Análise de causa raiz: como encontrar soluções eficazes (com exemplos)

"Vamos à raiz do problema" é uma expressão que as pessoas costumam usar quando procuram soluções. Essa expressão pode ser visualizada como raízes de árvores abaixo da superfície. As raízes das árvores não são visíveis, mas o seu crescimento é óbvio acima do solo. Às vezes, esse crescimento é positivo e resulta em uma bela árvore, e às vezes é negativo, danificando calçadas e fundações. 

Você pode não entender inicialmente por que alguns problemas ocorrem, e é por isso que entender a causa raiz é tão importante. Realizar uma análise de causa raiz usando ferramentas como o diagrama de espinha de peixe e o método dos cinco porquês pode esclarecer questões complexas, levando a soluções eficazes e sustentáveis. Neste artigo, falaremos sobre como realizar uma análise de causa raiz e apresentaremos estratégias de resolução de problemas para aprimorar os processos. 

O que é a análise de causa raiz?

Uma análise de causa raiz (RCA) envolve encontrar as causas raiz de um problema para identificar e implementar soluções. A análise de causa raiz trata as causas subjacentes de um problema, em vez dos sintomas superficiais do próprio problema. 

Por exemplo, se a sua empresa está sofrendo com uma baixa taxa de retenção, contratar mais membros da equipe é uma solução rápida. Mas, com a RCA, você pode descobrir por que os membros da equipe não estão permanecendo na empresa para aumentar a retenção a longo prazo. As causas raiz da baixa taxa de retenção podem incluir:

• Falta de oportunidades de desenvolvimento profissional

• Benefícios insuficientes para os membros da equipe

• Baixa remuneração em comparação com a faixa de mercado

• Baixa motivação da equipe

Depois de considerar as possíveis causas-raiz, você pode usar a pesquisa para determinar uma ou várias causas-raiz. Depois de entender essas causas raiz, é fácil implementar uma solução. A RCA aborda os problemas de forma sistemática, em vez de colocar um curativo sobre os problemas e correr o risco de que o problema ocorra novamente. 

Princípios fundamentais da RCA

A análise de causa raiz pode resolver problemas recorrentes do projeto ou gargalos maiores nos processos de Business. Se você quiser colher os benefícios exclusivos deste método, tenha em mente estes princípios fundamentais da RCA:

• Em vez de corrigir os sintomas de um problema, concentre-se nas suas causas raiz.

• Concentre-se menos em quem causou o problema e mais em como e por que ele ocorreu.

• Encontre evidências de causa e efeito para apoiar as causas principais que você identificou.

• Desenvolva um plano de ação informativo para apoiar as suas soluções.

• Pense em como evitar que as causas raiz voltem a ocorrer no futuro.

Lembre-se de que um problema pode ter várias causas raiz, e isso não é incomum. Termine com as causas principais que você considera mais precisas e esteja preparado para enfrentá-las com soluções fortes. 

Como realizar uma análise de causa raiz

Há várias estratégias que podemos usar para identificar as causas raiz na análise de causa raiz. Use as etapas abaixo para orientar a sua equipe no processo de análise de causa raiz. 

1. Defina o problema

Você precisará de um problema claramente definido para realizar uma análise de causa raiz. Se você tiver vários problemas para resolver, é melhor começar com um e realizar várias análises de causa raiz para encontrar soluções para cada um. Ao resolver um problema de cada vez, você terá uma chance melhor de encontrar a causa de cada problema e resolvê-lo rapidamente.

Definir o problema também envolve deixar todos em sintonia. Por exemplo, você pode querer realizar uma RCA porque acha que a sua equipe está sofrendo com a baixa produtividade. Mas, se a equipe não sentir que a produtividade está baixa, você não poderá avançar. Como a produtividade é subjetiva, talvez seja necessário definir o problema de uma forma mais mensurável e passar para a segunda etapa, onde você usará evidências para saber mais sobre o problema. 

2. Colete dados

Agora você precisará coletar evidências para apoiar a ideia de que o problema existe. Você também pode usar pesquisas da empresa para entender melhor os sintomas do problema. As perguntas que você deve fazer durante esta etapa incluem:

• Há quanto tempo o problema existe?

• Quem está sofrendo por causa deste problema?

• Qual é o impacto de curto e longo prazo deste problema?

• Quais são os principais sintomas desse problema?

• Que evidências temos para apoiar a ideia de que há um problema?

Depois de saber mais sobre como esse problema afeta a sua empresa e os membros da equipe, você pode debater as possíveis causas do problema. 

3. Identifique possíveis causas raiz

Identificar possíveis causas raiz é a parte mais importante do processo de análise de causa raiz. As causas que você encontrar nesta etapa acabarão por levar a uma solução e a um plano de ação. As estratégias comuns de resolução de problemas incluem:

• Fluxograma de causa e efeito: o modelo de análise de causa raiz gratuito fornecido abaixo apresenta um fluxograma de causa e efeito. Esse fluxograma divide o problema em sintomas, causas possíveis e causas reais para encontrar uma solução lógica. 

• Abordagem dos 5 porquês: você também pode usar a abordagem dos 5 porquês para chegar à causa raiz de um problema. Em vez de considerar o problema pelo seu valor nominal, pergunte “por quê” até descobrir um processo ou sistema que não está funcionando como deveria. Usar um modelo de 5 porquês ajuda a estruturar o processo para que você não se contente com a primeira resposta que encontrar e possa descobrir camadas de problemas que não eram perceptíveis de imediato.

4. Determine a causa raiz

Para determinar a causa raiz do seu problema, você passará pelo maior número possível de causas raiz. Depois de esgotar todas as possibilidades, faça as seguintes perguntas:

• Há alguma semelhança entre as causas principais que identifiquei?

• Há razões para eliminar alguma dessas possíveis causas raiz?

• Qual causa raiz parece mais problemática?

Semelhante às estratégias que você usou ao procurar possíveis causas raiz, existem estratégias que você pode usar para chegar à causa raiz real. Essas estratégias incluem:

• Análise de modo e efeito de falhas (FMEA): a FMEA é uma ferramenta semelhante à análise de riscos, na qual você analisa as possíveis causas raiz identificadas e elimina as que têm maior probabilidade de resultar em falhas no futuro. 

• Análise de impacto: use uma análise de impacto para avaliar os impactos positivos e negativos de cada possível causa raiz que você identificou. Ao fazer essa lista hipotética de prós e contras para cada causa, você pode se sentir mais confiante para restringir a sua lista.

Você pode ter dificuldade em identificar uma causa raiz singular do seu problema, e isso é normal. Se você acha que o seu problema tem vários fatores contribuintes, não se sinta pressionado a escolher apenas um para resolver. É bom simplificar o plano de ação, mas às vezes é necessário criar vários planos para resolver um problema.

5. Implemente soluções

Quando você estiver confiante nas causas raiz que identificou, é hora de encontrar soluções para essas causas e agir. As soluções que você encontrar devem abordar a causa raiz e, como resultado, elas voltarão à cadeia para resolver o problema inicial. 

Se você quiser uma maneira estruturada de acompanhar cada etapa desse processo, um modelo de plano de ação corretiva ajuda a documentar soluções, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso até que o problema seja totalmente resolvido.

Ao desenvolver soluções, faça a si mesmo estas perguntas:

• Como implementaremos esta solução se a escolhermos?

• Quais obstáculos enfrentaremos ao implementar esta solução?

• Quanto tempo levará para implementar esta solução?

• Quem implementará esta solução?

• A implementação desta solução pode levar a outros problemas?

Quando estiver tudo pronto para criar o seu plano de implementação, certifique-se de que ele seja compartilhado em uma ferramenta que todas as partes interessadas possam visualizar. Um software de gestão de projetos facilita a colaboração e a coordenação dos entregáveis conforme necessário. Pode levar várias semanas para implementar o seu plano, o que significa que alguns dos seus objetivos podem se tornar dependentes de outros marcos. Use os diagramas de Gantt para visualizar as dependências do projeto e colaborar em tempo real.

Modelo e exemplo de análise de causa raiz

Um modelo de análise de causa raiz simplifica a execução dessa análise porque você pode visualizar o problema e as suas causas subjacentes em forma de fluxograma. Assim como as raízes de uma árvore, este fluxograma de causa e efeito se expande em diferentes direções a partir do problema inicial. 

Se você seguir o exemplo de análise de causa raiz abaixo, verá como o modelo começa com um problema e depois se divide nos sintomas que o problema exibe. A partir dos sintomas, o modelo de análise de causa raiz ajuda a determinar as possíveis causas raiz antes de decidir sobre as causas raiz reais e encontrar soluções. 

Neste exemplo, a empresa está passando por um declínio nas visualizações do site. A análise da causa raiz flui da seguinte forma:

Problema:

• As visualizações do site estão em baixa

Sintomas:

• Redução da visibilidade da marca

• Falta de compras online

• Baixa autoridade de domínio

Possíveis causas principais:

• Problemas técnicos com o nosso site

• Classificação mais alta da concorrência nas SERPs

• CTAs fracas

• Os clientes não gostam do nosso produto

• Os clientes não conseguem encontrar o nosso site para fazer compras

• Conteúdo de baixa qualidade

• Backlinks irrelevantes

Causas-raiz reais:

• Falta de conteúdo de SEO

• O site não está sendo classificado nas páginas de resultados de busca

• Falta de palavras-chave relevantes

Solução:

• Renovar o conteúdo

Você pode baixar um modelo gratuito de análise de causa raiz abaixo e usá-lo para identificar possíveis causas e soluções para os problemas que está enfrentando no trabalho. Um modelo de análise de causa raiz pode ajudar a resolver problemas subjacentes que talvez não fossem óbvios no início.

Ferramentas e métodos de análise de causa raiz

A análise de causa raiz é um pilar dos esforços de melhoria contínua e gestão de riscos. Ela oferece um processo sistemático para descobrir as causas principais reais de problemas ou incidentes. 

Ao ir além dos sintomas, as ferramentas de análise de causa raiz capacitam as equipes de RCA a se aprofundarem nas causas mais profundas e subjacentes dos problemas. Esse mergulho profundo não leva apenas a correções temporárias, mas a resoluções mais eficazes e de longo prazo, transformando desafios em oportunidades de melhoria duradoura.

Gráficos de Pareto

A análise de Pareto, baseada no Princípio de Pareto (também conhecido como a regra 80-20), é uma técnica de tomada de decisão que ajuda a identificar as tarefas ou áreas problemáticas com os maiores ganhos. A análise de Pareto é particularmente eficaz quando há várias causas que levam a um único efeito. Esse método é amplamente aplicado em vários setores de negócios e organizacionais, ajudando a priorizar as ações que têm o maior impacto.

5 porquês

O método dos 5 porquês é um método interrogativo iterativo usado para analisar as relações de causa e efeito subjacentes a um problema específico. Ela envolve fazer repetidamente a pergunta "Por quê?" para remover camadas de sintomas, levando à verdadeira causa raiz de um problema. A técnica dos cinco porquês é amplamente utilizada em metodologias enxutas para resolver problemas, reduzir custos e melhorar a qualidade.

Diagrama de espinha de peixe de Ishikawa

O diagrama de espinha de peixe, também conhecido como diagrama de Ishikawa, é uma forma visual de analisar causa e efeito. Ele ajuda no brainstorming para detectar possíveis causas-raiz de um problema e é usado para o design de produtos e a gestão da qualidade. O diagrama de Ishikawa exibe o efeito ou problema na boca do peixe, com causas potenciais adicionadas às “espinhas” menores.

Análise da árvore de falhas

A análise da árvore de falhas é uma ferramenta gráfica que usa a lógica booleana — na qual as respostas a todas as perguntas são “sim” ou “não” — para determinar a causa das falhas no nível do sistema. É adequada para avaliação de riscos em setores como farmacêutico, aeroespacial e engenharia de software. A ferramenta organiza eventos em sequências e usa símbolos lógicos para mostrar as dependências entre os eventos.

Modo de falha e análise eficaz (FMEA)

A FMEA envolve a revisão de componentes, subsistemas e conjuntos para encontrar pontos fracos em um sistema e suas causas e efeitos. Desenvolvido no final da década de 1950, é um método de análise quantitativa e qualitativa usado na concepção de produtos, processos ou serviços e na criação de planos de controle para processos novos ou modificados.

Diagrama de dispersão

O diagrama de dispersão é uma ferramenta gráfica que representa pares de dados numéricos, com uma variável em cada eixo, para examinar a relação entre eles. Quando as variáveis estão correlacionadas, os pontos se alinham ao longo de uma linha ou curva. A proximidade dos pontos em torno da linha indica a força da correlação. Esta ferramenta de análise de causa raiz é considerada uma das sete ferramentas básicas de qualidade e é essencial para determinar as relações entre diferentes variáveis na análise de causa raiz.

Modelo DMAIC

DMAIC, que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar, é uma abordagem estruturada usada no Six Sigma para otimizar processos. Ela fornece evidências quantificáveis de melhorias e é um método repetível e fácil de entender para detectar problemas e desenvolver soluções. Este modelo é excelente para gestores de projetos e equipes de análise de causa raiz.

Lista de verificação do modelo de relatório 8D

O modelo de relatório 8D é usado para análise detalhada da causa raiz com base nas oito disciplinas de resolução de problemas. É amplamente utilizado em setores influenciados pelo feedback dos clientes, como os setores automotivo e de saúde. O modelo ajuda a identificar e erradicar o problema, concentrando-se no “ponto de fuga”, que representa o ponto em que o problema passou despercebido pela primeira vez.

Análise de eventos e fatores causais

A análise de eventos e fatores causais identifica a sequência de eventos e os fatores causais que levaram a uma questão ou problema. Essa análise se concentra na compreensão da ordem cronológica dos eventos e das condições ou ações específicas que contribuíram para o problema. Um diagrama de causa e efeito é particularmente útil em situações complexas em que vários fatores interagem para causar um problema. 

Análise de mudanças

A análise de mudanças é um componente essencial da análise eficaz da causa raiz, particularmente na gestão da qualidade e nos esforços de melhoria contínua. Esse método envolve examinar e comparar a situação ou o sistema antes e depois da ocorrência de um problema. 

Ao identificar o que mudou, você pode isolar os fatores causais com mais precisão. A análise de mudanças é valiosa em cenários em que o problema surgiu após alterações em processos, materiais, pessoal ou equipamentos, ajudando a identificar rapidamente a verdadeira causa raiz do problema.

Análise de barreiras

A análise de barreiras é um processo de resolução de problemas que examina os controles e barreiras que estavam em vigor para evitar um incidente e por que essas verificações de segurança falharam. Ao analisar a quebra ou ausência dessas barreiras, as equipes de análise de causa raiz podem identificar erros humanos, falhas no sistema e outras possíveis causas raiz. A análise de barreiras contribui para o desenvolvimento de sistemas e processos mais robustos, evitando ocorrências futuras de problemas semelhantes.

Dicas para realizar uma análise eficaz da causa raiz

Você já se perguntou como não apenas resolver problemas, mas também evitar que eles se repitam? Os métodos de análise de causa raiz são a chave. Esses métodos chegam ao cerne das questões, abordam as causas subjacentes e preparam o caminho para melhorias duradouras. 

Essa abordagem não oferece apenas uma solução temporária, mas também garante que os mesmos problemas não voltem a surgir, promovendo melhorias contínuas nos processos e resultados.

Incentive a colaboração da equipe

Promover a colaboração em equipe pode aumentar significativamente a eficácia da análise de causa raiz. Diversas perspectivas e conhecimentos contribuem para uma compreensão mais abrangente do problema e para o desenvolvimento de soluções eficazes.

Exemplo: considere uma empresa de manufatura que enfrenta frequentes falhas nos equipamentos. Ao formar uma equipe interdisciplinar de RCA com membros de engenharia, manutenção e operações, eles podem reunir seus insights para identificar a causa raiz. 

Um engenheiro pode identificar uma falha de projeto, enquanto um trabalhador de manutenção pode identificar problemas de desgaste e um operador pode destacar erros operacionais. Essa abordagem colaborativa produz uma declaração abrangente do problema, levando a uma solução multifacetada e eficaz.

Faça perguntas abertas

Perguntas abertas são fundamentais na análise de causa raiz. Fazer perguntas incentiva uma exploração detalhada do problema, permitindo que os membros da equipe considerem várias possibilidades e se aprofundem nas causas subjacentes.

Exemplo: em um ambiente de saúde, se houver um aumento nas readmissões de pacientes, fazer perguntas abertas como “Quais são os fatores comuns entre essas readmissões?” ou "Como nossos processos de alta variam para pacientes que são readmitidos?" pode revelar problemas mais profundos. 

Essas perguntas podem revelar que certos procedimentos de alta não estão sendo seguidos de forma consistente, o que pode ser a causa raiz da educação inadequada do paciente na alta.

Evite culpar

Um aspecto essencial de uma análise de causa raiz bem-sucedida é focar no processo, em vez de atribuir culpa individual. Concentrar-se no "porquê" e no "como" do problema, em vez de "quem" foi responsável, cria um ambiente propício para a resolução e melhoria genuínas de problemas.

Exemplo: em uma equipe de desenvolvimento de software que sofre atrasos frequentes no projeto, concentrar-se no processo em vez de culpar os indivíduos pode ser mais produtivo. Ao analisar o "porquê" e o "como", como perguntar: "Por que esses atrasos estão acontecendo?" ou “Como podemos otimizar as nossas estratégias de gestão de projetos?”, eles podem descobrir que a causa raiz não é a incompetência individual, mas um cronograma irrealista ou canais de comunicação pouco claros. 

Essa mudança da culpa para o pensamento orientado para o processo ajuda a criar um ambiente de resolução de problemas mais eficaz e harmonioso.

Transforme soluções em ações com fluxos de trabalho

A análise de causa raiz não traz resultados instantâneos, mas chegar à causa raiz de um problema o resolve de uma vez por todas. Depois de encontrar uma solução eficaz, será necessário colocar um plano em prática. Os fluxos de trabalho da Asana são um núcleo de referência para definir metas, monitorar o progresso e ver os problemas desaparecerem em tempo real.