Por que os projetos fracassam: 7 razões (e as suas soluções)

A maioria dos gestores de projeto já passou pela experiência de um projeto fracassado. De fato, participantes de uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) feita em 2021 relataram que 12 % dos projetos na sua organização haviam sido considerados fracassos no último ano. Mas, embora você não seja o único a querer evitar o fracasso do projeto, o simples fato de ler este artigo significa que já deu um passo importante. Portanto, vamos planejar com antecedência e impedir essas armadilhas comuns nos projetos. 

O que é um projeto fracassado?  

Um projeto pode ser considerado um fracasso pelos seguintes motivos: 

• O projeto não atingiu os seus objetivos.

• Você não recebeu o entregável desejado.

• O trabalho não foi concluído no prazo.

No entanto, o fracasso é subjetivo. Muitas vezes, projetos “fracassados” ainda alcançam resultados significativos, mesmo que você tenha perdido um prazo ou não tenha atingido um entregável. E, embora o fracasso nunca seja bom, muitas vezes ele acompanha a definição de metas desafiadoras. 

Por exemplo, aqui na Asana acreditamos que, se você tiver sucesso 100% do tempo, provavelmente não foi ambicioso o suficiente no seu planejamento. Dito isso, é importante garantir que os projetos fracassem pelas razões certas — como definir uma meta ambiciosa para inspirar o avanço — e não devido a uma armadilha evitável. 

Sete causas comuns de fracasso de projetos (e as suas soluções)

Felizmente, esses problemas comuns têm solução. Com um pouco de planejamento antecipado, é possível evitar o fracasso.  

1. Objetivos pouco claros

Problema: a sua equipe não está alinhada às metas do projeto e não há como medir o sucesso. 

Os objetivos do projeto consistem no que você planeja alcançar ao final do seu projeto. Devem ser metas específicas e com prazos determinados que possam ser avaliadas ao término do projeto. Sem objetivos claros, é difícil manter a equipe alinhada ou mesmo saber se o projeto foi um sucesso ou um fracasso. 

Por exemplo, imagine que a sua equipe esteja criando uma nova página de checkout para o seu aplicativo móvel. Sem um objetivo claro (como “reduzir o tempo médio de checkout para os usuários finais em 30 % no segundo trimestre”), é difícil saber quais novos recursos farão da página um sucesso. E, após o término do projeto, será difícil medir o desempenho sem uma Meta concreta para comparar.

Objetivos pouco claros são um problema comum. O índice Anatomia do trabalho de 2021, que entrevistou mais de 10.000 trabalhadores do conhecimento, revelou que menos da metade de todos os funcionários compreendem a forma como o seu trabalho cotidiano contribui para as metas mais amplas. 

Solução: defina objetivos claros como parte do seu processo de planejamento.

Objetivos de projeto eficazes alinham a equipe e fornecem uma referência para medir o sucesso. Defina objetivos antes de começar para que eles possam orientar o seu projeto. Melhor ainda, envolva a sua equipe no processo de definição de metas para garantir que todos estejam alinhados desde o início. 

É uma boa ideia definir objetivos como parte do seu plano geral de projeto, que também define os participantes, os entregáveis, o cronograma e muito mais. 

2. Desvio de escopo

Problema: os entregáveis do seu projeto mudam à medida que o trabalho progride.

O desvio de escopo é difícil de detectar porque muitas vezes ocorre lentamente, quase como se estivesse se esgueirando até você. É o que acontece quando os entregáveis excedem o escopo do projeto e você acaba com mais trabalho do que o esperado. 

Por exemplo, imagine que você planejou publicar 10 artigos de blog este mês como parte do lançamento de um novo produto. No entanto, um dos participantes do projeto pediu para adicionar mais duas publicações para apoiar um produto diferente. Com essa nova solicitação, os seus recursos ficam sobrecarregados e você precisa adiar os prazos de publicação em todo o quadro. 

O desvio de escopo é um dos principais causadores de prazos perdidos e projetos fracassados. De fato, participantes de uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) feita em 2021 relataram que 34% dos projetos na sua organização sofreram desvios de escopo no último ano. 

Solução: defina e divulgue o escopo do projeto antes de começar.

Quando você define o escopo com antecedência, é mais fácil entregar resultados dentro do prazo e do orçamento. Você pode planejar os recursos com antecedência e garantir que as solicitações de última hora não sobrecarreguem a equipe. Um escopo do projeto documentado também é uma boa ferramenta para rejeitar solicitações extras das partes interessadas. No exemplo acima, isso significa manter as 10 publicações de blog originais e entregar o projeto dentro do prazo. 

Você pode documentar o escopo do projeto com uma declaração de escopo. Ela pode fazer parte do seu plano de projeto ou até mesmo ser um documento independente. Depois de criar a declaração de escopo, compartilhe-a com as partes interessadas. Quando tiverem uma compreensão clara do que está e do que não está incluído no seu projeto, será menos provável que façam pedidos adicionais. E, quando receber uma solicitação adicional, você pode usar um processo de controle de mudanças para determinar se ela é importante o suficiente para ser adicionada ao escopo do projeto. 

3. Expectativas irrealistas

Problema: o sucesso não é alcançável.

Metas inspiradoras podem ajudar a impulsionar o progresso, mas ainda assim devem ser alcançáveis. Se os objetivos do seu forem muito ambiciosos, os colegas de equipe podem ficar estressados e os prazos podem ser perdidos. 

Por exemplo, imagine que a sua equipe de vendas tenha uma meta ambiciosa de 100 comissões este mês. Mas dois membros da equipe estão de folga, então o restante da equipe precisará trabalhar horas extras para atingir a meta. Isso significa que não há recursos suficientes para atingir o objetivo, e o sucesso provavelmente está fora de alcance. 

Objetivos excessivamente ambiciosos podem ser a kriptonita dos cronogramas de projetos. De acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2021, a causa mais comum de prazos perdidos são as expectativas irrealistas. 

Solução: definir objetivos de projeto SMART.

Com um pouco de planejamento antecipado, você ainda pode definir objetivos inspiradores que não exijam horas extras. Para criar metas ambiciosas (mas alcançáveis), certifique-se de que sejam SMART: específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos. A metodologia de metas inteligentes deixa claro o que é o sucesso, além de fornecer um roteiro de projeto claro e uma linha de chegada para o seu projeto. Se você se certificar de que os seus objetivos são alcançáveis e estão dentro do escopo do projeto, poderá mitigar os riscos e preparar a sua equipe para o sucesso. 

4. Recursos limitados

Problema: você não tem os recursos necessários para realizar o trabalho. 

Recursos são tudo o que você precisa para concluir um projeto, como orçamento, equipe, tempo, espaço ou ferramentas. A falta de recursos pode atrasar um projeto ou até mesmo interrompê-lo. 

Por exemplo, imagine que você está trabalhando em uma campanha publicitária para um novo produto. O prazo está próximo, mas o seu orçamento para a edição de vídeo freelance acabou. Com apenas um editor interno para ajudar, você precisa adiar o lançamento da campanha. Nesse caso, você ficou sem o orçamento e a mão de obra necessários para entregar o trabalho a tempo. 

Solução: faça um plano de gerenciamento de recursos com antecedência. 

Às vezes, eventos não planejados, como cortes no orçamento, são difíceis de prever. Mas, muitas vezes, com um pouco de planejamento, você pode garantir que a equipe tenha o que precisa para atingir as metas do projeto. Um plano de gestão de recursos estabelece a quantidade e o tipo de recursos necessários para o seu projeto, para que você saiba exatamente o que é necessário antes de começar. Em seguida, use as práticas recomendadas de alocação de recursos para identificar exatamente quando cada recurso deve ser alocado a cada projeto. Por exemplo, isso pode incluir a capacidade dos funcionários, o orçamento, os equipamentos tecnológicos ou até mesmo um espaço de trabalho. 

5. Falta de comunicação

Problema: os membros da equipe não entendem como e quando comunicar as atualizações. 

Hoje em dia, a comunicação está mais complexa do que nunca. De acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2021, as pessoas alternam, em média, entre 10 aplicativos diferentes 25 vezes por dia para realizar os seus trabalhos, e 27 % dos trabalhadores afirmam que ações e mensagens são perdidas na troca de aplicativos. 

Com a sobrecarga de aplicativos de hoje, é difícil saber quando e onde você deve exibir atualizações importantes do projeto. Isso significa que o trabalho pode estar em risco se os membros da equipe do projeto não estiverem alinhados sobre quais canais de comunicação usar, quando usá-los ou quem deve comunicar o quê. 

Por exemplo, imagine que você lidera uma equipe remota espalhada pela América do Norte e Europa. Você conta com uma combinação de ferramentas de comunicação para realizar o trabalho, incluindo e-mail, mensagens, videoconferências e documentos compartilhados. Mas a equipe não tem documentação sobre quando usar cada canal, então os membros frequentemente compartilham atualizações importantes em canais que apenas algumas pessoas veem. Como resultado, você perde detalhes importantes e o trabalho é frequentemente duplicado. 

Solução: crie e compartilhe um plano de comunicação.

Um plano de comunicação claro define como você transmitirá informações importantes e contínuas do projeto. Ele dá à equipe clareza sobre quais ferramentas usar para cada finalidade, define a frequência com que as atualizações serão compartilhadas (e quem deve compartilhá-las) e identifica quando incluir os principais participantes. Com um plano de comunicação sólido, você pode gastar menos tempo buscando informações e mais tempo trabalhando nos objetivos do seu projeto. 

Um plano de comunicação normalmente inclui a frequência, o canal, o público e o proprietário de cada tipo de comunicação que será usada. Por exemplo, você pode incluir estes detalhes para as atualizações de status do projeto semanais:  

• Tipo de comunicação: atualizações de status do projeto

• Frequência: semanal

• Canal: e-mail

• Público: equipe do projeto

• Proprietário: gestor do projeto

6. Atrasos nas programações

Problema: o não cumprimento de prazos causa trabalho apressado e atrasos significativos no projeto.  

Um prazo perdido aqui, uma reunião atrasada ali — isso pode parecer irrelevante no momento, mas pode acabar se transformando em trabalho apressado, colegas de equipe estressados e atrasos significativos no projeto. 

Por exemplo, imagine o seguinte: você está planejando uma exposição em um museu e a reunião de logística com o local da exposição foi adiada algumas vezes. Agora faltam duas semanas para a grande inauguração, e a sua equipe precisará acelerar o processo de planejamento para estar pronta a tempo, ou talvez seja necessário adiar o evento. Atrasos de agendamento como esse são cada vez mais comuns, com 26 % dos prazos perdidos a cada semana, de acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2021. 

Solução: inclua um cronograma do projeto como parte do seu plano de projeto. 

Lembra-se do plano de projeto sempre útil que mencionamos anteriormente? Ele geralmente inclui um cronograma do projeto detalhado. O cronograma do projeto define cada etapa que precisa ser concluída, quem é responsável por cada trabalho e quando cada tarefa deve ser entregue. 

Um cronograma do projeto eficaz dá à equipe clareza sobre como as peças se conectam. Dessa forma, você pode identificar facilmente quais marcos importantes dependem de outros, e trabalhar de trás para frente a partir das datas de conclusão para garantir que haja tempo suficiente para concluir cada etapa. Você também pode incluir a equipe no processo de agendamento para considerar o cronograma e as responsabilidades de todos. 

7. Falta de transparência

Problema: os membros da equipe não conseguem encontrar a documentação importante do projeto. 

Você criou um plano de projeto incrível, completo com cronograma do projeto, plano de comunicação, plano de gestão de recursos e objetivos SMART. E agora? 

Se esses documentos forem estáticos e não forem facilmente acessíveis à sua equipe, pode ser difícil comunicar as atualizações sem reuniões de status demoradas. E, mesmo assim, as informações podem se perder no meio do processo. 

Solução: use ferramentas de gestão do trabalho para armazenar as informações do projeto em um só lugar. 

A gestão do trabalho ajuda a organizar os fluxos de trabalho e a configurar processos para que a sua equipe possa colaborar a longo prazo. As ferramentas de gestão do trabalho certas podem servir como um núcleo de referência para as informações, a documentação e o status do projeto. Nós (obviamente) somos parciais em relação à Asana, porque ela oferece às equipes um sistema dinâmico no qual todos podem visualizar e gerir o trabalho e as prioridades da equipe da maneira que melhor lhes convém. Mas, independentemente da ferramenta que você usa, um software de gestão de projetos permite que a equipe acesse as informações necessárias e se mantenha a par das últimas atualizações do projeto. Isso significa que você pode abandonar os rastreadores de Excel que rapidamente se tornam obsoletos e garantir que a equipe do projeto tenha informações em tempo real sempre que precisar.

Torne os seus projetos à prova de falhas

Agora que você já conhece os motivos mais comuns para o fracasso de um projeto, confira algumas ferramentas que podem ajudar a preparar os seus projetos para o sucesso: 

Um termo de abertura de projeto para apresentar o projeto às partes interessadas.

Um plano de projeto para manter o trabalho em dia. Isso inclui: 

• Metas e objetivos do projeto

• Métricas de sucesso

• Participantes e funções

• Escopo e orçamento

• Marcos e entregáveis

• Cronograma e agendamento

• Plano de comunicação

Um plano de gestão de recursos para administrar a carga de trabalho da equipe. 

Um registro de riscos para identificar possíveis contratempos.

Uma reunião inicial do projeto para alinhar os principais detalhes e obter a adesão das partes interessadas.

Uma ferramenta de gestão de projetos para coordenar tudo.

O caminho para o sucesso do projeto

Você provavelmente já percebeu que, quando se trata de gestão de riscos e de evitar o fracasso do projeto, o planejamento antecipado é fundamental. Ao capacitar a equipe a planejar estrategicamente e a levar em conta todas as partes móveis do projeto, você pode estabelecer um histórico de sucesso e atingir os principais objetivos. Portanto, planeje com antecedência e tenha muitos projetos bem-sucedidos pela frente.