Atuando em toda esta empresa internacional, a equipe de Operações da Onfido tem a missão de aprimorar os processos para permitir que os departamentos se tornem mais eficientes e eficazes. Isso significa ajudar as pessoas a realizar mais sem despender esforço desnecessário.

Desde que Tom Booth, diretor de operações, se juntou como o segundo membro da equipe de operações em setembro de 2019, ela cresceu rapidamente para 28 pessoas, incluindo a gerente de operações, Naomi Shammas.

O crescimento acelerado da equipe de Operações reflete a trajetória da Onfido como um todo. Para continuar expandindo, atingir as metas de receita e impulsionar a multifuncionalidade entre os departamentos, a organização precisava de um sistema que pudesse ajudá-la a organizar e gerir o trabalho de maneira mais eficaz e que crescesse junto com ela.

A lentidão das planilhas

Antes de Tom e Naomi entrarem na empresa, as planilhas e os sistemas de e-mail usados para gerir o trabalho já haviam sido identificados como um gargalo. Eles não eram adequados para estruturas verdadeiramente multifuncionais, as informações estavam ficando isoladas e havia falta de responsabilização.

Fundamentalmente, as planilhas também não tinham a segurança necessária ao lidar com informações sigilosas.

A Onfido decidiu consolidar as suas ferramentas e repensar os processos em toda a organização para aumentar a sintonia e implementar estruturas que pudessem ser dimensionadas com segurança.

Dispor de uma ferramenta que nos permita trabalhar de forma interdisciplinar e colocar todas as pessoas em sintonia, de forma realmente colaborativa e visível, é fundamental para expandirmos os negócios.

Tom Booth, diretor de operações

Identificação de necessidades

Com a colaboração multidisciplinar e o crescimento no centro dos negócios da Onfido, a equipe precisava de uma ferramenta que pudesse:

• Escalar rapidamente e adaptar-se a diferentes funções na organização, desde as operações de receita até a integração de novos funcionários

• Fosse fácil de usar e intuitiva, para que as pessoas pudessem se concentrar no trabalho de grande valor

• Integrar-se perfeitamente ao seu conjunto tecnológico (incluindo Slack e Google Workspace)

• Atualizasse em tempo real, facilitando a colaboração

A equipe de liderança agiu rapidamente, tomando uma rápida decisão estratégica de investir em uma solução de gestão de trabalho, reconhecendo que ela seria fundamental para o hipercrescimento futuro. Após uma implementação inicial, eles descobriram que a Asana era a solução perfeita para as suas metas de crescimento.

Algo para todos

Promovida por Tom, Naomi e sua equipe, a Asana passou a ser amplamente utilizada na Onfido.

Os departamentos de toda a empresa usam a Asana para criar cronogramas de projetos, identificar dependências e manter todos em sintonia. Da mesma forma, reuniões, pautas e ações são todas monitoradas por meio da Asana, garantindo que as informações importantes nunca fiquem por fazer.

Trabalhamos de forma muito interdisciplinar, não apenas na equipe de operações, mas na Onfido como um todo. Pelo menos um terço do trabalho em toda a empresa é feito no que chamamos de "squads": equipes multifuncionais com representantes de vários departamentos diferentes, todos trabalhando juntos para uma Meta comum.

Tom Booth, diretor de operações

Embora essa gestão do trabalho multifuncional seja fundamental, e a capacidade de incluir o trabalho em vários projetos em toda a empresa tenha possibilitado o alinhamento, os departamentos da Onfido também descobriram como a Asana pode se adaptar às suas necessidades:

• Recursos Humanos usa a Asana para monitorar todos os processos, desde as entrevistas de emprego até a reintegração dos funcionários após uma licença, garantindo, ao mesmo tempo, que a segurança da informação seja rigorosamente controlada e que seja criada uma trilha de auditoria clara. De modo geral, o desempenho da auditoria aumentou significativamente desde o início do uso da Asana.

• A equipe de Operações de Receita insere automaticamente o feedback dos clientes no quadro da Asana, o que permite identificar as necessidades dos clientes mais rapidamente, além de ter um fluxo de trabalho claro para responder a essas necessidades. O uso de regras e automatizações apóia ainda mais essa abordagem rápida e uniforme.

• A equipe de Operações de Tecnologia monitora o seu Ecossistema Comercial — um projeto enorme e contínuo que engloba o uso de plataformas comerciais pela organização, incluindo o DealHub e o Salesforce — por meio da Asana. A equipe pode decompor e organizar partes maiores do trabalho, como adicionar um novo produto ao sistema, por meio de subtarefas e tags que podem ser atualizadas à medida que o trabalho evolui.

A Asana tem sido um sonho; ela nos permite ter visibilidade sobre tudo em que estamos trabalhando, comunicar-nos bem com a equipe e gerir os participantes.

Corey Hume, gestora do programa de design da Onfido

Integração rápida e conexões mais próximas com os clientes

Ao eliminar os gargalos criados por ferramentas desatualizadas, a Asana permite que as equipes gastem menos tempo com a organização e com tarefas individuais e tenham a capacidade de atingir novas metas e continuar a expandir.

Ao criar clareza nos processos, a equipe de Operações de Receita está mais próxima do que nunca dos seus clientes. A integração do feedback do Net Promoter Score (NPS) diretamente na Asana significa que, nas raras ocasiões em que um cliente levanta um problema, a equipe pode identificar os desafios e agir rapidamente. Ao fazer isso, os casos de causas pouco claras de insatisfação do cliente foram reduzidos a zero.

Enquanto isso, a equipe de Pessoas estima que reduziu o tempo de preparação para cada semana de integração de 16 horas para pouco mais de 10 horas, e a integração de um único funcionário de 2 horas para apenas uma hora e meia.

Com o objetivo de continuar expandindo a empresa, essa simplificação é crucial para permitir que a equipe de Pessoas integre novos membros e, ao mesmo tempo, atinja novas metas.

Não sei como teríamos conseguido expandir de 200 para 400 funcionários sem a Asana — teríamos realmente enfrentado dificuldades.

Sonia Krakowiak, Líder de op. de pessoas

Para Tom e Naomi, da equipe de operações, implementar a Asana como a camada de gestão do trabalho em toda a empresa foi algo transformador. Ao poder monitorar com precisão os prazos de entrega, o progresso do projeto e o tempo que o trabalho leva, a alocação de recursos, em geral, é mais eficaz e eficiente.

Entrando juntos no próximo estágio de hipercrescimento

No futuro, Tom e Naomi continuarão o seu trabalho para garantir que a organização seja o mais proposital e eficiente possível em suas ações, processos e ferramentas.

Enquanto isso, eles usarão a Asana ao empreender o Projeto Dovetail — uma missão para reunir a estratégia da empresa, os OKRs e as métricas e vinculá-los claramente às tarefas de cada indivíduo.

Mas isso não significa que o pé esteja sendo tirado do acelerador em outras áreas. Com a Asana atuando como uma espinha dorsal escalável, a Onfido está pronta para o seu futuro hipercrescimento em todos os departamentos.