Gestão corporativa de projetos: o que é e como aplicá-la

Projetos são como tijolos usados na construção do sucesso de uma empresa. As empresas contam com a gestão de projetos para uma operação fluida e eficiente. 

Nas grandes empresas que executam diversos projetos ao mesmo tempo, a gestão de projetos pode ser redimensionada e se transformar numa gestão corporativa de projetos (GCP).

Um gestor corporativo de projetos supervisiona os diversos projetos em execução simultânea nos diversos departamentos para assegurar que estão atendendo às expectativas e metas da empresa. 

Sob uma perspectiva estratégica, a aplicação desta prática pode gerar maior lucro, mais produtividade e melhores práticas de gestão de projetos. 

A transição para a GCP pode ser um grande empreendimento. Portanto, para ajudar a compreender melhor este processo, elaboramos este guia que explica o funcionamento da GCP, as suas vantagens e o seu impacto nas diferentes etapas da gestão de projetos, além de apresentar maneiras de implementar a GCP visando a melhoria da colaboração das equipes. 

O que é a gestão corporativa de projetos?

A gestão corporativa de projetos é a prática de gestão de diversos projetos no nível corporativo, por meio do desenvolvimento de processos padronizados para agilizar a gestão de projetos em toda a empresa.  

O objetivo da GCP é conectar as metas e objetivos da empresa aos projetos em andamento, para assegurar que os recursos da empresa estão sendo destinados corretamente e no momento adequado. 

Ela também envolve a gestão dos elementos interdependentes entre os projetos, de maneira que os mesmos sejam concluídos pontualmente e dentro do orçamento. 

As hierarquias e a estrutura das equipes corporativas podem variar, mas o escritório de gestão corporativa de projetos (EGCP) deve se situar no nível de planejamento estratégico. A GCP pode ser supervisionada por gestores corporativos de projeto ou de entrega. O EGCP responde aos líderes de nível executivo, como o diretor operacional ou o diretor de projetos. 

Além de gerir o portfólio de projetos, o EGCP também pode:

• Oferecer mentoria para os gestores de projeto

• Certificar-se de que os projetos estejam alinhados aos objetivos principais da empresa

• Supervisionar e coordenar as atividades dos escritórios de gestão de projetos (EGPs)

• Solucionar ou atenuar problemas nos projetos 

• Realizar avaliações periódicas dos projetos

• Estabelecer diretrizes e melhores práticas para as equipes de gestão de projetos 

• Melhorar a gestão dos recursos

Em essência, o objetivo da GCP é melhorar a qualidade e a eficácia da gestão de projetos em uma escala maior e assegurar que estes projetos tragam valor para a empresa.

Elementos da gestão corporativa de projetos

O modelo de GCP é composto por sete elementos, de acordo com o Project Management Institute (PMI). Alguns dos processos derivam da gestão de projetos tradicional, mas aplicados em uma escala maior, além de elementos exclusivos do EGCP. 

1. Análise de risco

A análise de risco está relacionada com a identificação e avaliação do impacto qualitativo e quantitativo dos riscos de um projeto, de maneira que as medidas adequadas possam ser tomadas para minimizá-los. 

A análise de risco é complexa, pois requer experiência e conhecimento profundo do portfólio de projetos e da empresa. A análise de risco pode ser facilitada pela adoção de padrões de GCP, como:

• Conseguir que o gerente corporativo de produtos responsabilize os gestores de projeto pela criação dos planos de mitigação.

• Estabelecer métricas para medir os riscos estimados, os riscos atuais e as reservas de contingência.

• Usar técnicas de estimativa de projeto que permitam a minimização de riscos por meio de planos de contingência.

A integração da análise de risco com os processos de GCP dá mais controle à equipe de gestão ao ponderar qual é o nível de risco aceitável em virtude dos retornos do projeto. 

2. Estimativas estruturadas

As estimativas do projeto são um dos principais componentes da gestão de projetos, incluindo a estimativa dos custos, recursos e duração do projeto. A GCP define os padrões para a estimativa estruturada que devem ser utilizados pelos gestores de projeto. Por exemplo, o EGCP pode definir o ciclo de vida padrão para a conclusão dos projetos e fornecer exemplos de projetos passados como referência para os gestores. 

O EGCP também pode fornecer treinamento sobre estratégias de estimativa para os EGPs, tais como a estimativa de três pontos e a metodologia Delphi. 

3. Avaliações dos projetos

As avaliações periódicas dos projetos se concentram no progresso dos projetos em andamento, assim como nos riscos potenciais. O EGCP pode realizar quatro tipos de avaliações: concepção, início, progresso e encerramento do projeto. O propósito dessas avaliações é verificar os padrões, o status e os problemas dos projetos, assim como a eventual necessidade de atualização dos planos de mitigação de riscos.

A avaliação dos projetos pode ser realizada com a atribuição de cores indicativas do nível de importância (vermelha / amarela / verde) dos diversos aspectos do projeto, como a entrega, o cliente, a equipe e o orçamento. Deste modo, os problemas mais urgentes podem ser levantados e discutidos nas reuniões de gestão. 

4. Treinamento em gestão de projetos

A gestão de projetos pode ser estressante quando o treinamento e os recursos não são adequados. Os EGCPs podem investir nos EGP por meio de treinamento, para que os gestores de projeto desenvolvam as habilidades técnicas e gerenciais exigidas para o trabalho. O treinamento pode ser realizado por especialistas em gestão de projetos da própria empresa ou externos.

Além disso, os EGCPs atribuem mentores aos gestores de projeto para auxiliá-los durante o planejamento e execução dos projetos, na tomada de decisões, e na solução de problemas.  

5. Gestão da escalada de problemas

Na gestão de projetos, a escalada move os problemas para um nível mais alto de prioridade, como nas situações em que a intervenção da equipe executiva é necessária. O sistema de gestão de problemas pode ser melhorado com a elaboração, sob a responsabilidade do EGCP, de regras e processos comuns para a escalada, aplicáveis a todos os departamentos. 

O EGCP revisa a lista de problemas escalados e ainda em aberto, durante as reuniões da gerência, para identificar causas comuns e propor eventuais mudanças nos departamentos ou na organização. 

6. Contabilidade do tempo

O tempo pode ser fundamental no ciclo de vida de um projeto. Um sistema sólido de monitoramento do tempo permite a medição precisa de como o tempo está sendo utilizado em um projeto. O EGCP pode usar dados das planilhas de tempo de cada equipe para desenvolver diretrizes aplicáveis ao planejamento e estimativa dos projetos futuros.

7. Sistema de informações

O sistema de informações é a espinha dorsal da GCP. Um software de gestão de projetos corporativos robusto pode economizar muito tempo durante o planejamento, a geração de relatórios e o acompanhamento dos projetos. 

Como exemplo, a ferramenta de geração de relatórios da Asana traz conveniência para o acompanhamento em tempo real do progresso dos projetos e fornece flexibilidade para a coleta e o compartilhamento de insights entre as equipes de projeto e os departamentos. 

Os dados de projeto reunidos podem ser usados em quatro tipos de relatórios:

1. Utilização dos recursos

2. Uso dos recursos

3. Progresso dos projetos

4. Atividade dos projetos

Os insights fornecidos por estes relatórios dão a você maior capacidade para empoderar a equipe a realizar trabalho mais produtivo.  

Como implementar a gestão corporativa de projetos

A GCP é uma das soluções possíveis quando as equipes têm dificuldade em acompanhar os projetos em andamento e monitorar o progresso e resultados de forma eficaz. 

Em primeiro lugar, a estrutura da empresa deve ser ajustada para apoiar o sistema de GCP, o qual deve trazer mudanças para a empresa. Antes de adotar a GCP, a equipe de gestão deve analisar a estrutura atual da empresa, identificar possíveis barreiras operacionais e decidir se esta é uma estratégia adequada para o longo prazo.

Uma vez que a empresa estiver pronta para implementar a GCP, as etapas seguintes devem ser inicialmente executadas:

1. Determinar como a GCP será utilizada

A primeira etapa envolve a determinação de como a GCP será usada, por meio da avaliação dos processos atuais e da identificação de problemas. Tenha em mente as seguintes perguntas:

• Quais são as responsabilidades do EGCP?

• Quais recursos são necessários para realizar este movimento?

• Como a GCP irá contribuir para os objetivos estratégicos da empresa?  

• Quem assumirá a(s) nova(s) função(ões)?

Cada uma destas perguntas ajudará você a implementar com êxito o processo de GCP.  

2. Envolvimento dos principais interessados

A próxima etapa envolve a comunicação do plano para os principais interessados ou para os membros do conselho. Explique as vantagens da adoção da GCP e como ela será executada. 

3. Implementação dos processos de GCP

É necessário criar uma lista de requisitos e fases do plano de implementação para colocar a GCP em funcionamento. Esta lista deve detalhar as mudanças em relação às equipes, tecnologias e treinamento atuais, as quais devem receber a concordância dos principais interessados. A implementação pode ser realizada em fases ou até um prazo determinado.

4. Verificação da implementação da GCP

É necessário realizar avaliações periódicas do progresso da implementação da GCP. Verifique o funcionamento do novo EGCP, o seu grau de integração com os outros EGPs e identifique os desafios potenciais durante a transição. Este também é o momento para levar quaisquer problemas à gerência e realizar ajustes no plano de implementação, se necessário. 

Conforme as equipes são redistribuídas, pode ser necessário que o departamento de recursos humanos modifique processos para dar suporte ao novo modelo de GCP. Os membros da equipe do EGCP podem precisar de recursos adicionais como equipamentos, software de GCP e treinamento apropriado. 

Metodologias para a gestão de projetos corporativos

Não existe uma abordagem única para a implementação da GCP, pois ela depende dos recursos, processos e metas de cada empresa. A seguir descrevemos algumas das maneiras pelas quais a GCP pode ser integrada aos processos correntes de gestão de projetos.

Seleção dos projetos

Este é o processo de avaliação das ideias de projetos e de priorização das ideias alinhadas às metas gerais da organização. Os projetos devem ser aprovados e contribuir para o sucesso da organização, pois de outro modo podem desperdiçar os recursos da empresa. 

Planejamento de projetos

É importante elaborar um planejamento de projeto claro, com a descrição das suas etapas, antes de iniciá-lo. Isso é essencial para projetos complexos, com cronogramas longos ou que interagem com diversos departamentos. Durante o planejamento, pode ser útil utilizar gráficos de Gantt ou quadros Kanban para estruturar e programar as tarefas. O EGCP deve definir os padrões para a criação dos planos de projetos e a previsão de orçamento. 

Conclusão dos projetos

Nem todos os projetos selecionados serão bem sucedidos ou trarão os resultados esperados. Os gerentes corporativos de projeto devem ser capazes de reconhecer os projetos com potencial para entregar os retornos prometidos e aqueles de baixo desempenho que devem ser encerrados antecipadamente. O EGCP também deve elaborar planos de conclusão, seja para os projetos bem ou mal sucedidos.

Controles de projeto

Os controles de projeto são os processos para a reunião de dados e o monitoramento do progresso dos projetos. As atividades podem incluir o monitoramento dos custos, a criação de uma estrutura analítica do trabalho para a visualização dos entregáveis e a criação de estratégias para a melhoria do desempenho dos projetos.

Com o auxílio da GCP, a padronização dos processos de gestão dos projetos torna os ciclos de vida dos projetos futuros mais simples e ágeis, beneficiando tanto os EGPs quanto a própria empresa. 

EGCP vs. EGP

A gestão corporativa de projetos e a gestão de projetos tradicional compartilham responsabilidades, mas diferem em relação ao objetivo e ao escopo. A comparação entre os dois sistemas é detalhada abaixo.

Gestão de projetos tradicional

A gestão de projetos se concentra em como executar os projetos de forma "eficaz e eficiente," de acordo com Paul Dinsmore, do Project Management Institute (PMI). 

• Como funciona: um escritório de gestão de projetos (EGP) é responsável pelo planejamento, gestão e execução dos projetos, de maneira a atender aos requisitos sem necessariamente se concentrar nas metas principais da empresa. Os EGPs operam em um nível tático e operacional, e respondem aos EGCPs. 

• Requisitos da função: os gestores de projeto devem ser competentes em liderança, comunicação e resolução de problemas, assim como na criação de roteiros de projeto, no planejamento e na gestão das tarefas. Além disso, devem ter familiaridade com diversos estilos de gestão, tais como Agile, Scrum, e cascata.  

Gestão corporativa de projetos (GCP)

A GCP se concentra em tornar o negócio “mais adaptável e com mais capacidade de resposta, portanto mais lucrativo em um ambiente de mudanças rápidas envolvendo múltiplos projetos”, de acordo com Dinsmore.

• Como funciona: as responsabilidades dos EGCPs são semelhantes às dos EGPs, com a tarefa extra de alinhar os portfólios de projetosàs metas principais da empresa. Os EGCPs operam em um nível estratégico. 

• Requisitos da função: os gestores corporativos de projeto devem ser detalhistas, capazes de equilibrar as dependências dos diversos projetos e ter uma compreensão profunda da empresa e do setor. O cargo pode exigir treinamento especializado para outras habilidades técnicas. 

Apesar das diferenças, os EGPs e os EGCPs podem trabalhar de modo sequencial para trazer visibilidade aos projetos em execução por toda a empresa.

Vantagens da gestão corporativa de projetos

A maior vantagem de introduzir a GCP em uma empresa é a melhoria significativa nas práticas correntes de gestão dos projetos, trazendo melhor alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa. 

A seguir detalhamos como a GCP pode ajudar você e a sua equipe. 

Fornece a você os recursos de que necessita

O EGCP se encarrega da alocação de recursos para que estejam disponíveis para os seus projetos quando necessário. O EGCP também pode detectar e chamar a atenção para projetos subfinanciados, mas com bom potencial. Por outro lado, pode identificar projetos de baixo desempenho e recomendar as mudanças necessárias para reduzir as perdas.  

Fornece suporte adicional à sua equipe

Caso encontre problemas que ultrapassam o escopo da sua função, é possível solicitar assistência ao EGCP, o qual poderá orientar a resolução dos problemas ou solicitar a intervenção da liderança, se necessário. O EGCP também pode fornecer mentoria e treinamento para apoiar o seu crescimento profissional.   

Melhora a taxa de sucesso dos projetos

As equipes têm gasto 30% mais tempo em trabalho duplicado por semana. A GCP ajuda a enfrentar este problema e melhorar a eficiência ao analisar os dados de utilização de tempo da equipe e identificar maneiras de agilizar e simplificar o fluxo de trabalho do projeto, assegurando uma boa utilização do tempo.

Melhora os padrões gerais da gestão de projetos

A GCP envolve o estabelecimento de uma estrutura consistente para os relatórios, processos para a gestão de riscos, e a centralização da gestão dos projetos e tarefas. Siga estas diretrizes e mantenha-se organizado durante a coordenação dos projetos e ao se reportar ao EGCP. 

Leve a gestão de projetos para o nível corporativo

A adoção da GCP é um grande passo para uma empresa, pois pode envolver certo grau de reestruturação, mas tem a vantagem de melhorar a gestão de projetos em toda empresa no longo prazo. 

Ao definir novos processos de gestão de projetos, tire proveito de ferramentas de GCP, como um software de gestão de projetos, para maior conveniência no planejamento e na geração de relatórios dos projetos. 

A gestão de projetos no nível corporativo pode ser bastante trabalhosa. Leia o nosso guia das nove estratégias para gerir múltiplos projetos com êxito.