Джесси Гайзен, менеджер по бренд-маркетингу в отделе маркетинга Benefit в США, помогает креативщикам этого замечательного бренда поддерживать продуктивность. В творческую команду в США входят дизайнеры, копирайтеры, а также специалисты по видео и фотографии, которые одновременно работают над 75 проектами. Джесси управляет их загрузкой, ежемесячно обрабатывает 50–60 запросов от других команд и составляет графики кампаний. От выпусков продуктов до электронных писем, платных медиа и маркетинга через лидеров мнений на рынке США — Джесси поддерживает порядок и еженедельно встречается с каждым креативным специалистом, чтобы проверить его задачи.

Команда в США использовала инструмент для управления работой, но в нём не хватало нескольких ключевых функций. На платформе не было возможности общаться и задавать вопросы, поэтому, когда креативщики получали задание с недостающей информацией, им приходилось искать её в чате или электронной почте. Между тем Джесси нужно было составлять хронологии кампаний и рассчитывать загрузку, но инструмент этого не поддерживал, поэтому ей приходилось экспортировать данные в электронную таблицу и использовать ручные формулы. Эта система сдерживала команду:

• Многочисленные побочные обсуждения в чате и по электронной почте замедляли производство и приводили к разбросанности контекстной информации по проекту.

• Работа выбивалась из колеи, потому что не была централизована.

• Джесси тратила слишком много времени на создание отчётов о загрузке и планирование сроков вручную.

Каталог «Anatomy of Work» показывает, что этот тип «работы по организации работы» занимает более 60% времени работника умственного труда в США. Джесси начала поиск новой платформы для управления работой, чтобы ускорить творческий процесс и повысить эффективность взаимодействия в команде, базирующейся в США.

Всё ускользало от нас, потому что мы вели обсуждения в чате и по электронной почте, а не в одном месте. Я подумала: «Мне нужно упростить это для всех — и для себя.

Jessie Geisen

Джесси Гайзен, менеджер по бренд-маркетингу, США

Лучший способ обмениваться информацией и упростить загруженный календарь команды

Команда искала платформу, которая позволила бы отслеживать все типы проектов и задавать вопросы прямо в самом инструменте. Джесси также нужно было управлять поступающими запросами от других команд, быстрее планировать сроки кампаний и планировать ресурсы команды.

Некоторые участники команды уже пользовались Asana ранее, и, сравнив её с другими вариантами, они обнаружили, что эта платформа наиболее наглядна и проста в использовании. Различные проекты сгруппированы по цветам (например, фиолетовый цвет используется для инициатив бренда), что позволяет проще просматривать всю текущую работу. «Asana подходила нам лучше всего, потому что она удобна в использовании», — говорит Джесси. «Цвета помогают мне с первого взгляда понять, что происходит, и не перегружают меня большим количеством информации».

Их также привлекли гибкие представления Asana, функция «Загрузка» и возможность добавлять комментарии и вложения в задачи. «Комментарии в Asana были для нас очень важны. Если дизайнер не понимает задание или у него нет необходимого ресурса, он может оставить комментарий к задаче, вместо того чтобы отправлять отдельное сообщение другой команде», — говорит Джесси.

Внедрение Asana в творческой команде

Специалисты по креативу из Benefit с радостью перешли на Asana, чтобы решить проблемы, с которыми они сталкивались. Они работали с менеджером по сопровождению клиентов Asana (CSM), чтобы настроить рабочие процессы, соответствующие тому, как работает команда в США. Затем Джесси провела для команды презентацию и обучение, основанные на лучших практиках внедрения, предоставленных их CSM, чтобы показать им, как использовать Asana для выполнения своих функций.

Чтобы стимулировать внедрение, Джесси постоянно продвигала Asana и была тем человеком, к которому команда обращалась с вопросами. Со временем она совершенствовала производственные процессы и отправляла еженедельные электронные письма с обновлениями, связанными с Asana, такими как напоминания и улучшения функций от их специалиста по работе с клиентами. Через два месяца команда и вице-президент по маркетингу были вовлечены в процесс и знали, как использовать Asana для решения своих проблем.

Экономия 10 рабочих недель в год благодаря централизованному общению и запросам

Сегодня маркетинговая команда в США использует Asana для управления всеми проектами и запросами, что позволяет ускорить их выполнение.

Сортировка творческих запросов с помощью форм

Теперь креативная команда получает запросы на работу через форму Asana. В среднем в месяц отправляется 78 форм. Это позволяет экономить почти шесть рабочих недель в год за счёт устранения лишней переписки. Запросы попадают в проект Asana «Входящие творческие запросы», который служит папкой «Входящие», где Джесси выполняет сортировку. В нём есть разделы «Новые запросы», «Одобренные запросы» и «Архивные запросы».

Каждая заполненная заявка отображается в виде задачи с нестандартными полями, в которые переносится информация, введённая коллегами в поля формы. Когда запрос одобрен, Джесси создаёт подзадачи для каждого этапа исполнения и назначает их соответствующему специалисту по контенту или дизайну. Вся обратная связь и общение происходят в комментариях к родительскому заданию, чтобы сотрудники могли видеть полный контекст и последние решения.

Джесси обновляет форму Asana, чтобы улучшить рабочий процесс команды. Это гарантирует, что инициаторы запросов заранее предоставят специалистам по креативу всю необходимую информацию, чтобы они могли сразу приступить к работе. В одном поле запрашивающему предлагается указать всех «сотрудников» проекта — людей, которые, возможно, захотят быть в курсе событий. Затем Джесси добавляет этих людей в задачу Asana, чтобы они могли получать уведомления и участвовать в проверках.

Отслеживание загрузки

Джесси использует «Загрузку», чтобы автоматически рассчитывать загруженность команды и визуализировать её в виде еженедельной хронологии. Она создала портфолио для каждой команды, чтобы хранить в нём проекты и задачи, например портфолио команды дизайнеров, и может нажать на представление загрузки, чтобы увидеть задачи каждого дизайнера. Каждый понедельник Джесси делится этим с креативщиками, чтобы обсудить планы на неделю и внести коррективы. Такое визуальное представление было невозможно, когда Джесси использовала электронные таблицы. Теперь она видит автоматические обновления всякий раз, когда в Asana меняются даты сдачи или обязанности.

Управление работой таким образом в Asana помогает творческой команде Benefit составлять бизнес-кейсы для привлечения дополнительных ресурсов, например внештатных дизайнеров или копирайтеров, поскольку они могут легко сравнивать свою загрузку с количеством получаемых запросов.

Я предпочитаю учиться по видео, поэтому часто использую портфели и функцию «Загрузка». Я вижу недельный график, в котором чётко указано, какие задачи должны быть выполнены в определённый день. Видимость загрузки творческой команды — самое большое изменение по сравнению с нашей предыдущей системой.

Планирование сроков кампаний

Чтобы спланировать график новой кампании в США, Джесси просто использует шаблон проекта Asana с ключевыми важными этапами. Она вводит дату запуска, и Asana автоматически заполняет даты сдачи для каждой задачи. Затем она добавляет любые другие задачи, уникальные для этой кампании. «Даты заполняются за пять секунд, а в электронных таблицах на это уходит не меньше часа», — говорит Джесси.

Креативная команда также использует вид «Календарь», чтобы видеть, когда проводятся несколько кампаний, что позволяет им выявлять пробелы и заранее планировать действия на случай пересечений. В задачах испол��зуются нестандартные поля для обозначения различных типов работы с помощью собственного цвета, например «контент», «платная реклама» и «рассылка инфлюенсерам». Это позволяет команде фильтровать и просматривать конкретные категории работы — например, только хронологию маркетинга с привлечением инфлюенсеров.

Централизация общения и совместной работы

Общая предполагаемая экономия времени маркетинговой команды в США за счёт использования Asana составляет 52 рабочих дня, или 10 рабочих недель, в год. Эти новые возможности повышают мотивацию дизайнеров, помогают команде реализовать все начатые инициативы (и не упустить ничего важного) и позволяют ей браться за более амбициозные и сложные проекты, такие как комплексная кампания в платных СМИ для POWmade, запуск нового продукта для бровей.

Централизация общения в задачах Asana, наряду с формами, в значительной степени способствует этой экономии времени. Команда публикует более 600 комментариев в месяц, что сокращает переключение между электронной почтой, чатами и другими платформами.

Наш вице-президент участвует во всех наших проектах и предоставляет обратную связь в Asana. Ей нравится новая возможность видеть, над чем работает команда.

«Наша команда может завершать творческие проекты намного быстрее, потому что оперативнее получает необходимую информацию», — говорит Джесси. «Это большая выгода для всех. Меньше разочарований и общения вне платформы, что в итоге замедляет рабочий день».

Эффективное творческое взаимодействие позволяет Benefit дарить больше радости

Впереди ещё больше замечательных кампаний, поскольку маркетинговая команда Benefit в США с нетерпением ждёт года захватывающих запусков продуктов. Их творческая команда сгенерировала свежие идеи по привлечению потребителей к новым продуктам, и они планируют управлять этими инициативами и мероприятиями в Asana. Продолжая оптимизировать творческий процесс, Джесси надеется перевести в Asana больше команд, с которыми она сотрудничает, например медийную группу Benefit. Будущее выглядит прекрасно для компании, которая считает, что смех — лучшая косметика, и использует Asana, чтобы донести эту идею до своих поклонников в США.

Ничто не теряется, даже когда одновременно выполняется так много проектов. Asana помогает мне видеть, что предстоит сделать, без необходимости проверять всё вручную. Для нас это большая победа, особенно когда речь идёт о сложных графиках, например, кампаниях в платных медиа.