Diagram afinitas: Cara menata informasi

Untuk mengubah informasi menjadi tindakan, Anda harus menarik kesimpulan terlebih dahulu. Namun, kesimpulan mungkin sulit ditemukan di tengah banyaknya fakta atau ide. 

Di sinilah diagram afinitas dapat berguna. Diagram afinitas membantu Anda menata informasi sehingga Anda dapat memproses hal yang ada di depan Anda dan mengidentifikasi tema umum. Dengan alat ini, tim dapat memperoleh visibilitas ke solusi atau inovasi yang memungkinkan. 

Apa itu diagram afinitas?

Diagram afinitas—juga disebut peta afinitas—adalah alat visual yang digunakan untuk menata informasi. Saat Anda menyortir fakta atau ide berdasarkan tema umum, tim dapat mengembangkan cara baru untuk memproses masalah yang kompleks. 

Diagram afinitas juga dapat membantu Anda:

• Memicu diskusi yang bermakna

• Menyajikan informasi Anda kepada orang lain

• Menemukan solusi inovatif

Apa itu pemetaan afinitas?

Pemetaan afinitas adalah proses membuat diagram afinitas—hasil akhirnya. Lakukan pemetaan afinitas untuk meningkatkan kolaborasi tim dengan memanfaatkan ide terbaik semua orang.

Setelah tim mengumpulkan fakta atau melakukan curah pendapat, kerjakan bersama untuk menata data. Libatkan orang lain dalam proses organisasi sehingga Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang informasi sebelum mengupayakan solusi.

Kapan menggunakan diagram afinitas

Jika Anda kesulitan mempersempit solusi untuk suatu masalah, Anda mungkin memiliki terlalu banyak fakta atau opini dan tidak cukup struktur. Diagram afinitas dapat membantu membuat informasi lebih mudah dipahami. 

Gunakan diagram afinitas untuk:

• Menganalisis data dalam jumlah besar

• Menemukan solusi untuk masalah yang sulit

• Mengurutkan sejumlah besar ide menurut tema

• Memvisualisasikan dan memproses informasi

• Berkolaborasi dalam solusi

Baik Anda meningkatkan rencana strategis, mengembangkan produk baru, atau mencari jawaban, pemetaan afinitas dapat membantu Anda menemukan wawasan yang relevan dan mengambil tindakan.

Pemetaan afinitas dalam desain UX

Tim desain UX sering menggunakan diagram afinitas untuk menganalisis riset pengguna. Pemikiran desain mendorong tim UX untuk selalu mengutamakan pengalaman pengguna. Dengan mengelompokkan riset ke dalam kategori—seperti audiens target atau titik masalah pelanggan—tim Anda dapat menarik detail yang berguna dan meninggalkan sisanya.

Pemetaan afinitas di Agile

Tim Agile yang mengikuti metode peningkatan berkelanjutan dapat menggunakan diagram afinitas untuk memahami informasi proyek. Misalnya, jika tim ingin meningkatkan proyek sebelumnya, Anda dapat menyortir tugas proyek berdasarkan hal-hal seperti komunikasi, proses, atau kepemimpinan. Kategori ini akan mempermudah Anda mengidentifikasi hal yang salah.

Cara membuat diagram afinitas

Untuk membuat diagram afinitas, bekerjalah dengan tim Anda untuk menemukan kesamaan dalam temuan penelitian Anda. Anda mungkin melihat berbagai tema—beberapa akan lebih relevan daripada yang lain. Sebelum mengelompokkan poin data, tentukan kategori yang akan membantu Anda menarik kesimpulan. 

Anggap pemetaan afinitas sebagai langkah penting dalam memproses informasi Anda. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat diagram dan mengubah wawasan menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. 

1. Pilih topik

Langkah pertama dalam membuat diagram afinitas adalah menjelaskan topik yang perlu Anda susun atau konsolidasikan. Anda mungkin perlu memilah riset pengguna untuk meningkatkan strategi pemasaran, atau mungkin Anda ingin mencetuskan ide untuk proyek berikutnya. 

Tidak semua topik akan cocok untuk diagram afinitas. Topik yang memiliki salah satu gol berikut akan berfungsi paling baik:

• Mengekstrapolasi riset pengguna

• Meningkatkan proyek terdahulu

• Mengembangkan ide untuk produk baru

• Mengidentifikasi masalah dengan suatu proses

Terkadang, cara terbaik untuk memecahkan masalah adalah melihatnya dari perspektif lain. Tanyakan pada diri sendiri apakah topik yang sedang Anda kerjakan akan lebih mudah dipahami jika Anda mengatur informasi secara berbeda. 

2. Buat tim lintas fungsi untuk bertukar pikiran

Tim lintas fungsi membantu Anda melihat data dari berbagai perspektif karena setiap anggota tim memiliki keahlian dan pengalaman unik. Contohnya, Anda dapat mengelompokkan ide berdasarkan "jenis ide", sementara anggota tim lain mungkin menemukan metode pengelompokan yang lebih efektif, seperti "persyaratan implementasi".

Bayangkan Anda melakukan curah pendapat untuk meningkatkan hubungan pelanggan. Jika Anda menyortir ide berdasarkan siapa yang menemukannya, Anda mungkin tidak akan mendapatkan banyak wawasan tentang proses pengembangan produk. Sebaliknya, identifikasi kelompok yang akan mendorong ide Anda ke depan. Untuk strategi CRM, kategori Anda dapat mencakup dampak yang akan ditimbulkan oleh ide atau tingkat kompleksitas implementasi ide tersebut. Bekerja sama dengan tim lintas fungsi untuk menemukan metode pengelompokan terbaik.

3. Buat daftar fakta atau ide Anda

Diagram afinitas paling umum digunakan untuk sesi curah pendapat. Saat melakukan curah pendapat dengan tim, gunakan templat curah pendapat untuk menata pemikiran atau ide dan mengubahnya menjadi tindakan.

Misalnya, jika Anda mencoba melakukan curah pendapat untuk meningkatkan hubungan pelanggan, daftar ide awal Anda mungkin mencakup:

• Konten yang ditargetkan

• Postingan media sosial

• Perangkat lunak CRM yang ditingkatkan

• Strategi penjualan yang lebih langsung

• Program loyalitas

• Buletin email

Pastikan setiap item daftar adalah ide atau pemikiran tunggal sehingga Anda dapat mengelompokkan ide berdasarkan karakteristik uniknya. Jika Anda menggunakan pemetaan afinitas untuk penelitian, ambil fakta yang relevan dalam data Anda dan buat daftar masing-masing pada barisnya sendiri. 

4. Mengurutkan item menurut kategori

Setelah memiliki daftar item yang lengkap, saatnya mencari kesamaan di antara berbagai ide atau fakta. Kategorikan item berdasarkan tema yang paling logis. Ingatlah bahwa gaya pengelompokan dapat mengubah cara Anda melihat informasi—serta kesimpulan yang Anda temukan. 

Topik: Ide untuk meningkatkan hubungan pelanggan.

Ide: 

• Konten yang ditargetkan

• Postingan media sosial

• Perangkat lunak CRM yang ditingkatkan

• Strategi penjualan yang lebih langsung

• Program loyalitas

• Buletin email

Kategori yang mungkin: 

• Menurut upaya internal vs. eksternal

• Berdasarkan kompleksitas pembuatan

• Menurut dampak

• Berdasarkan urgensi

Anda dapat mengelompokkan ide-ide di atas dengan beberapa cara. Salah satu opsi kategori adalah apakah upaya Anda bersifat internal atau eksternal. Namun, pengelompokan ini mungkin tidak akan membantu Anda mempersempit pilihan. Sebaliknya, kelompokkan ide berdasarkan seberapa kompleks proses pembuatannya. Dengan begitu, Anda dapat menentukan ide mana yang paling logis untuk ditindaklanjuti. 

5. Buat rencana tindakan

Diagram afinitas membantu tim menemukan jawaban sehingga Anda dapat mengambil tindakan dengan lebih percaya diri. Setelah menempatkan ide dalam kelompok, Anda akan dapat melihat ide yang paling sesuai dengan gol pengembangan atau peningkatan. 

Contoh:

1. Persempit ide Anda: Persempit fakta atau ide Anda menjadi data yang terasa paling relevan dengan gol Anda. Misalnya, jika gol Anda adalah mengembangkan produk perangkat lunak baru, hapus item yang tidak melibatkan audiens ini. 

2. Buat rencana tindakan: Setelah memiliki serangkaian data yang kuat, bekerjalah dengan tim untuk memasukkan data tersebut ke dalam kampanye atau proyek Anda. Rencana tindakan mencakup langkah-langkah spesifik yang akan diambil tim untuk menerapkan ide atau memasukkan riset ke dalam proyek Anda.

3. Petakan linimasa: Ambil tugas dari rencana tindakan dan nilai perkiraan waktu yang dibutuhkan proyek.

4. Tindak lanjuti progres: Berdiskusilah dengan tim dan lihat bagaimana proses implementasinya. 

Saat memiliki kejelasan tentang hal yang diperlukan untuk menerapkan ide, Anda akan merasa lebih yakin dengan ide atau fakta yang telah dipilih.

Templat diagram afinitas

Di bawah ini, Anda akan melihat ilustrasi tentang tampilan pemetaan afinitas. Konsepnya sederhana, tetapi cara Anda memetakan diagram adalah kuncinya. Prioritas Anda harus mengidentifikasi kesamaan di antara fakta atau ide yang akan mengarah pada wawasan yang bermanfaat.

Gunakan templat diagram afinitas gratis di bawah ini dan jalankan prosesnya bersama Tim Anda. Setelah Anda membuat diagram afinitas digital, buat agar dapat diakses melalui sistem manajemen kerja sehingga tim dan pemangku kepentingan utama dapat merujuknya saat diperlukan.

Pasangkan diagram afinitas dengan alat manajemen kerja

Diagram afinitas mengubah cara Anda melihat informasi. Dengan perspektif baru, tim Anda dapat dengan cepat menemukan jawaban yang mereka cari dan mengembangkan solusi inovatif untuk masalah. 

Saat Anda memasangkan pemetaan afinitas dengan alat manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat mengubah kesimpulan menjadi tindakan cepat.