YMCA Victoria adalah organisasi nirlaba dengan misi memberdayakan kaum muda dengan membekali mereka keterampilan dan kepercayaan diri untuk menjalani kehidupan yang positif dan mandiri. Organisasi ini mengelola pusat rekreasi dan akuatik besar di seluruh Australia, menyelenggarakan perkemahan, acara olahraga, pusat penitipan anak, program kepemimpinan, dan banyak lagi. 

Tim pemasaran YMCA Victoria mulai menggunakan Asana tepat sebelum wabah pandemi COVID-19 agar selalu selaras sehingga mereka dapat mencapai golnya. Ini juga bertepatan dengan reorganisasi bagian yang menyatukan para spesialis pemasaran dan digital dari berbagai unit bisnis menjadi satu tim pemasaran yang beranggotakan sekitar 40 orang. 

Josh Russo, Manajer Pengoptimalan Digital di YMCA Victoria, memimpin implementasi Asana pada awal 2019. Awalnya diadopsi untuk mendukung timnya dalam layanan digital, program ini langsung sukses. Asana mudah digunakan, memungkinkan tugas ditambahkan ke beberapa proyek, dan memiliki templat siap pakai yang membantu tim memulai. Menggunakan Asana menghasilkan:

• Penurunan signifikan dalam jumlah email internal dan entri data ganda dengan meningkatkan alur kerja komunikasi.

• Peningkatan kepercayaan di antara tim karena adanya transparansi yang lebih besar terhadap pekerjaan yang mereka tindak lanjuti.

• Lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis, seperti pembuatan situs web, yang menghasilkan peningkatan pencapaian IKU.

Berkat keberhasilan Asana di tim Josh, platform ini diluncurkan di seluruh tim pemasaran yang lebih luas.

Asana hadir pada tahap krusial bagi kami. Asana membantu kami bekerja lebih efisien, yang sangat penting saat kami beralih ke kerja jarak jauh.

Josh Russo, Manajer Pengoptimalan Digital

Beralih ke kerja jarak jauh 

Ketika pandemi dimulai, tim pemasaran, seperti kebanyakan tim lainnya di seluruh dunia, beralih ke kerja jarak jauh. Pada saat itu, tim sudah mahir menggunakan Asana dan mengikuti model sprint bulanan. Berkat peran sentral Asana dalam fungsi sehari-hari tim pemasaran, peralihan ke kerja jarak jauh tidak terlalu mengganggu. Faktanya, Asana adalah platform utama yang digunakan tim untuk memulai dan pulih dari beberapa kali lockdown, termasuk salah satu periode lockdown terpanjang di dunia. 

Sangat sulit membuat 40 orang bekerja dengan cara yang sama, terutama secara remote. Asana memudahkan hal ini berkat kemampuan kami untuk membuat alur kerja dan templat, memberikan tugas, dan menyimpannya di beberapa proyek.

Josh Russo, Manajer Pengoptimalan Digital

YMCA Victoria beroperasi di berbagai industri dan semuanya mengalami perubahan dan pembatasan signifikan selama periode lockdown. Tim pemasaran bertanggung jawab untuk mengomunikasikan penutupan dan pembukaan kembali kepada lebih dari 60.000 pelanggan, serta kepada ribuan staf dan sukarelawan–dan Asana sangat penting dalam proses ini. 

Mengelola lockdown dengan Asana 

Berikut cara tim pemasaran YMCA Victoria menggunakan Asana untuk mengelola tantangan yang ditimbulkan oleh karantina wilayah akibat COVID-19: 

• Tersedia templat tugas memulai kembali dengan 600 subtugas untuk membantu tim pemasaran menutup dan membuka kembali semua lokasi YMCA dengan cepat. Setiap detail kecil, mulai dari mengubah jam operasional di Google hingga memperbarui informasi situs web, disertakan dalam templat tersebut. Awalnya, tim membutuhkan waktu seminggu untuk mengomunikasikan penutupan atau pembukaan kembali bisnis; kini, hanya butuh waktu kurang dari sehari menggunakan templat–penurunan waktu yang dibutuhkan sebesar 85%. 

• Formulir permintaan sudah digunakan sebelum COVID, tetapi menjadi lebih penting selama lockdown. Dengan menggunakan Formulir Asana, semua orang di perusahaan dapat membuat permintaan pemasaran dari mana saja tanpa khawatir permintaan tersebut akan hilang atau terlewatkan. Hanya dalam satu bulan, tim pemasaran menyelesaikan 316 permintaan, yang berjumlah 4258 tugas. 

• Pelaporan kini lebih mudah karena Asana mencatat informasi yang mereka butuhkan, termasuk jumlah permintaan yang selesai. Ini memudahkan Josh dan pemimpin tim lainnya untuk terus menjalankan pekerjaan seperti biasa meskipun ada pembatasan sosial dan gangguan lain yang disebabkan oleh COVID-19.

Secara keseluruhan, Asana membuat komunikasi dan kolaborasi jauh lebih mudah di seluruh tim. Kemampuan untuk membuat dan membagikan proyek, memberikan tugas, dan mengomentarinya telah mengurangi kebutuhan akan email internal. Perpindahan ke kerja jarak jauh semakin meningkatkan penggunaan Asana dan kini, sebagian besar anggota tim membuka Asana sebelum platform lain saat mereka memulai hari kerja.  

Peluncuran ulang terbaru kami menunjukkan peningkatan 84% dalam lalu lintas web dan peningkatan 80% dalam prospek penjualan. Mengelola hal ini tidak akan mungkin dilakukan tanpa proses yang dibantu Asana untuk dibuat oleh tim.

Josh Russo, Manajer Pengoptimalan Digital

Beralih ke kerja hybrid 

YMCA Victoria kini telah beralih ke model kerja hibrida. Tim pemasaran terus mengelola pekerjaan di Asana. Semua anggota tim pemasaran baru mengikuti kursus pelatihan Asana Basics, lalu melanjutkan ke proyek orientasi YMCA Victoria khusus yang menguraikan proses internal, seperti cara menggunakan templat untuk proyek tim.

Josh berencana membuat proyek besar yang menguraikan semua aktivitas pemasaran yang direncanakan pada tahun mendatang sehingga proyek dapat dilacak dan dilaporkan dengan akurasi yang lebih tinggi. Ada juga rencana untuk membuat klub duta Asana internal agar tim dapat memastikan mereka terus menggunakan platform tersebut dengan cara terbaik.