Генеральный директор и знаменитый гитарист группы Bad Religion Бретт Гуревиц определяет глобальную стратегию и вместе со своей командой занимается поиском талантов и заключением контрактов на запись. Миссия Epitaph заключается в том, чтобы помогать музыкантам из своего разнообразного и творческого состава. Это модель, в которой на первом месте стоит артист, — радикальная двадцать лет назад и широко копируемая сегодня.

Бретт также выполняет функции исполнительного директора компании Epitaph Records, отвечая за бизнес-процессы и рабочий процесс. Это означает, что согласование контрактов с исполнителями — это то, чем он занимается каждый день. Когда выяснение того, на каком этапе переговоров находится контракт, занимало слишком много времени, Бретт понял, что что-то нужно менять.

Когда электронная почта и таблицы создают больше работы

В музыкальном мире «дата выхода» — это день релиза сингла или альбома. В компании Epitaph Records команда работает в обратном направлении от даты выпуска, чтобы составить производственный и маркетинговый план. Каждый проект включает в себя сотни задач, а также зависимости между командами. Когда одновременно велось несколько проектов, становилось всё труднее отслеживать всё происходящее в любой момент времени.

Epitaph Records также нуждалась в улучшении координации между командами. Поскольку не было установленного рабочего процесса, которому можно было бы следовать внутри подразделения (например, отдела по корпоративным вопросам) или между ними (отделом по корпоративным вопросам и отделом производства), поиск последнего сообщения о переговорах по контракту с исполнителем мог занимать 10 минут. Проще говоря, хранение всей информации в электронной почте и таблицах больше не работало.

Я не могу допустить, чтобы люди психологически выгорали. Я хочу, чтобы они хорошо относились друг к другу и получали удовольствие от работы. И Asana помогает нам в этом.

Вместо этого Бретт искал инструмент, который мог бы управлять всеми проектами, целями и процессами в компании — от отдельных маркетинговых задач до глобальных целей компании. Его приоритетом было сделать работу более эффективной и творческой.

Бретт стремится к эффективности и творчеству и в своей личной жизни, что привело его к открытию Asana ещё в 2012 году. Пользуясь этим инструментом для упорядочивания своей жизни, он быстро понял, что Asana также принесёт пользу компании Epitaph Records. Бретт начал использовать Asana вместе со своей помощницей Сью, и они стали прекрасно координировать свои действия.

Как стать неотъемлемой частью компании

Убедившись на собственном опыте в положительном эффекте от использования Asana, Бретт решил внедрить её в других командах компании. Первым шагом в тестировании Asana в более широком масштабе стало её внедрение в команду по деловым вопросам. Они начали отслеживать переговоры по контрактам с исполнителями в этом инструменте, создав шаблон, учитывающий более 20 этапов их процесса. От инструкций по подготовке предложения до отправки первого черновика адвокату другой стороны и подписания окончательного варианта договора — отслеживание каждого этапа имеет решающее значение, особенно для компании, которая в любой момент времени ведёт 50–100 различных переговоров. Использование Asana позволило Epitaph Records обеспечить подотчётность сотрудников и сэкономить им значительное время, поскольку у них наконец появился организованный процесс, которому можно было следовать.

В процессе записи и выпуска альбома множество подвижных элементов работы, и Asana помогает нам отслеживать все детали, видеть, кто отвечает за работу и когда она должна быть выполнена.

Естественно, Бретт решил сделать Asana решением для всей компании. Чтобы облегчить внедрение, он показал команде, как эффективно пользоваться этим инструментом. Он также рассказал о её преимуществах, например о том, что она позволяет команде составить хронологию проекта прямо на совещании и разойтись, зная, кто, что и к какому сроку делает. Большая часть команды быстро освоила Asana, поскольку теперь сотрудники постоянно чувствуют себя на одной волне со своими коллегами. Сегодня Asana используется при адаптации новых сотрудников, чтобы они гарантированно получали обучение, необходимое для успешной работы.

Больше полезной работы с меньшим стрессом

Теперь все сотрудники Epitaph Records используют Asana для координации своей работы, чтобы вся информация о задачах и проектах находилась в одном месте. От запуска нового сингла до ежеквартальной отчётности по роялти — инструмент меняется вместе с их бизнесом, позволяя компании оставаться компактной и поддерживать небольшую численность персонала.

Каждый сотрудник выполняет в пять раз больше работы, чем в других компаниях, которые больше нашей в 10 раз. Причём всё это — практически без стресса. Наличие такой системы, как Asana, означает, что вам не нужно держать всё в голове, и это освобождает место для творчества.

Использование Asana также способствовало повышению ответственности и согласованности действий между работниками и командами. Например, координация работы художественного отдела с отделом маркетинга и отделом музыкального производства имела решающее значение для способности Epitaph выпускать музыку вовремя и эффективно её продвигать.

Помимо повышения эффективности компании, Asana улучшила самочувствие работников на рабочем месте. Осознание того, что всё задокументировано, находится в динамике и легко доступно, способствует созданию более непринуждённой рабочей атмосферы. Работу можно оставить на работе.

Открытие исполнителей будущего

Asana предоставила компании Epitaph Records фреймворк для постоянного совершенствования. Компания регулярно оценивает свои бизнес-процессы, и улучшения накапливаются. В будущем Бретт и его команда продолжат открывать новые таланты и с помощью Asana будут помогать им представлять свою музыку миру.