Berbasis di Philadelphia, Guru adalah perusahaan teknologi kecil namun berkembang pesat dengan beragam pelanggan, antara lain Square, Buzzfeed, dan Zoom.

Menciptakan keselarasan antara penjualan dan pemasaran

Julia Bersin adalah Manajer Senior Pemasaran di tim Pemasaran Pertumbuhan dan bertanggung jawab untuk membangun program pemasaran inbound, seperti kampanye pembangkitan permintaan, acara lapangan, dan lainnya. Semua pekerjaan ini memerlukan koordinasi dan keselarasan yang erat dengan tim pengembangan penjualan agar pemasaran menarik orang yang tepat dan dapat meneruskan prospek berkualitas ke tim penjualan.

Meskipun tim Julia berlokasi di San Francisco, ia bekerja sama erat dengan Dalton Gilgor yang memimpin tim pengembangan penjualan dari kantor pusat di Philadelphia. Sering kali, mereka menyusun strategi sebelum acara lapangan atau webinar untuk memutuskan audiens target, lalu bekerja sama erat selama dan setelah kampanye untuk memastikan setiap prospek berkualitas ditindaklanjuti, sehingga mendapatkan ROI maksimal dari setiap aktivitas pemasaran.

Meskipun Julia dan Dalton menggunakan Zoom dan Slack untuk berkomunikasi, sulit untuk bekerja sama secara efektif dalam proyek yang lebih besar—terutama mengingat perbedaan lokasi geografis dan zona waktu. Mereka membutuhkan solusi yang dapat menjaga agar semua orang bekerja sesuai rencana untuk menepati batas waktu.

Tanpa alat untuk mengelola proyek mereka di satu tempat, tim pemasaran pertumbuhan dan pengembangan penjualan:

• Menghabiskan beberapa jam seminggu dalam rapat pembaruan status karena proyek menjadi terkotak-kotak menurut tim dan lokasi—mereka tidak memiliki visibilitas ke pekerjaan yang dilakukan setiap tim dan informasi menjadi tersebar.

• Detail terlewat karena pesan Slack tidak dapat ditindaklanjuti, sulit dilacak, dan tidak jelas apa tanggung jawab setiap orang.

Mereka tahu pasti ada cara yang lebih baik untuk melacak proyek dan tetap selaras, bahkan di antara tim dan wilayah yang berbeda.

Meruntuhkan sekat pemisah menurut lokasi geografis dan departemen

Saat mencari alat manajemen proyek yang dapat menyatukan kedua tim, tim penjualan dan pemasaran tahu bahwa mereka membutuhkan produk yang dapat membantu mereka menentukan tanggung jawab, membuat batas waktu yang jelas, dan memperbarui rencana proyek dengan mudah. Mereka juga menginginkan alat yang dapat menjadi repositori pusat untuk pekerjaan yang sedang berlangsung dan terintegrasi dengan Slack. Pada saat itulah mereka memutuskan untuk mencoba Asana.

Untungnya, mereka tidak perlu mencari jauh-jauh. Tim pemasaran sudah menggunakan Asana sebelum perusahaan memutuskan untuk meluncurkan platform ini untuk semua orang. Karena Asana sudah tersedia untuk mereka, Julia dan tim pemasaran mulai menambahkan tim penjualan ke Asana dalam proyek lintas fungsi, seperti webinar. Setelah semua pemangku kepentingan berada di platform yang sama, kolaborasi antara tim penjualan dan pemasaran melalui Asana berjalan dengan mulus, memungkinkan setiap tim terus mendapatkan informasi terkini tentang proyek secara real-time.

Dengan Asana, secara keseluruhan kami menjadi lebih kolaboratif. Satu proyek dikerjakan semua orang. Bukan berarti Dalton punya proyeknya sendiri untuk hal yang sama. Rasanya seperti kami semua memiliki satu hal bersama-sama.

Julia Bersin, Manajer Senior Demand Generation

Kini, karena kedua tim menggunakan Asana, platform ini berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua proyek antara tim penjualan dan pemasaran. Alih-alih menghadiri rapat status di Zoom beberapa kali seminggu, siapa pun, kapan pun, dapat melihat siapa yang mengerjakan apa. Kepemilikan digariskan dengan jelas, dan semua orang mengetahui bagian proyek mana yang menjadi tanggung jawab mereka dan bagian mana yang menjadi tanggung jawab orang lain. Kejelasan itu menghilangkan ambiguitas, memungkinkan orang untuk fokus pada pekerjaan alih-alih memeriksa siapa pemilik apa, meluruskan kesalahpahaman, atau melakukan pekerjaan ganda.

Menyederhanakan proses untuk hasil yang lebih baik

Saat Julia dan Dalton bekerja sama, mereka dapat menyusun strategi tentang kampanye inbound, seperti webinar atau acara lapangan, dan memasukkan seluruh proyek ke Asana menggunakan salah satu templat kustom yang sudah dibuat sebelumnya. Setiap aspek proyek—dari perencanaan dan pelaksanaan acara hingga tindak lanjut prospek di akhir—ada di proyek yang sama di Asana.

Selain itu, dengan pustaka templat yang telah dibangun bersama oleh kedua tim, jika karyawan baru di tim pemasaran memulai webinar atau acara, mereka tidak perlu memulai rencana proyek dari awal—mereka dapat menggunakan salah satu templat dan mulai bekerja dari sana dengan mengetahui dengan tepat langkah-langkah yang harus diambil dan siapa yang harus dilibatkan. Prosesnya tidak hanya lebih cepat dan lebih efisien, tetapi juga memastikan tidak ada yang luput karena bahkan detail terkecil pun sudah disertakan.

Waktu luang yang diberikan Asana memungkinkan kami untuk mengerjakan lebih banyak proyek, menutup lebih banyak kesepakatan, membuat acara pemasaran yang hebat, dan menciptakan pengalaman yang baik bagi pelanggan dan prospek. Semuanya bermuara pada upaya menyediakan waktu untuk melakukan hal-hal yang lebih penting bagi bisnis dan pelanggan kami.

Dalton Gilgor, Manajer Pengembangan Akun

Bagi Guru, Asana telah mengaburkan batas-batas antarbagian, membuat setiap proyek menjadi tidak lagi seperti permainan yang merugikan satu pihak dan menguntungkan pihak lain, melainkan lebih seperti upaya tim yang sesungguhnya. Bahkan jika seseorang tidak terlalu terlibat dalam suatu proyek, ia memiliki akses ke proyek tersebut, dapat melihat siapa yang berpartisipasi, dan lebih memahami inisiatif besar yang sedang berlangsung di seluruh Guru. Pada akhirnya, ini memungkinkan Julia dan Dalton untuk terus menciptakan inisiatif pemasaran inbound berdampak tinggi guna mengembangkan Guru dan memberdayakan tim di seluruh dunia untuk menemukan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.