proyek mendatang dengan alur kerja atau fitur serupa. Misalnya, jika AAR mengungkapkan bahwa tim Anda kesulitan mengalokasikan sumber daya karena strategi yang buruk, maka Anda dapat mengembangkan strategi alokasi baru untuk proyek mendatang.

Apa saja 4 bagian AAR?

After-action review adalah kerangka kerja empat bagian yang dapat Anda perlakukan seperti alur kerja proyek. Setiap fase kerangka kerja memiliki langkah-langkah tersendiri yang memfasilitasi refleksi dan peningkatan yang dapat ditindaklanjuti. 

Empat fase AAR adalah:

1. Rancang: Identifikasi detail utama AAR Anda.

2. Mempersiapkan: Mengumpulkan riset tentang proyek Anda dan merencanakan aktivitas AAR Anda.

3. Menerapkan: Selami refleksi dan analisis AAR Anda

4. Menyebarluaskan: Mengurutkan temuan, menulis laporan, dan membuat rencana tindakan.

Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk mendalami setiap fase AAR dan mendapatkan wawasan tentang kinerja proyek Anda secara keseluruhan. 

1. Desain

Fase perencanaan adalah kesempatan untuk memberikan struktur AAR Anda. Proyek memiliki banyak bagian, jadi Anda harus mengidentifikasi pendekatan yang akan diambil saat mencari cara untuk meningkatkan. 

Tentukan ruang lingkup dan tujuan:

AAR Anda tidak perlu menganalisis setiap anggota tim, pemangku kepentingan, item anggaran, dan milestone. Untuk mendapatkan wawasan maksimal dari AAR, tentukan ruang lingkup dan tetapkan tujuan utama untuk hal yang ingin dicapai. Anda mungkin akan memasuki proses peninjauan dengan ide dasar tentang hal-hal yang Anda cari atau pelajaran yang ingin Anda dapatkan. Gunakan ide-ide ini sebagai tujuan Anda. 

Identifikasi pemangku kepentingan:

Pemangku kepentingan adalah siapa saja yang terlibat dalam proses tinjauan setelah tindakan, serta siapa saja yang terpengaruh oleh wawasan yang Anda peroleh. Ini mungkin termasuk anggota tim, pelanggan dan klien, pemangku kepentingan dari proyek yang dimaksud, dan eksekutif proyek. Ingatlah orang-orang ini saat Anda melakukan AAR sehingga Anda dapat memperoleh beragam perspektif. 

2. Persiapkan

Dalam fase persiapan, Anda akan mengumpulkan informasi dan materi untuk melakukan sebagian besar proses AAR. Fase ini juga harus mencakup diskusi dengan tim Anda tentang aktivitas dan pertanyaan yang ingin Anda ajukan saat menganalisis bagian-bagian proyek yang Anda identifikasi dalam fase desain.

Lakukan riset:

Bagian penelitian dari persiapan meliputi pengumpulan materi proyek untuk membantu tim Anda menjawab pertanyaan selama fase AAR berikutnya. Jika Anda memfokuskan AAR pada cara tim mengelola anggaran dan sumber daya proyek, Anda perlu mengakses proposal anggaran, meneliti vendor yang digunakan, dan menampilkan tanda terima pembelian dan log komunikasi anggaran.

Kumpulkan materi lokakarya:

Tim Anda dapat melakukan curah pendapat tentang aktivitas lokakarya yang paling cocok untuk proyek dan topik AAR yang bersangkutan. Jika Anda mencari titik masalah dalam linimasa proyek yang lebih besar, maka event-storming atau pemetaan titik masalah dapat membantu. Untuk aktivitas ini, Anda memerlukan papan tulis dan stiker catatan. Anda juga dapat mencoba memainkan "Apa, Lalu Apa, Sekarang Apa?" yang tidak akan membutuhkan banyak materi. Model reflektif ini membantu tim melalui berbagai tingkat refleksi untuk menemukan solusi.

3. Implementasi

Fase implementasi adalah saat Anda akan memulai diskusi dan analisis AAR. Pada titik ini, Anda harus tahu hal yang ingin dibicarakan dalam sesi AAR, cara Anda ingin menganalisis topik, dan siapa lagi yang terlibat.

Melakukan lokakarya dan analisis:

• Dengan menggunakan materi yang Anda kumpulkan di fase dua, mulailah mengadakan lokakarya untuk proyek Anda. Jika Anda melakukan curah pendapat acara, Anda akan menempatkan acara dan tindakan utama di sepanjang linimasa imajiner dengan stiker catatan. Diskusikan urutan peristiwa dan identifikasi potensi titik masalah di sepanjang linimasa. Jika Anda memetakan titik masalah, Anda akan memetakan titik-titik ini di sepanjang kisi sumbu x dan y, dengan sumbu y sebagai masalah dan sumbu x sebagai upaya. 

Ajukan empat pertanyaan utama:

Ada empat pertanyaan utama untuk dijawab selama setiap AAR: 

1. Apa yang kita harapkan terjadi?

2. Apa yang sebenarnya terjadi?

3. Apa yang berjalan dengan baik dan mengapa?

4. Apa yang dapat kita tingkatkan dan bagaimana caranya?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan sepenuhnya meninjau topik proyek dan memahami cara meningkatkannya.

4. Sebarkan

Setelah mengadakan lokakarya topik proyek dan menjawab empat pertanyaan utama, saatnya menyebarkan temuan Anda. Langkah terakhir adalah menyusun laporan tindak lanjut, yang merangkum informasi dan menawarkan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti untuk masa mendatang. 

Buat kesimpulan:

Setelah membuat laporan tindak lanjut, Anda dapat merujuknya pada proyek mendatang. Anda dapat menggunakan laporan ini untuk menarik kesimpulan tentang hal yang berjalan dengan baik, hambatan, dan tindakan korektif yang harus diambil. Contoh, Anda dapat menyimpulkan bahwa Anda melampaui anggaran karena tidak melakukan riset frontend yang memadai saat membuat proposal anggaran.

Buat rencana tindakan:

Saat menyimpulkan AAR, buat solusi tentang cara melakukan yang lebih baik di masa mendatang. Meskipun solusi Anda mungkin tidak berlaku untuk setiap proyek mendatang, Anda akan merasa lebih baik untuk memulai proyek baru dengan tingkat kesiapan yang lebih tinggi. Misalnya, rencana tindakan yang Anda buat mungkin mencakup proses perencanaan proposal anggaran terperinci atau strategi alokasi sumber daya.

Banyak tim memadukan tinjauan setelah tindakan dengan templat pelajaran yang dipetik atau templat tanya jawab proyek sehingga wawasan mudah dilacak dan digunakan kembali pada proyek mendatang.

Contoh tinjauan setelah tindakan

Berikut adalah contoh tinjauan setelah tindakan untuk proyek kampanye media sosial. Laporan AAR ini meninjau cara tim menangani anggaran dan sumber daya proyek. 

Dalam templat tinjauan setelah tindakan ini, Anda akan melihat bagian untuk tim guna mengerjakan struktur AAR, menyiapkan lokakarya, dan menjawab empat pertanyaan utama. 

Templat tinjauan setelah tindakan

Gunakan templat tinjauan setelah tindakan di bawah ini sebagai panduan untuk proyek Anda berikutnya.

Dokumen ini harus berfungsi sebagai pendamping bagi Anda dan Tim. Saat Anda melakukan AAR, baik secara langsung atau virtual, diskusikan topik yang dimaksud secara aktif untuk menjawab pertanyaan dan menemukan solusi.

Manfaat AAR

Menunjukkan kepada anggota tim cara meningkatkan kinerja dengan contoh dari proyek sebelumnya lebih efektif daripada memberi tahu mereka. Dengan menunjukkan, Anda dapat memimpin dengan memberi contoh dan membangun kepercayaan dengan Tim. 

Saat Anda mengambil wawasan dari AAR dan mengubahnya menjadi tindakan, Anda akan melihat peningkatan pada pekerjaan serta dinamika tim. 

Manfaat AAR meliputi:

• Menginspirasi inovasi: Saat tim memahami letak kesalahan sebelumnya, mereka dapat menghasilkan solusi kreatif untuk melakukan peningkatan.

• Mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik: Meluangkan waktu untuk merefleksikan membantu pemimpin dan anggota tim mengambil keputusan yang lebih baik ke depannya.

• Mengidentifikasi kesalahan sebelumnya: AAR memberikan kesempatan untuk meninjau proyek sebelumnya dan mengidentifikasi kesalahan atau titik masalah yang salah ditangani

• Menciptakan sinergi tim: Sifat lokakarya dari AAR memberi kesempatan kepada kelompok untuk bekerja sama dan menghasilkan rencana tindakan yang berharga—ini adalah sinergi positif dalam tindakan.

• Meningkatkan proyek mendatang: Gol utama AAR adalah membuat proyek mendatang menjadi lebih baik.

Manfaat utama menggunakan AAR adalah untuk belajar. Saat belajar dari masa lalu, Anda akan menjadi lebih terampil untuk masa depan. Sebagai formulir peningkatan berkelanjutan, AAR membantu Anda membuat perubahan kecil dengan menghilangkan inefisiensi dari masa lalu, yang pada akhirnya mengarah pada peningkatan besar jangka panjang.

Fasilitasi AAR Anda dengan perangkat lunak Manajemen Kerja

Kolaborasi tim sangat penting untuk AAR, dan tim Anda akan belajar banyak dari satu sama lain saat Anda bekerja sama untuk meningkatkan. Untuk menyederhanakan tanya jawab proyek, tempatkan templat peninjauan dan rencana tindakan berikutnya di alat manajemen kerja. Dengan begitu, Anda dapat membagikan materi dan memasukkan informasi proyek dengan mudah. Buat alur kerja AAR dengan Asana dan saksikan betapa mulusnya proyek Anda meningkat.