Директор по производству Уитни Гантт контролирует процесс доставки продукции от ремесленника к клиенту. Команды разработки, дизайна и производства продукции Citizenry организуют до 10 маркетинговых запусков одновременно, и каждый из них очень сложный и срочный. Например, запуск весеннего сезона может включать до 50 элементов, таких как подушки из Мексики, ковры из Индии и настенные панно из Малави, и около 100 задач, необходимых для вывода каждого продукта на рынок.

Ранее команда управляла статусом проекта и датами сдачи в электронных таблицах, которые начали давать сбои по мере расширения компании:

• Сотрудники тратили слишком много времени на ручной ввод данных для графиков запуска.

• Они не могли разложить информацию по полочкам для отчётов заинтересованным сторонам, поэтому им приходилось обновлять одни и те же данные в нескольких местах, например в презентациях.

• Ключевые этапы запуска часто забывались до самого конца, потому что не было стандартного процесса, которому можно было бы следовать.

Поскольку The Citizenry наняла больше работников для совместной работы над запусками, им потребовалась платформа для управления работой, чтобы повысить прозрачность проектов.

Ввод данных отнимал очень много времени, но мы подумали: «Если мы перенесём это в Asana, там будет достаточно гибкости, чтобы экспортировать данные так, как нам нужно».

Уитни Гантт, директор по производству

Централизованная главная страница для сотен дедлайнов

The Citizenry искала инструмент, который бы упростил передачу работы между отделами, поскольку почти все в компании из 25 человек так или иначе участвуют в запуске: от маркетинга до электронной коммерции, от выполнения заказов до разработки продуктов.

В Asana был нужный функционал: все задачи и дедлайны были централизованы, и можно было переключаться между разными представлениями, такими как календари и списки. Asana также была удобной в использовании и визуально привлекательной, что было важно для бизнеса, ориентированного на дизайн.

Создание процессов всей командой

Уитни и её команда создали рабочие процессы в Asana, имитирующие привычное представление в виде электронной таблицы. Один из членов команды обучил каждого работника и помог им создать личный список дел — простой проект, позволяющий разобраться в том, как работать в Asana. Когда люди начали ощущать ценность Asana, они добавили больше рабочих процессов и собрали отзывы, чтобы убедиться, что архитектура соответствует их потребностям. Совместное создание этих процессов помогло участникам команды принять платформу.

Теперь участники команды обновляют задачи в Asana перед еженедельными совещаниями по разработке продукта, что способствует внедрению платформы и экономит время на передачу информации.

Мы сэкономили много времени на вводе данных, а Asana обеспечивает нам быструю обратную связь, благодаря чему нам не нужно подходить к чьему-то столу или назначать встречу.

Уитни Гантт, директор по производству

Своевременные запуски, своевременная передача продукта

Теперь, когда The Citizenry использует Asana, командам стало проще передавать эстафету друг другу. Зависимости и сроки чётко определены, и люди точно знают, что и когда происходит. Они сэкономили от двух до трёх часов на человека в неделю на вводе данных — поскольку Asana является единым источником достоверной информации, им не нужно обновлять одну и ту же информацию в трёх или четырёх местах.

Благодаря чёткому процессу и видимому статусу проекта Уитни и её команда могут заранее спросить, чего не хватает для запуска, а не реагировать на сюрпризы и забытые шаги. Для новых запусков в качестве отправной точки используется шаблон проекта Asana, который со временем совершенствуется.

Недавний дебют товаров из Японии, организованный The Citizenry, демонстрирует, насколько более плавными стали запуски благодаря простой передаче информации. Задержек с запусками стало меньше, а контроль над запасами — более строгим. Теперь они отслеживают проблемы с запасами в проекте Asana и ускорили обратную связь по проблемам с запасами как минимум на 60% благодаря чёткой ответственности и консолидации информации.

Оптимизация управления запасами означает меньше пропущенных сроков отгрузки и перепроданных товаров, а также возможность предварительной продажи большего количества товаров, кот��рые в противном случае считались бы «отсутствующими на складе». В конце концов, лучший поток информации приводит к лучшим бизнес-результатам — в каталоге «Anatomy of Work» отмечается, что 64% организаций, использующих программное обеспечение для управления работой, заявляют, что их компания настроена на эффективность, по сравнению с 27% фирм, у которых нет такой системы.

Нам удалось сократить количество продуктов, которые нам приходилось распродавать, а также количество звонков клиентам для переноса даты отправки

Андреа Георги, директор по электронной коммерции

Справедливая торговля и физическое помещение

Что ждёт The Citizenry? Оказывается, настоящий магазин в районе Сохо в Нью-Йорке. Кроме того, в 2020 году компания запускает продукцию из трёх новых стран и работает над получением сертификата Fair Trade. Они уже много лет используют методы справедливой торговли, но пришло время официально подтвердить это и задокументировать свои процессы. Продолжая масштабирование, они хотят полностью соответствовать своим ценностям. Потому что впереди большой рост.

Asana помогает выявлять препятствия для запусков — то, о чём мы часто не задумываемся до самого конца цикла запуска.

Анита Акелла, директор по разработке продукции