Apa yang ditunjukkan tim di USA Games adalah inti dari apa yang dilakukan Special Olympics. Menyediakan pelatihan dan kompetisi olahraga sepanjang tahun bagi atlet dari segala usia dengan disabilitas intelektual, misi mereka adalah mendorong inklusivitas, pemahaman, dan persahabatan bagi atlet, keluarga, dan komunitas mereka.

Cabang Northern California dan Nevada —yang mengirim tim dari Clovis untuk bertanding di Seattle—membuat lebih dari 300 acara setiap tahun untuk atlet dan donatur. Abe Cruz, Manajer Senior Desain, bertanggung jawab untuk memproduksi semua yang dilihat, didengar, dan dibaca peserta di acara-acara ini dengan bermitra bersama tim pemasaran untuk menciptakan pengalaman yang kohesif bagi peserta.

Namun, sebagai organisasi nirlaba dengan sumber daya terbatas dan banyak pekerjaan, Abe dan timnya kesulitan karena:

• Mereka tidak memiliki sistem komunikasi dan koordinasi terpusat untuk pekerjaan mereka, yang mengurangi kualitas aset.

• Permintaan datang dari segala arah dan informasi utama sering hilang, sehingga menghasilkan siklus tinjauan tambahan yang tidak direncanakan.

• Prioritas dan status pekerjaan tidak jelas sehingga mereka tidak tahu apa yang harus difokuskan pada waktu tertentu.

Proses seleksi: Tetap sederhana

Dalam hal mengevaluasi alat manajemen kerja, prioritas pertama Abe adalah menemukan Antarmuka yang sederhana dan intuitif. Mereka membutuhkan alat yang mudah digunakan, tidak menakutkan, dan akan memenuhi kebutuhan mereka untuk mengoordinasikan proyek, seperti acara berskala besar yang mereka produksi. Mereka juga membutuhkan fungsionalitas yang memungkinkan mereka berkomunikasi dengan jelas dan efektif, terutama seputar permintaan dan persetujuan kreatif. Terakhir, Abe dan timnya mencari cara untuk membuat operasi tim mereka—mulai dari rapat hingga proses keseluruhan—menjadi lebih efisien.

Setelah diskusi tim dan perbandingan berbagai Solusi manajemen kerja, mereka memutuskan untuk memilih Asana. Alat ini sederhana dan intuitif untuk digunakan oleh tim, tetapi juga menyediakan fitur spesifik—seperti templat dan bidang kustom—yang akan membuat Alur Kerja mereka lebih efisien. Dan dengan Asana untuk Badan Nirlaba, Abe dan timnya kini mendapatkan fitur Premium yang mereka butuhkan dengan diskon 50%.

Efisiensi diutamakan: Merampingkan Alur Kerja untuk hasil yang lebih baik—dan lebih cepat

Tim pemasaran Special Olympics kini menggunakan Asana untuk menyederhanakan semua proses mereka sehingga mereka mendapatkan kejelasan tentang detail dan dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Dengan Asana, tim kini dapat:

• Mengelola 300+ acara setiap tahun: Dengan templat, tim dapat merencanakan Summer Games dan penggalangan dana Polar Plunge mereka lebih cepat, serta memasukkan pelajaran dari acara sebelumnya sehingga mereka selalu meningkatkan pelaksanaan. Selain itu, tidak perlu tergesa-gesa di saat-saat terakhir karena langkah-langkah penting tidak luput.

• Menyederhanakan permintaan dan persetujuan kreatif: Dengan menstandarkan proses permintaan, Abe kini mendapatkan semua detail yang dibutuhkan sejak awal sehingga ekspektasi jelas sejak awal dan persetujuan lebih cepat.

• Prioritaskan pekerjaan yang tepat: Dengan melacak status dan prioritas pekerjaan di Asana menggunakan bidang kustom, tim memiliki kejelasan tentang hal yang menjadi fokus waktu mereka dan tahap pekerjaan saat ini, yang mengurangi rapat tim mingguan.

Untuk Summer Games 2019 kami, kami dapat memproduksi aset acara dan pemasaran dalam separuh waktu sembari menciptakan pengalaman yang lebih berkesan bagi atlet kami.

Proses yang lebih baik menghasilkan pengalaman acara yang lebih baik

Dengan menggunakan Asana untuk mengelola perencanaan acara, permintaan kreatif, dan komunikasi tim, tim pemasaran Special Olympics telah menyederhanakan proses mereka sehingga mereka bekerja lebih efisien. Abe dan timnya sekarang dapat berfokus untuk menciptakan lingkungan yang menumbuhkan semangat kebersamaan yang ditunjukkan oleh tim Clovis di USA Games 2018. Alih-alih hanya menghasilkan aset, mereka memberikan pengalaman dan bersama-sama menciptakan kenangan dengan atlet, donatur, dan komunitas mereka. Misalnya, di Northern California Summer Games terbaru—yang menampilkan lebih dari 1.000 atlet dan pelatih—Abe dan timnya menggabungkan kekuatan kreatif untuk memproduksi media audio/visual, spanduk meriah di panggung utama, dan spanduk di seluruh arena, untuk menciptakan suasana yang semarak bagi para atlet dan keluarga mereka.

Tanpa Asana, kami tidak mungkin bisa menyelenggarakan upacara pembukaan yang luar biasa dari Summer Games tahun ini.