Тереза Агония, глава отдела по внешним связям, курирует вопросы коммуникаций, работы с избирателями и отношений с общественностью в администрации, возглавляя специальную команду из 18 человек. Она также сотрудничает с другими городами по всей стране в рамках реализации некоторых ключевых стратегий мэра Элорзы, делясь знаниями и опытом по таким темам, как жилищное строительство, иммиграция и реформа в области социальной справедливости.

Но управление городом с населением 180 000 человек — задача непростая, и администрация с самого начала увидела возможности для устранения организационной разобщённости:

• Поскольку над реализацией инициатив — от реформы в области социальной справедливости до работы с молодёжью — сотрудничали 40 отделов, было сложно держать всех в курсе происходящего и отслеживать дедлайны по множеству людей и проектов.

• Здания отделов были физически разбросаны по всему городу, что создавало разобщённость и затрудняло совместную работу.

• Важные письма терялись в нижней части папки «Входящие», и не было эффективного способа расставлять приоритеты среди сообщений.

Как только мэр Элорса вступил в должность в 2015 году, он и его высшее руководство начали переводить всю администрацию мэрии на Asana, тем самым объединяя её отделы.

У правительства предостаточно проблем, но мы многое можем контролировать. Существуют процессы, которые мы можем улучшать и дорабатывать. Такие инструменты, как Asana, позволяют нам работать лучше.

Мэр Хорхе Элорса

Перевод 40 отделов мэрии на Asana

Мэр Элорза использовал Asana в других организациях, и его команда даже управляла его предвыборной кампанией с помощью этой платформы. Поэтому, как только он вступил в должность, мэр и Тереза провели адаптацию остальных работников мэрии.

Годами все использовали телефонные звонки и электронную почту для выполнения работы. Тереза подчеркнула, что Asana поможет им работать эффективнее и лучше справляться со своими обязанностями, а также облегчит им жизнь. При разработке обучения работе с Asana они также учитывали разный уровень технической подготовки работников и обязательно отвечали на вопросы каждого, чтобы люди чувствовали себя комфортно, присоединяясь к своим коллегам на платформе.

Сегодня новые работники проходят адаптацию в Asana с самого начала, параллельно с обучением по вопросам кадровой политики и этики.

Тереза делится советами и рекомендациями, которые помогут работникам получить максимальную отдачу от Asana:

• Используйте Asana для всего общения, заменив ею электронные письма и телефонные звонки, чтобы была доступна история совместной работы с возможностью поиска для использования в будущем. У команды есть свои условности и внутренний жаргон, например, добавление «Для сведения:» в начале информационных задач и «В:» для обозначения вопроса.

• Используйте Asana для записи личных заметок, чтобы спустя годы можно было легко вспомнить старые проекты.

• Делайте задачи Asana ориентированными на действия и устанавливайте сроки их выполнения, чтобы повысить ответственность.

• Скачайте мобильное приложение (особенно это актуально для работников, которые работают на выезде), чтобы иметь возможность контролировать работу, даже когда вы не за компьютером.

Когда все были в курсе дел, Asana стала хорошо поддерживаемым архивом прошлой работы и упорядоченной дорожной картой для будущей работы.

Когда мы приступили к исполнению своих обязанностей, стало ясно, что в муниципальном управлении происходит очень много всего. Было много совещаний «на ходу» и проектов, охватывающих разные отделы. Asana позволяет нам держать друг друга в курсе дел и сохранять высокую эффективность.

Тереза Агония, директор по внешним связям

Доступная информация делает город открытым для жителей

Администрация города Провиденс использует Asana для обмена информацией и отслеживания всех проектов с 2015 года. Теперь, когда команды так хорошо организованы, ничто не теряется под цифровыми завалами писем — весь обмен сообщениями происходит через Asana, что позволяет экономить примерно 295 рабочих дней в год. Ранее эти 295 рабочих дней были заполнены «работой по организации работы», которая, согласно каталогу «Anatomy of Work», занимает 61% рабочего дня работника умственного труда в США.

Благодаря Asana нужные люди теперь получают нужные сообщения, появился эффективный способ выполнения проектов, и всё архивируется для использования в будущем, что создаёт огромный объём информации с возможностью поиска.

Asana также сыграла важную роль во время пандемии COVID-19, помогая справляться с трудностями, связанными с удалённой работой и взаимодействием между отделами. Вот несколько примеров проектов, которыми администрация города Провиденс управляет в Asana:

Рабочие планы. Рабочие планы — это неофициальное название, которое в администрации города используют для обозначения межведомственных инициатив, охватывающих несколько программ и направлений политики, например реформу в области социальной справедливости. Рабочий план находится в проекте Asana с разделами для систематизации работы по направлениям. Все работают с одной и той же информацией, что обеспечивает чёткое понимание обязанностей и дедлайнов. Например, рабочий план реформы социальной справедливости включает инициативы по реформе полиции и новый процесс установления истины, примирения и выплаты компенсаций, в котором участвуют более 35 человек из разных отделов. Asana облегчает контроль за выполнением сотрудниками своих задач в установленные сроки, что важно при запуске новой политики, когда разные отделы отвечают за её продвижение, реализацию и коммуникацию. Когда все видят полный план работ в Asana, а не только свою конкретную область, легко оставаться в курсе отчётов о ходе работ, рисков, следующих шагов и многого другого.

Юридический фонд для решения жилищных вопросов в связи с COVID-19 в размере 1 млн долларов США. Во время пандемии COVID-19 город получил дополнительные федеральные гранты для оказания помощи организациям в борьбе с последствиями COVID-19 и восстановлении. Чтобы поддержать жителей, столкнувшихся с проблемой отсутствия постоянного жилья, администрация недавно выделила 1 млн долларов на финансирование расширенного доступа к услугам по защите от выселения и экстренной жилищной помощи для жителей Провиденса, пострадавших от кризиса, вызванного COVID-19. Управление этим сложным межведомственным проектом и всеми организациями, получившими средства, в Asana стало огромным успехом. Юридическая помощь может стать решающим фактором, определяющим, будет ли житель выселен или сохранит крышу над головой ещё на месяц.

Отслеживание запросов избирателей и звонков в мэрию. Когда житель звонит, чтобы запросить встречу или сообщить о выбоине, команда по работе с избирателями отслеживает это взаимодействие в Asana. Поскольку всё регистрируется, проблемы не остаются без внимания. А когда житель звонит в следующий раз, работник мэрии использует функцию поиска в Asana, чтобы найти всю историю обращений и контекст. Результат? Тщательное выполнение работы и укрепление доверия между мэрией и сообществом — это большое достижение для любой администрации. Ещё одно преимущество — возможность выявлять тенденции среди запросов. Если пять человек из сообщества позвонили по одной и той же проблеме, команда Терезы может начать формировать представление о новой потребности.

Назначение членов общественных советов. Asana стала незаменимым инструментом при назначении более 300 членов в более чем 40 советов, что обычно занимает 45 дней. Этот срок был сокращён с 45 до 30 дней (экономия времени составила 30%) благодаря управлению дедлайнами, статусами и контрольными мероприятиями в проекте Asana «Советы и комиссии».

Сейчас Asana используется настолько широко, что затрагивает все аспекты работы администрации. Шаблоны Asana помогают оптимизировать типовые проекты, такие как публикация вакансий, планирование событий и пресс-конференции, благодаря исчерпывающему списку этапов, позволяющему никому не забыть о выходе на сцену.

Терезе нравится возможность Asana добавлять задачи в несколько проектов. Она работает с огромным количеством подразделений, поэтому возможность назначать задачи сотрудникам, которые отображаются в проектах Asana разных отделов, значительно экономит её время. Это помогло ей сократить дублирование работы, на которое работники умственного труда в США тратят 6,5 часа в неделю (исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы»).

Мы используем Asana, чтобы видеть всю картину проекта или политики, над которыми работаем. Мы также используем её для общения и создания повесток совещаний.

Тереза Агония, директор по внешним связям

Провиденс: город руководства

Сотрудники администрации города полны решимости и дальше обеспечивать эффективное управление и качественное обслуживание жителей Провиденса. Во время срока полномочий мэра Элорцы основное внимание уделялось работе над социальной справедливостью, и благодаря наличию Asana в арсенале инструментов сотрудники теперь могут определять приоритетность более масштабных и смелых идей, а также справляться с последствиями пандемии, решая проблему нестабильности жилищной ситуации, вызванную COVID-19.

Глядя в будущее, Тереза и команды, которые помогают Провиденсу функционировать слаженно, будут и дальше прокладывать путь, делясь своими знаниями и ярким видением с другими мэриями по всей стране.

Каждая организация должна работать на платформе, такой как Asana. Она повышает продуктивность, ответственность и организованность в динамичном коллективе, таком как администрация города Провиденс. Она позволяет нам не упускать ничего важного и повышает нашу способность работать эффективнее.

Мэр Хорхе Элорса

Автор изображения: Дэвид Сантилли