Отсутствие стандарта для управления работой

До внедрения Asana в 2014 году компания Venture for America (VFA) использовала для управления проектами и задачами комбинацию электронных таблиц и CRM-системы. Это создавало ряд проблем, в том числе:

• Отсутствие стандартизации: каждый отдел использовал разные инструменты и работал над проектами по-разному, что затрудняло совместную работу.

• Отсутствие единого источника достоверной информации: важные задачи упускались из виду, потому что информация быстро устаревала и не была пригодной для действий.

• Отсутствие гибкости: команды не могли адаптировать инструменты к своим конкретным потребностям. Например, командам, специализирующимся на управлении проектами, требовалась другая платформа, чем командам, специализирующимся на управлении отношениями с клиентами.

В целом у команды было ощущение, что она топчется на месте и не может работать масштабируемым образом.

Поиск межфункционального решения

Будучи межфункциональной командой, которая стремится к радикальной прозрачности, VFA хотела получить инструмент, который повысил бы видимость работы, выполняемой в организации. Команда также хотела получить гибкий инструмент, который каждая команда могла бы настроить под свои рабочие процессы.

VFA обратилась к Asana, потому что эта система сделала информацию прозрачной и доступной для их межфункциональной команды. Кроме того, команда разделяла корпоративные ценности Asana. От совместной работы и отказа от упрощений до увлечённости своим делом — VFA стремится воплощать эти ценности каждый день. Наконец, будучи целеустремлённой командой, VFA искала инструмент, который позволил бы её членам эффективно выполнять работу, не затрачивая много ресурсов.

Приняв решение о внедрении Asana, VFA начала с небольшой команды чемпионов Asana, которые сыграли ключевую роль в продвижении платформы во всей организации. Чтобы все могли эффективно использовать Asana, Эми и её команда проводили индивидуальные занятия по Asana, а также два раза в год организовывали «Обеды с обучением», которые позволяли команде глубоко изучить конкретные функции. Эти «поучительные обеды» проводятся и сегодня. Эми также подаёт пример, отслеживая свою работу в Asana. Таким образом, её команда знает, что Asana — это важнейший инструмент и де-факто платформа для управления их работой.

Asana как ключевой элемент управления грантами

Сегодня VFA использует Asana во всей организации для управления всеми своими программами и работой. По оценкам Эми и её команды, каждый человек экономит примерно 45 минут в день благодаря оптимизации работы в Asana и отсутствию ненужных дополнительных действий.

Одна из самых важных функций, которую команда выполняет в Asana, — это управление более чем 45 заявками на гранты каждый год. Для VFA, как для некоммерческой организации, соблюдение нормативных требований является приоритетом. Asana позволяет нескольким командам координировать весь процесс управления грантами от первоначального письма о намерениях до окончательной подачи заявки. Поскольку всё управляется в Asana, финансовая команда знает, когда нужно составлять бюджеты и отчёты, а Эми знает, когда проверять грантовые документы. Наличие одного проекта по грантам, который виден всем в организации и включает все соответствующие документы, помогает подавать заявки на большее количество грантов и получать больше финансирования.

Поскольку мы можем легко расставлять приоритеты по грантам в Asana, мы не упускаем возможности получить деньги, а это то, что не даёт мне спать по ночам.

Помимо управления грантами, VFA полагается на Asana в управлении взаимодействием со стипендиатами. VFA проводит процесс отбора стипендиатов в Asana, а также организует месячную программу тренировочного лагеря для стипендиатов, которая служит для них первым знакомством с VFA. Поскольку программы для стипендиатов запускаются каждый год, заинтересованные стороны могут просто дублировать предыдущие проекты Asana, чтобы начать планирование на нынешний год. По оценкам Эми и её команды, благодаря оптимизации процесса планирования с помощью Asana они экономят не менее трёх рабочих дней на каждое крупномасштабное мероприятие.

Чем меньше вы полагаетесь на собственную память, тем проще вам жить. Asana помогает снизить когнитивную нагрузку у сотрудников и обеспечивает ясность.

Вступаем в новое десятилетие с Asana

Теперь, когда VFA создала прочный фундамент для будущего роста с помощью Asana, она планирует развивать свои возможности в виде новых инициатив, включая акселератор, ориентированный на разнообразие, и исследование воздействия, в преддверии своего 10-летнего юбилея. Эти усилия направлены на определение того, как команда VFA может расширить своё влияние в следующем десятилетии, и завершатся серией рекомендаций для будущего VFA. И каждая из этих новых инициатив будет управляться в Asana.