Theresa Agonia, chefe de Relações Externas, supervisiona as comunicações, os serviços aos cidadãos e as relações com a comunidade para a administração, liderando uma equipe dedicada de 18 pessoas. Ela também colabora com outras cidades em todo o país em algumas das principais estratégias do prefeito Elorza, compartilhando conhecimentos e aprendizados sobre temas como habitação, imigração e reforma da justiça social.

Mas administrar uma cidade de 180 mil habitantes não é tarefa fácil, e a administração viu oportunidades de eliminar as ilhas organizacionais desde o início:

• Com 40 departamentos colaborando em iniciativas — da reforma da justiça social aos serviços para jovens — era difícil manter todos em sintonia e monitorar os prazos de muitas pessoas e projetos.

• Os prédios dos departamentos estavam fisicamente espalhados pela cidade, criando compartimentalizações que dificultavam o trabalho em conjunto.

• E-mails importantes ficavam escondidos na parte inferior da caixa de entrada, sem uma boa forma de priorizar as mensagens.

Assim que o prefeito Elorza assumiu o cargo em 2015, ele e a sua alta liderança começaram a trazer toda a administração da Prefeitura para a Asana e, ao fazê-lo, reuniram os seus departamentos.

No governo os desafios são intermináveis, mas há muitas coisas que podemos controlar. Há processos que podem ser aprimorados e refinados. São ferramentas como a Asana que nos permitem fazer sempre melhor.

Prefeito Jorge Elorza

Incorporando os 40 departamentos da Prefeitura à Asana

O prefeito Elorza já havia usado a Asana em outras organizações, e sua equipe até geriu a campanha eleitoral dele com a plataforma. Assim, assim que assumiu o cargo, o prefeito e Theresa integraram o restante dos funcionários da Prefeitura.

Durante anos, todos usavam telefonemas e e-mails para realizar o trabalho. Theresa enfatizou como a Asana os ajudaria a trabalhar de forma mais inteligente e a se destacar nas suas funções — como ela facilitaria as suas vidas. Ao elaborar o treinamento da Asana, eles também levaram em consideração os diferentes níveis de habilidade técnica dos funcionários e se certificaram de responder às perguntas de cada um para que se sentissem à vontade para se juntar aos seus colegas na plataforma.

Hoje, os novos funcionários passam pelo processo de integração na Asana desde o início, juntamente com os treinamentos de RH e de ética.

Theresa compartilha dicas e truques para ajudar os funcionários a aproveitar a Asana ao máximo:

• Use a Asana para todas as comunicações, substituindo e-mails e telefonemas, para que haja um registro pesquisável da colaboração para consulta futura. A equipe tem convenções e um jargão interno, como acrescentar “FYI:” no início das tarefas informativas e “Q:” para indicar uma pergunta.

• Use a Asana para registrar notas pessoais, facilitando a consulta de projetos antigos anos mais tarde.

• Crie tarefas na Asana orientadas para a ação e atribua datas de conclusão para promover o comprometimento.

• Baixe o aplicativo para dispositivos móveis (especialmente para os funcionários que trabalham em campo) para poder consultar o trabalho mesmo quando estiver longe do computador.

Com todos bem informados, a Asana se tornou um registro bem mantido dos trabalhos anteriores e um roteiro organizado para os trabalhos futuros.

Assim que assumimos o cargo, ficou claro que havia muita coisa acontecendo no governo municipal. Havia muitas reuniões informais e projetos entre os departamentos. A Asana nos permite manter todos informados e continuar trabalhando com eficiência.

Theresa Agonia, chefe de Relações Externas

Informações acessíveis tornam uma cidade acolhedora

A cidade de Providence usa a Asana para se comunicar e monitorar todos os projetos desde 2015. Agora que as equipes estão tão bem organizadas, nada se perde em meio a pilhas digitais de e-mails: todas as mensagens são enviadas pela Asana, o que economiza cerca de 295 dias de trabalho por ano. Esses 295 dias úteis eram anteriormente preenchidos com “organização para o trabalho”, que, de acordo com o índice Anatomia do trabalho, ocupa 61% do dia de um trabalhador do conhecimento nos EUA.

Com a Asana, as pessoas certas agora recebem as mensagens certas, há um caminho eficiente para concluir os projetos e tudo é arquivado para consulta futura, criando um vasto acervo de informações pesquisáveis.

A Asana também foi fundamental durante a pandemia de COVID-19, ajudando a gerir as complicações do teletrabalho e da colaboração entre os departamentos. Aqui estão alguns exemplos de projetos que a Cidade de Providence gerencia na Asana:

Planos de trabalho. Planos de trabalho é o nome que a prefeitura dá às iniciativas interdepartamentais que abrangem vários programas e políticas, como a reforma da justiça social. Um plano de trabalho fica em um projeto Asana com seções para organizar o trabalho por áreas de foco. Todos trabalham com base nas mesmas informações, o que deixa claras as responsabilidades e os prazos. Por exemplo, o plano de trabalho da reforma da justiça social inclui iniciativas para a reforma da polícia e um novo processo de reconciliação e reparação da verdade, envolvendo mais de 35 pessoas em vários departamentos. A Asana facilita a responsabilização das pessoas pela parte que lhes cabe no cronograma, o que é importante quando há o lançamento de uma nova política e diferentes departamentos estão gerenciando a sua divulgação, aplicação e comunicações. Quando todos podem ver o plano de trabalho completo na Asana — não apenas a sua área específica —, fica fácil manter-se a par dos relatórios de progresso, dos riscos, das próximas etapas e muito mais.

Fundo jurídico de US$ 1 milhão para questões habitacionais relacionadas à COVID-19. Durante a pandemia de COVID-19, a Prefeitura recebeu subsídios federais adicionais para ajudar as organizações nos esforços de assistência e recuperação relacionados à COVID-19. Para apoiar os moradores que estavam enfrentando insegurança habitacional, a Administração lançou recentemente um investimento de US$ 1 milhão para financiar a ampliação do acesso à defesa contra despejos e à assistência habitacional de emergência para os moradores de Providence afetados pela crise da COVID-19. Gerir este complexo projeto interdepartamental, e todas as organizações que receberam fundos, na Asana tem sido uma grande vitória. A assistência jurídica pode fazer a diferença entre um residente ser despejado ou manter um teto sobre a cabeça por mais um mês.

Monitoramento das solicitações dos cidadãos e das chamadas para a Prefeitura. Quando um morador liga para solicitar uma reunião ou relatar um buraco na rua, a equipe de atendimento ao cidadão monitora a interação na Asana. Como tudo fica registrado, os problemas não ficam esquecidos. E, na próxima vez que o morador ligar, o funcionário da Prefeitura usa a função de busca da Asana para consultar o histórico e o contexto. O resultado disso? Acompanhamento diligente e mais confiança entre a Prefeitura e a comunidade, o que é uma grande vitória para qualquer administração. Há também o benefício de identificar tendências entre as solicitações. Se cinco pessoas da comunidade ligaram para falar sobre o mesmo problema, a equipe de Theresa pode começar a elaborar um contexto em torno de uma nova necessidade.

Nomeação de membros dos conselhos comunitários. A Asana tornou-se imprescindível na nomeação de mais de 300 membros para mais de 40 conselhos, o que geralmente é um processo de 45 dias. Esse prazo foi reduzido de 45 para 30 dias — uma economia de tempo de 30% — graças à gestão dos prazos, dos status e dos acompanhamentos em um projeto da Asana para conselhos e comissões.

A Asana agora é tão amplamente utilizada que abrange todos os aspectos da administração. Os modelos da Asana ajudam a agilizar projetos comuns, como anúncios de vagas, planejamento de eventos e conferências de imprensa, com uma lista abrangente de etapas para garantir que ninguém se esqueça do pódio.

Theresa adora a capacidade da Asana de adicionar tarefas a vários projetos. Ela trabalha com muitas divisões, por isso é uma grande economia de tempo quando ela pode atribuir tarefas às pessoas e elas aparecerem nos projetos da Asana de diferentes departamentos. Isso a ajudou a reduzir o trabalho duplicado, que custa aos trabalhadores do conhecimento dos EUA 6,5 horas por semana (índice Anatomia do trabalho).

Usamos a Asana para ver o panorama completo de um projeto ou política em que estamos trabalhando. Também a usamos para a comunicação e para criar pautas de reunião.

Theresa Agonia, chefe de Relações Externas

Providence: uma cidade de liderança

Os funcionários da cidade estão determinados a continuar oferecendo boa governança e bons serviços aos moradores de Providence. O trabalho deles em prol da justiça social tem sido um dos principais focos durante o mandato do prefeito Elorza, e, com a Asana em seu conjunto de ferramentas, agora conseguem priorizar ideias mais amplas e ousadas, além de acompanhar o ritmo da pandemia, enfrentando a instabilidade habitacional que a COVID-19 deixou para trás.

Ao olhar para o futuro, Theresa e as equipes que ajudam Providence a funcionar sem problemas continuarão abrindo caminho, compartilhando o seu conhecimento e a sua visão brilhante com outros gabinetes de prefeitos em todo o país.

Toda organização deveria operar com uma plataforma como a Asana. Ela aumenta a produtividade, a responsabilização e a organização em uma força de trabalho dinâmica, como a da cidade de Providence. Ela nos permite evitar que as coisas fiquem por fazer e aumenta a nossa capacidade de sermos mais eficientes.

Prefeito Jorge Elorza

Crédito da imagem: David Santilli