Венчурным подразделением холдинга является Yıldız Ventures, которое также занимается инкубацией прорывных проектов внутрикорпоративного предпринимательства в рамках своей корпоративной венчурной структуры и реализует программы акселерации стартапов. Её генеральный директор Яхья Улькер внедряет передовые технологии и методы, чтобы помочь Yıldız Ventures обогатить свою экосистему стартапов и ускорить процесс оценки инвестиций.

Яхья увидел возможность повысить производительность своей организации за счёт централизации работы на одной платформе. До перехода на Asana команда из 300 человек использовала множество инструментов, включая электронную почту, чаты, электронные таблицы и различные приложения. Поскольку не было возможности отслеживать все проекты и общение в масштабах всей организации, команда не могла воспользоваться преимуществами стандартных процессов с точки зрения эффективности:

• Yıldız Ventures ежегодно получает сотни презентаций стартапов и заявок на финансирование, и управлять ими по электронной почте было сложно с точки зрения масштабирования, а также это требовало длинных переписок.

• Внутренние процессы, такие как запросы на увеличение численности персонала или удовлетворение ИТ-потребностей, медленно выполнялись по электронной почте.

• Большой объем сообщений поступал от поставщиков, стартапов и внешних сотрудников по различным, не связанным между собой каналам, что увеличивало время ответа и требовало проведения дополнительных совещаний.

Цель Яхьи заключалась в том, чтобы оптимизировать совместную работу в Asana, сделав процессы более плавными и быстрыми (вплоть до их автоматизации), а также улучшить взаимодействие со всеми, кто обращается в Yıldız Ventures с целью партнёрства или финансирования.

Asana автоматизирует нашу рутинную работу, позволяя нам синхронизировать усилия разных команд Yıldız Ventures и портфельных компаний.

Яхья Улькер, генеральный директор компании Yıldız Ventures

Поиск передовой платформы для совместной работы 

Когда в 2019 году Яхья вступил в должность генерального директора Yıldız Ventures, он начал искать платформу для управления работой с более широкими возможностями, чем отдельные инструменты для управления задачами, которыми он пользовался раньше. Он оценил более 10 инструментов и выбрал Asana за её способность поддерживать совместную работу во всей организации. 

Яхья и несколько участников команды начали использовать Asana для управления своей работой. В 2021 году Yıldız Ventures привлекла компанию Omtera — консультанта по управлению работой и партнера Asana — для ускорения внедрения и оптимизации использования.

Специалисты Omtera и Yıldız Ventures знали, что, упорядочив процессы в компании, они смогут повысить её способность к работе и направить время, которое раньше тратилось впустую, на решение стратегических задач. Согласно глобальному индексу Anatomy of Work, работники умственного труда тратят в среднем почти три часа в неделю на ненужные совещания, и, по их оценкам, при оптимизации процессов можно было бы экономить 4–6 часов в неделю. 

Компания Omtera взялась за решение этой проблемы в лоб и создала основу для эффективной, ориентированной на стратегию организации.

Оптимизация рабочих процессов с помощью Omtera

С помощью Omtera компания Yıldız Ventures увеличила показатель внедрения Asana с 20% до 95% работников. Мурат Йылмаз, партнёр, руководитель отдела продаж и сопровождения клиентов в Omtera, возглавил процесс внедрения.

Специалисты Omtera начали с встреч с каждой командой, чтобы понять их рабочие процессы и болевые точки, а затем помогли построить эти рабочие процессы в Asana. Они внедрили процессы, которые ранее осуществлялись вне системы или управлялись с помощью других инструментов, связали процессы между командами и позаботились о том, чтобы команды использовали такие функции, как формы, автоматизация и интеграции. Они также провели индивидуальное обучение работе с Asana для команд и сотрудников всех уровней, от начинающих специалистов до руководителей. Теперь, когда большинство сотрудников Yıldız Ventures используют Asana для своих основных рабочих процессов, они делятся с Omtera проектом Asana, в котором отслеживается текущая работа по внедрению, например, предстоящие функции Asana, обучение и обновления статуса по создаваемым новым рабочим процессам.

Yıldız Ventures имеет множество точек входа и выхода от компаний и различных групп. Им была нужна централизованная платформа для организации всех запросов, управления всей работой и получения общего представления о ситуации.

Мурат Йылмаз, партнер, руководитель отдела продаж и сопровождения клиентов в Omtera

Повышение операционной эффективности для более быстрого и стратегически обоснованного инвестирования

Сегодня все команды Yıldız Ventures используют процессы в Asana, чтобы принимать более быстрые и взвешенные решения. Они сообщают, что теперь могут:

• Выполнять бизнес-процессы на 40% быстрее

• Сократить объём рутинной работы на 35% и увеличить объём стратегической работы на 80% 

• Тратить на 35 % меньше времени на электронную почту и на 55 % меньше времени на поиск информации

Компания Yıldız Ventures значительно улучшила свои рабочие процессы во всей организации. 

Отслеживание OKR

Yıldız Ventures использует цели Asana для отслеживания OKR и ежеквартальной отчётности о прогрессе. У каждого участника команды есть пять целей — например, целевое количество финтех-стартапов для привлечения, — которые объединяются в главную цель. Asana автоматически отображает процент хода выполнения до завершения. 

Инвестиционные операции

Команда инвестиционных операций использует Asana в качестве CRM-системы для отслеживания потока сделок и оценки инвестиций на 50% быстрее. Вот как это работает.

С помощью Asana мы создали уникальный рабочий процесс, который позволяет нам полностью автоматизировать этапы оценки инвестиций, чтобы находить лучшие стартапы для финансирования.

Эджем Алтыок, директор по инвестициям в Yıldız Ventures

(1) Приём заявок на финансирование

С 2020 года компания Yıldız Ventures отслеживает в Asana более 1000 сделок для оценки прямых инвестиций и инвестиций в фонды. Любой стартап или организация, которым требуется финансирование или доступ к Yıldız Ventures, заполняют форму Asana, доступную на их веб-сайте. Yıldız Ventures получила более 700 заявок на финансирование через эти формы, которые автоматически добавляются в Asana в виде задач. Правила Asana автоматически назначают задачу соответствующему сотруднику для проверки в зависимости от распределения по секторам, запуская цепочку этапов оценки — без необходимости использовать электронную почту.

Раньше заявки поступали по электронной почте. Не было возможности отслеживать, на каком этапе находится каждая заявка, кто должен её рассматривать дальше и у кого какая информация. 

(2) Управление потоком сделок

Yıldız Ventures использует Asana в качестве автоматизированной CRM-системы для управления запросами на финансирование. Каждая заявка проходит через ряд этапов, на которых участник команды рассматривает её и принимает решение «да» или «нет». Затем, согласно правилам, заявка направляется следующему специалисту по цепочке. 

Теперь команда может отслеживать этап заявки по мере её прохождения через поиск, предварительную оценку, детальную оценку, комплексную проверку и инвестиционный комитет. В задаче Asana, посвящённой заявителю, все примечания и обсуждения собираются в одном месте, поэтому, когда лицу, принимающему окончательное решение, нужно проверить заявку, вся необходимая информация находится у него перед глазами.  

Если компания не готова к инвестициям, ее задача в Asana переносится в проект бэклога, чтобы Yıldız Ventures могла связаться с ней через год. Даже несмотря на стремительный рост, компания никогда не теряет ни одной заявки.

Рабочий процесс также упрощает доступ к инвестиционным возможностям и позволяет нам очень эффективно отслеживать историю привлечения финансирования от ранних до более поздних этапов. Когда мы сталкиваемся со стартапом, мы можем легко просмотреть наш поток сделок в Asana и узнать, встречался ли с ним ранее кто-либо из членов нашей инвестиционной команды. Если да, это создаёт мгновенную и уникальную связь.

Эджем Алтыок, директор по инвестициям в Yıldız Ventures

(3) Отслеживание текущих инвестиций 

После того как Yıldız Ventures инвестирует в компанию, команда отслеживает текущие отношения с ней через Asana. Яхья говорит: «Мы используем Asana для ведения журнала всей информации и обновлений, связанных с инвестициями, — выборки средств, ежегодных совещаний, контактов и многого другого». 

Настраиваемые поля в задаче содержат такие данные, как отрасль компании, размер сделки и валюта, которые выступают в качестве источника достоверной информации и помогают Yıldız Ventures анализировать тенденции в своём инвестиционном портфеле. 

Yıldız Ventures также использует отчётность Asana для отслеживания инвестиционных циклов, показателей эффективности и операций. Панели задач используют данные из нестандартных полей, чтобы составлять отчёты о том, сколько заявок было получено за месяц, сколько из них было одобрено и сколько денег было инвестировано. Нестандартные поля также используются для сбора данных о распределениях и анализа доходности.

Запросы в отдел кадров

С помощью Asana команда по работе с персоналом тратит на 50% меньше времени на управление запросами, подбор и адаптацию новых сотрудников. 

Раньше для подачи запросов в отдел кадров, например на утверждение увеличения численности команды, использовалась электронная почта. Компания Omtera перенесла этот процесс в Asana, где запрос фиксируется с помощью формы, а правила назначают задачи соответствующему лицу, принимающему решения в отделе кадров. После одобрения запроса на увеличение штата процесс найма кандидата отслеживается с помощью задачи, а после его принятия на работу адаптация осуществляется с помощью шаблона проекта Asana.

Мурат из Omtera говорит: «Asana — это основной инструмент для подбора персонала, который оптимизирует HR-процессы Yıldız Ventures и обеспечивает быстрое согласование. В Asana они могут делиться комментариями о собеседованиях, использовать шаблоны для отслеживания вакансий и помечать задачи как требующие согласования, чтобы все знали, какие дальнейшие шаги нужно предпринять для направления предложения».

Другие варианты использования Asana в Yıldız Ventures

ИТ: Заявки на ИТ-ресурсы теперь поступают через формы Asana.

Продукт: команда по разработке продукта использует интеграцию Asana для Jira для управления активными спринтами и дорожными картами продукта.

Юридический отдел: Yıldız Ventures управляет сотнями юридических соглашений в Asana.

Управление поставщиками: поставщики подают заявки через форму Asana, которые затем превращаются в задачи в рабочем процессе Asana, чтобы отделы могли оценивать и выбирать поставщиков.

Внутренняя координация: команды используют Asana для ведения протоколов совещаний, управления календарём контента Yıldız Ventures, совместной работы с командами Yıldız Holding и отказа от внутренней переписки по электронной почте благодаря комментариям и обновлениям в Asana. Они интегрируют Asana с инструментами, которыми пользуются каждый день, например, Gmail, Google Календарём, Google Диском и Workplace. 

Благодаря рабочим процессам в Asana Yıldız Ventures может быстрее реагировать на возможности на своем рынке.

Asana позволяет нам просматривать и отслеживать рабочую нагрузку по всем аспектам, выявляя эффективные и неэффективные моменты.

Яхья Улькер, генеральный директор компании Yıldız Ventures

Ведём экосистему стартапов в будущее

Yıldız Ventures планирует и дальше совершенствовать внедрение Asana, и Omtera всегда рядом, помогая оптимизировать процессы и информируя о новейших функциях Asana. Мурат говорит: «Мы рассказываем о том, что будет дальше в дорожной карте Asana, чтобы Yıldız Ventures могла планировать свою деятельность и избегать инвестиций в ненужные инструменты».

Ощутив множество преимуществ Asana для операционной деятельности, Yıldız Ventures также помогает стартапам из своего портфеля внедрять Asana. Например, они помогли онлайн-супермаркету istegelsin.com улучшить процессы управления поставщиками и запросами, перенеся эти рабочие процессы в Asana.

Вступая в эпоху будущего организации работ, Yıldız Ventures приглашает свою экосистему стартапов присоединиться к этому процессу.