O diretor executivo e famoso guitarrista da banda Bad Religion, Brett Gurewitz, define a estratégia global e trabalha com a sua equipe para descobrir talentos e negociar contratos de gravação. A missão da Epitaph é servir aos músicos do seu elenco diversificado e criativo — um modelo que prioriza os artistas, considerado radical há vinte anos e muito imitado hoje em dia.

Brett também atua como diretor de operações da Epitaph Records, sendo responsável pelos processos corporativos e pelo fluxo de trabalho. Isso significa que negociar contratos com artistas é algo com que ele lida diariamente. Quando estava demorando muito para saber em que estágio do processo de negociação se encontrava um contrato, Brett percebeu que algo precisava mudar.

Quando os e-mails e as planilhas geram mais trabalho

No mundo da música, a “data de lançamento” é o dia em que um single ou álbum é lançado. Na Epitaph Records, a equipe trabalha de trás para frente, a partir da data de lançamento, para criar o seu plano de produção e marketing. Cada projeto envolve centenas de tarefas, bem como dependências entre as equipes. Com vários projetos acontecendo ao mesmo tempo, estava ficando cada vez mais difícil acompanhar tudo a cada momento.

A Epitaph Records também precisava de uma melhor coordenação entre as equipes. Como não havia um fluxo de trabalho estabelecido a ser seguido dentro de uma divisão (como a de Assuntos Comerciais) ou entre elas (Assuntos Comerciais e Produção), podia levar 10 minutos para encontrar a comunicação mais recente sobre a negociação do contrato de um artista. Em termos simples, armazenar tudo em e-mails e planilhas não funcionava mais.

Não quero que as pessoas fiquem esgotadas. Quero que sejam boas umas com as outras e aproveitem o tempo no trabalho. A Asana nos ajuda a fazer isso.

Em vez disso, Brett buscou uma ferramenta que pudesse gerir todos os projetos, metas e processos de toda a empresa — desde uma única tarefa de marketing até as metas de alto nível da empresa. A sua prioridade era tornar o trabalho mais eficiente e criativo.

Brett também busca eficiência e criatividade na sua vida pessoal, o que o levou a descobrir a Asana em 2012. Depois de usar a ferramenta para manter a sua vida mais organizada, ele logo percebeu que a Asana também beneficiaria a Epitaph Records. Brett começou a usar a Asana com a sua assistente, Sue, e os dois ficaram muito em sincronia.

Como se tornar um elemento essencial da empresa

Depois de experimentar em primeira mão o impacto positivo da Asana, Brett decidiu implementá-la em outras equipes da empresa. O primeiro passo para testar a Asana em uma escala maior foi com a equipe de Assuntos Comerciais. Eles começaram a monitorar as negociações de contratos com artistas na ferramenta, criando um modelo específico para as mais de 20 etapas do processo. Desde as instruções da proposta até o envio de um primeiro rascunho ao advogado da parte contrária e a assinatura de um contrato completo, o monitoramento de cada etapa é fundamental, especialmente para uma empresa que gerencia de 50 a 100 negociações diferentes a qualquer momento. O uso da Asana permitiu à Epitaph Records responsabilizar as pessoas e economizar um tempo significativo, pois finalmente havia um processo organizado a ser seguido.

Lançar um álbum envolve muitos aspectos dinâmicos, e a Asana ajuda-nos a monitorar cada detalhe, quem é responsável por ele e quando ele precisa ser concluído.

Naturalmente, Brett optou por tornar a Asana uma solução para toda a empresa. Para ajudar na adoção, ele mostrou à equipe como usar a ferramenta de forma eficaz. Ele também falou sobre os benefícios, como capacitar a equipe para elaborar um cronograma de projeto durante uma reunião e sair dela sabendo quem está fazendo o quê e até quando. A maior parte da equipe adotou rapidamente a Asana porque se sente constantemente alinhada com os colegas. Atualmente, ela é usada durante a integração dos funcionários, de modo que os novos membros da equipe tenham a certeza de receber o treinamento necessário para ter sucesso no seu trabalho.

Fazer mais com menos estresse

Agora, toda a Epitaph Records usa a Asana para coordenar o trabalho, de modo que todas as informações das tarefas e dos projetos fiquem em um só lugar. Desde o lançamento de um novo single até os relatórios trimestrais de royalties, a ferramenta se adapta aos negócios da empresa, permitindo que ela permaneça enxuta e mantenha o número de funcionários reduzido.

Conseguimos realizar cinco vezes mais trabalho por pessoa do que empresas que são dez vezes maiores do que nós, de forma bastante tranquila. Usar um sistema como a Asana significa que não temos que guardar tudo na cabeça, e com isso sobra mais espaço para a criatividade.

O uso da Asana também promoveu o senso de responsabilidade e o alinhamento entre os funcionários e entre as equipes. Por exemplo, alinhar o departamento de arte com o departamento de marketing e o departamento de produção musical tem sido fundamental para a capacidade da Epitaph de lançar músicas dentro do prazo e promovê-las de forma eficaz.

Além de tornar a empresa mais eficiente, a Asana melhorou o bem-estar dos funcionários no trabalho. Saber que tudo está documentado, flui bem e é facilmente acessível proporciona um ambiente de trabalho mais tranquilo. O trabalho pode ficar no trabalho.

Descobrindo os artistas do futuro

A Asana proporcionou à Epitaph Records uma estrutura para a melhoria contínua. A empresa avalia os seus processos de negócio regularmente — e as melhorias se acumulam. No futuro, Brett e a sua equipe continuarão descobrindo novos talentos incríveis e, com a Asana, ajudarão esses artistas a levar as suas músicas gravadas ao mundo.