Divisi modal ventura perusahaan induk adalah Yıldız Ventures, yang juga menginkubasi proyek kewirausahaan internal yang disruptif di bawah struktur modal ventura perusahaannya dan menjalankan program akselerator startup. CEO-nya, Yahya Ülker, mengintegrasikan teknologi dan praktik mutakhir untuk membantu Yıldız Ventures memperkaya ekosistem startup-nya dan bergerak lebih cepat saat mengevaluasi investasi.

Yahya melihat peluang untuk meningkatkan produktivitas organisasinya dengan memusatkan pekerjaan mereka ke satu platform. Sebelum menggunakan Asana, tim yang beranggotakan 300 orang menggunakan kombinasi alat, termasuk email, obrolan, spreadsheet, dan berbagai aplikasi. Tanpa adanya cara untuk melacak semua proyek dan komunikasi di seluruh organisasi, tim tidak dapat memanfaatkan efisiensi dari proses standar:

• Yıldız Ventures menerima ratusan pitch startup dan aplikasi pendanaan per tahun, dan mengelolanya melalui email sulit untuk diskalakan serta memerlukan rantai email yang panjang.

• Proses internal, seperti mengajukan permohonan jumlah karyawan atau kebutuhan TI, lambat dipenuhi melalui email.

• Banyak komunikasi masuk dari vendor, startup, dan kolaborator eksternal melalui berbagai saluran yang terpisah, yang memperlambat waktu respons dan memerlukan rapat tambahan.

Visi Yahya adalah menyederhanakan kolaborasi di Asana untuk membuat proses lebih lancar dan cepat — bahkan mengotomatisasikannya — dan meningkatkan pengalaman siapa pun yang menghubungi Yıldız Ventures untuk menjalin kemitraan atau mendapatkan pendanaan.

Asana mengotomatiskan pekerjaan rutin kami, membuat kami dapat menyelaraskan berbagai tim dan perusahaan portofolio Yıldız Ventures.

Yahya Ülker, CEO Yıldız Ventures

Mencari platform kolaborasi terbaik 

Ketika ia mulai menjabat sebagai CEO Yıldız Ventures pada tahun 2019, Yahya mencari platform manajemen kerja dengan kapabilitas yang lebih banyak daripada aplikasi pengelola tugas individual yang pernah ia gunakan sebelumnya. Dia mengevaluasi lebih dari 10 alat dan memilih Asana karena kemampuannya untuk mendukung kolaborasi di seluruh organisasi. 

Yahya dan beberapa rekan tim mulai menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka. Pada tahun 2021, Yıldız Ventures menggandeng Omtera, konsultan manajemen kerja dan Partner Asana, untuk mempercepat adopsi dan mengoptimalkan penggunaan.

Omtera dan Yıldız Ventures tahu bahwa jika mereka memperketat proses perusahaan, mereka dapat meningkatkan kapasitas organisasi dan mengubah waktu yang terbuang menjadi upaya strategis. Indeks Anatomi Kerja Global melaporkan bahwa pekerja intelektual rata-rata kehilangan hampir tiga jam per minggu untuk rapat yang tidak perlu, dan para pekerja memperkirakan bahwa 4-6 jam per minggu dapat dihemat jika proses ditingkatkan. 

Omtera mengatasi masalah ini secara langsung dan membangun perancah untuk organisasi yang efisien dan berfokus pada strategi.

Meningkatkan alur kerja dengan Omtera

Dengan Omtera, Yıldız Ventures meningkatkan penggunaan Asana dari 20% pegawai menjadi 95%. Murat Yılmaz, Mitra, Kepala Penjualan dan Kesuksesan Pelanggan di Omtera, memimpin implementasi ini.

Omtera memulai dengan bertemu setiap tim untuk memahami alur kerja dan pain point mereka, lalu membantu membangun alur kerja tersebut di Asana. Mereka menerapkan proses yang sebelumnya dilakukan secara offline atau dikelola di alat lain, menghubungkan proses antar-tim, dan memastikan tim menggunakan fitur seperti formulir, automasi, dan integrasi. Mereka juga mengadakan pelatihan Asana yang disesuaikan untuk tim dan tingkat senioritas, mulai dari tingkat pemula hingga jajaran eksekutif. Kini, sebagian besar Yıldız Ventures menggunakan Asana untuk alur kerja inti mereka. Mereka membagikan proyek Asana dengan Omtera yang melacak pekerjaan implementasi yang sedang berlangsung, seperti fitur Asana mendatang, pelatihan, dan pembaruan status tentang alur kerja baru yang sedang dibuat.

Yıldız Ventures memiliki banyak input dan output dari perusahaan dan berbagai grup. Mereka membutuhkan platform terpusat untuk menata semua permintaan, mengelola semua pekerjaan, dan melihat gambaran umum.

Murat Yılmaz, Mitra, Kepala Penjualan dan Kesuksesan Pelanggan di Omtera

Efisiensi operasional untuk investasi yang lebih cepat dan lebih strategis

Saat ini, semua tim di Yıldız Ventures menggunakan proses di Asana untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih cerdas. Mereka melaporkan bahwa sekarang mereka dapat:

• Menjalankan proses bisnis 40% lebih cepat

• Mengurangi pekerjaan remeh sebesar 35% dan meningkatkan pekerjaan strategis sebesar 80% 

• Menghabiskan 35% lebih sedikit waktu untuk email dan 55% lebih sedikit waktu untuk mencari informasi

Yıldız Ventures telah meningkatkan alur kerja mereka di seluruh organisasi. 

Pelacakan OKR

Yıldız Ventures menggunakan gol Asana untuk melacak OKR dan melaporkan progres setiap kuartal. Setiap anggota tim memiliki lima gol — seperti jumlah target startup fintech yang akan dicari — yang digabungkan menjadi satu tujuan utama. Asana secara otomatis menampilkan persentase progres hingga penyelesaian. 

Operasional investasi

Tim Operasional Investasi menggunakan Asana sebagai CRM untuk melacak alur kesepakatan dan mengevaluasi investasi hingga 50% lebih cepat. Ini cara kerjanya.

Dengan Asana, kami telah membangun alur kerja unik yang memungkinkan kami mengotomatiskan langkah-langkah evaluasi investasi kami sepenuhnya untuk menemukan startup terbaik yang akan didanai.

Ecem Altıok, Direktur Investasi di Yıldız Ventures

(1) Menerima aplikasi pendanaan

Yıldız Ventures telah melacak +1.000 kesepakatan melalui Asana sejak tahun 2020, untuk mengevaluasi investasi langsung dan investasi dana. Setiap perusahaan rintisan atau organisasi yang membutuhkan pendanaan atau akses ke Yıldız Ventures mengisi formulir Asana, yang tersedia di situs web mereka. Yıldız Ventures telah menerima +700 aplikasi pendanaan melalui formulir ini yang secara otomatis ditambahkan ke Asana sebagai tugas. Aturan Asana secara otomatis memberikan tugas ke orang yang tepat untuk ditinjau berdasarkan alokasi sektor, memulai serangkaian langkah evaluasi — tanpa perlu email.

Sebelumnya, aplikasi masuk melalui email. Tidak ada cara untuk melacak pada tahap manakah setiap aplikasi berada, siapa yang harus meninjaunya selanjutnya, dan siapa yang memiliki informasi apa. 

(2) Mengelola alur kesepakatan

Yıldız Ventures menggunakan Asana sebagai CRM otomatis untuk mengelola permintaan pendanaan. Setiap aplikasi melewati serangkaian fase di mana anggota tim meninjau dan membuat keputusan ya/tidak. Kemudian, aturan mengarahkan aplikasi ke peninjau berikutnya di rantai tersebut. 

Tim kini dapat melacak tahap aplikasi saat melewati proses pencarian, penilaian awal, penilaian terperinci, uji tuntas, dan komite investasi. Tugas Asana pemohon mencatat semua nota dan percakapan di satu tempat, jadi ketika pengambil keputusan akhir perlu meninjau aplikasi, semua yang perlu diketahui ada di depan mereka.  

Jika suatu perusahaan belum siap untuk investasi, tugas Asananya masuk ke proyek backlog sehingga Yıldız Ventures dapat menindaklanjuti perusahaan tersebut dalam setahun—bahkan dengan pertumbuhan pesatnya, mereka tidak pernah kehilangan aplikasi.

Alur Kerja ini juga memudahkan akses ke peluang investasi dan memungkinkan kami melacak riwayat penggalangan dana dari tahap awal hingga tahap selanjutnya dengan cara yang sangat efektif. Saat kami bertemu dengan startup, kami dapat dengan mudah menelusuri alur kesepakatan kami di Asana dan melihat apakah ada anggota tim investasi kami yang pernah bertemu dengan mereka sebelumnya. Jika ya, ini menciptakan koneksi instan dan unik.

Ecem Altıok, Direktur Investasi di Yıldız Ventures

(3) Melacak investasi yang sedang berlangsung 

Setelah Yıldız Ventures berinvestasi, tim melacak hubungan yang sedang berlangsung melalui Asana. Yahya mengatakan, “Kami menggunakan Asana untuk menyimpan log semua informasi dan pembaruan terkait investasi – penarikan dana, rapat tahunan, kontak, dan banyak lagi.” 

Bidang kustom dalam tugas menunjukkan data seperti sektor perusahaan, nilai kesepakatan, dan mata uang, yang berfungsi sebagai sumber kebenaran dan membantu Yıldız Ventures menganalisis tren di seluruh portofolio investasinya. 

Yıldız Ventures juga menggunakan pelaporan Asana untuk melacak siklus investasi, kinerja, dan operasi. Dasbor mengambil data dari bidang kustom untuk melaporkan jumlah aplikasi yang mereka terima setiap bulan, jumlah aplikasi yang mereka setujui, dan jumlah uang yang diinvestasikan. Bidang kustom juga mencatat distribusi dan analisis imbal hasil.

Permintaan SDM

Dengan Asana, tim SDM menghabiskan 50% lebih sedikit waktu untuk mengelola permintaan, merekrut, dan melakukan onboarding pegawai baru. 

Sebelumnya, email digunakan untuk permintaan SDM, seperti persetujuan untuk menambah jumlah anggota tim. Omtera memindahkan proses ini ke Asana, tempat formulir mencatat permintaan dan aturan memberikan tugas kepada pengambil keputusan SDM yang tepat. Setelah jumlah karyawan disetujui, perjalanan kandidat dilacak melalui tugas, dan mereka menjalani onboarding melalui templat proyek Asana setelah dipekerjakan.

Murat dari Omtera mengatakan, “Asana adalah alat perekrutan utama yang meningkatkan proses SDM Yıldız Ventures dan memungkinkan persetujuan cepat. Di Asana, mereka dapat membagikan komentar dari wawancara, menggunakan templat untuk menindaklanjuti posisi yang lowong, dan menandai tugas untuk persetujuan, sehingga semua orang mengetahui langkah berikutnya untuk mencapai penawaran.”

Penggunaan Asana lainnya di seluruh Yıldız Ventures

TI: Permintaan untuk kebutuhan TI kini masuk melalui formulir Asana.

Produk: Tim produk menggunakan integrasi Asana untuk Jira untuk mengelola sprint aktif dan peta jalan produk.

Legal: Yıldız Ventures mengelola ratusan perjanjian hukum di Asana.

Manajemen pemasok: Vendor mengirimkan aplikasi melalui formulir Asana, yang kemudian menjadi tugas dalam alur kerja Asana sehingga bagian-bagian dapat menilai dan memilih pemasok.

Koordinasi internal: Tim menggunakan Asana untuk menyimpan notula rapat, mengelola kalender konten Yıldız Ventures, berkolaborasi dengan tim di Yıldız Holding, dan menghilangkan email internal dengan menggunakan komentar dan pembaruan Asana. Mereka mengintegrasikan Asana dengan alat yang mereka gunakan setiap hari, seperti Gmail, Google Kalender, Google Drive, dan Tempat Kerja. 

Dengan alur kerja di Asana, Yıldız Ventures dapat bereaksi lebih cepat terhadap peluang di pasarnya.

Asana memungkinkan kami melihat dan melacak beban kerja dari setiap sudut pandang, mengidentifikasi efisiensi dan inefisiensi.

Yahya Ülker, CEO Yıldız Ventures

Memimpin ekosistem startup menuju masa depan

Yıldız Ventures berencana untuk terus meningkatkan implementasi Asana mereka, dan Omtera selalu siap membantu mereka, mengoptimalkan proses, dan memberikan informasi terkini tentang fitur terbaru Asana. Murat mengatakan, "Kami menyampaikan apa yang akan datang selanjutnya di peta jalan Asana agar Yıldız Ventures dapat merencanakannya dan menghindari investasi pada alat yang berlebihan."

Setelah merasakan begitu banyak manfaat operasional dari Asana, Yıldız Ventures juga mendukung startup portofolio mereka untuk mengadopsi Asana. Misalnya, mereka membantu supermarket online istegelsin.com meningkatkan proses manajemen vendor dan permintaan mereka dengan memindahkan alur kerja ini ke Asana.

Saat Yıldız Ventures melangkah menuju masa depan dunia kerja, mereka mengajak ekosistem startup mereka untuk ikut serta.