A Asana nos permite trazer a gestão de projetos para toda a organização sem a necessidade de grandes instruções e treinamentos, pois a plataforma é muito fácil de usar. Os especialistas juniores trabalham perfeitamente na Asana, e os executivos fazem o mesmo.

Aleksandra Sulimko, chefe de recursos humanos

Como a Asana ajuda a TheSoul Publishing a trabalhar de forma mais inteligente

Trabalho e equipes centralizados

A TheSoul Publishing administra fluxos de trabalho extremamente complexos e números de produção impressionantes. Para manter a produção e poder expandir, eles se voltaram para a Asana em busca de uma forma mais organizada, simplificada e eficaz de trabalhar. 

Agora, graças ao aumento da visibilidade e a processos mais eficientes, a TheSoul Publishing consegue executar mais rápido do que nunca com a Asana. 

Simplificação de fluxos de trabalho complexos com organização e estrutura

No departamento de produção de conteúdo, cada peça leva dias ou meses para se produzir e pode ser traduzida em até 19 idiomas.

Anastasiia Vinogradova é produtora executiva da marca La La Life, uma coleção de três canais do YouTube que produz vídeos cômicos com elementos musicais. A organização de projetos na Asana ajuda a eliminar a necessidade de mais comunicação e reuniões de status. 

Organizar o trabalho para aumentar a visibilidade

• Cada vídeo corresponde a um projeto Asana — ou mais, dependendo do número de idiomas em que será traduzido, dos tipos de meios de comunicação envolvidos e do número de canais em que será distribuído.

• Todos os projetos são organizados em um portfólio Asana, assim a Anastasiia tem uma visão geral de onde cada vídeo se encontra no ciclo de produção. 

• Ela usa o cronograma do portfólio para ver quando o conteúdo estará pronto para entrar no ar, e os painéis para a elaboração de relatórios. 

Produção agilizada com modelos personalizados

• A produção dá início a cada novo projeto de conteúdo duplicando um modelo Asana que contém todas as etapas de criação de vídeo organizadas em seções — tais como encontrar uma ideia, escrever o roteiro, encomendar música ou animação, filmar e todas as etapas de pós-produção. 

• Pode haver centenas de tarefas para um vídeo, e elas envolvem equipes especializadas, como animação e design sonoro.

Quando abrimos o projeto, podemos compreender o que já foi feito e o que ainda está por vir. Não precisamos nos comunicar de mais nenhuma maneira sobre o assunto.

Anastasiia Vinogradova, produtora executiva

As automatizações dão início a um processo de integração mais eficiente e eficaz

Aleksandra Sulimko, chefe de recursos humanos, dirige um departamento global de RH e de comunicações internas, supervisionando todo o ciclo de vida dos funcionários, a começar pela integração dos recém-contratados. E este não é um feito modesto, dado que, em média, a TheSoul Publishing contrata cem pessoas por mês. 

A TheSoul Publishing construiu um processo automatizado de integração acoplando a Asana ao seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS, na sigla inglesa). Isto permite que a equipe de RH não só acompanhe, mas também encante os recém-chegados e os informe sobre tudo na empresa. “Aprenda fazendo”, diz Aleksandra. “A Asana é perfeita para a integração e ajuda a nossa equipe a replicar eficazmente o nosso trabalho.”

Integrações potentes para automatizar a integração de funcionários

• Para iniciar o processo de integração, um recrutador simplesmente insere o nome de um candidato e a data de início no seu sistema de RH, BambooHR, que está integrado com a Asana por meio da API. 

• Isto desencadeia uma sequência de integração totalmente automatizada num projeto da Asana, começando com a pré-integração: as tarefas que orientam um recém-contratado no seu primeiro dia, como receber um computador e obter um cartão de estacionamento. 

• No primeiro dia, o novo funcionário recebe um projeto da Asana, gerado automaticamente, que está adaptado ao seu departamento específico. Ele o guia pelas etapas para aprender sobre a cultura da empresa, assinar documentos relativos ao emprego e praticar utilizando ferramentas da empresa.

Os formulários centralizam o recebimento de solicitações para reduzir o trabalho de rotina

• O departamento de RH usa um conjunto de Formulários Asana

  Formulários Asana para ajudar os funcionários a fazer pedidos internos de RH. 

• Há um formulário para cada necessidade, incluindo pedidos de viagens de negócios, promoções, treinamento e transferências de funcionários. 

• As Regras Asana fazem a triagem automática de pedidos e os convertem em tarefas Asana, as quais o RH pode acompanhar com o funcionário para que tudo seja feito num só local. 

• Os Formulários são usados para todos os departamentos operacionais na empresa, e os funcionários da TheSoul Publishing enviam quase sete mil formulários por mês.

A Asana elevou o nível da gestão de projetos na organização, mostrando-nos como tornar nossas cargas de trabalho mais transparentes. Esta é a parte mais benéfica para nós, pois a transparência é um princípio central na empresa.

Aleksandra Sulimko, chefe de recursos humanos

Processos de TI mais tranquilos para aumentar a visibilidade

Em 2020, porém, a iniciativa da TI de padronizar o planejamento trimestral deu errado: o antigo sistema de gestão de tarefas não comportou o planejamento para o porte e a escala da empresa. Agora, todos os processos de TI são geridos na Asana, criando mais transparência e um elo mais forte entre a TI e as atividades de negócio. 

Simplificação de projetos complexos de TI

• A Asana ajuda o departamento de TI a guiar-se em meio a projetos complexos, como a sua plataforma de gestão de conteúdos proprietários, graças a uma melhor definição de prioridades, colaboração e prazos claros. 

• Eles alcançaram a meta inicial de padronizar o planejamento trimestral em toda a empresa, e cada departamento da TheSoul Publishing tem agora um portfólio dedicado na Asana que reúne os seus projetos e planos.

Aumentar a conclusão de projetos (com visibilidade total)

• A equipe de TI usa os dados da Asana para informar o percentual de projetos concluídos em cada trimestre, o que favorece a avaliação da capacidade de execução de uma equipe e a responsabilização dos proprietários dos projetos. 

• Desde a implementação da Asana, esta métrica de execução de projetos melhorou significativamente; na TI, por exemplo, a conclusão de projetos chegou a 100%.

Com a clareza criada pela Asana, fica fácil destacar quem é responsável por uma tarefa e envolver os membros de equipe para obter feedback. Os marcos e prazos encorajam as pessoas a realizarem as atividades mais depressa.

Alexey Baranov, chefe do departamento de TI

Crescimento rápido com a Asana, dentro da empresa e pelo mundo afora

Por toda a TheSoul Publishing, a Asana melhorou a execução e reuniu os departamentos. A clareza em torno das responsabilidades e dos prazos ajuda as pessoas a terminar as tarefas a tempo, o que significa que a TheSoul Publishing pode executar mais rapidamente novas ideias, produzir mais conteúdo envolvente para os seus fãs e ter mais liberdade para experimentar e inovar.