Merevolusi operasi pemasaran di Children's Health

Pada 2022, Children's Health meluncurkan tim operasi pemasaran untuk memperluas jangkauannya dan memperkuat reputasinya melalui strategi pemasaran yang terdiversifikasi. Namun, tim menghadapi tantangan operasional:

• Alur Kerja yang terfragmentasi: Dengan lebih dari sembilan sistem proyek dan tiket terpisah, tim terpisah-pisah dan proses tidak konsisten.

• Kolaborasi yang tidak efisien: Alat yang tidak terhubung menyebabkan proses yang memakan waktu dan miskomunikasi yang sering terjadi, memperlambat progres pada inisiatif berdampak tinggi.

Untuk mengatasi tantangan ini, tim operasi pemasaran memilih untuk beralih ke alat manajemen kerja kolaboratif pada Januari 2023. Gol mereka adalah:

• Memusatkan pekerjaan: Asana akan berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal, meningkatkan visibilitas, mengurangi kebutuhan untuk rapat di seluruh departemen, dan menyederhanakan Alur Kerja.

• Membuat standar proses: Kerangka Kerja manajemen proyek yang konsisten menyelaraskan tim di seluruh Bagian dan memperjelas prioritas.

• Memungkinkan skalabilitas: Dengan menghemat waktu dan memfokuskan sumber daya, tim dapat memprioritaskan inisiatif berdampak tinggi, membantu organisasi menjangkau lebih banyak keluarga pasien dan mencapai gol utama.

Hanya dalam enam belas bulan, Children's Health berhasil meluncurkan Manajemen Kerja Kolaboratif di seluruh Pemasaran dan Komunikasi, mengubah cara kerja tim dan memprioritaskan upaya mereka. Penggunaan Asana yang inovatif oleh tim membuat mereka meraih Marketing Visionary Work Innovation Award, bukti kemampuan mereka untuk meningkatkan upaya sekaligus memperkuat dampak mereka terhadap keluarga dan komunitas.

Di Children's Health, pemasaran dan komunikasi berperan penting sebagai jaringan penghubung organisasi kami. Dengan memusatkan upaya pemasaran kami di Asana, kami telah menyederhanakan kolaborasi dan memposisikan diri kami untuk memberikan hasil yang berarti bagi pasien dan keluarga yang kami layani.

Fernand Fernandez, Wakil Presiden Eksekutif, Direktur Pemasaran dan Komunikasi

Menyederhanakan perencanaan strategis untuk hasil yang lebih baik 

Sebelum mengadopsi manajemen kerja kolaboratif, bagian pemasaran mengandalkan presentasi, dokumen, dan spreadsheet untuk mengelola perencanaan strategis. Dengan beralih ke Asana, tim memusatkan proses perencanaan mereka, mengotomatiskan alur kerja, dan menciptakan sistem yang lebih kohesif.

Perencanaan terpusat menciptakan keselarasan

• Rencana strategis dibuat di Asana sebagai proyek khusus, menciptakan tempat terpusat untuk semua upaya perencanaan.

• Tim di seluruh bagian pemasaran beroperasi dalam rencana strategis yang sama, meningkatkan visibilitas, membuat tim di luar pemasaran tetap mendapat informasi, dan menghilangkan kebutuhan akan dokumen atau alat terpisah.

• Dengan menstandarkan proses perencanaan, tim memastikan konsistensi di seluruh Alur Kerja dan mencegah pekerjaan luput. 

• Dengan melakukan multi-home, yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan satu tugas ke dalam multiproyek, tim dapat menghubungkan tugas dari rencana strategis ke antrean kreatif, memungkinkan mereka untuk melacak semua aset kampanye di satu tempat.

Peningkatan fokus memberikan dampak terukur

• Dasbor real-time memberi tim dan ketua tim visibilitas tentang beban kerja dan progres proyek, meningkatkan alokasi sumber daya, dan membantu mengidentifikasi hambatan sejak dini agar proyek strategis tetap sesuai rencana.

• Dengan mengotomatiskan proses perencanaan dan menghilangkan inefisiensi, tim pemasaran memperoleh kapasitas yang lebih besar untuk berfokus pada inisiatif prioritas tinggi, mencapai gol 2023 mereka untuk mendedikasikan 80% waktu mereka untuk pekerjaan strategis.

Mendorong hasil dengan manajemen kampanye yang disederhanakan

Bagian Pemasaran & Komunikasi berperan penting dalam meningkatkan reputasi nasional organisasi melalui inisiatif seperti kampanye pemasaran email, strategi digital tertarget, dan konten multimedia. 

Sebelumnya, mengelola banyak kampanye di berbagai alat yang terpisah menyebabkan inefisiensi, miskomunikasi, dan penundaan. Dengan memusatkan pekerjaan di Asana, tantangan-tantangan ini teratasi—meningkatkan kolaborasi, mempertahankan visibilitas, dan mempercepat hasil.

Pekerjaan terpadu mempercepat linimasa kampanye

• Semua aktivitas pemasaran dilacak dalam satu platform, memusatkan manajemen kampanye dari awal hingga akhir.

• Tim lintas fungsi dan mitra agensi eksternal bekerja dalam proyek bersama, mengurangi miskomunikasi, dan meningkatkan koordinasi.

• Dasbor dan tampilan portofolio memberikan visibilitas real-time tentang beban kerja tim, memastikan proyek tetap sesuai rencana dan batas waktu terpenuhi.

• Alur Kerja kampanye standar memungkinkan perencanaan dan pelaksanaan aset kreatif yang lebih cepat, meningkatkan kecepatan pemasaran, dan mendorong output berkualitas tinggi.

Alat kolaborasi meningkatkan keselarasan di seluruh tim

• Pembaruan real-time dan automasi memungkinkan tim untuk memfokuskan lebih banyak waktu pada perencanaan kampanye inovatif alih-alih mengejar pembaruan.

• Waktu untuk melaporkan hasil kampanye berkurang 80% berkat dasbor pelaporan Asana, yang memberikan wawasan lebih cepat dan menyederhanakan proses pengukuran.

• Tampilan portofolio memvisualisasikan statistik proyek utama, seperti total tugas yang selesai, memberikan wawasan selama tinjauan postmortem untuk membantu tim terus meningkatkan proses mereka.

Mengubah produksi kreatif untuk eksekusi dan penyampaian yang lebih cepat

Sebelum mengadopsi manajemen kerja kolaboratif, permintaan kreatif untuk inisiatif pemasaran dikelola melalui email, yang menyebabkan inefisiensi dan alur kerja yang tidak konsisten. Dengan sekitar 150 aset kreatif yang selalu ada dalam antrean, tim membutuhkan solusi untuk menyederhanakan proses penerimaan dan produksi, sehingga mereka dapat berfokus pada pembuatan karya berkualitas tinggi. Asana mengubah proses produksi kreatif mereka.

Formulir dan Alur Kerja standar meningkatkan efisiensi

• Permintaan kreatif—termasuk produksi video, fotografi, email, dan cetak—dikirimkan melalui formulir penerimaan khusus yang disesuaikan dengan setiap jenis aset dan kebutuhan proyek.

• Formulir menggunakan bidang kustom untuk menyimpan detail penting sejak awal, seperti linimasa, jenis aset, dan prioritas, memastikan permintaan selesai sebelum melanjutkan.

• Setelah disetujui, permintaan diubah menjadi proyek aktif. Tugas, linimasa, dan anggota tim secara otomatis ditetapkan berdasarkan templat proyek, menyederhanakan alur kerja dan memastikan konsistensi.

• Templat proyek yang fleksibel memungkinkan tim untuk menyesuaikan linimasa dan dependensi untuk kebutuhan unik mereka, mengurangi waktu penyiapan sekaligus menjaga proyek tetap sesuai rencana.

Peningkatan efisiensi dan manajemen sumber daya 

• Tampilan portofolio memberikan wawasan real-time tentang beban kerja desainer, membantu manajer menyeimbangkan kapasitas dan menetapkan proyek secara efisien. Ini meningkatkan visibilitas beban kerja sebesar 25% dan meningkatkan kemampuan desainer untuk memprioritaskan proyek mendesak sebesar 95%.

• Mencatat detail proyek melalui formulir penerimaan meningkatkan efisiensi sebesar 25%, menghemat 2,5 jam per permintaan dan 115 jam total di seluruh Q1 dan Q2 tahun 2024.

• Laporan video dan fotografi baru meningkatkan visibilitas pekerjaan tim tersebut sebesar 98%, memungkinkan koordinasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

• Proyek bersama mendorong kolaborasi yang mulus di seluruh tim dan mitra eksternal, meningkatkan kolaborasi lintas fungsi sebesar 95% untuk proyek video dan fotografi dan 25% untuk alur kerja pemasaran email.

• Alur Kerja standar mengurangi waktu pembuatan proyek sebesar 20% untuk aset kreatif dan 80% untuk proyek video dan fotografi, membantu mempercepat waktu ke pasar sebesar 45% untuk aset kreatif.

Menciptakan masa depan yang lebih cerah bagi anak-anak

Dengan efisiensi dan peningkatan yang dihasilkan Manajemen Kerja Kolaboratif pada operasi mereka, tim siap meningkatkan upaya pemasaran mereka ke level berikutnya—menyederhanakan Alur Kerja, meningkatkan kolaborasi, dan menyampaikan kampanye berdampak yang mendukung misi Children's Health untuk membuat kehidupan anak-anak lebih baik.