Kerry Hoffman, gerente sênior de projetos de operações de marketing, supervisiona todos os projetos de marketing realizados pelas equipes de criação, desenvolvimento e conteúdo. Ela equilibra o volume de trabalho e os recursos das equipes, mas, antes de adotar a Asana, era impossível ver todas as solicitações recebidas e o trabalho em andamento de uma só vez. Eles realizam 40 campanhas de crescimento por trimestre, 20 campanhas de conteúdo por trimestre e 8 a 10 campanhas grandes por ano, de modo que a falta de visibilidade resultava em atrasos e em trabalhos repetidos.

A equipe de marketing usava uma combinação de e-mail, bate-papo e planilhas de difícil manejo para colaborar nas campanhas, o que resultava em:

• Não haver um ponto central de referência e responsabilização quanto às datas de conclusão

• Uma necessidade constante de solicitar atualizações de status

• Isolamento de informações e documentos perdidos em conversas por e-mail

• Solicitações de trabalho repetidas que poderiam ter sido consolidadas

Para escalar no ritmo necessário à empresa, a equipe de marketing precisava operar de forma mais eficiente.

Com a Asana, estamos operando 30% a 40% mais rápido do que no ano passado e lançamos quase o dobro de anúncios.

Escolha de uma ferramenta de gestão do trabalho para aumentar a eficiência

A equipe precisava de uma ferramenta para melhorar a visibilidade e a colaboração, operacionalizar os processos, gerir as solicitações recebidas e centralizar todos os prazos.

Eles optaram pela Asana pela flexibilidade que a plataforma oferece no sentido de poder lidar com vários fluxos de trabalho diferentes, simplificando, assim, a colaboração com os colegas de equipe, especialmente na atribuição de tarefas e na coleta de feedback das partes interessadas em um só lugar. A plataforma pesquisável também facilitou a localização de documentos e de ativos concluídos para campanhas recorrentes.

Por confiar na Asana para manter o trabalho organizado e simplificado, a equipe aumentou a sua eficiência em quase 20%.

Todos os pedidos de criação são encaminhados pela Asana

Hoje, uma ideia de projeto de marketing se torna “real” quando é inserida na Asana. Se forem necessários elementos visuais ou textos da equipe de criação, os proprietários do canal que solicitam o projeto preenchem uma tarefa de brief de criação, informando as datas de conclusão, a propriedade, as aprovações necessárias, etc.

Este brief fica em um projeto de “Solicitações de criação”, onde Kerry o analisa e avalia em relação às prioridades do departamento e, em seguida, atribui o trabalho após movê-lo para um projeto de “Solicitações de criação em andamento”.

Kerry tem modelos para tarefas recorrentes que copiam automaticamente um cronograma de trabalho padrão. Por exemplo, uma subtarefa para uma nova campanha de e-mail pode ser criar uma página de destino correspondente — uma etapa anteriormente negligenciada que não é mais esquecida porque está no modelo.

À medida que um pedido de criação avança, os colegas de equipe atualizam o seu status usando os campos personalizados da Asana. Isso notifica automaticamente os participantes quando um ativo está pronto para revisão e feedback, o que eles podem fazer diretamente nos comentários da tarefa. Agora, não há necessidade de pedir atualizações de status ou realizar uma reunião de feedback em tempo real. A Asana oferece à Kerry um único lugar para gerir os recursos e, ao mesmo tempo, criar um registro histórico confiável dos trabalhos concluídos e dos ativos da equipe.

Os novos funcionários podem visualizar o quadro de solicitações de criação e entender, de imediato e sem ter de perguntar, no que a equipe inteira de marketing está trabalhando.

Processo simplificado para campanhas de sucesso

A Asana oferece um núcleo de referência para todos os trabalhos de marketing que estão em andamento ou que foram concluídos. Isso resultou em maior visibilidade e eficiência, permitindo que a equipe trabalhasse mais rapidamente, evitasse a duplicação de esforços, filtrasse as solicitações de baixa prioridade e produzisse campanhas mais bem-sucedidas dentro dos prazos.

O uso da Asana também ajudou a equipe de marketing a criar um manual para as principais campanhas. Ao planejar uma campanha de Ano-Novo — a maior até então —, eles registraram todos os detalhes na Asana, o que acelerou consideravelmente a produção da próxima grande campanha dois meses depois.

Como tudo acontece na Asana, os novos funcionários e freelancers podem se integrar mais rapidamente, enquanto os colaboradores em viagem podem ficar a par dos projetos por meio do aplicativo Asana para dispositivos móveis. A equipe não usa mais e-mails para gerir projetos e não precisa de tantas reuniões.

Agora que colabora de forma mais eficiente, a equipe de marketing está em ótima forma, ajudando a ClassPass a se manter competitiva.

Com a Asana, reduzimos a quantidade de reuniões em cerca de 25% e esperamos reduzir ainda mais à medida que usarmos campos personalizados para atualizar o status do trabalho, em vez de reuniões.