Используйте формулирование проблем, чтобы помочь решить вопросы неэффективности команды

В современной сложной рабочей среде бывает непросто объединиться в команду для решения проблем. К счастью для вас, сейчас самое подходящее время, чтобы познакомиться с постановкой проблем.  

Как следует из названия, постановка проблемы помогает командам правильно понимать, формулировать и ставить сложные бизнес-задачи в разных отделах. Результат? Формулирование проблем помогает вашей команде научиться лучше понимать и решать вопросы благодаря совместной работе. 

Мы подробно рассмотрим, что это такое, и поможем вам разобраться в четырех этапах постановки проблемы при управлении несколькими проектами. 

Что такое постановка проблемы?

Формулирование проблемы — это метод мышления, используемый для понимания, определения и приоритизации сложных препятствий и проблем в бизнесе. Проще говоря, это способ лучше понять конкретные проблемы, чтобы знать, как их решать в режиме реального времени. 

Когда речь идёт о проектах и процессах, часто возникают препятствия. От появления новых участников до изменений в последнюю минуту — нерешённые препятствия могут со временем перерасти в более серьёзные проблемы. Вот почему развитие навыков решения проблем у вашей команды — это такой важный первый шаг. 

Инструменты принятия решений для гибких компаний

Из этой электронной книги вы узнаете, как дать работникам возможность принимать более взвешенные решения, чтобы ваша компания могла меняться, адаптироваться и справляться с трудностями эффективнее, чем конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Когда следует использовать метод постановки проблемы?

Формулирование проблемы полезно каждый раз, когда в ходе проекта или процесса возникают препятствия. Этот метод мышления помогает решать проблемы в реальном времени, чтобы вы могли вернуть свою команду в нужное русло.

Вот несколько сценариев, в которых вы можете использовать постановку проблемы для её решения. 

Сценарий 1. Во время совещания по планированию спринта один из участников команды выражает обеспокоенность по поводу того, что ему не хватает помощи для соблюдения дедлайна. Чтобы снизить уровень стресса, вы меняете то, как команда думает о проблеме, и предлагаете другой взгляд на неё. То есть вместо того, чтобы переживать из-за нехватки ресурсов, вы придумываете, как изменить приоритеты команды, чтобы обеспечить соблюдение дедлайнов. 

Сценарий 2: После запуска нового проекта вы узнаёте, что показатели конверсии ниже ожидаемых. Вместо того чтобы назвать проект провальным, вы меняете свой взгляд на проблему, поставив себя на место клиента. Проанализировав сайт, вы понимаете, что призыв к действию легко можно не заметить. Вы решаете поэкспериментировать с решениями, протестировав новый призыв к действию.

Хотя эти сценарии отличаются друг от друга, каждый из них демонстрирует необходимость переосмысления взгляда на проблему, чтобы найти новые решения. 

Формулирование постановки проблемы

Формулировка проблемы — это то, как проблема доводится до сведения участников команды. Эффективная постановка проблемы формулируется таким образом, чтобы обеспечить контекст и актуальность, что делает её понятной. Это первый этап в процессе формулирования проблемы. Цель заключается в том, чтобы ознакомить участников команды с проблемой, чтобы они могли начать придумывать возможные решения.

Для сложных бизнес-проблем не всегда существуют простые решения. В таких случаях может быть полезно изменить свой взгляд на проблему, чтобы найти инновационное решение. Именно здесь на помощь приходит постановка проблемы. Первым шагом в жизненном цикле постановки проблемы является умение донести её до других. 

При устном сообщении о проблеме на совещании команды всегда указывайте следующее:

• Контекст: Бизнес-контекст проблемы включает в себя справочную информацию о том, когда и в какой системе или процессе она возникла. Например, на этапе планирования процесса собираются противоречивые данные. 

• Проблема: в этом разделе подробно описывается, в чём заключается проблема и почему она вообще возникла. Например, эти противоречивые данные приводят к расхождениям на этапе реализации.

• Актуальность: актуальность проблемы заключается в том, как она связана с конкретной системой и почему её важно решить. Например, из-за расхождения команде приходится возвращаться назад и выяснять, где возникла проблема, что приводит к срыву дедлайнов. 

• Задача: в задаче указываются сроки или приоритет реализации решения, а также цель этого решения. Например, команде необходимо решить проблему до конца квартала, поскольку она имеет высокий приоритет.

Включение этих четырёх компонентов в формулировку проблемы гарантирует, что каждый участник понимает основные детали проблемы и общий план действий. Когда все понимают друг друга, вы можете выполнять работу и достигать результатов быстрее и эффективнее. 

Инструменты принятия решений для гибких компаний

Из этой электронной книги вы узнаете, как дать работникам возможность принимать более взвешенные решения, чтобы ваша компания могла меняться, адаптироваться и справляться с трудностями эффективнее, чем конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Четыре шага процесса формулирования проблемы

Когда речь заходит о процессе формулирования проблемы, после представления описания проблемы необходимо выполнить четыре основных этапа. Они помогут вам лучше понять и визуализировать проблему в контексте более масштабных потребностей бизнеса. 

Использование наглядного пособия для анализа проблемы может дать вашей команде более широкое представление о проблеме, которую вы пытаетесь решить. Определяя контекст, расставляя приоритеты и понимая детали на более глубоком уровне, ваша команда может выработать иную точку зрения при обсуждении проблемы с заинтересованными сторонами.

Давайте рассмотрим четыре этапа процесса постановки проблемы — от определения проблемы до одобрения решения. 

1. Сформулируйте проблему

Проанализируйте свою проблему в контексте системы или процесса, в которых она проявляется. Задавайте такие вопросы, как «Где эта проблема существует в системе?» и «Какова основная причина проблемы?» 

Формулирование контекстных вопросов помогает определить место проблемы в ваших текущих процессах и выявить её возможную причину. 

Например, если вы работаете над запуском новой маркетинговой инициативы и сталкиваетесь с проблемой на этапе разработки, вы можете определить эту проблему как нехватку ресурсов для разработки.

2. Расставьте приоритеты в отношении проблемы

Затем расставьте приоритеты среди слабых мест с учётом других проблем и задач проекта. Такие вопросы, как «Мешает ли эта проблема достижению целей?» и «Приведёт ли эта проблема к истощению необходимых ресурсов?» — это хорошие вопросы для начала работы.

Эти вопросы помогают расставить проблемы по степени важности, чтобы вы могли представить себе потенциальный результат решения проблемы по сравнению с откладыванием её на потом. 

3. Обеспечьте понимание проблемы

Чтобы понять проблему, соберите информацию от различных заинтересованных сторон и руководителей отделов. Это позволит вам получить широкий спектр данных.

Задавайте вопросы и собирайте информацию у как можно большего числа разных участников команды, чтобы расширить свой взгляд на проблему. В свою очередь, это позволит вам найти более инновационные решения, которые будут полезны большинству участников команды.

Например, чтобы полностью понять, почему не хватает ресурсов для разработки, было бы полезно попросить руководителя отдела разработки помочь пересмотреть приоритеты в отношении необходимых ресурсов. 

4. Одобрите решение

Наконец, пришло время одобрить ваше решение. Обеспечьте качество своего решения, протестировав его в одном или нескольких внутренних сценариях. Так вы сможете убедиться в её работоспособности, прежде чем предлагать её внешним клиентам. 

Возможно, вам также потребуется получить одобрение руководства, прежде чем решение будет запущено, хотя это зависит от вашей конкретной ситуации. После того как решение будет одобрено, проанализируйте его успешность и продолжайте тестировать новые идеи, пока не достигнете желаемого результата. 

Методы и советы по постановке проблемы

Поскольку постановка проблемы — это способ изменить свою точку зрения, чтобы увидеть другие результаты, она может способствовать процветанию рабочих мест. Мотивируя свою команду использовать эту методику, вы можете развить навыки решения проблем у всех участников в целом. 

Вот несколько способов использования постановки проблемы для поиска инновационных решений на рабочем месте:

• Формулируйте проблемы с помощью структурированных описаний: хотя метод постановки проблемы можно использовать практически в любой ситуации, когда существует проблема, существует правильный и неправильный способ переформулирования проблем. Описание проблемы может отличаться в зависимости от ситуации, но каждое из них должно содержать основные компоненты, указанные выше. Сюда относятся контекст, проблема, актуальность и цель. Все это помогает заинтересованным сторонам понять, как проблема связана с текущим проектом. 

• Проводите эффективные коллективные обсуждения: постановку проблемы можно использовать во время коллективных обсуждений, чтобы стимулировать разные точки зрения и новую аналитику. Вы можете использовать эту технику мозгового штурма, попросив заинтересованные стороны сформулировать свои идеи с помощью доски или стикеров. Таким образом все идеи будут подкреплены данными.

• Формулируйте проблему, представляя конечный результат: метод, при котором вы начинаете с представления конечного результата, предполагает работу в обратном направлении. Таким образом вы сможете изменить мышление своей команды и стимулировать ориентированное на цели мышление. Не говоря уже о том, что этот метод может помочь участникам вашей команды научиться расставлять приоритеты в личном развитии и стратегическом мышлении. 

Используя инициативы по формулированию проблем на рабочем месте, вы можете обеспечить эффективное донесение информации обо всех проблемах и поиск решений на основе исследований. И то, и другое способствует более эффективному решению проблем. 

Используйте совместную работу в команде для решения проблем

Решение проблем — это не одиночная работа. Чем больше участников команды будет задействовано, тем более креативными будут ваши решения. В мире, где принятие решений — это сложный процесс, а проекты постоянно меняются, постановка проблем может стать отличным способом обеспечить единое понимание ситуации всеми участниками, когда речь идёт о проблемах, которые стоит решать. 

Чтобы ваша команда была на связи на каждом этапе, попробуйте программное обеспечение для совместной работы. Asana может помочь во всём — от согласования целей до повышения производительности. 

Инструменты принятия решений для гибких компаний

Из этой электронной книги вы узнаете, как дать работникам возможность принимать более взвешенные решения, чтобы ваша компания могла меняться, адаптироваться и справляться с трудностями эффективнее, чем конкуренты.

Получайте аналитическую информацию