De durfkapitaaltak van de holdingmaatschappij is Yıldız Ventures, die ook disruptieve intrapreneurship-projecten begeleidt onder haar corporate durfkapitaalstructuur en startup-acceleratorprogramma's organiseert. De CEO, Yahya Ülker, integreert geavanceerde technologieën en praktijken om Yıldız Ventures te helpen zijn startup-ecosysteem te verrijken en sneller te werken bij het evalueren van investeringen.

Yahya zag een kans om de productiviteit van zijn organisatie te verhogen door hun werk op één platform te centraliseren. Voordat het team van 300 personen Asana gebruikte, maakten ze gebruik van een mix van tools, waaronder e-mail, chat, spreadsheets en verschillende apps. Zonder een manier om alle projecten en communicatie in de hele organisatie bij te houden, kon het team niet profiteren van de efficiëntie van standaardprocessen:

• Yıldız Ventures ontvangt jaarlijks honderden pitches van startups en financieringsaanvragen, en het beheren ervan via e-mail was moeilijk op te schalen en vereiste lange e-mailketens.

• Interne processen, zoals het aanvragen van personeelsbestand of IT-behoeften, werden traag afgehandeld via e-mail.

• Er kwam een groot volume aan communicatie binnen van leveranciers, startups en externe medewerkers via verschillende, niet-verbonden kanalen, wat de responstijden vertraagde en extra vergaderingen vereiste.

Yahya's visie was om de samenwerking in Asana te stroomlijnen om processen soepeler en sneller te laten verlopen — zelfs te automatiseren — en om de ervaring te verbeteren van iedereen die contact opnam met Yıldız Ventures voor een partnerschap of financiering.

Asana automatiseert ons routinewerk, waardoor we kunnen synchroniseren tussen verschillende Yıldız Ventures-teams en portfoliobedrijven.

Yahya Ülker, CEO van Yıldız Ventures

Op zoek naar een eersteklas samenwerkingsplatform 

Toen hij in 2019 zijn rol als CEO van Yıldız Ventures op zich nam, zocht Yahya naar een werkbeheerplatform met meer mogelijkheden dan de individuele taakbeheerders die hij in het verleden had gebruikt. Hij evalueerde meer dan 10 tools en koos voor Asana vanwege het vermogen om samenwerking in een hele organisatie te ondersteunen. 

Yahya en verschillende teamgenoten begonnen Asana te gebruiken om hun werk te beheren. In 2021 schakelde Yıldız Ventures Omtera in, een Work Management-adviesbureau en Asana-partner, om de implementatie te versnellen en het gebruik te optimaliseren.

Omtera en Yıldız Ventures wisten dat als ze de bedrijfsprocessen zouden stroomlijnen, ze de capaciteit van de organisatie zouden kunnen verhogen en verspilde tijd zouden kunnen omzetten in strategische activiteiten. De globale index Anatomie van werk rapporteert dat kenniswerkers gemiddeld bijna drie uur per week verliezen aan onnodige vergaderingen, en werknemers schatten dat er elke week 4-6 uur zou worden bespaard als de processen zouden worden verbeterd. 

Omtera pakte dit frontaal aan en bouwde de steigers voor een efficiënte, strategiegerichte organisatie.

Workflows een boost geven met Omtera

Met Omtera liet Yıldız Ventures de Asana-adoptie groeien van 20% van de werknemers tot 95%. Murat Yılmaz, partner, hoofd Verkoop en Klantsucces bij Omtera, leidde de implementatie.

Omtera begon met een gesprek met elk team om hun workflows en pijnpunten te begrijpen en hielp vervolgens bij het opbouwen van die workflows in Asana. Ze introduceerden processen die voorheen offline waren of in andere tools werden beheerd, verbonden processen tussen teams en zorgden ervoor dat teams functies zoals formulieren, automatiseringen en integraties gebruikten. Ze gaven ook op maat gemaakte Asana-training voor teams en anciënniteitsniveaus, van instapniveau tot leidinggevenden. Nu het grootste deel van Yıldız Ventures Asana gebruikt voor hun kernworkflows, delen ze een Asana-project met Omtera dat de lopende implementatiewerkzaamheden bijhoudt, zoals aankomende Asana-functies, training en statusupdates over nieuwe workflows die worden gebouwd.

Yıldız Ventures heeft veel inputs en outputs van bedrijven en verschillende groepen. Ze hadden een centraal platform nodig om alle aanvragen te organiseren, al het werk te beheren en het grote geheel te zien.

Murat Yılmaz, Partner, Hoofd Verkoop en Klantsucces bij Omtera

Operationele efficiëntie voor snellere en meer strategische investeringen

Tegenwoordig gebruiken alle teams bij Yıldız Ventures processen in Asana om snellere, slimmere beslissingen te nemen. Ze melden dat ze nu het volgende kunnen doen:

• Bedrijfsprocessen 40% sneller uitvoeren

• Tijdrovend werk met 35% verminderen en strategisch werk met 80% verhogen 

• 35% minder tijd besteden aan e-mail en 55% minder tijd aan het zoeken naar informatie

Yıldız Ventures heeft hun workflows in de hele organisatie een enorme boost gegeven. 

OKR-tracking

Yıldız Ventures gebruikt Asana-doelen om OKR's bij te houden en elk kwartaal over de voortgang te rapporteren. Elk teamlid heeft vijf doelen — zoals een streefcijfer voor het aantal fintech-startups dat moet worden gevonden — die worden samengevoegd tot een hoofddoelstelling. Asana toont automatisch het percentage van de voortgang tot voltooiing. 

Beleggingsactiviteiten

Het Investment Operations-team gebruikt Asana als een CRM om de dealflow bij te houden en investeringen tot 50% sneller te evalueren. Zo gaat dat in z'n werk.

Met Asana hebben we een unieke workflow gebouwd waarmee we onze investeringsevaluatiestappen volledig kunnen automatiseren om de beste startups te vinden om te financieren.

Ecem Altıok, Investment Director bij Yıldız Ventures

(1) Aanvragen voor financiering accepteren

Yıldız Ventures heeft sinds 2020 meer dan 1.000 deals gevolgd via Asana, voor het evalueren van directe investeringen en fondsinvesteringen. Elke start-up of organisatie die financiering of toegang tot Yıldız Ventures nodig heeft, vult een Asana-formulier in, dat beschikbaar is op hun website. Yıldız Ventures heeft via deze formulieren meer dan 700 aanvragen voor financiering ontvangen, die automatisch als taken aan Asana worden toegevoegd. Asana-regels wijzen de taak automatisch toe aan de juiste persoon om te beoordelen op basis van sectorindelingen, waardoor een reeks evaluatiestappen in gang wordt gezet — geen e-mail nodig.

Voorheen kwamen aanvragen binnen via e-mail. Er was geen manier om bij te houden in welke fase elke aanvraag zich bevond, wie er vervolgens naar moest kijken en wie welke informatie had. 

(2) Deal flow beheren

Yıldız Ventures gebruikt Asana als een geautomatiseerd CRM om financieringsaanvragen te beheren. Elke aanvraag doorloopt een reeks fasen waarin een teamlid de aanvraag beoordeelt en een ja/nee-beslissing neemt. Vervolgens sturen regels de aanvraag door naar de volgende reviewer in de keten. 

Het team kan nu de fase van de aanvraag volgen terwijl deze door sourcing, voorlopige beoordeling, gedetailleerde beoordeling, due diligence en de investeringscommissie gaat. De Asana-taak van de aanvrager registreert alle notities en gesprekken op één plek, zodat wanneer de uiteindelijke besluitvormer de aanvraag moet beoordelen, alles wat hij of zij moet weten direct voorhanden is.  

Als een bedrijf niet klaar is voor investeringen, gaat hun Asana-taak naar een backlogproject, zodat Yıldız Ventures over een jaar contact kan opnemen met het bedrijf — zelfs met hun snelle groei verliezen ze nooit een aanvraag.

De workflow vergemakkelijkt ook de toegang tot investeringsmogelijkheden en stelt ons in staat om de geschiedenis van fondsenwerving van vroege stadia tot latere stadia op een zeer effectieve manier bij te houden. Wanneer we een startup tegenkomen, kunnen we eenvoudig onze dealflow in Asana opzoeken en zien of een van onze investeringsteamleden hen al eerder heeft ontmoet. Zo ja, dan ontstaat er direct een unieke band.

Ecem Altıok, Investment Director bij Yıldız Ventures

(3) Lopende investeringen bijhouden 

Zodra Yıldız Ventures investeert, houdt het team de voortdurende relatie bij via Asana. Yahya zegt: "We gebruiken Asana om een logboek bij te houden van alle informatie en updates met betrekking tot de investeringen – opnames, jaarlijkse vergaderingen, contacten en meer." 

Aangepaste velden binnen de taak geven gegevens aan zoals de sector van het bedrijf, de omvang van de deal en de valuta, die fungeren als een bron van waarheid en Yıldız Ventures helpen trends in hun beleggingsportefeuille te analyseren. 

Yıldız Ventures gebruikt Asana-rapporten ook om investeringscycli, prestaties en activiteiten bij te houden. Dashboards halen gegevens uit aangepaste velden om te rapporteren over hoeveel aanvragen ze elke maand hebben ontvangen, hoeveel ze hebben goedgekeurd en hoeveel geld er is geïnvesteerd. Aangepaste velden leggen ook uitkeringen en rendementsanalyses vast.

HR-aanvragen

Met Asana besteedt het HR-team 50% minder tijd aan het beheren van aanvragen, het werven en het onboarden van nieuwe medewerkers. 

Voorheen werd e-mail gebruikt voor HR-aanvragen, zoals goedkeuring voor meer personeel in een team. Omtera verplaatste dit proces naar Asana, waar een formulier de aanvraag vastlegt en regels taken toewijzen aan de juiste HR-beslisser. Zodra het aantal personeelsleden is goedgekeurd, wordt het traject van een kandidaat gevolgd via een taak, en worden ze onboarded via een Asana-projectsjabloon zodra ze zijn aangenomen.

Murat van Omtera zegt: "Asana is de primaire wervingstool die de HR-processen van Yıldız Ventures verbetert en snelle goedkeuringen mogelijk maakt. In Asana kunnen ze reacties van sollicitatiegesprekken delen, sjablonen gebruiken om vacatures op te volgen en taken voor goedkeuring markeren, zodat iedereen weet wat de volgende stappen zijn om tot een aanbod te komen.”

Andere toepassingen van Asana binnen Yıldız Ventures

IT: Aanvragen voor IT-behoeften komen nu binnen via Asana-formulieren.

Product: Het productteam gebruikt de Asana voor Jira-integratie om actieve sprints en productroutekaarten te beheren.

Juridisch: Yıldız Ventures beheert honderden juridische overeenkomsten in Asana.

Leveranciersbeheer: Leveranciers dienen aanvragen in via een Asana-formulier, die worden omgezet in taken in een Asana-workflow, zodat afdelingen leveranciers kunnen beoordelen en selecteren.

Interne coördinatie: Teams gebruiken Asana om vergadernotities vast te leggen, de inhoudsagenda van Yıldız Ventures te beheren, samen te werken met teams in Yıldız Holding en interne e-mails te elimineren door Asana-opmerkingen en -updates te gebruiken. Ze integreren Asana met tools die ze dagelijks gebruiken, zoals Gmail, Google Agenda, Google Drive en Workplace. 

Met workflows in Asana kan Yıldız Ventures sneller reageren op kansen in hun markt.

Met Asana kunnen we de werkbelasting vanuit elke hoek bekijken en bijhouden, waardoor we efficiënties en inefficiënties kunnen identificeren.

Yahya Ülker, CEO van Yıldız Ventures

Een startup-ecosysteem leiden naar de toekomst

Yıldız Ventures is van plan hun Asana-implementatie te blijven verbeteren, en Omtera staat pal naast hen, optimaliseert processen en houdt hen op de hoogte van de nieuwste functies van Asana. Murat zegt: "We delen wat er daarna komt in de roadmap van Asana, zodat Yıldız Ventures daarop kan plannen en kan voorkomen dat ze investeren in overbodige tools."

Nadat Yıldız Ventures zoveel operationele voordelen van Asana heeft ervaren, ondersteunt het nu ook de startups in hun portefeuille bij het adopteren van Asana. Zo hebben ze de online supermarkt istegelsin.com geholpen hun processen voor leveranciers- en aanvraagbeheer te verbeteren door deze workflows naar Asana te verplaatsen.

Terwijl Yıldız Ventures de toekomst van werk betreedt, nodigen ze hun startup-ecosysteem uit om mee te gaan.